www.pwc.se Revisionsrapport Emelie Lönnblad, Revisionskonsult, Fredrik Anderberg, Revisionskonsult, Henrik Friang, Risk Manager Granskning av lönehanteringen
Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vimmerbys kommun har granskat kommunens lönehantering för perioden 2013-07-01 2013-12-31. Granskningen har inriktats på ett antal kontrollmål 1, se nedan. I lönerutinen hanteras mängder av transaktioner och stora belopp årligen. Därför är det väsentligt att rutinen fungerar på ämnat sätt. Den sammanfattande bedömningen är att hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, är överlag tillfredställande och ändamålsenlig. Validering av indata Vi har stämt av att utbetald nettolön samt källskatt för tre perioder för att verifiera att vi fått med samtliga transaktioner till rätt belopp. För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som ej finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. En avvikelse noterades då en anställd har haft en visstidsanställning där Vimmerby kommun betalat delar av den anställdes lön. Anställningen avslutades vid årsskiftet och den anställde var därför borttagen från personalregistret vid granskningstillfället. Översikt av grundlön Samtliga anställdas månadslöner har införskaffats och antal bruttolöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt. Granskning av höga månadslöner Efter att samtliga anställdas månadslöner har införskaffats har ett urval gjorts. De 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. Vi har inget att erinra på denna punkt. Transaktioner för nyckelpersoner - Bedöms utbetald körersättning som rimlig i förhållande till arbetsuppgifter? Kontrollerade transaktioner har varit milersättning för användning av egen bil i tjänsten. Vi bedömer att utbetald körersättning är rimlig i förhållande till arbetsuppgifter. - Bedöms utbetalning av övertidsersättning rimlig i förhållande till anställningsavtal samt arbetstidslagen? Vi har utfört en registeranalys där samtliga utbetalda transaktioner avseende övertid har sammanställts. Av analysen framkom det ingen övertidsrapportering för de specifika nyckelpersonerna, vilket motsvarar villkoren uppsatta i deras anställningsavtal eller i allmänna bestämmelser. 1 Se även bilaga för förklaring till kontrollmålens innebörd
- Är lönehanteringen ändamålsenlig vid avslutande av tjänst? I urvalet av specifika nyckelpersoner framkom endast en avslutande av tjänst vid årsskiftet 2013/2014. Inga avvikelser fanns att notera avseende lönehanteringen. - Attesteras löneutbetalningarna av behöriga attestanter? Vi har kunnat kontrollera utbetalningar under granskningsperioden mot underliggande attestförteckning från lönerapporteringssystem utan anmärkningar.
Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 1. Inledning...4 1.1. Bakgrund...4 1.2. Syfte, revisionsfråga och avgränsning...4 1.3. Metod...4 2. Granskningsresultat...5 2.1. Validering av indata...5 2.1.1. Bedömning...5 2.2. Översikt av månadslön...6 2.2.1. Bedömning...6 2.3. Granskning av höga månadslöner...6 2.3.1. Bedömning...6 2.4. Transaktioner för nyckelpersoner...6 2.4.1. Bedöms utbetald körersättning som rimlig i förhållande till arbetsuppgifter?...6 Bedömning...7 2.4.2. Bedöms utbetalning av övertidsersättning rimlig i förhållande till anställningsavtal samt arbetstidslagen?...7 Bedömning...7 2.4.3. Är lönehanteringen ändamålsenlig vid avslutande av tjänst?...7 Bedömning...7 2.4.4. Attesteras löneutbetalningarna av behöriga attestanter?...7 Bedömning... 8 3. Sammanfattande bedömning...9 Bilaga 1 Kontrollmål... 10
1. Inledning 1.1. Bakgrund Personalkostnaderna står för den största delen av kommunens kostnader vilket ensamt kan motivera granskning dvs. väsentligheten är hög. Det finns också risker förknippade med lönehanteringen. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredställande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och enhetlighet i kontrollen. 1.2. Syfte, revisionsfråga och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma den interna kontrollen i lönehanteringen utifrån granskningens kontrollmål. Revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseende lönehanteringen tillfredställande och ändamålsenlig? Följande kontrollmål har använts för att svara på revisionsfrågan (se bilaga för utförligare beskrivning): Validering av indata Översikt av månadslön Granskning av höga månadslöner Transaktioner för nyckelpersoner - Bedöms utbetald körersättning som rimlig i förhållande till arbetsuppgifter? - Bedöms utbetalning av övertidsersättning rimlig i förhållande till anställningsavtal samt arbetstidslagen? - Är lönehanteringen ändamålsenlig vid avslutande av tjänst? - Attesteras löneutbetalningarna av behöriga attestanter? Granskningen har avgränsats till perioden juli 2013 t.o.m. december 2013. 1.3. Metod Granskningen har genomförts genom registerutdrag av personregister för all personal. Utifrån ett antal kontrollmål har olika sökningar gjorts med hjälp av registeranalysprogram, ACL (Audit Command Language). Resultatet av sökningar har därefter, stickprovsvis, kontrollerats med löneenheten och verifierats mot underlag. Intervjuer har även genomförts med berörda tjänstemän på löneenheten. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän.
