Presentation med OpenOffice.org Impress

Transkript

1 Presentation med OpenOffice.org Impress Inte bara PowerPoint Version 1.A Ralf Rehn

2 Innehållsförteckning 1 Allmänt Beteckningar och begrepp Att komma igång med OpenOffice Impress De första stegen Starta Impress Öppna en befintlig presentation - göra ändringar och spara Öppna flera presentationer Spara en befintlig presentation på hårddisken eller USB-minne Stäng presentationen Använda hjälp Stäng Impress Menyer, lister och ikoner Justera grundinställningar Ändra menystorleken Ändra sidvisningsalternativ Använda verktyget Förstoring/zoomningskontroll Ändra visning av verktygsfälten Växling av dokument Spara ett befintligt dokument under ett annat filformat Spara som dokumentmall Hantera versioner Enkla handgrepp Skapa en presentation Skapa en ny presentation Välja bildlayoutformat för individuella sidor Ändra bildlayout Lägga till text Lägga till ett bildobjekt från ett bildbibliotek Infoga ett objekt som kopia Infoga ett objekt som länk Infoga ett objekt som bakgrundsgrafik Infoga ett objekt som mönster för ett andra objekt Använda en bildbakgrund Använda kommandot Ångra Specialtecken/symboler Kopiera, flytta och radera text Kopiera och flytta text i en presentation Kopiera och flytta text mellan presentationer Radera text Kopiera, flytta och radera bildobjekt Kopiera och flytta bildobjekt i en presentation Kopiera och flytta bildobjekt mellan presentationer Radera bildobjekt Kopiera, flytta och radera sidor Kopiera och flytta en sida Ändra ordning på sidor i presentationen Radera en eller flera sidor i presentationen Formatering Formatera text Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

3 4.1.1 Ändra egenskaper på text Justera text Ändra typ av punkter/numrering i en lista Ändra storlek på en textruta Applicera linjetjocklek, stil och färger på en textruta Grafik och diagram Ritade objekt Rita olika typer av linjer på en sida Flytta linjer på en sida Ändra färg och tjocklek på linjer Lägga cirklar och rektanglar på din sida Spegelvända och rotera ett ritat objekt Ändra egenskaper för ritobjekt såsom färg och linjetyp Organisationsschema/Diagram Skapa ett organisationsschema Skapa olika diagram Bildobjekt Infoga bildobjekt från andra filer Flytta bildobjekt och ändra storlek på ett bildobjekt Utskrift och distribution Bildformat Välja lämpligt utskriftsformat för presentationen Ändra orientering av en sida Förbereda för distribution Lägga till anteckningar till presentationen Numrera sidor i presentationen Använda program för stavningskontroll och ändra där det behövs Utskrift Förhandsgranska Skriva ut sidor Skriv ut som PDF-fil Effekter vid bildvisning Animation Använda animeringar på bilder Anpassa animeringar Bildövergångar Lägga till bildövergångseffekter Se på ett bildspel Spela upp ett bildspel Starta ett bildspel Dölja sidor Använda bildspelsinställningar Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

4 1 Allmänt 1 Allmänt I detta kompendium behandlas grunderna i presentation med OpenOffice.org Impress. Kompendiet följer kraven som gäller för det internationella datakörkortet ECDL och den primära versionen är OpenOffice.org För Impress del har större ändringar skett i version 2.0 än för de andra OpenOffice programmen. Detta material är avsett att användas i undervisningen av OpenOffice.org. Om du är en van datoranvändare kan du säkert ha nytta av materialet som sådant. Svenska kulturfonden och Helsingfors svenska arbetarinstitut har finansierat detta kompendium och materialet kan användas för eget bruk. 1.1 Beteckningar och begrepp I detta kompendium har använts följande beteckningar: Med fet stil betecknas menykommandon (t.ex. Arkiv). På varandra följande val i en meny och undermeny betecknas med fet stil och avgränsat med, (kommatecken). (Arkiv, Spara som) Med kursiv stil betecknas tangenter, dialogrutor, flikar och knappar (Del-tangenten) Ett plustecken mellan två tangenter (t.ex. Ctrl+F4) betecknar att tangenterna skall tryckas samtidigt. Siffror (1, 2, 3,...) anger en serie åtgärder som skall utföras i följd. Stjärna anger uppräkning eller olika möjligheter. Bokstäver (a), b),...) anger likvärdiga alternativ. Följande begrepp är centrala i detta arbete: Högerklicka Vänsterklicka Dubbelklicka Välj Klicka Dokument Platshållare Att klicka på musens högra knapp. Att normalklicka vänstra knappen. Att snabbt vänsterklicka två gånger efter varandra. Betyder att du i regel skall vänsterklicka på ett alternativ. Samma som att vänsterklicka. Med dokument avses här en Impress presentation. Plats för bild, grafik och diagram med färdiga inställningar. Dubbelklicka på den för att införa bild, grafik, diagram. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

