Användning av personella resurser i hemtjänsten, avser år 2007.

Revisionsrapport* Användning av personella resurser i hemtjänsten, avser år 2007. Lindesberg kommun Februari 2008 Fredrik Alm Ingrid Norman Certifierad kommunal revisor *connectedthinking

Innehållsförteckning Sammanfattning...3 1 Uppdrag och revisionsfråga...5 1.1 Revisionsmetod och avgränsning...5 2 Förutsättningar för granskningen...6 2.1 Hemtjänstens organisation...6 2.2 Förutsättningar för analys av personella resurser...7 3 Resultat...8 3.1 Hemtjänstpersonalens arbetstid...8 3.1.1 Vad utförs för vårdtagaren?...10 3.1.2 Iakttagelser och bedömningar...12 3.2 Tidredovisning...12 3.2.1 Biståndsbedömd tid och utförd tid...12 3.2.2 Närvarotid och utförd tid...13 3.2.3 Frånvaro...14 3.2.4 Iakttagelser och bedömningar...16 3.3 Resursernas anpassning till behoven...17 3.3.1 Iakttagelser och bedömningar...18 3.4 Brukarnas nöjdhet med hemtjänstinsatser...18 3.4.1 Iakttagelser och bedömningar...19 2

Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lindesbergs kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning och analys av användningen av de personella resurserna inom hemtjänsten i Lindesbergs kommun. Revisionsfrågan för granskningen har varit: Hur säkerställer nämnden att det finns en ändamålsenlig organisation samt tillräcklig intern kontroll och uppföljning avseende vårdtagarnas bedömda behov och de personella resurserna inom hemtjänsten? Granskningen syftar till att granska och analysera: hur hemtjänstpersonalen använder sin arbetstid, hur stor del som kommer vårdtagarna till godo, hur stor del av personalens frånvaro som är oplanerad och på vilket sätt frånvaro kompenseras, om resurserna är anpassade till behoven i de olika enheterna, hur nöjda brukare och/eller anhöriga är med hemtjänstinsatserna genom att t.ex. ta in resultat från brukarundersökningar och klagomålshantering. För att besvara revisionsfrågan har hemtjänstpersonalen genomfört en tidmätning under 14 dagar. Därtill har uppgifter om närvaro- och frånvarotid samlats in under samma period. Det finns en stor differens mellan tillgänglig närvarotid och utförd tid under mätperioden. Personalen har enligt mätningen inte utfört 1 010 timmar, motsvarande 13 årsarbetare. Under mätperioden har vissa grupper haft inställda insatser, färre vårdtagare och vårdtagare med lägre omvårdnadsbehov än man vanligtvis har. Svårigheter med att fylla i blanketten och skanningstekniska fel kan även det ha viss inverkan. Vi kan därför inte dra några säkra slutsatser om att det finns ett antal årsarbetare för mycket, men man borde ha täckning för eventuella volymökningar med nuvarande personalantal. En negativ differens återfinns även mellan biståndsbedömd tid och utförd SoL-tid, 550 timmar. Detta föranleder en fråga om huruvida de enskilda insatserna tillgodoses. En tänkbar förklaring är att den schablon för tidsåtgång som används vid biståndsbedömning ger mer tid än vad som är nödvändigt för att utföra insatsen eller att bemanningen är högre än behovet. Vi föreslår att nämnden analyserar förhållandet ytterligare och följer upp detta med mätningar vid ett flertal tillfällen. Om det vid upprepade mätningar visar sig att det är vanligt med svängningar och viss överkapacitet bör nämnden diskutera om sådan överkapacitet kan användas för att öka samarbetet med särskilt boende eller annan verksamhet. Totalt kommer 54 procent av hemtjänstpersonalens tid vårdtagarna till godo. Tillsammans med restid/gångtid blir andelen direkt insatstid 72 procent. I grupperna finns variationer från 63 till 82 procent. Utifrån vårt riktvärde att denna andel bör vara mellan 70 och 80 procent är vår bedömning att produktiviteten är jämförelsevis god i kommunen. Vi föreslår likväl att Socialnämnden sätter upp ett mål för denna produktivitet. 3

