Förstudie E-arkiv Infrastruktur för digitalt bevarande av handlingar Dokumentet ska diarieföras Förstudie E-arkiv infrastruktur för digitalt bevarande av handlingar Anna Danielsson, projektledare Sida: 1 (12) Version P2.0
1 Godkännande Beställare Anna Lindholm Datum Projektägare Elisabet Ahlin Datum 2 Bakgrund Problemställning Information i olika former är en av universitetets absolut största resurser, vilken allt mer hanteras digitalt; i olika verksamhetssystem, i e-post, på gemensamma serverytor osv. Som en värdefull resurs är information väl värd att hantera på ett genomtänkt och organiserat sätt. På sikt kommer de sammanlagda bristerna i den nuvarande hanteringen av information leda till stora informationsförluster. Universitetet behöver därför satsa på en långsiktig informationsförvaltning. De bestämmelser som styr universitetets registrering, arkivering och hantering av allmänna handlingar finns framförallt i tryckfrihetsförordningen (1949:105), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) samt i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS). För att universitetet ska kunna sägas följa lagstiftarens krav behöver digitala handlingar som upprättas i universitetets verksamhet kunna tas om hand på ett säkert sätt och i det format som de upprättats, dvs digitala handlingar ska bevaras digitalt. Dessutom måste universitetet ha sådan god ordning på sina handlingar så att utlämning kan ske när allmänheten frågar efter dem. Förutom allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar ska behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt framtida forsknings behov tas i beaktande vid bevarande och gallring. För majoriteten av de digitala handlingar som behöver tas till vara gäller att universitetet saknar teknisk lösning för ett långtidsbevarande. Detta gäller framförallt handlingar som förekommer i kärnverksamheten, exempelvis kursdokumentation som lagras på lärplattform (GUL) eller serverytor och forskningsdata som lagras på usb-stickor, hårddiskar eller serverytor. Idag behöver stora delar av de här handlingarna skrivas ut på papper för att de ska kunna bevaras. En hantering som inte är särskilt kostnadseffektiv eller ger de återsöknings- och återanvändningsmöjligheter som är önskvärda. När det gäller forskningsdata är det i många fall heller inte möjligt att skriva ut utan att informationsvärdet går förlorat. Digitala handlingar förekommer också i en mängd andra verksamhetssystem. Universitetet har en informationsmiljö där majoriteten av dokument, registerdata och metadata som ska bevaras hanteras i system. Det innebär att system inte får stängas ner/bytas ut utan att handlingar förts över till ett långsiktigt bevarande. För att föras över till ett långsiktigt bevarande kommer systemen behöva teknisk anpassning och genomgå gallringsutredningar kring innehållet för att ta reda på vilka handlingar som ska bevaras och vilken information som kan gallras. I vissa fall måste också metadata läggas till handlingar för att de ska vara sökbara utanför källsystemet. Det kan också bli Sida: 2 (12)
nödvändigt att konvertera befintliga informationstyper till bevarandeformat. Detta medför i sin tur att den verksamhetsnära systemförvaltningen måste betraktas som en del av universitetets dokumenthantering. För att information ska kunna tas om hand på ett bra sätt är det viktigt att universitetet har kontroll över vilken information som finns och vilken som överhuvudtaget är relevant att bevara. Särskilt viktigt är det att universitetet har kontroll över den information som utgör allmänna handlingar då vi har en grundlagsstadgad skyldighet att bevara dem och kunna lämna ut dem vid begäran, detta för att uppfylla offentlighetsprincipen. Genom planerade och strukturerade informationsflöden kan bevarandet av digitala handlingar i hög grad optimeras och automatiseras. Automatiserade informationsflöden effektiviserar förutom bevarande även registrering av