Protokoll nr 442 Protokoll fört vid sammanträde med styrelsen för den 1-2 februari 2014 på Göransborg. Närvarande: Lars-Ingmar Olsson (Ordf) Henrik Sandén (v ordf) Anna Åkesson Catarina Catta Svensson Hampus Jarleborn Katarina Lindholm Liselott Lotta Hjelm Magnus Gotthardsson Tobias Larsson deltog 1 februari Hugo Norinder Frånvarande Från kansliet (adjungerade) Från kansliet, deltog under lördageftermiddagen 1 febr. Sofia Otterbeck Margareta Maggan Persson (deltog ej under diskussion och beslut 31) Johan Möller, Caroline Johansson och Cecilia Formare Möte öppnas Ordförandena Lars-Ingmar och Henrik hälsade alla välkomna, och förklarade styrelsemöte för öppnat. Fastställande av dagordning 18 Mötet öppnas 19 Dagordning Den föreslagna dagordningen godkändes med tillägg. Val av protokolljusterare att utse som protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll att godkänna protokoll 441, och lägga det till handlingarna. Rapporter och genomförda arrangemang och kurser sedan föregående DS den 14 januari 2014. Utbildning 18-19 januari BAS - kurs på Gamlegård med 10 deltagare. 20 Val av protokolljusterare 21 Föregående mötesprotokoll 22 Rapporter och genomförda arrangemang Kårstöd/kretsar och skeppslag Den 21 januari föräldramöte/vuxenrekrytering Kävlinge. Den 21 januari kretsmöte Lund inställt nytt datum 25/2. Den 23 januari Skeppslagsmöte alla kårer var representerade. Den 25 januari Attraktiv scoutkår del 1 samt rekrytera vuxna Djupadal. Den 26 januari verksamhetsinspiration Staffanstorps Djurslöv. Den 27 januari Kretsmöte Malmö 13 av 17 kårer närvarande. Hjälpt Scoutkåren Finn med programövning till deras ledarhelg i januari. DS protokoll 442 2014-02-02 /mp
Kommunikation Hampus meddelade att nu har brevet om namnförslag på distriktets skickats ut till kårordförande och vice kårordförande i distriktet. 2-3 förslag har kommit in. Hampus har haft en träff med John och pratat hemsida mm. Hampus uppmanade alla i DS att skriva lite om sig själv och sitt uppdrag som kan läggas ut på hemsidan, samt se över det som idag står under respektive utskott/arbetsgrupp. Arrangemang SUS Hugo berättade att planeringen för Regg-träffen som skall genomföras första helgen i mars fortskrider. Mötesplatser/Anläggningarna Kansliet Ingen rapport från kansliet fanns till mötet. DO 14 januari DS med 11 ledamöter närvarande. DO och vdo har haft möte med Kulla och Snapphanes resp. och Johan M under lördagen i ett s.k Regionmöte Beslutsärende Ekonomi Bokslut 2013 Magnus meddelade att bokslutet för 2013 inte är klart. Budget 2014 Magnus hade en genomgång med alla om budgeten för 2014, samt presenterade en prognos som visar ett underskott om vi inte genomför kårlägerveckorna på Sjöröd. Magnus hade enskilda samtal med de som så önskade om respektive kostnadsställes budget. Fördelning av budget för kostnadsställe kårstöd. att fördela de 20 000 kr som finns i budgeten för kårstöd enligt följande. 4 000 kr till respektive krets för möteskostnader etc. att de 4 000 kr som kvar används gemensamt. 23 Ekonomi Bokslut 2013 Budget 2014 Kårstödsbudget Magnus gjorde en genomgång av vad det innebär att ha attesträtt och vad gäller attest av fakturor och utlägg. Magnus dokument bifogas originalprotokollet. Skrivelse från Scouternas folkhögskola angående utbildningsverksamheten. I december fick DO och vdo en från Scouternas folkhögskola om hur utbildningsverksamheten skall hanteras framöver. Under helgen skrev styrelsen ett svar på denna skrivelse dels till folkhögskolan, angående utbildningsverksamheten och dels till Scouternas styrelse angående förfaringssättet och besluten angående ledarutbildningen i scouterna. 24Skrivelse från scouternas folkhögskola att styrelsen har fram till på tisdag på sig att läsa igenom de genomarbetade svaren samt att lämna synpunkter till Lotta respektive Lars-Ingmar. att Lotta skickar in vårt svar till folkhögskolan efter den 5 februari. att Lars-Ingmar skickar in vårt svar och synpunkter till Scouternas styrelse efter den 5 februari.