När det gäller frånvaro ges att merparten, 58 procent, var oplanerad under mätperioden. Denna andel är jämförelsevis hög men beror troligtvis på tillfälligheter. Av frånvarotiden har 75 procent kompenserats. Vanligtvis kompenseras all frånvaro, men givet att närvarotiden överskrider utförd tid är vår slutsats att all frånvaro inte behöver kompenseras i detta fall. Frånvaron har kompenserats genom vikarietimmar 91 procent, övertid/fyllnadstid 5 procent medan lån från andra grupper endast utgör 3 procent. När det gäller lån från andra grupper ligger kommunen mycket lågt jämfört med tidigare granskningar, vilket vanligtvis förklaras av långa geografiska avstånd. Givet att flertalet grupper utfört mindre tid än närvarotiden är dock vår bedömning att lånen mellan grupperna kan öka betydligt, framför allt bland de grupper som är samlokaliserade. När det gäller resursernas anpassning till behoven ges att varje årsarbetare har att utföra 38,4 timmar SoL-insatser enligt biståndsbeslut under två arbetsveckor. Merparten av grupperna uppvisar värden som är liknande detta genomsnitt medan fem grupper avviker kraftigt. Vi ser ingen logisk förklaring till dessa avvikelser utan anser att förhållandet indikerar ett behov av att se över den nuvarande fördelningen av resurser. Vid tidpunkten för granskningen genomfördes inte undersökningar riktade till de vårdtagare som får hemtjänstinsatser. Vidare sker ingen sammanställning av de synpunkter och klagomål som inkommer till verksamheten och/eller förvaltningen. Vi kan utifrån dessa faktum inte bedöma huruvida vårdtagarna är nöjda med de hemtjänstinsatser som ges. Vårt förslag är att kvalitetsmätningar bör genomföras regelbundet och på ett systematiskt sätt. Vi föreslår även nämnden att upprätta en rutin där muntliga och skriftliga klagomål och synpunkter sammanställs för analys. Vår sammanfattande bedömning, utifrån ovanstående genomgång, är att nämnden inte i tillräcklig omfattning har intern kontroll och uppföljning avseende vårttagarnas bedömda behov och de personella resurserna inom hemtjänsten. Införandet av planerings- och debiteringssystemet TES bedömer vi kunna förbättra styrning och uppföljning av hemtjänstinsatser och personella resurser, men det finns förbättringsområden som nämnden behöver ta ställning till. Dessa är hur eventuell överkapacitet ska hanteras, hur flexibiliteten mellan grupperna kan ökas, att upprätta en rutin för klagomålshantering med sammanställning och analys samt att genomföra regelbundna kvalitetsmätningar. 4

1 Uppdrag och revisionsfråga På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lindesbergs kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning och analys av användningen av de personella resurserna inom hemtjänsten i Lindesbergs kommun. I många kommuner väljer äldre personer att bo kvar i sina ordinarie bostäder och få hjälp med service- och omvårdnadsinsatser i det egna hemmet. Detta innebär att hemtjänsten får ett större arbetsområde och att personer med större vårdtyngd ska ges insatser, vilket påverkar hemtjänstpersonalens arbetssituation. Från vårdtagarnas håll förekommer det ibland synpunkter på den hjälp som givits samt att de inte alltid är tillfreds med att få hjälp av flera olika personer i hemtjänstgruppen. Revisionsfrågan för granskningen har varit: Hur säkerställer nämnden att det finns en ändamålsenlig organisation samt tillräcklig intern kontroll och uppföljning avseende vårdtagarnas bedömda behov och de personella resurserna inom hemtjänsten? Granskningen syftar till att granska och analysera: hur hemtjänstpersonalen använder sin arbetstid, hur stor del som kommer vårdtagarna till godo, hur stor del av personalens frånvaro som är oplanerad och på vilket sätt frånvaro kompenseras, om resurserna är anpassade till behoven i de olika enheterna, hur nöjda brukare och/eller anhöriga är med hemtjänstinsatserna genom att t.ex. ta in resultat från brukarundersökningar och klagomålshantering. 1.1 Revisionsmetod och avgränsning Granskningen avser mätning av resursutnyttjandet under vecka 42 och 43 i oktober 2007 för samtliga hemtjänstgrupper inom Lindesbergs kommun. Innan mättillfället genomfördes ett planeringsmöte med avdelningschef för äldreomsorgen, enhetschefer för hemtjänsten samt enhetschef för biståndsbedömningen. Syftet och upplägget av tids- och aktivitetsmätningen diskuterades. Till mötet hade Komrev tagit fram blankettförslag som efter genomgång och diskussion anpassades för hemtjänsten i Lindesberg. Följande blanketter har använts: blanketter (dag/kväll) för registrering av tid för hemtjänstgruppernas arbetsinsatser, blankett för registrering av vårdpersonalens närvarotid respektive frånvarotid, blankett för anteckningar av särskilda händelser som påverkat tidsredovisningen. 5