5 Sida Bild Bildobjekt 1 Allmänt Med sida avses i regel en hel bild (diabild) i presentationen. Med bild avses en sida i presentationen. Ett annat begrepp för detta som också används är diabild. Fotografi, i vissa fall även ritat objekt eller en figur. 2 Att komma igång med OpenOffice Impress 2.1 De första stegen Starta Impress Du kan starta OpenOffice Impress på åtminstone följande sätt: Välj Starta, Program, OpenOffice 1.1.5, Presentation. Högerklicka på ikonen för snabbstart och välj Presentation. Om du redan har något OpenOffice program aktivt välj Arkiv, Nytt, Presentation Öppna en befintlig presentation - göra ändringar och spara För att öppna en presentation och göra ändringar gör du följande: 1. Öppna dokumentet genom att välja Arkiv, Öppna. 2. Sök fram det existerande dokumentet och välj Öppna. Om dokumentet inte syns i den visade mappen, byt mapp och vid behov skivenhet. 3. Om du inte vill att ändringar är möjliga kryssar du först för Bara läsning. 4. Redigera texten, gör tillägg eller ändringar, ta bort ord eller hela stycken. 5. Välj Arkiv, Spara Öppna flera presentationer Du kan ha flera presentationer öppna samtidigt och förflytta dig mellan dem via menypunkten Fönster och genom att välja aktuell presentation. Om du vill öppna flera presentationer samtidigt gör du följande: 1. Välj Arkiv, Öppna. 2. Välj enhet och mapp och klicka på en presentation. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

6 2 Att komma igång med OpenOffice Impress 3. Håll ner Ctrl-tangenten. 4. Klicka på en presentation till (och vid behov upprepa proceduren). 5. Välj Öppna Spara en befintlig presentation på hårddisken eller USB-minne Via Arkiv, Spara som kan du spara dokumentet på diskett eller USB-minne. Öppna enheten, mappen du vill spara på och ge namn, välj Spara. Du kan flytta dokument till disketter eller USB-minnen genom normal Windows kopiering Kopiera, Klistra in Stäng presentationen Öppna presentationer stänger du via menyn Arkiv, Stäng. Om ändringar har skett sedan senaste gång du sparade frågar programmet om ändringarna skall sparas annars stängs presentationen genast. Observera att om du klickar på knappen uppe längst till höger så stängs inte bara det aktuella dokumentet utan även alla andra dokument och hela programmet Använda hjälp Du kan använda programmets egna hjälpfunktion för att ta reda på olika saker. Välj Hjälp, Innehåll och sök sedan efter det du är intresserad av genom att ange sökord eller via index eller innehållsförteckning. Se till att Aktiv hjälp är aktiverad. Detta ger dig en längre förklaring då du rör dig med muspekaren över olika ikoner i programmet Stäng Impress Du stänger programmet genom att välja Arkiv, Avsluta Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

7 2 Att komma igång med OpenOffice Impress använda avsluta knappen Alt+F Menyer, lister och ikoner I det följande en bild med förklaringar över de olika delarna som syns i skärmen. Menyrad Funktionslist Snabbknappar - Presentation Objektlist Vertikal rullningslist Verktygslist Horisontella rullningslist Alternativlist Sidflik Statuslist Menyrad Funktionslist Objektlist Verktygslist Statuslist Alternativlist Sidfliken Många kommandon gör du via menyerna. Innehåller ikoner för de centralaste funktionerna. Innehåller de viktigaste funktionerna för formateringar och olika ikoner relaterade till ramar, tabeller, bilder mm. Innehåller en mängd ikoner och viktiga funktioner som du kan använda endera direkt eller via en svävande list. Här finns sidnumrering, vald sidformatmall, textskalning, skrivläge, markeringsläge och hyperlänkinställning Innehåller ett antal ikoner för olika åtgärder i presentationen. Här kan du klicka för att byta aktiv bild och högerklicka för olika åtgärder Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

8 2 Att komma igång med OpenOffice Impress Rullningslist Snabbknappar som att infoga sida eller byta namn på sida. På de olika rullningslisterna finns en del användbara ikoner för att byta mellan olika vyer i presentationen. Innehåller några centrala åtgärder såsom Infoga sida och Ändra sidlayout 2.2 Justera grundinställningar Ändra menystorleken Du kan vid behov förstora storleken på menyerna genom Verktyg, Alternativ, Vy under punkten Skalning Ändra sidvisningsalternativ Du kan via menypunkten Visa ändra mellan Helskärm och Onlinelayout. I allmänhet lönar det sig att arbeta med Onlinelayout Använda verktyget Förstoring/zoomningskontroll Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

9 2 Att komma igång med OpenOffice Impress Under Visa, Skala kan du ändra på textens visuella storlek dvs. hur stor den är på skärmen, Alternativet Optimal ger största möjliga text men ändå så att hela textens syns kontinuerligt. Du kan även dubbelklicka på textstorleken i statusfältet och ändra textens storlek Ändra visning av verktygsfälten Du kan bestämma vilka verktygsfält som skall synas genom Visa, Symbollister och klicka för de verktygsfält du vill ha synliga. I regel lönar det sig att ha Funktionslisten, Objektlisten, Verktygslisten synliga. I Impress finns ytterligare några lister som inte finns i de andra programmen. En av dessa är Presentation, som innehåller några centrala verktygsfält för hanteringen av presentationen och dess olika delar. En annan list, som finns i Impress och Draw är Alternativlisten. Den innehåller vanliga kommandon för redigering av presentationer. Du kan ändra de knappar som syns genom att högerklicka på det aktuella verktygsfältet och välja Synliga knappar eller Anpassa. 2.3 Växling av dokument Spara ett befintligt dokument under ett annat filformat När du sparar dokument via Arkiv, Spara som kan du välja andra filformat än OpenOffice.org eget filformat. Bland annat följande format finns Microsoft Excel 97/2000/XP (.ppt,.pps) Microsoft Excel 97/2000/XP mall (.pot) Starimpress 5.0 (.sdd) Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