2. Granskningsresultat använder olika lönerapporteringssystem beroende på förvaltning och verksamhet (Medwind och Besched). Inom kommunen pågår en implementering av ett självservicesystem sedan första kvartalet år 2013. Självservicesystemet ska, efter utförd implementering, innebära att de anställda elektroniskt rapporterar avvikande ersättningar såsom övertid eller körersättning. Enhetschef/avdelningschef kan sedan bevilja/avslå de anställdas rapporter genom en elektronisk attest. Om inte behörig chef har attesterat avvikelsen i tidrapporten innan löneutbetalning inom en tvåmånadersperiod sker manuell hantering. Enligt uppgift sker det i princip inga manuella hanteringar av rapporterade avvikelser. Det är endast anställda inom kommunen som kommer att vara anslutna till självservicesystemet, samtliga politiker kommer fortsatt använda sig av en manuell rapportering. Efter att attestering har skett, skickas lönerapporteringsfilen till Kisa kommun. Kisa kommun har numera hand om systemförvaltningen för 6 kommuner, beskrivna nedan: Kisa kommun Ydre kommun Åtvidabergs kommun Ödeshögs kommun Boxholms kommun 2.1. Validering av indata Då det förekommer en stor mängd lönearter som styr in på olika konton i huvudboken är det svårt att få en komplett avstämning av samtliga transaktioner. Vi har valt att stämma av utbetald nettolön samt källskatt för tre perioder för att på ett rimligt sätt kunna verifiera att vi fått med samtliga transaktioner till rätt belopp. För att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som ej finns upplagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregistret gjorts. En avvikelse noterades då en anställd har haft en visstidsanställning där Vimmerby kommun betalat delar av den anställdes lön. Anställningen avslutades vid årsskiftet och den anställde var därför borttagen från personalregistret vid granskningstillfället. 2.1.1. Bedömning Saldo enligt huvudbok stämmer överens med data vi erhållit, vilket indikerar att vi erhållit samtliga transaktioner i lönetransaktionsfilen. Vi har inget att erinra på denna punkt. Detta då vi kunnat verifiera att utbetalningen var korrekt som gjordes till den anställde som ej fanns i personalregistret eftersom dennes tjänst hade avslutats vid årsskiftet.
2.2. Översikt av månadslön Samtliga anställdas och deras respektive månadslöner under granskningsperioden har fördelats i beloppsintervall, se antal löner nedan. Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av de anställdas månadslöner. Beloppsintervall Antal 0-5.000 1 5.000-10.000 33 10.000-15.000 127 15.000-20.000 393 20.000-25.000 434 25.000-30.000 277 30.000-35.000 101 35.000-40.000 24 40.000-45.000 14 45.000-50.000 7 50.000-60.000 4 60.000-100.000 3 Utifrån granskningen kan konstateras att merparten av kommunens utbetalda månadslöner uppgår till mellan 15 000-30 000 kronor. 2.2.1. Bedömning Vi kan konstatera att flertalet anställda ligger inom intervallen 15 000-30 000 kronor vilket bedöms som rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt. 2.3. Granskning av höga månadslöner Efter att samtliga anställdas månadslöner har införskaffats har ett urval gjorts av de månadslöner överstigande 90 % av basbeloppet för år 2013, motsvarande ca 39,5 tkr i grundlön. De 25 högsta månadslönerna i kommunen har kontrollerats. I granskningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna samt att kontrollera utbetald månadslön mot anställningsavtal. Därutöver har månadslönerna kontrollerats mot överenskommelser och protokollsutdrag med underlag för den senaste lönerevisionen. 2.3.1. Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt. 2.4. Transaktioner för nyckelpersoner 2.4.1. Bedöms utbetald körersättning som rimlig i förhållande till arbetsuppgifter? Utsökning av transaktioner avseende körersättning har genomförts. Vid kontrollen identifierades tre transaktioner som kan hänföras till körersättning tillhörande specifika nyckelpersoner, varav en transaktion kan kategoriseras som manuell hantering. Detta då transaktionen avsåg körersättning som sträckte sig längre än en tvåmånadersperiod.
