Distriktsstyrelsen och kansliet har sitt säte i Skara. Distriktets kårer indelas i tre kretsar med följande fördelning:

Transkript

1 ARBETSORDNING 1. Verksamhetsområde Distriktsstyrelsen och kansliet har sitt säte i Skara. Distriktets kårer indelas i tre kretsar med följande fördelning: Krets 1 Krets 2 Krets 3 Dala KM Falköping Karlsborg Skövde Tidaholm Ryd Active Scout Essunga Grästorp Lidköping Nossebro Skara Vara Vedum Lidköpings FA Forshem Götene Mariestad Källby Moholm Tidan Töreboda Väring Nytillkomna kårer knyts till krets enligt distriktsstyrelsens beslut. 2. Distriktsstyrelsens sammansättning och syfte Distriktsstyrelsen finns till för att stödja och utveckla kårerna i distriktet. Distriktsstyrelsen har följande sammansättning: Ordförande, vice ordförande, ekonomiansvarig, ungdomsledamot och två PR och Aktivitetssamordnare (PRAks) En ordförande samt ytterligare en ledamot ur vardera av nedanstående grupper: Program och Viken. Arbetsgrupperna Program har minst tre ledamöter och Viken har dessutom ytterligare fem ledamöter. Se nedan! Ds och arbetsgrupper utses av Distriktsstämman. Olika funktioners huvudansvar i styrelsen: Distriktsordförande samordning, ideologi, ekonomi, internationellt Vice distriktsordförande programansvarig, läger, utbildning Ekonomiansvarig budget, uppföljning, arbetsgivaransvar 2 st PR och Aktivitetssamordnare Samordning/informationsspridning mellan kårer/kåraktiviteter Ordförande programgruppen arrangemang och aktiviteter för alla åldrar Ordförande i Viken-gruppen Konfirmationsverksamhet samt lägerverksamhet för funktionsnedsatta och scouter Ungdomsledamot samordning av utmanar- och roverscoutverksamhet Till styrelsen adjungeras dessutom anställd administratör. Grupperna utser inom sig en vice ordförande, som kan vara, men måste inte vara den som är gruppens Ds-ledamot. Vice ordförande stöttar och ersätter vid behov ordförande i gruppens arbete, dock inte som ersättare i distriktsstyrelsen. Distriktets ordförande och vice

2 distriktsordförande väljs på ett år. Distriktsstyrelsens övriga ledamöter väljs för två år, så att ungefär hälften av ledamöterna väljs vid varje höststämma. 3. Distriktets verksamhet Distriktsstyrelsen har gemensamt ansvar för hela distriktets verksamhet. För genomförande av distriktets verksamhet knyts till styrelsen förfogande olika arbetsgrupper. 3.1 Arbetsgrupper Ordinarie arbetsgrupper i styrelsen är: Programgruppen och Viken-gruppen. Programgruppen består av ordförande, vice ordförande samt minst tre övriga ledamöter. Vikengruppen består av ordförande, vice ordförande samt fem övriga ledamöter. Minst en i gruppen är utmanarscout (ev. något överårig.) Förutom ordföranden väljs en ledamot ur gruppen till distriktsstyrelsen. Ledamöterna bör i största möjliga mån representera hela distriktets upptagningsområde, båda könen och olika åldrar. Utöver dessa kan projekt-, team- och arbetsgrupper utses för viss uppgift / verksamhet. 3.2 Revisorer Distriktet har två valda revisorer med två personliga ersättare. Dessa har i uppdrag att granska distriktets ekonomiska förvaltning och räkenskaper. Alla väljs på ett år. 3.3 Stiftelsen Viken-Rosendala Distriktet utser till stiftelsen Viken-Rosendalas styrelse följande funktionärer: Tre ordinarie ledamöter och tre personliga ersättare, en revisor samt en ersättare En ordinarie ledamot bör ingå i Distriktsstyrelsen/Viken-gruppen. 3.4 Övriga funktioner Anställd administratör Distriktskaplan 4. Distriktets valberedning Valberedningen består av följande: Ordförande samt tre ledamöter. Valberedningen väljs på två år. 5. Detaljerade arbetsbeskrivningar Distriktets arbetsbeskrivning för distriktsstyrelsen bilaga 1 Distriktets arbetsbeskrivning för arbetsgrupper bilaga 2 Distriktets arbetsbeskrivning för anställd administratör bilaga 3