10 2 Att komma igång med OpenOffice Impress 1. Du kan exportera presentationen till HTML via Arkiv, Exportera. Då du väljer HTML-dokument och trycker på Spara startas en guide som ger dig olika alternativ för hör webbsidorna skall se ut. Impress såväl läser som skriver PowerPoint formatet.ppt! Spara som dokumentmall Om du vill spara dokumentet som dokumentmall skall du välja Arkiv, Dokumentmall, Spara och sedan ger du ett beskrivande namn åt mallen och väljer OK. Om du sparar som en dokumentmall via Arkiv, Spara som måste du veta var OpenOffice.org sparar sina mallar eller senare flytta mallen via Arkiv, Dokumentmall, Administrera Hantera versioner Du kan spara och organisera flera versioner av det aktuella dokumentet i samma fil. Du kan också öppna, ta bort och jämföra olika versioner. Välj Arkiv, Versioner Om du sparar ett dokument som innehåller versionsinformation genom att välja Arkiv - Spara som sparas versionsinformationen inte i kopian. Observera att varje version tar utrymme i den sparade filen, så tänk efter hur många olika versioner du behöver upprätthålla. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

11 3 Enkla handgrepp 3 Enkla handgrepp 3.1 Skapa en presentation Skapa en ny presentation Då du startar programmet bildas automatiskt en ny presentation. (Om du inte ändrat inställningarna för detta via Verktyg, Alternativ, Presentation, Allmänt, Nytt Dokument.) Du kan även skapa en ny presentation via Arkiv, Nytt eller direkt i Windows genom att: 1. I en mapp högerklicka och välja Nytt, OpenOffice.org presentation. 2. Ge namn åt dokumentet. 3. Dubbelklicka på dokumentet för att öppna det. I det följande behandlas autopiloten som hjälper dig att skapa en presentation - med lite mera avancerade egenskaper. Du kan skapa en presentation från en mall eller utgå från en tom presentation. Du kan också välja att öppna en existerande presentation. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

12 3 Enkla handgrepp På följande sida av guiden kan du välja någon lämplig bakgrund och för vilket medium presentationen i första hand görs. Välj bildskärm om det viktiga är att presentera för en publik och Papper om utskriften är det viktiga. Du kan välja någon effekt som skall användas vid växlingen av sidor och hastighet. Du kan också ställa in effekter efter att du skapat dina diabilder. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

13 3 Enkla handgrepp Då du valt Färdigställ kan du sätta in din första sida i presentationen. Märk att då du klickar på en layout visas layoutens typ på raden ovanför Visa. Välj Layout och tryck OK. När du öppnar ett nytt dokument och du inte namngett det ännu - har det namnet Namnlös1, Namnlös2 osv. För att bestämma namn och plats för dokumentet väljer du Arkiv, Spara som och väljer var presentationen skall sparas och ger namn åt dokumentet Välja bildlayoutformat för individuella sidor För att lägga till nya bilder (sidor) kan du välja Infoga, Sida högerklicka på en existerande sida och välj Sida, Infoga sida högerklicka på en sidflik och välj Infoga sida Några av de vanligaste sidlayouterna är: Rubrikdiabild Ofta första sidan i din presentation. Rubrik, text Punktlista med rubrik. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

14 3 Enkla handgrepp Rubrik, 2 texter Rubrik, objekt Rubrik, diagram Rubrik, clip art, text Punklista i spalter med rubrik. Platshållare för objekt med rubrik. Platshållare för diagram med rubrik. Platshållare för grafik,punklista med rubrik. Titelsida Punktlista 2-delad punktlista Punktlista+ platshållare Testa olika layouter för att bekanta dig med de olika möjligheterna. I version finns ingen färdig bildlayout för organisationsschema utan man måste själv bygga schemat med figurerna (rektanglar, pilar) Ändra bildlayout Du kan ändra bildlayout genom att högerklicka på en existerande sida och välj Sida, Ändra sidlayout högerklicka på en sidflik och välj Ändra sidlayout dubbelklicka på sidfliken Ofta är det bäst att skapa en ny sida med ny layout istället för att ändra en existerande layout. Om sidan innehåller platshållare för objekt ändra inte utan skapa en ny sida. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

