1(12) Plats och tid Kommunhuset, Plenisalen, Kl. 13.00-15.30 Beslutande Ledamöter Susanne Grundström (S) Jan Svärd (S) Samuel Eriksson (V) Robin Pleines (C) Bo Hedlund (C) Erkki Vuorijärvi (GL) Göran Strömqvist (M) Vice ordförande Ordförande Ersätter Ylva Karttunen Bark (Hob) Övriga närvarande Fredrik Fogelqvist (V) Wilhelm Tham (GL) Linnéa Hedqvist Thorsten Schnaars Ej tjänstgörande ersättare Ej tjänstgörande ersättare Folkhälsostrateg, 12 Informatör, 18 Justerare Jan Svärd och Erkki Vuorijärvi Justeringens plats och tid Kommunkontoret 2011-03-29 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 8-18 Gunnel Rundqvist Ordförande Samuel Eriksson Justerare Jan Svärd Erkki Vuorijärvi ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Val- och demokratinämnden Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp 2011-03-29 då anslaget tas ned 2011-04-20 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Gunnel Rundqvist
2(12) 8 Information om medborgardialogen, 4.11/106 Förtroendevalda i kommuner och landsting som har ett särskilt ansvar för att utveckla dialogen med medborgarna har inbjudits att delta i ett nätverk för att utveckla medborgardialogen. Inbjudan kommer från Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. Målet för nätverket är att ge teoretisk och praktisk kunskap för hur kommuner och landsting kan arbeta med medborgardialoger som en del i styrningen och i utvecklingen av tjänster. Val- och demokratinämnden beslutade på sammanträde 2011-02-03, 5 att ordföranden Samuel Eriksson och ledamoten Jan Svärd skulle delta i nätverket för utvecklande av medborgardialogen. Ordföranden informerar om att man inte kunnat delta i någon träff än på grund av att första mötet var fulltecknat. Man kommer att delta på nästa träff i stället. Skriften Medborgardialog som del i styrprocessen delas ut vilken ska tas upp för diskussion nästa sammanträde. Härmed läggs informationen till handlingarna.
3(12) 9 Information om SCB:s medborgarundersökning, dnr 6.11/119 SCB erbjuder kommunerna att utföra en medborgarundersökning. Kostnaden är 47 000 kronor plus moms samt en extra kostnad för ett försättsblad på 1 500 kronor. Ordföranden Samuel Eriksson fick på sammanträde 2011-02-03, 7 i uppdrag att kontakta kommunstyrelsens ordförande och kommunchefen om möjlig finansiering för en medborgarundersökning. Ordföranden meddelar att man bestämt att ta upp frågan under hösten igen.
4(12) 10 Information från IT-gruppen, dnr 9.11/105 En arbetsgrupp bestående av ordförande Samuel Eriksson (V) samt ledamoten Robin Pleines (C) och ersättaren Fredrik Fogelqvist (V) utsågs på sammanträde 2011-02-03, 4 att arbeta för att göra kommunens hemsida mera tillgänglig för allmänheten. Nämnden beslutade att gruppen ska återrapportera på nämndens sammanträde i maj 2011. Erkki Vuorijärvi (GL) framför att man inte ska glömma Hällefors Närradio när det är fråga om information till allmänheten. Närradion sänder för närvarande direkt från kommunfullmäktiges sammanträden. Kan sändningarna förbättras och nå fler med en slavsändare och finns medel till att finansiera detta? Susanne Grundström (S) föreslår att IT-gruppen får i uppdrag att även undersöka möjligheterna med närradion. Ordföranden ställer proposition på yrkandet vilket bifalls. Val- och demokratinämndens beslut - Förutom att arbeta för att förbättra kommunens hemsida ska arbetsgruppen även undersöka Hällefors Närradios möjligheter.
5(12) 11 Information om eventuell förtidsröstning, dnr 10.11/111 Den tidigare valnämndens sekreterare Ann-Britt Pettersson har inbjudits till sammanträdet för att informera om eventuell förtidsröstning. I samband med omval i vissa valdistrikt i bl.a. Örebro har man informerat om att det eventuellt ska erbjudas förtidsröstning även i andra kommuner än de direkt berörda av omvalet. Ann-Britt Pettersson meddelar att inget är klart avseende detta än, utan man får vänta och se vad beskedet blir. Ann-Britt Pettersson informerar också kort om vilken uppgift som väntar valoch demokratinämnden de år det är val. 2014 är det val till riksdag och kommuner samt även val till EU-parlamentet, i juni respektive september. En handbok och olika handledningar med instruktioner ges ut i samband med val och dessa beskriver hur kommunerna ska arbeta inför och under valen. Ann-Britt Pettersson ska undersöka om det finns exemplar över från 2010 års val som val- och demokratinämnden kan få.
6(12) 12 Information om Ungdomsdialog, dnr 11.11/109 Folkhälsostrateg Linnéa Hedkvist har inbjudits till sammanträdet för att informera om projekt Ungdomsdialog. Kommunstyrelsen utsåg på sammanträde 2008-08-26, 100 Linnéa Hedkvist till projektledare för projektet. Utgångspunkter för projektet har varit det sjunkande valdeltagandet och även ett sjunkande medlemsantal i de politiska partierna. Målet med projektet har bl.a. varit att utveckla kommunernas system och metoder för ungdomars delaktighet och inflytande samt att utveckla former för delaktighet för ungdomar, där dialogen och resultatet från dessa på ett systematiskt sätt ingår som en naturlig del i styr- och beslutsprocessen i kommunen. Antalet deltagare i Ungdomsdialog i dag är 50 kommuner och 6 landsting. I Hällefors har man bl.a. arrangerat en Open Space-dag angående elevrestaurangen, ett pilotprojekt angående säkra skolvägar i samverkan med Trafikverket, Hända-projektet genom Örebro Universitet m.m.