uppgifter och handläggning av ärenden och bidrar därför till att det är enkelt för den enskilde handläggaren att göra rätt. För att uppnå detta är det viktigt att olika funktioner (t ex styrning av hur information uppstår, säkerhetsklassas, dokumenteras, registreras, hanteras, lagras, sprids, arkiveras, tillgängliggörs och återanvänds) kommer in i ett tidigt skede, redan när informationen skapas. Avgörande för digitalt långsiktigt bevarande är digital hållbarhet. Ett system för bevarande (e-arkiv) ska säkerställa att handlingar som ska bevaras är äkta, tillförlitliga och återanvändbara under en mycket lång tid, övervägande andel av digitala handlingar med tillhörande metadata som tagits om hand för arkivering ska bevaras för all framtid. Under tiden kommer mycket att förändras inom datorindustri och digital lagring, sannolikt är att den tekniska lösningen kommer behöva bytas ut för att hänga med i utvecklingen. Digital hållbarhet kräver därför både en teknisk struktur och lösning så väl som en anpassad organisation och förvaltning med ansvar att hantera kontinuerlig utveckling och underhåll av information och e-arkiv. Vid Statens servicecenter (SSC) pågår arbete med en framtida myndighetsgemensam e-arkivstjänst. Arbetet kommer att följas under förstudien och under den tekniska förstudien kommer SSC vara aktuell som en av leverantörerna i marknadsundersökningen. Oavsett vilken teknisk lösning vi väljer egen drift eller extern, är det viktigt att det finns en intern infrastruktur för digitalt bevarande på plats på universitetet. Under våren 2015 har en Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet (dnr: V 2015/375) fastställts av universitetsdirektören, beslutsdatum 2015-06-01. Implementeringen av strategin har påbörjats under hösten 2015. Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd har bland annat i samarbete med IT-enheten, Informationssäkerhetssektionen vid Fastighetsenheten, samt representanter från Universitetsbiblioteket och SND tagit fram en första mall till bevarandeplaner för verksamhetssystem samt en metod för hur arbetet ska genomföras system för system. 3 Syfte, avgränsningar och inberoenden Syfte Förstudiens syfte är att utreda förutsättningarna för, samt ge förslag på, en infrastruktur för digitalt bevarande av handlingar bestående av organisation, kompetens och system (e-arkiv) för att säkerställa att digitala handlingar bevaras, vårdas och görs åtkomliga på ett säkert sätt över tid. Förslaget ska förena universitetets behov av en effektiv informationsförvaltning med allmänhetens och lagstiftarens krav på kontroll, insyn och ansvar. Effekter som följer av en infrastruktur för digitalt bevarande är att lagstiftarens generella krav avseende e-förvaltning och arkivering kan tillgodoses och offentlighets- och sekretesslagens specifika krav på en god offentlighetsstruktur enklare kan uppnås. Verksamhetsnyttan avspeglas i en mer effektiv hantering av digitala handlingar t ex arkivering av kursdokumentation, möjlighet att effektivisera och kontrollera andra informationsflöden, Sida: 3 (12)
samt möjligheten för hela universitetet att använda e-arkivet som pålitlig informationskälla med tillgänglig och återanvändbar information av hög kvalitét. Vidare skulle infrastrukturen underlätta vidareutveckling av befintliga IT-system och underlätta när olika system måste bytas ut. Ett mer kontrollerat, digitalt informationsflöde minskar på sikt behovet av lättillgängliga fysiska arkivlokaler, även om en viss typ av handlingar fortsatt kommer att behöva bevaras i pappersform. E-arkivet skulle utöver detta kunna fungera som ett nav för leveranser av pliktmaterial till Kungl. bibliotekeket (e-plikt) samt tillgängliggörande av information via webb eller andra gränssnitt. Avgränsningar Förstudien omfattar initialt all information som skapas vid eller inkommer till universitetet vilket innebär information som uppstår i forsknings-, utbildnings- eller administrativa