15 3 Enkla handgrepp Lägga till text För att lägga till text skall du klicka i layouten, där som det finns reserverat plats för text. Du kan också placera in text varsomhelst på diabilden genom att använda den svävande listen Text på verktygslisten och välja verktyget Anpassa text till ram Lägga till ett bildobjekt från ett bildbibliotek Du kan infoga ett objekt i ett dokument som en kopia eller länk. En kopia av objektet är oberoende av originalobjektet. Om du ändrar originalobjektet påverkas inte kopian. En länk är beroende av originalobjektet. Om du ändrar originalobjektet visas ändringarna i länken. I alla exempel nedan stänger du Gallery fönstret genom Verktyg, Gallery eller genom att klicka på nytt på Gallery i funktionslisten Infoga ett objekt som kopia 1. Öppna Gallery genom att klicka på ikonen Gallery på funktionslisten eller genom att välja Verktyg, Gallery. 2. Välj ett tema i det vänstra området. 3. Markera ett objekt genom att klicka på det en gång. 4. Dra objektet till dokumentet eller öppna snabbmenyn genom att klicka med höger musknapp och välj Lägg till och Kopia Infoga ett objekt som länk 1. Öppna Gallery genom att klicka på ikonen Gallery på funktionslisten eller genom att välja Verktyg, Gallery. 2. Välj ett tema i det vänstra området. 3. Markera ett objekt genom att klicka på det en gång. 4. Håll ner Skift+Ctrl-tangenterna och dra objektet till dokumentet eller öppna snabbmenyn genom att klicka med höger musknapp och välj Lägg till och Länk. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

16 3 Enkla handgrepp Infoga ett objekt som bakgrundsgrafik 1. Öppna Gallery genom att klicka på ikonen Gallery på funktionslisten eller genom att välja Verktyg, Gallery. 2. Välj ett tema i det vänstra området. 3. Markera ett objekt genom att klicka på det en gång. 4. Öppna snabbmenyn och välj Lägg till, Bakgrund, Sida eller Stycke Infoga ett objekt som mönster för ett andra objekt 1. Öppna Gallery genom att klicka på ikonen Gallery på funktionslisten eller genom att välja Verktyg, Gallery. 2. Välj ett tema i det vänstra området. 3. Markera ett objekt genom att klicka på det en gång. 4. Håll ner Ctrl-tangenten och dra objektet till det andra objektet i dokumentet. Detta avsnitt (3.1.5) är till stora delar kopierat från programmets hjälpfunktion och enbart mindre ändringar i texten är gjorda Använda en bildbakgrund För att infoga ett valbart bildobjekt som bildbakgrund eller ett mindre bildobjekt som kommer på alla sidor skall du göra följande: 1. Växla till bakgrundsvy på den horisontella rullningslisten andra från vänster 2. Infoga, Grafik 3. Välj fil som innehåller din bild och välj Öppna 4. Placera bilden 5. Återgå till diabildsvy genom på den horisontella rullningslisten längst till vänster Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

17 3 Enkla handgrepp Diabildsvy Bakgrundsvy Använda kommandot Ångra När du har skrivit in något som blev fel eller använt fel kommando - kan du ångra dig. Du kan välja Redigera, Ångra i menyn (ångrar det senaste du gjort, kan upprepas) klicka på ikonen Ångra i funktionslisten och håll ned knappen. och välj vad du vill ångra använda tangentkombinationen Ctrl+Z Du kan återställa kommandot Ångra genom att välja Redigera, Återställ i menyn klicka på ikonen Återställ i funktionslisten använda tangentkombinationen Ctrl+Y Specialtecken/symboler För att infoga specialtecken skriver du normalt in din text och där du vill ha ett specialtecken väljer du Infoga, Specialtecken i menyn. Välj tecken och tryck på OK. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

18 3 Enkla handgrepp 3.2 Kopiera, flytta och radera text Kopiera och flytta text i en presentation Då du vill kopiera text från en plats till en annan i samma dokument gör du följande: 1. Välj sida genom att klicka på sidfliken. 2. Klicka på den platshållare eller på det objekt där texten finns. 3. Markera upp den text som skall kopieras. 4. Högerklicka och välj Kopiera. 5. Välj sida genom att klicka på sidfliken. 6. Högerklicka där du vill att kopierade texten skall komma. 7. Välj Klistra in. Vid kopiering blir originalet kvar. Kom ihåg att du vid behov kan Ångra. För att flytta text gör du annars lika men väljer Klipp ut istället för Kopiera. I detta fall blir originalet inte kvar Kopiera och flytta text mellan presentationer Om du har flera presentationer öppna och vill kopiera eller flytta text mellan presentationerna gör du i övrigt lika som i det föregående men du förflyttar dig till en annan presentation via Fönster i menyn. Märk att du även kan kopiera eller flytta från och till andra än presentationer. I vissa fall kan du behöva specificera formatet på innehållet som skall införas genom att i stället för Klistra in välja Klistra in innehåll (Redigera, Klistra in innehåll) Radera text Du kan radera text på ett antal olika sätt beroende på vad du vill ha gjort. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

19 3 Enkla handgrepp För att ta bort en platshållare med (eller utan) text gör du följande: 1. Klicka på kanten av platshållaren vid behov klicka först en gång i platshållaren och sedan på kantlinjen. 2. Använd Del-tangenten. För att ta bort delar av texten gör du sä här: 1. Klicka i platshållaren för texten och markera därefter upp den text som skall tas bort. 2. Använd Del-tangenten. Om texten finns i en textruta som du själv infogat gör du lika som ovan men utseendet på rutan runt texten ser annorlunda ut. 3.3 Kopiera, flytta och radera bildobjekt Kopiera och flytta bildobjekt i en presentation Då du vill kopiera en grafisk bild eller annat infogat objekt från en plats till en annan i samma presentation gör du följande: 1. Välj sidan som innehåller bildobjektet genom att klicka på sidfliken. 2. Klicka på platshållaren (objektet) för att aktivera det. 3. Högerklicka och välj Kopiera. 4. Välj sida genom att klicka på sidfliken. 5. Högerklicka där du vill att bildobjektet skall infogas. 6. Välj Klistra in. För att flytta text gör du annars lika men väljer Klipp ut istället för Kopiera Kopiera och flytta bildobjekt mellan presentationer Om du har flera presentationer öppna och vill kopiera eller flytta bildobjekt, grafik eller diagram mellan presentationerna gör du i övrigt lika som i det föregående men du förflyttar dig till en annan presentation via Fönster i menyn. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