Komrev mångfaldigade och skickade ut samtliga blanketter direkt till enhetschefer eller av dessa utsedda representanter för personalgrupperna. Efter mätningen skickades samtliga blanketter åter till Komrev där de bearbetades optiskt med skanner. Efter genomförandet presenterades i mitten av januari ett preliminärt resultat för chef äldreomsorg, enhetschefer för hemtjänsten samt enhetschef för biståndsbedömningen. 2 Förutsättningar för granskningen 2.1 Hemtjänstens organisation Kommunen har 14 områden/grupper fördelade på 6 enhetschefer med hemtjänstpersonal som arbetar dagtid och kvällstid. De har gemensam nattpatrull. Nattpatrullens insatser ingår inte i underlaget som granskats. Nedanstående uppgifter avser mätveckorna. Tabell 1 Antal brukare och årsarbetare under mätperioden Antal brukare med biståndsbedömd tid Antal årsarbetare Bondskogen 17 6,88 Borgmästaren 33 7,38 Fellingsbro 1 20 9,41 Fellingsbro 2 24 8,12 Frövi 1 40,91 Frövi 2 50 8,32 Granliden 38,07 Hagaberg 34 12,15 Linden 51 13,71 Ramsberg 32,29 Skinnarbacken 23 8,16 Storå 35 13,80 Vedevåg 18 3,90 Västerplan 34 8,43 Totalt 449 134,52 Anm. Vedevågsgruppen utgår från särskilt boende. Frövi kvällspatrull ingår i Frövi 1 och 2. Inom Örebro län har kommunerna genom avtal ansvaret för hemsjukvården. Detta innebär att kommunens hemtjänstpersonal även utför hemsjukvårdsinsatser. Det vanligaste är att hemtjänstens personal tar med mediciner ut till de brukare inom ordinärt boende som inte klarar att hantera sin medicin själva. Hemtjänstpersonalen har regelbundna kontakter med kommunens sjuksköterskor, som även delegerar vissa hälso- och sjukvårdsinsatser till hemtjänstpersonal. Det kan vara insatser som att ge insulin, att sköta omläggningar och att dela ut medicin. Dessa insatser omnämns som HSL-insatser i denna granskning. 6

2.2 Förutsättningar för analys av personella resurser Som utgångspunkt för att bedöma fördelade resurser till hemtjänsten har vi jämfört vårt resultat med två rapporter, varav en från Svenska Kommunförbundet 1 och en från Revisionskontoret i Borås. I Svenska Kommunförbundets rapport redovisas en modell för beräkning av kostnader för en timme utförd hemtjänst. Modellen utarbetades i samarbete med 23 kommuner i landet och beskriver bland annat vad som ingår i en hemtjänsttimme. Ur rapporten har vi hämtat jämförelseuppgifter om så kallad kringtid som måste finnas i en hemtjänstgrupp utöver den direkta tid som utförs hemma hos vårdtagaren. Kringtiden består bland annat av färdtid, planeringstid, arbetsplatsträffar, fortbildning, dokumentation och introduktion av nyanställda. Rapporten visar att i de deltagande kommunerna varierade kringtiden mellan 35 och 60 procent av den totala arbetstiden. I rapporten har bedömts sannolikt att kringtiden kan ligga på cirka 40 procent. Det finns kommuner som för den egna verksamheten har ett löpande resursfördelningssystem för hemtjänst baserat på beslutade timmar. Från tre kommuner vi själva haft kontakt med innebär deras beräkning att ersättning ges för beslutad insatstid plus 10 procent, 12 procent respektive 15 procent för kringtid. Samtliga dessa exempelkommuner uppger att de fördelade resurserna stämmer relativt väl överens med utfallet. Undantag uppges vara då beslutade timmar väsentligt minskar och det kan ta någon tid innan personalbemanningen kan anpassas. Resursfördelningssystem i denna form kräver ett flexibelt samarbete mellan hemtjänstgrupperna för att vid behov kunna omfördela resurser. Revisionskontoret i Borås har i en rapport kallad Mått och nyckeltal fört resonemang kring tid som måste åtgå i hemtjänst för annat än insatser direkt hos vårdtagarna. Revisionen har utifrån en tidsstudie av hemtjänsten gjort en beräkningsmodell, och angett att ca 75-80 procent av totalarbetstid bör vara direkt insatstid. Restiden är då inkluderad. Vi har med ovan angivna utgångspunkter bedömt att andelen direkt insatstid hos vårdtagaren (beslutad tid) av tillgänglig personaltid i alla fall bör vara mellan 70-80 procent inklusive restid. Det innebär att tid för planering, personalmöten med mera utgör mellan 20-30 procent. I jämförelse med kommunerna i exemplen ovan är denna andel väl tilltagen. 1 Hemtjänsttimmen, Svenska Kommunförbundet, februari 2003. 7