Vid kontrollen framkom att två nyckelpersoner hade fått utbetalt körersättning för arbete inom och utanför kommunens gränser. Kontrollerade transaktioner har varit milersättning för användning av egen bil i tjänsten. Utbetalningarna kunde jämföras mot överenskommelse om fast reseersättning samt attesterade reseräkningar. Av kontrollerna konstaterar vi att kommunen använder sig av BIA:s 2 ersättningsbelopp om 2,90 kr/kilometer. Bedömning Vi bedömer att utbetald körersättning är rimlig i förhållande till arbetsuppgifter. 2.4.2. Bedöms utbetalning av övertidsersättning rimlig i förhållande till anställningsavtal samt arbetstidslagen? Reglering av övertid, mertid, flextid m.m sker i anställningsavtal, AB (Allmänna bestämmelser 3 ) samt lokala kollektivavtal. Vi har utfört en registeranalys där samtliga utbetalda transaktioner avseende övertid har sammanställts. Av analysen framkom att det inte skett någon utbetalning avseende övertid för de specifika nyckelpersonerna, vilket motsvarar villkoren uppsatta i deras anställningsavtal eller i allmänna bestämmelser 4. Stickprovskontroller av underlag till utbetalning för övertidsersättning har skett av några övriga transaktioner för att kunna säkerställa rutinen och den interna kontrollen. Vid granskningen framkom att samtliga utbetalningar av övertid var beviljade av behörig chef i lönerapporteringssystemet. Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt. 2.4.3. Är lönehanteringen ändamålsenlig vid avslutande av tjänst? Vid översikten av månadslön gjordes ett urval av månadslöner överstigande ca 39,5 tkr. I urvalet identifierades vid granskningstillfället en avslutad visstidsanställning vid årsskiftet 2013/2014. Inga avvikelser fanns att notera avseende lönehanteringen då anställningen skulle fortlöpa i annan form. Bedömning Vi bedömer att lönehanteringen vid avslutande av tjänst är ändamålsenlig. 2.4.4. Attesteras löneutbetalningarna av behöriga attestanter? Generellt sett beviljas/attesteras rapporterad övertid i kommunens självservicesystem innan utbetalning sker. Om inte behörig chef har attesterat avvikelsen i tidrapporten innan löneutbetalning inom en tvåmånadersperiod sker manuell hantering. Enligt uppgift sker det i princip inga manuella hanteringar. 2 Bilersättningsavtalet (BIA) innehåller bestämmelser om ersättning vid användande av egen bil i arbetet. Ersättning utges med 2,90 kronor per kilometer. 3 Allmänna bestämmelser (AB) avtalsvillkor tillhörande kollektivavtal, framtagna av SKL (Sveriges kommuner och landsting), senaste reviderad 2013-04-01. 4 Kap 5 20 i AB reglerar övertid m.m. Där anges det under mom. 1 att förvaltningschefer (eller motsvarande) inte har rätt till kompensation för övertidsarbete.
Samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter har stickprovskontroller gjorts av ersättningar samt transaktioner med tillhörande underlag. Vi har sedan kontrollerat dessa utbetalningar mot underliggande attestförteckning från lönerapporteringssystem. Bedömning Samtliga kontrollerade utbetalningar var attesterade enligt kommunens attestförteckning. Vi har inget att erinra på denna punkt.
3. Sammanfattande bedömning Är den interna kontrollen avseende lönehanteringen tillfredställande och ändamålsenlig? Vår sammanfattande bedömning är att den interna kontrollen avseende lönehanteringen i allt väsentligt är tillfredställande och ändamålsenlig. 14 februari 2014 Emelie Lönnblad Projektledare Caroline Liljebjörn Uppdragsledare
Bilaga 1 Kontrollmål Validering av indata: Analys av lönetransaktionsfilen för att validera indata -Sökning efter onormala värden (belopp och datum). -Matchning mellan personalregister och lönetransaktioner. Översikt av månadslön: En översikt av månadslön skapas. Granskning av höga Utsökning av de månadslöner som överstiger 40 000 månadslöner: kronor/månad. Registeranalys för nyckelpersoner Transaktioner för nyckelpersoner: Extrahering av samtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner (enligt erhållen information från revisionen) Övertidsersättning: Reseräkning/ kostnadsersättning: Utsökning efter nyckelpersoner med större utbetalningar avseende övertid. Utsökning av transaktioner för reseräkning/kostnadsersättning för rimlighetsbedömning.