processer. För att gå vidare med ett implementeringsprojekt är det dock avgörande att avgränsa den informationsmängd som inledningsvis ska kartläggas djupare och arkiveras. Förstudien har att utreda var det största behovet för e-arkivering finns men vi vet redan idag att stora mängder digitala handlingar riskerar att gå förlorad i kärnverksamheterna, handlingar som är unika och har ett stort vetenskapligt och historiskt värde, både nu och i framtiden. Och inte minst handlingar vi har en lagstadgad skyldighet att bevara. Inom förstudie e-arkiv kartläggs i informationskartläggningen följande områden: Personaladministration Med anledning av PA2.0-projektet är delar av personalområdet redan processkartlagts vilket är en förutsättning för en god informationsmodellering. Riksarkivet har tagit/kommer inom kort ta fram en förvaltningsgemensam metadataspecifikation (FGS) för personalinformation, en specifikation som är avgörande för att föra över information från ett verksamhetssystem till ett system för bevarande. Även detta bäddar för lämpligheten att börja arbetet med personalinformation. Utbildning och studieadministration Utbildningsområdet är en av universitetets kärnverksamheter och vi vet att mycket information riskerar att gå förlorad här, t ex kursdokumentation på lärplattform där handlingar idag behöver skrivas ut på papper för att de ska kunna bevaras. En hantering som inte är särskilt kostnadseffektiv eller ger de återsöknings- och återanvändningsmöjligheter som är önskvärda. Att påbörja arbetet med utbildningsinformation skulle därför innebära att den faktiska arkiveringsprocessen skulle effektiviseras, främst på institutionsnivå. Inom SUHF pågår också ett arbete med att ta fram en metadataspecifikation för bevarande av utbildning- och studieadministrativ information motsvarande den som finns för personalområdet. Förstudien deltar i arbetet med att ta fram specifikationen. Forskning Forskningsområdet är komplext och det ligger i forskningens natur att vara nytänkande och innovativ. Detta medför att det finns en stor variation på system, metadata och format som används vid lagring av forskningsdata. För att säkerställa ett bevarande av handlingar måste datahanteringen stuktureras och arkivkrav måste beaktas redan innan ett forskningsprojekt startar. För att få en bättre överblick över vilka system, metadata och format som används inom forskningen vid universitetet gör vi stickprov på några forskningsprojekt vid olika fakulteter. Med SND:s hjälp breddar vi bilden av det forskningsdata som förekommer inom lärosätet men även hos andra lärosäten som deltar i SND:s pilotprojekt för tillgängliggörande av forskningsdata. Inom SND:s pilotprojekt samarbetar vi med andra lärosäten och Riksarkivet med arkivfrågor kopplade till tillgängliggörande av forskningsdata. Inom informationsmodelleringen tittar vi på den övergripande forskningsprocessen. Sida: 4 (12)
Inberoenden Svensk nationell datatjänsts (SND) initiativ till ett pilotprojekt avseende tillgängliggörande av en forskargrupps forskningsdata vid Handelshögskolan. Gemensam organisationshantering vid Göteborgs universitet som är en del inom PA2.0- projektet Sektorgemensam metadataspecifikation för studieadministrativ information inom SUHF Sektorgemensam gallringsframställan till Riksakivet genom SUHF Riksarkivets framtagande av förvaltningsgemensamma specifikationer, FGS Systeminventeringen System och projekt som pågår vid IT-enheten på uppdrag av Strategiskt IT-forum Statens servicecenters förvaltningsgemensamma e-arkivstjänst 4 Omfattning 4.1 Start och sluttidpunkt Start: januari 2016 Slut: juni 2017 4.2 Projektets delmoment Projektet är indelad i fyra olika faser och innehåller moment enligt den standard som finns för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt. Varje fas avslutas med rapportering till styrgruppen som därefter har att ta ställning till hur nästa fas ska fortskrida. 