DS skrivelser bifogas originalprotokollet. Verksamhetsplanen för 2014 att arbeta vidare utifrån den verksamhetsplan som fastställt på DST den 13 oktober 2013. Arbetsfördelning, arbetsformer samt attesträtt i DS att utse följande som ansvariga för distriktets arbetsgrupper och utskott under 2014. Anläggningar Sofia Otterbeck Arrangemang Konfirmationsläger, Hand i Hand läger, Lägerservice på Sjöröd, Lägerskolor. Ekonomi Magnus Gotthardsson Kommunikation Hampus Jarleborn Kårstöd Anna Åkesson, Malmö Catarina Svensson, Lund Tobias Larsson, Söderslätt Katarina Lindholm, Österlen SUS (Stöttande utmanarscouter) Hugo Norinder Utbildning Liselott Hjelm 25 Verksamhetsplan 2014 26 Arbetsformer, arbetsfördelning och attesträtt Attesträtt 2014 att kostnadsställesansvarig samt att ge ytterligare attesträtt för kostnadsställe fr o m 2014-01-01 och tills vidare gäller enligt följande: Kostnadsställe Attestberättigad 100 DS/AU Lars-Ingmar Olsson och Henrik Sandén 110 Konfirmationsläger /Johan Svensson o Sara Lindskog 120 Hand i Hand lägret /Caroline Sjödahl o Sara Magdesjö 130 Lägerverksamhet Sjöröd 150 Kansliet Henrik Sandén och Johan Möller 200 Kommunikation Hampus Jarleborn 400, 410, 420 och 440 Anläggningarna Lars-Ingmar Olsson, Henrik Sandén 410 Sjöröd Sofia Otterbeck/ Tedde Julén 420 Gamlegård Sofia Otterbeck/Åke Skans 140 Lägerskolor / Johan Holmberg 600 SUS Hugo Norinder 700 Kårstöd Henrik Sandén och Lars-Ingmar Olsson 710 Malmökretsen Anna Åkesson Mattias Petterson (kretsordf,) 720 Lundakretsen Catarina Svensson 730 Österlenkretsen Katarina Lindholm/Thomas Haskel (samankallande) 740 Söderslättskretsen Tobias Larsson 750 Skeppslaget Tobias Larsson och Anna Åkesson 800 Utbildning Liselott Hjelm 900 Inspiration Lars-Ingmar Olsson och Henrik Sandén Därutöver har Ordförande och viceordförande attesträtt för alla kostnadsställe och för respektive ansvarigs utgifter.