3 Resultat Det huvudsakliga materialet i tids- och aktivitetsmätningen har hemtjänstpersonalen svarat för. För varje arbetspass har de fyllt i en blankett med antalet arbetade minuter per insats. Blanketten hade 25 olika insatstyper att välja mellan. Insatserna var grupperade inom fyra huvudområden: Direkt tid hos vårdtagare - med undergrupperna service- och omvårdnadsinsatser enligt SoL 2 samt HSL 3 -insatser. Indirekt tid för vårdtagare - gång-/restid, dokumentation, planering, m.m. Övrigt - LASS/LSS 4 -insatser m.m. Övrigt administrativt arbete - personalmöte/kurs, lokalstädning, rast/lunch, m.m. Vid samtliga procentberäkningar har redovisad tid för lunch exkluderats från huvudområdet övrigt administrativt arbete. 3.1 Hemtjänstpersonalens arbetstid Av all arbetad tid under de två mätveckorna utgörs 45 procent av service- och omvårdnadsinsatser och 9 procent av HSL-insatser. Således är det direkta tiden för vårdtagaren 54 procent, medan den indirekta tiden för vårdtagaren utgör 27 procent. Diagram 1 Dag och kväll fördelad efter SoL, HSL och övriga huvudområden (%) Övrigt adm arbete 15% Övrigt 3% SoLinsatser 45% Indirekt tid för vårdtagare 27% HSLinsatser 9% 2 SoL - Socialtjänstlagen, i detta fall beviljade insatser enligt SoL. 3 HSL - Hälso- och sjukvårdslagen, i detta fall beviljade insatser enligt HSL. 4 LASS/LSS - Lagen om assistentersättning/lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. I detta fall beviljade insatser enligt LASS/LSS. 8

Övrigt administrativt arbete står för 15 procent av tiden. Huvudområdet övrigt uppvisar den minsta delen, 3 procent, under tvåveckorsperioden. Diagram 2 Dag och kväll fördelad efter SoL, HSL samt övriga huvudområden (%) Bondskogen 39 8 26 1 26 Borgmästaren 46 26 1 15 Fellingsbro 1 43 5 29 1 22 Fellingsbro 2 42 6 27 1 24 Frövi 1 47 25 4 14 Frövi 2 41 9 24 7 19 Frövi kvällspatrull 32 20 38 1 9 Granliden 54 7 28 2 9 Hagaberg 47 25 4 13 Linden 52 21 4 Ramsberg 36 8 42 2 12 Skinnarbacken 40 34 1 14 Storå 51 22 3 13 Vedevåg 37 37 4 Västerplan 51 9 25 2 13 Totalt 45 9 27 3 15 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% SoL-insatser HSL-insatser Indirekt tid för vårdtagare Övrigt Övrigt adm arbete Mellan grupperna varierar service- och omvårdnadsinsatserna från 32 till 54 procent. Indirekt tid varierar mellan 21 och 42 procent. Även övrigt administrativt arbete varierar mellan grupperna. Som lägst noteras 9 procent och som högst 26 procent. En stor del av indirekt tid utgörs av restid till och från vårdtagarna. Som ges i tabell 2 varierar gruppernas restid mellan 9 och 31 procent under mätperioden. 9

Tabell 2 Dag och kväll fördelad efter SoL, HSL och huvudområden med två insatser särredovisade (%) Direkt tid för vårdtagare (%) Indirekt tid för vårdtagare (%) Övrigt (%) Övrigt adm. Direkt in- SoL-insats HSL-insats Totalt varav restid Totalt varav larm arbete (%) satstid (%) Bondskogen 39 8 26 15 1 1 26 63 Borgmästaren 46 26 15 1 0 15 72 Fellingsbro 1 43 5 29 15 1 1 22 64 Fellingsbro 2 42 6 27 15 1 0 24 63 Frövi 1 47 25 12 4 4 14 74 Frövi 2 41 9 24 14 7 6 19 70 Frövi kvällspatr. 32 20 38 22 1 1 9 75 Granliden 54 7 28 17 2 2 9 80 Hagaberg 47 25 16 4 3 13 77 Linden 52 21 9 4 4 76 Ramsberg 36 8 42 28 2 1 12 73 Skinnarbacken 40 34 21 1 0 14 72 Storå 51 22 9 3 2 13 73 Vedevåg 37 37 31 4 3 82 Västerplan 51 9 25 15 2 1 13 76 Totalt 45 9 27 16 3 2 15 72 Den direkta insatstiden, det vill säga SoL- och HSL-insatser, restid och larmtid, utgör 72 procent av all utförd tid för kommunen totalt. Gruppernas andelar varierar mellan 63 och 82 procent. 3.1.1 Vad utförs för vårdtagaren? Den tidigare redovisningen avser all registrerad tid som utförts under mätperioden. I detta stycke utgörs all redovisning av SoL- och HSL-insatser, det vill säga insatser som utförs hemma hos vårdtagaren eller i nära anslutning till hemmet så som matinköp. 10