4.2.1 Fas 1 Arkivorganisation- informationskartläggning Under fas 1 kommer arkivorganisationen utredas och ett förslag till ny arkivorganisation kommer presenteras. Idag delegeras arkivbildningsansvaret genom rektors delegation till dekaner, prefekter, universitetsdirektör och motsvarande. Delegationen kan sedan vidaredelegeras. Otydligt är dock vad arkivbildaransvaret innebär och arkivorganisationens relation till systemförvaltningsorganisationen måste utredas vid en digital hantering av arkivinformation. Detta utmynnar i ett förslag till beslut om ny arkivorganisation. Dessutom ska förberedande arbete i form av begreppsmodellering, riskanalys och nyttoinventering genomföras i fas 1 och resulterar i olika typer av dokument kopplade till projektet. Begreppsmodellering modell över de olika begrepp som kan komma att uppstå inom arbetet. Viktig utgångspunkt för att samma begrepp ska användas och vara liktydiga i styrdokument och kommunikation mellan olika roller i projektet. Definition av t ex e-arkiv, handling, gallring, verksamhetssystem osv. Jämförelser med begrepp inom Sida: 5 (12)
systemförvaltning och informationssäkerhet. Är begreppen legala definitioner eller av annan karaktär? Nyttoinventering e-arkiv identifiera målgrupper, effekter och nyttor med införande av e- arkiv Riskanalys - Bedöma sannolikheter för olika oönskade händelser och dess konsekvenser Utreda nuläge arkivorganisation och förändrade förutsättningar i en digital hantering Förslag till beslut om ny arkivorganisation 4.2.2 Fas 2 Infrastruktur för bevarande Under fas 2 utreds förutsättningarna för en infrastruktur för digitalt bevarande av handlingar bestående av både en teknisk struktur så väl som en anpassad organisation och förvaltning med ansvar att hantera kontinuerlig utveckling och underhåll av e-arkivet. Resultat blir förslag till beslut om organisation, förvaltning och finansiering för långsiktigt bevarande av handlingar. Dessutom kommer en övergripande informationskartläggning att genomföras under fas 2, kartläggningen påbörjas redan under fas 1 men resultatet levereras under fas 2. Informationskartläggningen innebär att informationsmodellera och dokumentera informationsobjekt och på sätt lägga grunden till en verksamhetsarkitektur i enlighet med den interna standard som finns vid GU. Informationsobjekt är relativt statiska, dvs de speglar inte verksamhetsprocesserna och förändras inte med dessa utan de lagrar datatyper som förblir stabila under en lång tid och kan brukas och återbrukas av många funktioner i flera olika processer. Genom att skapa överblick över informationsobjekten i en informationsmodell kan vi styra hur information ska hanteras över längre tid. Relationen till vilka processer och system som hanterar informationen blir också viktiga i sammanhanget för att kunna säkerställa bevarande av information. Kartläggningen kommer genomföras genom workshoptillfällen med verksamhetsföreträdare. Förstudien kommer också leverera en förvaltningsmodell för informationsobjekt. Skapa arbetssätt och definiera processägare, Infrastruktur för digitalt bevarande system, roller, kompetenser, organisation för att hantera elektroniskt lagrad information så att den bevaras, vårdas och görs åtkomlig på ett säkert sätt över tid Mål och syfte för den förbättrade processen Övergripande informationskartläggning - informationsmodellering Framtidskalkyl för bevarandekostnader och ökning av informationsmängd Generell förvaltningsorganisation och nycklar och modell för finansiering av förvaltning och lagring för digitalt bevarande Finansieringsmodell för anpassningar av och uttag av information ur verksamhetssystem för långtidslagring Sida: 6 (12)