20 3 Enkla handgrepp Märk att du även kan kopiera eller flytta från och till andra än presentationer. I vissa fall kan du behöva specificera formatet på innehållet som skall införas genom att i stället för Klistra in välja Klistra in innehåll (Redigera, Klistra in innehåll) Radera bildobjekt För att radera ett bildobjekt, figur eller diagram gör du: 1. Klicka på objektet. 2. Använd Del-tangenten. 3.4 Kopiera, flytta och radera sidor Kopiera och flytta en sida För att kopiera hela sidor (diabilder) gör du följande: 1. Aktivera Diabildsvyn genom Visa, Arbetsområde, Diabildsvy eller klicka på motsvarande ikon i vertikala rullningslisten uppe till höger. 2. Klicka för att aktivera den sida du vill kopiera. 3. Högerklicka på sidan. 4. Välj Kopiera. 5. Klicka där du vill att kopian skall komma. 6. Högerklicka. 7. Välj Klista in För att flytta en sida gör du annars lika men väljer Klipp ut istället för Kopiera. För att flytta bilder inom samma presentation kan du också använda dra och släpp metoden dvs. dra bilden dit den skall flyttas. Om du vill kopiera sidor mellan två presentationer gör du följande: 1. Båda presentationerna skall vara öppna. 2. Välj den presentation som sidan skall kopieras från. 3. Aktivera Diabildsvyn genom Visa, Arbetsområde, Diabildsvy eller klicka på motsvarande ikon i vertikala rullningslisten uppe till höger. 4. Klicka för att aktivera den sida du vill kopiera. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

21 3 Enkla handgrepp 5. Högerklicka på sidan. 6. Välj Kopiera. 7. Välj Fönster och gå till den andra presentationen (eller klicka på den andra presentationen om den syns i Windows balken) 8. Aktivera Diabildsvyn genom Visa, Arbetsområde, Diabildsvy eller klicka på motsvarande ikon i vertikala rullningslisten uppe till höger. 9. Klicka där du vill att kopian skall komma. 10.Högerklicka. 11.Välj Klistra in För att flytta en sida gör du annars lika men väljer Klipp ut istället för Kopiera. Märk att du kan kopiera flera sidor på en gång genom att markera flera bilder innan du kopierar. Håll ner Skift-tangenten för att välja angränsande sidor och håll ner Ctrl-tangenten för att välja sidor som inte är bredvid varandra. Vill du välja alla sidor använder du Redigera, Markera allt Ändra ordning på sidor i presentationen För att ändra ordningsföljden på bilderna använder du Diabildsvyn och där antingen flyttar bilder med Klipp ut och Klistra in metoden eller genom att dra bilder dit de skall flyttas Radera en eller flera sidor i presentationen För att radera sidor gör du följande: 1. Aktivera Diabildsvyn genom Visa, Arbetsområde, Diabildsvy eller klicka på motsvarande ikon i vertikala rullningslisten uppe till höger. 2. Markera den eller de sidor du vill ta bort. 3. Använd Del-tangenten eller högerklicka och välj Radera sida. 4 Formatering 4.1 Formatera text Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

22 4 Formatering Ändra egenskaper på text I allmänhet är platshållaren för text färdigt formaterad och planerad för bästa upplägg på din sida. Du kan vid behov ändra egenskaperna på all text på följande sätt: 1. Klicka på platshållaren, dubbelklicka på kanten runt texten 2. Ändra egenskaperna via ikonerna på objektlisten eller via Format, Tecken och välj någon av flikarna Teckensnitt, Teckeneffekt, eller Position. Om du vill ändra på delar av texten istället så markerar du först texten och ändrar textegenskaperna via ikonerna på objektlisten eller via Format, Tecken. Till den del det finns färdiga ikoner kan du använda dem på objektlisten. Alla egenskaper är tillgängliga bakom Format, Tecken. På fliken Teckensnitt definierar du teckensnitt teckenstorlek fet stil, kursiv stil På fliken Teckeneffekt definierar du teckenfärg skugga understrykning På fliken Position definierar du nedsänkt och upphöjd text Justera text För att justera text kan du först markera texten eller klicka i det aktuella stuycket och använda justeringsikonerna på verktygslisten Objekt. Vänsterjusterad Högerjusterad Centrerad Marginaljusterad Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