Diagram 3 Tid fördelad efter insatser för vårdtagaren (%) HSL-insatser Övrig omvårdnad 2% Vårdplaneringsmöte 0% Övriga HSL-insatser 2% Träning (rehab) 1% Med/insulin/ögondroppa r mm 15% Matning/tillsyn 7% Omvårdnadsinsatser På-/avklädning, tvätt/dusch mm 27% Städ/tvätt/bädd mm 30% Matinköp med brukare 1% Matinköp utan vårdtagare 8% Matdistribution 2% Övrig service 3% Serviceinsatser Promenad/social aktivering 3% Tabell 3 Dag- och kvällstid för vårdtagaren fördelad efter insatser (%) Serviceinsatser Omvårdnadinsatser HSL-insatser Totalt varav Städ/ tvätt/bädd Totalt varav På-/avkläd, hygien/dusch Totalt varav Medicinering/omläggning Bondskogen 39 22 44 33 17 15 Borgmästaren 39 23 42 29 19 17 Fellingsbro 1 61 39 28 24 10 Fellingsbro 2 56 33 32 21 13 12 Frövi 1 44 30 37 32 19 15 Frövi 2 47 31 35 28 19 17 Frövi kvällspatrull 25 24 36 29 38 38 Granliden 49 33 40 24 12 Hagaberg 46 32 35 30 19 17 Linden 41 23 42 30 17 14 Ramsberg 40 25 41 30 19 16 Skinnarbacken 48 35 30 24 22 18 Storå 51 37 31 23 18 16 Vedevåg 50 29 27 19 23 20 Västerplan 52 34 33 17 15 10 Totalt 47 30 36 27 17 15

Den mesta tiden för vårdtagaren, 47 procent, går till serviceinsatser varav städning, bäddning och tvätt utgör 30 procent. Personlig omvårdnad utgör 36 procent av tiden för vårdtagaren och insatser såsom på- och avklädning och personlig hygien är den främsta insatsen med 27 procent. HSL-insatserna utgör resterande 17 procent där medicinering, insulin, omläggning med mera står för 15 procent av tiden. 3.1.2 Iakttagelser och bedömningar Totalt kommer 54 procent av hemtjänstpersonalens tid vårdtagarna till godo. Tillsammans med restid/gångtid blir andelen direkt insatstid 72 procent. Det finns lokala variationer från Bondskogsgruppen och Fellingsbro grupp 2 med 63 procent till Vedevågsgruppens 82 procent. De lägre andelarna förklaras av att grupperna haft ett flertal inställda insatser under mätperioden. Utifrån vårt riktvärde att denna andel bör vara mellan 70 och 80 procent är vår bedömning att produktiviteten är jämförelsevis god i kommunen. Vi föreslår likväl att Socialnämnden sätter upp ett mål för denna produktivitet. Av den tid som kommer vårdtagarna till godo är fördelningen mellan service-, omvårdnads- och HSL-insatser 47, 36 och 17 procent. Således utgör serviceinsatser närmare hälften av tiden för vårdtagaren. Andelen serviceinsatser är jämförelsevis hög i Lindesberg. Vid diskussioner har detta resultat bekräftats då man har mindre omfattande biståndsbeslut (1-9 h/vecka) för till exempel städning och tvätt. Förhållandet service-, omvårdnads- och HSL-insatser varierar mellan grupperna vilket främst beror på att gruppernas vårdtagare har olika stort omvårdnadsbehov. Skillnaden kan även bero på att det finns olika lokala kulturer av omhändertagande som mer styrs av traditioner och förväntningar än av formella beslut. Ett planerings- och debiteringssystem, TES, är på väg att införas under våren 2008. Införandet av detta system borde garantera att avvikelserna mellan grupperna på grund av lokala traditioner minimeras. 3.2 Tidredovisning 3.2.1 Biståndsbedömd tid och utförd tid I samband med tid- och aktivitetsmätningen lämnade biståndsbedömningen uppgifter om biståndsbedömd tid för service- och omvårdnadsinsatser under tvåveckorsperioden. 12