Klassificeringsstrukturens implementering i e-arkivet Ställningstagande till standarder för dokumenthantering och e-arkiv (t ex ISO 30 300, ISO 15 489, OAIS m fl) Fastställa avsikten och målen för e-arkivet och för informationen i e-arkivet Fastställa krav på verksamhetssystem som innehåller handlingar som ska bevaras 4.2.3 Teknisk förstudie Fas 3 Syftet med den tekniska förstudien, fas 3, är att belysa de tekniska försutsättningar som finns på universitetet för digital långtidslagring, med fokus på driftsstrategi och integrationsbehov. Den tekniska förstudien är till viss del beroende av resultaten i fas 1 och 2 och de aktiviteter som presenteras nedan är tänkbara baserat på tidigare erfarenheter av utvecklingsprojekt samt den kunskap som dagsläget finns gällande aktuellt projektförslag. Resultatet av fas 3 blir kravspecifikation på teknisk systemlösning för bevarande samt vägvalsbeslut utifrån krav, marknadsundersökning och arkitekturbeskrivning. a. Övergripande kravspecifikation Marknadsundersökning Funktionella krav Icke-funktionella krav Krav på integration Prioritera icke-funktionella krav b. IT-arkitekturbeskrivning Kartläggning om vi har rätt förutsättningar inom IT-infrastruktur för att genomföra projektet Definiera arkitektur inom områdena applikation/integration Definiera tekniska standarder och format (ansvar IT-arkitektur) Definiera övergripande tekniskt lösningsförslag (ansvar integration och system) Vägval upphandla extern eller drifta själv c. Förberedande integrationsarbete ICC förstudie och ICC analys 4.2.4 Nyttovärdering - Fas 4 Nyttovärderingen syftar i detta projekt till att väga olika omfattningar av införandeprojektet mot varandra, ur ett nyttoperspektiv. Ett införande av ett e-arkiv kan utföras i större eller mindre omfattning, beroende på vilket scope projektet väljer att ta. Det är möjligt att antingen införa ett system där arkivering enbart möjliggörs eller att aktivt samla in dokumentation i verksamheten. Det är också möjlighet att antingen enbart fokusera på ny information eller dessutom anpassa rutiner och system efter information som redan finns i verksamheten. Olika omfattningar av införandet måste därför vägas mot varandra. Sida: 7 (12)
Beslutet kring omfattningen av införandeprojektet ska baseras både på denna nyttovärdering och på organisationens förutsättningar i form av resurstillgång och förändringskapacitet. Nyttovärderingen ska generera: En beräkning av ekonomiska vinster, kvalitetsvinster samt kostnader för att genomföra införandeprojektet ur olika scenarier gällande omfattningen. Projektbudget och projektkalkyl för införandeprojektet. 4.3 Omvärldsbevakning Universitet och högskolor Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) har skapat ett eget e-arkiv för forskningsdata, Uppsala universitet utvecklar också ett eget lokalt system med fokus på uttag ur verksamhetssystem. Mellan sydvästsvenska högskolor (Högskolorna Väst, Borås, Jönköping, Halmstad och Skövde) pågår ett utvecklingsarbete avseende samarbete kring e-arkiv. SUHF:s expertgrupp för arkiv- och informationshantering arbetar med en datamodell för utbildningsområdet. Den utgör en grund för att säkerställa gemensamma begrepp och korrekta dataobjekt med relationer oberoende av systemtillhörighet inom högskolesektorn. Chalmers tekniska högskola AB En förstudie för e-arkiv har i projektform bedrivits vid Chalmers under hösten 2015. Målet med förstudien är att ta fram en övergripande systeminventering, kravspecifikation för en teknisk lösning samt en projektplan för ett införandeprojekt. Eard Riksarkivets, på uppmaning av E-delegationen, projekt "e-arkiv och e-diarium förvaltningsgemensamma specifikationer" tar fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er) som ska göra det möjligt att föra över information mellan olika IT-system vid återsökning och arkivering. Projektets syfte är att utarbeta FGS:er inom området e-diarium och e-arkiv som kan användas av kommersiella aktörer, statliga myndigheter, kommuner och landsting för att upphandla, utveckla och tillhandahålla e-tjänster för e-arkiv och e-diarium. Tjänster som ska ge landets innevånare, företag och organisationer möjlighet att på ett säkert och effektivt sätt kunna nå relevant information inom den offentliga sektorn oavsett om den finns i ett verksamhetssystem, har överförts till en mellanarkivlösning eller till en arkivinstitution för tillgänglighet i evighet. 