7(12) 13 Medarbetarenkät 2010, dnr 12.11/020 Kommunens anställda har för andra året besvarat en medarbetarenkät vilken delas ut och diskuteras. Endast ca 50 % av kommunens anställda har besvarat enkäten. En fråga i enkäten rörde personalens förtroende för den politiska ledningen vilket visade sig vara endast drygt 22 procent.
8(12) 14 Val av representant för oppositionen i presidiegruppen, dnr 3.11/001 Erkki Vuorijärvi (GL) föreslås ingå i presidiegruppen som representant för oppositionen. Val- och demokratinämndens beslut - Erkki Vuorijärvi (GL), Linnskällvägen 6, 712 60 Grythyttan, utses att ingå i presidiegruppen.
9(12) 15 Dag för presidiegruppens träffar, dnr 3.11/001 Föreslås att presidiegruppens träffar ska ligga två veckor före nämndsammanträdet, på torsdagar kl. 10.00. Nästa möte äger rum 2011-05-05, kl. 10.00 i lokal Valsverket. Val- och demokratinämndens beslut - Nämnden beslutar att presidiegruppens möten ska äga rum två veckor före nämndsammanträdet, på torsdagar kl. 10.00
10(12) 16 Åtgärder enligt yttrande över Sture Beckmans motion beträffande ungdom i Hällefors kommun och en strategi, dnr 8.11/109 Kommunfullmäktige beslutade på sammanträde 2010-12-14, 205, att överlämna Sture Beckmans motion till val- och demokratinämnden för åtgärder enligt yttrandet. Erkki Vuorijärvi (GL) yrkar att man får mera tid till att sätta sig in i frågan, gå djupare in i den. Susanne Grundström (S) bifaller Erkki Vuorijärvis yrkande. Hon yrkar också att det är viktigt att ordförande Samuel Ericson får delta i projekt Ungdomsdialog. Viktigt också att utreda gränsdragningsfrågor till bildnings- och omsorgsnämnderna med tanke på punkterna 1 och 2 i fullmäktiges beslut. Ta upp en diskussion angående detta med nämndernas ordförande. Projekt Ungdomsdialog bör vara en stående punkt på val- och demokratinämndens föredragningslista i fortsättningen. Ordföranden ställer proposition på yrkanden och förslag vilka samtliga bifalls. Val- och demokratinämndens beslut 1 Nämnden behöver gå djupare in i frågan och ordföranden får i uppdrag att med bildnings- och omsorgsnämndernas respektive ordförande diskutera gränsdragningsfrågor med tanke på fullmäktiges beslut 2010-12-14, 205, punkterna 1 och 2. 2 Arbeta vidare i projekt Ungdomsdialog och ordförande Samuel Ericson ska ingå i styrgruppen för projektet. 3 Projekt Ungdomsdialog ska vara en stående punkt på nämndens föredragningslistor i fortsättningen.
11(12) 17 Godkännande av attestering av faktura gällande Dagens Samhälle, dnr 13.11/002 En faktura inkom 2011-02-25 till nämndens ordförande Samuel Ericson för attest. Fakturabelopp för nämndens del var 2 331,99 kronor och rörde prenumerationer på Dagens Samhälle till tre av nämndens ledamöter. Ordförande sökte hitta grundande beslut kring denna prenumeration men fann inget. Då fakturan rörde en redan gjord beställning ansåg sig ordförande 2011-03-10 tvungen att attestera fakturan för att det inte skulle uppstå ekonomiska efterföljder för kommunen. Val- och demokratinämnden skall därför formellt besluta att godkänna ordförandes attestering av fakturan. Val- och demokratinämndens beslut 1 Val- och demokratinämnden godkänner ordförandes attestering av fakturan. 2 Val- och demokratinämnden anser att kommunstyrelsen snarast bör lyfta ärendet och besluta huruvida kommunen skall prenumerera på Dagens Samhälle eller ej.
12(12) 18 Information om planerat medborgarkontor, dnr 14.11/105 Informatör och chef för kommande medborgarkontor Thorsten Schnaars presenterar sig. Han redogör för planerna på ett medborgarkontor. Syftet med det nya kontoret är att förbättra servicen till medborgarna. Här ska man kunna får hjälp med bl.a. ärenden som hör hemma i Bergslagens Miljö- och Bygg eller Bergslagens Kommunalteknik, lättare få kontakt med politiker, möjlighet att kunna påverka, parkeringstillstånd, försörjningsstöd, överförmyndarärenden, föreningsbidrag, lärcentra, förskola, fritid-kultur, reception/växel m.m. Medborgarkontoret ska vara en fysisk plats att gå till när man som kommuninvånare behöver hjälp med sina ärenden. Det ska vara lättillgängligt och lunchöppet, hög servicenivå. Eventuellt kaffeservering. Susanne Grundström (S) framför att val- och demokratinämnden borde ha möjlighet att kunna delta i medborgarkontorets uppbyggande. Uppdraget att planera medborgarkontoret har kommunchefen Lena Sahrblom varför frågan om deltagande i planeringen får ställas till henne eller till kommunstyrelsen.