23 4 Formatering Du kan även använda Format, Stycke och fliken Justering. På fliken Indrag och avstånd kan du ändra radavstånd och bestämma indrag och avstånd Ändra typ av punkter/numrering i en lista För att ändra typ av punkter eller numrering i en lista gör du följande: 1. För att ändra endast en rad klicka i den raden. För att välja alla rader i punktlistan klickar du först i platshållaren (textrutan) och sedan på kantlinjen. 2. Välj Format, Numrering/punktuppställning och fliken Punkter eller Numreringstyp. 3. Klicka på det alternativ du vill ha och tryck OK. Märk att då du skriver in text i en punktlista - som du inte ändrat formatering på - använder Impress en annan typ avpunkt om du ökar indraget (Tabulator) Ändra storlek på en textruta För att ändra storleken på en textruta (platshållare) gör du följande: 1. Klicka i textrutan. 2. Välj ett av de åtta handtag som kommer fram. 3. Dra lämpligt handtag för att förstora eller förminska rutan. Du kan kopiera och flytta textrutor på motsvarande sätt som andra objekt. Du kan också använda dra och släpp metoden Applicera linjetjocklek, stil och färger på en textruta För att ändra egenskaper på en textruta gör du på det här viset: 1. Klicka i textrutan. 2. Välj Format. Välj Linje för att ändra linjen runt textrutan från osynlig till något annat och vid behov definiera en färg. Välj Yta för att ändra bakgrundsfärgen i textrutan, definiera skuggning mm. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

24 4 Formatering 5 Grafik och diagram 5.1 Ritade objekt Rita olika typer av linjer på en sida Om du vill lägga till former, linjer, text och förklaringar i din presentation kan du öppna olika svävande lister i verktygslisten till vänster. Du kan bland annat göra följande genom att klicka på de olika ikonerna: Markera objekt. En rät linje Du anger text på en linje genom att dubbelklicka på linjen och skriva eller klistra in texten. Textriktningen motsvarar den riktning du drog i när du ritade linjen. Du kan dölja linjen genom att välja Osynlig i rutan Linjestil på objektlisten. En linje som består av en serie raka linjesegment. En jämn Bézierkurva. Klicka där du vill att kurvan skall börja. Dra, släpp och flytta sedan pekaren till den plats där du vill att kurvan skall sluta och klicka. En frihandslinje där du drar med musen i dokumentet. Du avslutar linjen genom att släppa musknappen. Om du vill rita en sluten form släpper du musknappen nära linjens startpunkt. Bakom ikonen Linjer och pilar hittar du pilar av olika slag. Välj pil, klicka var du vill att pilen skall börja och dra till var den skall sluta. Ritar ett textfält med horisontell textriktning där du drar i det aktuella dokumentet. Dra ett textfält till önskad storlek någonstans i dokumentet, och skriv eller klistra in texten. Ritar en linje som slutar i en rektangulär förklaring med horisontell textriktning från den plats där du drar i det aktuella dokumentet. Du kan förstora och förminska förklaringen genom att dra i handtaget. Om du vill lägga till text, klickar du på förklaringens kant och skriver eller klistrar sedan in texten. Om du vill ändra en rektangulär förklaring till en rundad förklaring, drar du i handtaget i det största hörnet när pekaren ändras till en hand. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

25 5 Grafik och diagram Detta avsnitt (5.1.1) är till stora delar kopierat från programmets hjälpfunktion Flytta linjer på en sida Alla linjer du för in är de facto ett eller flera objekt. Du kan flytta och kopiera objekt enligt anvisningar tidigare i detta dokument Ändra färg och tjocklek på linjer För att ändra diverse egenskaper på ditt ritobjekt götr du följande: 1. Klicka på objektet. 2. Högerklicka. Välj Linje för att ändra färg och tjocklek på linjen Välj Redigera punkter för att ändra t.ex. en frihandsfigur Lägga cirklar och rektanglar på din sida Om du vill lägga till ovaler, cirklar eller olika former av rektanglar väljer du först en av de svävande listerna i verktygslisten genom att klicka och hålla ned musknappen. Märk att den senast använda formen är den som syns i verktygslisten Spegelvända och rotera ett ritat objekt För att spegelvända en figur eller ett objekt gör du följande: 1. Klicka på objektet. 2. Högerklicka. 3. Välj Spegelvänd. 4. Välj Horisontell eller Vertikal. När du klickar på ett objekt första gången, visas de åtta handtagen som du kan använda om du vill ändra storleken. Du kan också ändra objektets placering på sidan genom att dra hela objektet. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

26 5 Grafik och diagram Klicka på ikonen för rotation som du hittar på verktygslisten Effekter i OpenOffice.org Draw och direkt på verktygslisten i OpenOffice.org Impress. Om du rör med musen över handtagen, så kommer muspekaren att visa att du kan rotera objektet genom att dra med musen. I mitten av objektet ser du en liten cirkel som visar rotationspunkten. Den kan flyttas fritt med musen. Om du drar med musen i handtagen i objektets hörn roterar det runt rotationspunkten. Om du däremot drar i handtagen på sidornas mitt så roterar objektet i tredje dimension i förhållande till motstående kant. Om du klickar en gång till i objektet ser du de normala åtta handtagen igen. Men om du i stället dubbelklickar i objektet förändras de åtta handtagen och du ser en textmarkör i mitten av objektet. Du kan nu mata in en text som automatiskt är knuten till objektet. Det kan hända att enstaka störningar syns på bildskärmen. Tryck i så fall på tangentkombinationen Ctrl+Skift+R för att bygga upp bildskärmen på nytt. Detta avsnitt (5.1.5) är till stora delar kopierat från programmets hjälpfunktion Ändra egenskaper för ritobjekt såsom färg och linjetyp För att ändra diverse egenskaper på ditt ritobjekt gör du följande: 1. Klicka på objektet. 2. Högerklicka. Välj Linje för att ändra färg och tjocklek på linjen. Välj Yta för att ändra bakgrundsfärgen. Då du väljer Yta kan du på fliken Skugga definiera att objektet skall vara skuggat. 5.2 Organisationsschema/Diagram Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