Egna hemsidor för arrangemang och utbildningar att i första hand skall information för arrangemang och utbildningar finnas, kopplas till på distriktets hemsida (domän). att om ett arrangemang eller utbildning som vill öppna en egen hemsida då skall man kontakta den ansvarig i distriktsstyrelsen, innan man skriver ett avtal, samt att det skall stängas ner senast ett år efter att arrangemanget eller utbildningen genomförts. att avtal alltid skall tecknas i distriktets namn. Utmanar- och roverläger 2015 Frida hade inget nytt att rapportera till dagens möte, då arbetsgruppen inte lämnat några uppgifter. Frida återkommer med preliminärt datum för lägret till nästa möte. Styrelsen anser det viktigt att lägret skall marknadsföras så snart som möjligt. Lufta kommittén - roververksamhet Under helgen träffade styrelsen ordförande Anna Edstedt och ytterligare två representanter från Lufta kommittén, K-M:s tidigare arbetsgrupp för utmanar och roverarrangemang och diskuterade hur deras arbete skall fungera framöver i den nya organisationen. 27 Hemsidor för arrangemang och utbildningar 28 Utmanar- och roverläger 2015 29 Luftakommittén att Luftkommittén är en grupp under arrangemang. att Luft skall i första hand arbeta med arrangemang för roverscouter, åldersgruppen 19-25 år, men även tillsammans med utbildningsutskottet främja utbildning i nya Roverprogrammet att avsätta högst 5 000 kr till kommitténs ledamöter som kommer från Södra Skåne, till deras kostnader för resor och fika i regionen. att Luftkommittén arbetar med roververksamhet för alla scoutkårer i Skåne. att i Luftakommittén skall ingå representanter från alla tre distrikten i Skåne hur dessa ska utses får vi fortsätta jobba fram. Scouttåget 30 Scouttåget Personalen har framfört ett önskemål till styrelsen om de kan avsätta pengar till arrangemanget Scouttåget som planeras till den 17 eller 18 maj 2014. Ett gemensamt arrangemang för alla tre distrikten i Skåne. Kostnaderna för arrangemanget har budgeterats till 15 000 kr. att avsätta 5 000 kr till Scouttåget. att det skall finnas en referensgrupp från de ideella som skall vara med och hitta olika workshops. att Hampus och Frida ingår i denna referensgrupp. Personalförstärkning 31 Personal Styrelsen diskuterade att tillsätta ytterligare personal, enligt fastställd budget under första halvåret 2014. att Johan Möller får i uppdrag att tillsätta en tjänst på högst 30% för Södra Skånes distrikt som längst till den 31/7 2014. att rekrytera inom den befintliga, tjänstgörande, personalstyrkan för att minska startsträckan. Utbildare för Trygga möte 32 Trygga möte
Styrelsen diskuterade frågan om vem som ska svara för utbildning i kursen Trygga möten. Det tar väldigt mycket tid för de anställda och borde fungera alldeles utmärkt som uppgift för ideella. utbildare att utbildningsutskottet skall tillsammans med konsulenterna veka för att det utbildas ideella för att genomföra Trygga möte kurser. att så snart det är möjligt undvika att konsulenterna håller i Trygga möten. Diskussionspunkter Utmärkelserna silvergåsen och Årets Scout 33 Utmärkelser har sedan ett antal år tillbaka haft två utmärkelse till ledare. Silvergåsen som scoutkåren kan söka för en ledare eller funktionär som gjort ett mycket förtjänstfullt arbete på kårplan. Tidigare beslut är att det kan delas ut maximalt 5 st. per kår och att kårernas ansökan skall vara inskickad till styrelsen senast den 1 mars Årets Scout delas ut en gång om året, i samband med distriktsstämman, till någon som gjort ett förtjänstfullt arbete för eller inom distriktet. att utmärkelsen Silvergåsen skall finnas kvar 2014 med samma regler och utseende som tidigare. att ansökningstiden förlängs till den 1 april 2014. att utmärkelsen Årets Scout skall finnas kvar i sin nuvarande form. att efter distriktsstämman i höst skall styrelsen diskutera om dessa skall finnas kvar, samt utformning och regler. Nästa DS 34 Nästa möte Nästa DS är den 26 februari 2014 kl 18 30 på kansliet i Malmö. att DS den 13 mars ställs in. att DS den 7 april ändras inte. att DS den 8 maj flyttas till den 7 maj. att DS den 10 juni ändras inte att Lång-DS den 6-7 september skall genomföras på Göransborg tillsammans med de andra distrikten. Mötet avslutas Ordförande tackade alla för helgens arbete och förklarades mötet avslutat. 35 Mötet avslutas Malmö den 4 februari 2014 Vid protokollet Mötesordförande Protokolljusterare Margareta Persson Lars-Ingmar Olsson/Henrik Sandén