Tabell 4 Biståndsbedömd tid och utförd tid för service- och omvårdnadsinsatser under tvåveckorsperioden Biståndsbedömd tid Utförd SoL-tid Differens (h) Differens (%) Bondskogen 246 221-25 -10 % Borgmästaren 294 275-19 -6 % Fellingsbro 1 182 279 97 53 % Fellingsbro 2 286 263-23 -8 % Frövi 1 497 469-28 -6 % Frövi 2 519 384-135 -26 % Granliden 486 434-52 - % Hagaberg 443 428-15 -3 % Linden 542 537-5 -1 % Ramsberg 420 309-1 -26 % Skinnarbacken 228 217 - -5 % Storå 405 413 8 2 % Vedevåg 162 80-82 -51 % Västerplan 451 302-149 -33 % Totalt 5 161 4 6-550 - % Anm. Frövi kvällspatrull ingår i Frövi 1 och 2. Totalt finns en differens mellan biståndsbedömd tid och utförd SoL-tid på 550 timmar under tvåveckorsperioden. Endast två grupper har utfört fler timmar än det finns beslut om. Biståndsbedömd tid är lika med schabloniserad medan den utförda tiden är verklig tid. Vi vet att några vårdtagare varit på lasarett eller korttidsvård under mätperioden vilket är en del av förklaringen till att utförd tid är lägre. 3.2.2 Närvarotid och utförd tid I samband med tid- och aktivitetsmätningen lämnade enhetscheferna uppgifter om närvarotid (schemalagd tid, vikarietimmar, övertid m.m.) och frånvarotid (sjukdom, semester, utbildning m.m.) under tvåveckorsperioden. Vår definition av närvarotid är schemalagd tid minus frånvarotid plus kompenserad frånvarotid. 13

Tabell 5 Närvarotid och utförd tid i timmar (h) under tvåveckorsperioden Närvarotid Utförd tid Differens (h) Differens (%) Bondskogen 472 468-4 -1 % Borgmästaren 490 480-10 -2 % Fellingsbro 1 586 580-6 -1 % Fellingsbro 2 517 549 32 6 % Frövi 1 809 779-30 -4 % Frövi 2 747 723-24 -3 % Frövi kvällspatrull 87 89 2 2 % Granliden 816 713-103 -13 % Hagaberg 745 740-5 -1 % Linden 974 850-124 -13 % Ramsberg 826 699-127 -15 % Skinnarbacken 533 424-109 -20 % Storå 929 660-269 -29 % Vedevåg 304 164-140 -46 % Västerplan 596 502-94 -16 % Totalt 9 430 8 420-1 010 - % Utifrån de uppgifter vi fått finns även här en negativ differens. Det skiljer 1 010 timmar mellan den registrerade tiden (tidmätningens resultat) och den tid grupperna har till förfogande under mätperioden. Endast två grupper har registrerat mer tid än man haft tillgängligt enligt schema, vikarietimmar med mera. 3.2.3 Frånvaro Planerad frånvaro, såsom tjänstledighet, semester och utbildning, kan oftast kompenseras med god framförhållning. När det däremot handlar om oplanerad frånvaro i form av sjukdom och vård av barn kan det få konsekvenser för verksamhet och vårdtagare. Diagram 4 Frånvarotid fördelad efter frånvaroorsak (%) Lånat ut till andra grupper 2 Utbildning 7 Kompedighet 1 Facklig tid 1 Semester 22 Sjukdom 56 Tjänstledighe t 9 Vård av barn 2 14

Under mätperioden uppgick den oplanerade frånvaron till 58 procent av all frånvaro. Av all planerad frånvaron, totalt 42 procent, utgjorde tid för semester 22 procent. Tabell 6 Frånvarotimmar och kompenserade timmar Kompenserade Frånvarotimmar timmar Differens (h) Differens (%) Bondskogen 79 63-16 -20 % Borgmästaren 19 19 0 0 % Fellingsbro 1 131 53-78 -60 % Fellingsbro 2 292 191-101 -35 % Frövi 1 221 204-17 -8 % Frövi 2 292 298 6 2 % Frövi kvällspatrull 18 18 0 0 % Granliden 107 93-14 -13 % Hagaberg 304 182-122 -40 % Linden 187 188 1 1 % Ramsberg 68 52-16 -24 % Skinnarbacken 126 84-42 -33 % Storå 193 92-101 -52 % Vedevåg 26 26 0 0 % Västerplan 77 47-30 -39 % Totalt 2 139 1 609-530 -25 % Av all frånvaro (sjukdom, semester, tjänstledighet) som registrerats under mätperioden, 2 139 timmar, har endast 1 609 kompenserats (vikarietimmar, lån från andra grupper, övertid). Således har 25 procent av frånvaron inte kompenserats och så ser det ut i de flesta grupper. En förklaring kan vara att vårdtagare inte behövt de insatser som de beviljats under perioden. Endast två grupper har överkompenserat frånvaron, men i båda dessa fall rör det sig om ett fåtal timmar. 15