27 5 Grafik och diagram Skapa ett organisationsschema OpenOffice.org har inte inbyggt organisationsschema som diagramtyp utan du måste själv bygga schemat med olika figurer (rektanglar, pilar) Skapa olika diagram För att skapa ett diagram gör du följande: 1. Välj Infoga, Diagram eller dubbelklicka på platshållaren om du använt en layout med platshållare för diagram. 2. Högerklicka på diagrammet. 3. Mata in datat för ditt diagram via Diagramdata. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

28 5 Grafik och diagram 4. Välj Diagramtyp och variant Du kan definiera bakgrundsfärg via Diagramvägg. 5.3 Bildobjekt Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

29 5 Grafik och diagram Infoga bildobjekt från andra filer För att lägga till ett bildobjekt eller ett grafiskt objekt gör du följande: 1. Flytta markören dit du vill infoga t.ex. bildobjektet. 2. Välj Infoga, Grafik, Från Fil. 3. Sök upp den fil som skall infogas. 4. Du kan ange filtyp för att begränsa antalet synliga filer. 5. Välj Öppna. Du kan kopiera bildobjekt från andra program genom att direkt högerklicka på bildobjektet och sedan klistra in i Impress Flytta bildobjekt och ändra storlek på ett bildobjekt För att flytta figurer, bildobjekt eller andra objekt gör du följande: 1. Vänsterklicka på objektet du vill flytta. 2. Håll musknappen nedtryckt. 3. Dra objektet dit du vill flytta det. 4. Släpp upp musknappen. Du kan även använda Klipp ut och Klistra in. Du kan ändra storleken på ett objekt genom att göra följande: 1. Vänsterklicka på objektet. 2. Dra i något av de åtta handtag som finns runt objektet. 3. Använd handtagen i hörnen för att bibehålla proportionerna på objektet. För att ta bort bildobjekt eller andra objekt du ritat eller infört i texten gör följande: 1. Aktivera objektet genom att Vänsterklicka i objektet. 2. Tryck på Del-tangenten. 6 Utskrift och distribution 6.1 Bildformat Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

30 6 Utskrift och distribution Välja lämpligt utskriftsformat för presentationen Du ställer in allmänna egenskaper för utskrift via Verktyg, Alternativ, Presentation, Skriv ut. Du kan även göra inställningar via Arkiv, Skrivarinställning Ändra orientering av en sida Du bestämmer orienteringen för en sida (diabild) via Format, Sida genom att på fliken Sida välja Stående eller Liggande. Märk att inställningarna gäller för alla sidor. 6.2 Förbereda för distribution Lägga till anteckningar till presentationen För att lägga till anteckningar väljer du Visa, Arbetsområde, Anteckningsvy eller använder ikonen i den vertikala rullningslisten. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

31 6 Utskrift och distribution Numrera sidor i presentationen För att införa sidnummer på dina sidor gör du följande: 1. Växla till bakgrundsvy genom att klicka på ikonen i den horisontella rullningslisten (andra från vänster). 2. Välj Infoga, Fältkommando, Sidnummer. 3. Flytta platshållaren för sidnummer dit du vill att den skall visas. 4. Återgå till diabildsvy genom att klicka på ikonen i den horisontella rullningslisten längst till vänster. Andra fältkommandon du kan införa är datum, klockslag, författare och filnamn. Om du inte går via bakgrundsvyn kommer fältkommandot att gälla enbart på den aktuella sidan Använda program för stavningskontroll och ändra där det behövs För att kontrollera rättstavning manuellt väljer du Verktyg, Rättstavning, Kontrollera. Om felaktiga ord hittas kan du godkänna korrigeringsförslaget genom att trycka på Ersätt eller först välja från förslagslistan. Ersätt alltid byter ut alla förekomster av ordet. Om inget av de föreslagna orden är rätt, skriver du in det rätta ordet under Ord Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

32 6 Utskrift och distribution och trycker på Ersätt. Om ordet är rätt väljer du Ignorera eller Ignorera alltid för att gå vidare. Om ordet är rätt men stavningskontrollen inte känner igen ordet kan du välja Lägg till för att lära kontrollen att känna igen ordet som rätt För att ställa in automatisk rättstavning väljer du Verktyg, Rättstavning, Kontrollera automatiskt. Då du aktiverat automatisk stavningskontroll kan du enkelt göra olika åtgärder på följande sätt: 1. Högerklicka på ett ord - som är understreckat med rött. 2. Eventuella förslag visas högst upp, välj genom att vänsterklicka. 3. Välj Rättstavning eller Lägg till beroende på vad du vill göra. 6.3 Utskrift Förhandsgranska Med OpenOffice.org kan du inte som så förhandsgranska utskriften Skriva ut sidor För att skriva ut vissa sidor gör du följande: 1. Välj Visa, Arbetsområde, Diabildsvy 2. Håll ner Skift-tangenten och klicka på de sidor som du vill skriva ut. 3. Välj Arkiv, Skriv ut. 4. I området Utskriftsområde klickar du på Sidor. 5. Kontrollera att de markerade sidorna visas i rutan Sidor och klicka på OK. Då du väljer Arkiv, Skriv ut kan under Fler välja olika alternativ för utskriften. OpenOffice.org stöder inte utskrift av egentliga åhörarkopior. 6.4 Skriv ut som PDF-fil En utmärkt egenskap i OpenOffice.org är stödet för PDF-filer. Med Impress kan du skriva ut de delar du vill av din presentation som PDF-fil dvs. en fil som kan läsas med Acrobat Reader. Gör Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