3 Detaljerad arbetsbeskrivning för distriktsstyrelsen Bilaga 1 Distriktsordförande (DO) leda styrelsearbetet representera distriktet arbetar för att scoutarbetet inom distriktet följer Scouternas mål, riktlinje samt policy tillsammans med ekonomiansvarig teckna distriktets firma var för sig tillse att distriktsstämman sammankallas enligt stadgarna tillsammans med anställd administratör bevaka att fattade beslut i distriktsstyrelse och på distriktsstämman verkställs tillsammans med styrelsen upprätta förslag till verksamhetsberättelse deltaga i regionsråd/förbundsråd/do-konferens tillsammans med vice distriktsordförande planera distriktsstyrelsen arbete upprätta kallelse och föredragningslista till distriktsstyrelsens sammanträde tillsammans med ekonomiansvarig budgetera och följa upp distriktets ekonomi stödja ekonomiansvarig vad avser arbetsgivaransvaret för av distriktsstyrelsen anställd personal stödja ekonomiansvarig vad avser ledning och fördelning av arbetet för av distriktsstyrelsen anställd personal informerar kårerna via e-postlista ansvarig utgivare för Bla t och distriktets hemsida ingå i och samordna i krisgruppens arbete Vice distriktsordförande (vdo) tillsammans med distriktsordförande planera distriktsstyrelsen arbete stimulera scoutkårerna att genomföra egna läger ansvara för att distriktsläger och andra arrangemang erbjuds scoutkårerna stimulera scoutkårerna till samarbete och utbyte av resurser deltaga i regionsråd/förbundsråd/do-konferens samordnare för utbildningsteam ingå i och samordna krisgruppens arbete Ekonomiansvarig tillsammans med DO teckna distriktets firma var för sig tillsammans med anställd administratör upprätta inventarie- och lagerförteckning över distriktets egendom samt förvalta densamma, exklusive tillgångar på Viken tillse att täckande försäkringar finns för samtlig egendom och verksamhet teckna hyreskontrakt för lokaler som ska disponeras av distriktet tillsammans med DO och arbetsgrupperna budgetera och följa upp distriktets ekonomi kvartalsvis upprätta budgetuppföljningsanalys samt redovisa inför distriktsstyrelsen ansvara för att det till distriktsstyrelsens septembersammanträde finns ett budgetförslag för nästkommande år, efter förslag från bl a arbetsgrupperna varje år upprätta bokslut för det gångna verksamhetsåret i god tid inför distriktets vårstämma förvalta distriktets likvida medel svara för betalning av distriktets åtagande och förpliktelser ansvara, med stöd av anställd administratör, för redovisning och bokföring av distriktets ekonomi svara, med stöd av DO, för arbetsgivaransvaret för av distriktsstyrelsen anställd personal leda och fördela, med stöd av DO, arbetet för av distriktsstyrelsen anställd personal