Diagram 5 Kompenserad tid fördelad efter typ av kompensation (%) Bondskogen 79 21 Borgmästaren 100 Fellingsbro 1 83 17 Fellingsbro 2 94 1 5 Frövi 1 93 5 2 Frövi 2 87 7 3 3 Frövi kvällspatrull 100 Granliden 100 Hagaberg 77 23 Linden Ramsberg Skinnarbacken Storå 100 100 96 100 12 Vedevåg 73 27 Västerplan 99 1 Totalt 91 3 5 1 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Vikarietimmar Lån från andra grupper Övertid/fyllnadstid för fasta tjänster Plustimmar Av all kompenserad frånvaro utgör vikarietimmar 91 procent, övertid/fyllnadstid 5 procent och lån från andra grupper 3 procent. Vissa skillnader noteras bland grupperna, andelen vikarietimmar varierar mellan 73 till 100 procent. 3.2.4 Iakttagelser och bedömningar Den differens som finns mellan biståndsbedömd tid och utförd SoL-tid, 550 timmar, föranleder en fråga om huruvida de enskilda insatserna tillgodoses. Vi vet att detta i några fall beror på att vårdtagaren inte varit hemma under mätperioden eller avsagt sig hjälp. Vi ser dock differensen, motsvarande sju årsarbetare, som alltför stor för att detta skulle vara den enda tänkbara förklaringen. En annan tänkbar förklaring är att den schablon för tidsåtgång som används vid biståndsbedömning ger mer tid än vad som är nödvändigt för att utföra insatsen eller att bemanningen är högre än behovet. Vi föreslår att nämnden analyserar förhållandet ytterligare och följer upp detta med mätningar vid ett flertal tillfällen. Vi har även noterat en stor differens mellan tillgänglig närvarotid och utförd tid under mätperioden. Skillnaden uppgår till 1 010 timmar, motsvarande 13 årsarbetare. Under 16

mätperioden har vissa grupper, förutom inställda insatser, haft färre vårdtagare samt vårdtagare med lägre omvårdnadsbehov än vanligtvis. En anledning till att den utförda tiden är lägre kan även vara svårigheter med att fylla i blanketten och skanningstekniska fel. Vi kan därför inte dra några säkra slutsatser om att det finns ett antal årsarbetare för mycket, men man borde ha täckning för eventuella volymökningar med nuvarande personalantal. Om det vid upprepade mätningar visar sig att det är vanligt med svängningar och viss överkapacitet bör nämnden diskutera om sådan överkapacitet kan användas för att öka samarbetet med särskilt boende eller annan verksamhet. När det gäller frånvaro ges att merparten, 58 procent, var oplanerad under mätperioden. Denna andel är jämförelsevis hög men beror troligtvis på tillfälligheter. Av all frånvaro under perioden har endast 75 procent kompenserats. Vanligtvis kompenseras all frånvaro, men givet att närvarotiden (inklusive kompenserad frånvaro) överskrider utförd tid blir slutsatsen att all frånvaro inte behöver kompenseras i detta fall. Detta under förutsättning att man säkerställt att de enskilda insatserna verkligen genomförts. Vidare är det positivt att endast 5 procent av kompenserad frånvaro tagits ut som övertid/fyllnadstid då detta kan vara en dyr form av arbetstid. Den största delen kompensation utgörs av vikarietimmar med 91 procent medan lån från andra grupper endast utgör 3 procent. När det gäller lån från andra grupper ligger kommunen mycket lågt jämfört med tidigare granskningar, vilket vanligtvis förklaras av långa geografiska avstånd. Givet att flertalet grupper utfört mindre tid än närvarotiden är dock vår bedömning att lånen mellan grupperna kan öka betydligt, framför allt bland de grupper som är samlokaliserade. 3.3 Resursernas anpassning till behoven För att uttala oss om hur resurserna anpassas till gruppernas behov har vi beräknat den biståndsbedömda tiden per årsarbetare. Utifrån denna beräkning ska varje årsarbetare utföra 38,4 timmar SoL-insatser under två arbetsveckor. 17