33 6 Utskrift och distribution följande: 1. Markera området du vill exportera som PDF. 2. Välj Arkiv, Exportera som PDF. 3. Ge namn och plats åt PDF-filen. 4. Välj Markering och övriga lämpliga alternativ. 5. Välj Exportera. 6. Gå till Windows, öppna filen och kontrollera att filen motsvarar dina förväntningar. 7. Upprepa vid behov stegen Effekter vid bildvisning 7.1 Animation Använda animeringar på bilder Du kan använda fördefinierade animationseffekter på olika objekt på diabilden. De fördefinierade effekterna är de samma som du kan använda för övergångar mellan sidor. Så här använder du en animationseffekt på ett objekt: 1. Öppna en sida i Teckningsvy och markera det objekt som skall animeras. 2. Välj Bildskärmspresentation, Effekt och klicka på knappen Effekter eller klicka på ikonen i verktygsfältet. 3. Välj en kategori i listan Effekter och klicka på en effekt i området under listan. 4. Om du har markerat ett ritobjekt, till exempel en rektangel, som innehåller text, kan du använda olika effekter för objektet och för texten. Om du vill använda en texteffekt klickar du på knappen Texteffekter i dialogrutan Effekter och väljer en effekt. 5. Klicka på knappen Tilldela. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

34 7 Effekter vid bildvisning Texteffekter Ljudeffekter Tilldela Förhandsvisning Om du vill förhandsgranska animationen klickar du på knappen Förhandsvisning och sedan i fönstret Förhandsvisning. Om du har använt effekter på fler än ett objekt i fönstret, kan du klicka på ett av objekten för att förhandsgranska motsvarande effekt. För att skapa en animation som rör sig skapar du en rörelsebana på följande sätt: 1. Rita en linje på sidan med ett linjeverktyg från den svävande listen Kurvor. 2. Markera linjen och det objekt som skall animeras. 3. Välj Bildskärmspresentation, Effekt.. 4. Välj Övriga i listan Effekter och klicka på Flytta längs kurva i området under listan.. 5. Klicka på knappen Tilldela Anpassa animeringar För att ändra på en existerande animering upprepar du den tidigare anvisade proceduren och väljer en annan animation. Så här tar du bort en animationseffekt från ett objekt: 1. Öppna en sida i Teckningsvy och markera objektet med effekten. 2. Välj Bildskärmspresentation, Effekt. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

35 7 Effekter vid bildvisning 3. I listrutan Effekter väljer du Favoriter. 4. Den första posten Ingen effekt är markerad. Klicka på Tilldela. 7.2 Bildövergångar Lägga till bildövergångseffekter Så här använder du en övergångseffekt på en sida: 1. Gå till Diabildsvy och markera den sida som du skall använda övergångseffekt på. 2. Välj Bildskärmspresentation, Diabildsväxling. 3. Välj en kategori i listan Effekt och klicka på en effekt i området under listan. 4. Klicka på knappen Tilldela. Vill du ha samma övergång på flera diabilder markerar du istället för en sida flera sidor. Om alla sidor skall ha samma övergång kan du välja Redigera, Markera allt. Så här tar du bort en övergångseffekt: 1. Gå till Diabildsvy. 2. Markera de sidor som du vill ta bort övergångseffekterna från. 3. Välj Ingen effekt i rutan Effekt på Objektlisten. 8 Se på ett bildspel 8.1 Spela upp ett bildspel Starta ett bildspel För att starta ett bildspel gör du något av följande: Välj Bildskärmspresentation, Bildskärmspresentation. Högerklicka på en sida och välj Bildskärmspresentation. Tryck på F9. Klicka på på verktygslisten. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis

36 8 Se på ett bildspel Märk att bildspelet startar från den aktiva bilden om du inte ändrat inställningarna under Verktyg, Alternativ, Presentation, Allmänt, Starta presentation. För att starta bildspelet från början aktiverar du första bilden och startar sedan bildspelet (eller ändrar inställningen) Dölja sidor Du kan dölja sidor som du inte vill att skall visas i din presentation på följande sätt: 1. Gå till Diabildsvy. 2. Markera de sidor som skall döljas. 3. Högerklicka. 4. Välj Visa diabild. Märk att sidnumren på de dolda sidorna är skuggade. För att visa dolda sidor igen upprepar du proceduren ovan Använda bildspelsinställningar Du kan ställa in egenskaper för din bildskärmspresentation. Välj Bildskärmspresentation, Presentationsinställningar. Ralf Rehn / 36 Helsingfors arbis