4 PR och Aktivitetssamordnare (2st) Samordning/informationsspridning mellan kårer/kåraktiviteter Rapportering och fotografering till media Digital redaktör för distriktets sociala medier och till viss del hemsida Synas utåt lokalt t ex organisera deltagande i föreningsmässor mm Samordning med personal på Scouternas västra kansli Ordförande i Programgruppen erbjuda, samordna och utveckla arrangemangen inom distriktet ansvara för att ge PR och puffa för att åka på förbundets arrangemang tillgodose kårernas behov av scoutarrangemang (trivsel, gemenskap) årligen ge förslag till arrangemang som distriktet skall erbjuda ansvara för att ta fram budgetförslag för programverksamheten hålla kontakten med och aktivera kårerna ansvara för att arrangemangsansvariga får krispärmen och information om innebörden i den Ordförande i Viken-gruppen är distriktets funktionsnedsattsansvarig samordna och utveckla distriktets verksamhet för funktionsnedsatta ansvarar för all lägerverksamhet, inklusive konfirmationsläger, på scoutgården Viken ansvarar för kontakten mellan distriktsstyrelsen och stiftelsen Viken-Rosendala upprättar budgetförslag för Viken-gruppen tillsammans med distriktets ekonomiansvarig ansvara för att arrangemangsansvariga får krispärmen och information om innebörden i den Ungdomsledamot för distriktets utmanar- och roverscouters talan i distriktsstyrelsen samordnar utmanar- och rovernas arbete samt stöttar de yngre ledamöterna i arbetsgrupperna informerar distriktets utmanar- och roverscouter om distriktsstyrelsens arbete är kontaktperson för distriktets utmanar- och roverscouter samordnar och stöttar distriktets roverscouter upprättar budgetförslag för sitt verksamhetsområde ansvara för att arrangemangsansvariga får krispärmen och information om innebörden i den

5 Detaljerad arbetsbeskrivning för arbetsgrupper Bilaga 2 Allmänt Informera kårerna om nyheter inom respektive område/ gren svara för att åsikter och önskemål från kårerna vidarebefordras till distriktsstyrelsen deltaga i kurs- och arrangemangsteam vara lyhörda för olika behov och vidareutveckla sin verksamhet delta i förbundets seminarier och kurser inom respektive verksamhet ge förslag till budget och verksamhetsplan samt verksamhetsberättelse Kårfaddrar (varje kår får en fadder ur distriktsledningen) minst en gång per år besöka kåren vid t ex ledarträff minst tre telefonkontakter eller personliga kontakter per år med kåren vidarebefordra sin kännedom om kåren omgående till Ds för att kunna ge kåren bästa möjliga stöd Programgruppen stötta kårer/ kretsar vid planering av bäver- och spårarscoutläger arrangera distriktsmästerskap i patrull-/partävlingar (Bäversvansen, Björnjakten, Silveryxan, Guldkniven) årligen organisera upptäckarscouthajk för hela distriktet årligen organisera äventyrarscouthajk för hela distriktet årligen erbjuda kårerna Hindrikshajk/ distriktshajk erbjuda kårerna verksamhet för 3:dje års äventyrarscouter Vikengruppen varje sommar genomföra Vikenläger, läger för scouter och funktionsnedsatta i olika åldersnivåer och konfirmationsläger, på scoutgården Viken samt tillse att lägren genomförs i scoutings anda vid behov anordna scoutledarkurs om funktionsnedsättningar medverka vid distriktets kurser och träffar verka för att distriktets kårer erbjuder integrerad avdelningsverksamhet ansvara för distriktets materiel och inventarier på scoutgården Viken lägga förslag till distriktsstyrelsen på lägersansvariga för Viken-lägren samordna avstämningsmöte inför och efter läger/arrangemang

6 Detaljerad arbetsbeskrivning för anställd administratör Bilaga 3 vara adjungerad till distriktsstyrelsen såsom sekreterare svara för insamlandet av distriktsstyrelsen och förbundet begärda uppgifter från kårerna svara för kontakten med berörda myndigheter och institutioner tillsammans med DO bevaka att fattade beslut verkställs tillsammans med DO upprätta förslag till verksamhetsberättelse stödja ekonomiansvarig med redovisning och bokföring av distriktets ekonomi månadsvis upprätta avstämningsrapport mot samtliga balanskonton redovisa distriktets likviditet och skattekonton till varje styrelsemöte ansvara för fakturering och indrivning av distriktets fodringar sköta distriktets ansökan för regionsbidrag ansvara för sammanställning av bonusfördelning tillsammans med ekonomiansvarig upprätta inventarie- och lagerförteckning över distriktets egendom svara för att sammanställa och skicka ut Bla t och Matrikel stötta och hjälpa arbetsgrupper