Tabell 7 Biståndsbedömd tid och utförd tid för service- och omvårdnadsinsatser under tvåveckorsperioden Vårdtagare med bedömd tid Medicinsk insats Trygghetslarm Matdistribution Biståndsbedömd tid Årsarbetare Bist. bedömd tid per Årsarb Bondskogen 17 13 18 7 246 6,88 35,8 Borgmästaren 33 26 24 13 294 7,38 39,8 Fellingsbro 1 20 15 19 16 182 9,41 19,3 Fellingsbro 2 24 15 13 10 286 8,12 35,2 Frövi 1 40 30 29 25 497,91 41,7 Frövi 2 50 33 29 20 519 8,32 62,4 Granliden 38 25 34 25 486,07 43,9 Hagaberg 34 23 25 16 443 12,15 36,5 Linden 51 33 33 27 542 13,71 39,5 Ramsberg 32 20 21 20 420,29 37,2 Skinnarbacken 23 15 9 228 8,16 27,9 Storå 35 24 21 10 405 13,80 29,3 Vedevåg 18 6 21 8 162 3,90 41,5 Västerplan 34 19 33 12 451 8,43 53,5 Totalt 449 293 333 216 5 161 134,52 38,4 Anm. Frövi kvällspatrull ingår i Frövi 1 och 2. För medicinsk insats, trygghetslarm och matdistribution beräknas ingen schablontid för utförande. Av ovanstående tabell kan utläsas frekvensen som respektive grupp lägger tid på utöver de biståndsbedömda insatserna. Tabellen visar att varje årsarbetare inom hemtjänsten i Lindesbergs kommun ska i genomsnitt utföra 38,4 timmar SoL-insatser enligt biståndsbeslut under två arbetsveckor. Av 14 grupper återfinns 9 i spannet 35 till 44 timmar per årsarbetare. 3.3.1 Iakttagelser och bedömningar Trots att flera grupper ligger nära genomsnittet har vi noterat att ett antal grupper avviker kraftigt. Dessa är Fellingsbro grupp 1, Frövi grupp 2, Skinnarbacken, Storå och Västerplan. Vi ser ingen logisk förklaring till dessa avvikelser utan anser att förhållandet indikerar behov av att se över den nuvarande fördelningen av resurser. Noterbart är att Fellingsbro grupp 1 har det lägsta antalet timmar per årsarbetare med 19,3. Samtidigt, se tabell 4, har man utfört 97 timmar utöver de 182 timmar som det finns biståndsbeslut på under perioden. När det gäller Frövi grupp 2 är förhållandet det omvända. Där ska gruppen utföra 62,4 timmar per årsarbetare under en tvåveckorsperiod. I mätningen framgår dock att man inte utfört de 519 timmar som det finns beslut om. Endast 384 SoL-timmar utfördes. 3.4 Brukarnas nöjdhet med hemtjänstinsatser Vid tidpunkten för granskningen genomfördes inte undersökningar riktade till de vårdtagare som får hemtjänstinsatser. Nämnden har för avsikt att genomföra detta framgent, men det finns ingen kommande undersökning inplanerad. 18

Nämnden uppmanar dem som har synpunkter eller klagomål på äldreomsorgen att antingen vända sig till ansvarig chef, personalen eller att skriva ner dem och skicka dem till socialförvaltningen. Det sker ingen sammanställning av de klagomål som inkommer. 3.4.1 Iakttagelser och bedömningar I arbetet med att utveckla kvaliteten och förbättra verksamheten bör det ingå att regelbundet föra en dialog med dem som nyttjar äldreomsorgens insatser. Mätningar kan exempelvis genomföras i form av intervjuer eller enkäter. Vårt förslag är att kvalitetsmätningar bör genomföras regelbundet och på ett systematiskt sätt. För närvarande sammanställs inte vårdtagarnas eller närståendes synpunkter på ett systematiskt sätt. Sedan 2006 finns en föreskrift (SOSFS 2006:) om att det ska finnas rutiner för att samla in och använda synpunkter och klagomål för att förebygga fel och brister och för att utveckla verksamheten. Vi föreslår nämnden att upprätta en sådan rutin där både muntliga och skriftliga klagomål och synpunkter sammanställs för analys. Vi kan utifrån dessa faktum inte bedöma huruvida vårdtagarna är nöjda med de hemtjänstinsatser som ges. 19