1 Sveriges kommuner och landsting SKL:s projekt e-arkiv har upphandlat ett ramavtal för e-arkiv som kommuner, landsting och regioner samt kommunala bolag kan avropa ifrån. Även checklistor, lathundar och vägledningar har tagits fram för att underlätta införandet av e-arkiv. 2 Open access, Vetenskapsrådet Vetenskapsrådet (VR) har fått i uppdrag av regeringen att utforma nationella riktlinjer om öppen tillgång till vetenskaplig information (open access). Under 2014 har Vetenskapsrådet arbetat fram ett förslag till riktlinjer för både vetenskapliga publikationer/konstnärliga verk och forskningsdata. Förslaget, som även innehåller rekommendationer för vad som behöver utredas vidare, 1 http://riksarkivet.se/projektplanering, hämtad 2014-06-26 2 http://www.skl.se/vi_arbetar_med/e-samhallet/gemensamma-funktioner-och-tjanster/e-arkiv, hämtad 2014-06-26 Sida: 8 (12)
överlämnades till regeringen den 15 januari 2015. Efter respons från utbildningsdepartementet fortsätter arbetet med de nationella riktlinjerna. 3 Statens servicecenter Regeringen beslutade den 6 maj 2015 att Statens servicecenter, tillsammans med Riksarkivet, kan påbörja kravställning och upphandling av en myndighetsgemensam e-arkivstjänst. De sju pilotmyndigheter som regeringen utsett att delta i arbetet har skrivit på en avsiktsförklaring om att ansluta sig till tjänsten. Planen är att de börjar leverera testleveranser till e-arkivet under 2016. 4 5 Vägval I förstudiens slutfas har styrgruppen att ta ställning till om den tekniska lösningen bör upphandlas externt eller om egen drift är att föredra. Förstudiens samlade resultat men framförallt den tekniska förstudien och nyttokalkyleringen kommer ligga tillgrund för ställningstagandet. Dessutom kommer den kontinuerliga omvärldsbevakningen avseende hur andra lärosäten arbetar med frågan samt hur arbetet vid Statens servicecenter fortskrider vara av stort värde. Utifrån vägvalsbeslut och slutrapport fattas sedan beslut om förstudien bör följas av ett implementeringsprojekt då rutiner och systemstöd kan implementeras. 3 http://www.vr.se/omvetenskapsradet/regeringsuppdrag/avrapporterade2015/avrapporterade2015/nationella riktlinjerforoppentillgangtillvetenskapliginformation.4.7e727b6e141e9ed702b1307e.html, hämtad 2015-09- 08 4 http://www.statenssc.se/omoss/sidor/ingen%20menyrubrik/uppdrag-e-arkiv.aspx, hämtad 2015-09-08 Sida: 9 (12)
6 Resultat och leverans 6.1 Tidsplan 2016 jan-aug 2016 sep-dec 2017 jan-april Fas 1 Arkivorganisation Fas 2 Infrastruktur för bevarande Fas 3 - Teknisk förstudie 2017 majjuni Fas 4 - Nyttokalkyl 6.2 Prioritering Prioritering: 0,5 Resultat 0,3 Kostnad 0,2 Tidpunkt 6.3 Leveranser Lev.nr Leverans Beskrivning Utförare 1.1 Begreppsmodell Definiera begrepp och relationer mellan begrepp som är aktuella för projektet Projektledning Stöd processkontor 1.2 Riskanalys Bedöma sannolikheter för olika oönskade händelser och dess konsekvenser Projektledning Stöd projektkontor 1.3 Nyttoinventering Nyttor och effekter e-arkiv kan medföra för verksamheten Projektledning Stöd projektkontor 1.4 Ny arkivorganisation Förslag till beslut om ny Arkiv arkivorganisation 1.5 Delrapport fas 1 Rapport utredningsdelar fas 1 Projektledning 2.1 Kartläggning över arbetssätt och informationsflöden Nulägeskartläggning över arbetssätt och informationsflöden. Processkontor 2.2 Modell över ny infrastruktur för digitalt bevarande Modell för börläge avseende ansvar, roller och system för digitalt bevarande. 2.3 Informationskartläggning Generell informationsmodell på en övergripande nivå Arkiv/Processkontor Processkontor 2.4 Förvaltningsmodell informationsobjekt Modell för hur resultatet av informationskartläggningen ska förvaltas Projektledning/ Processkontor Sida: 10 (12)
2.5 Framtidskalkyl för bevarandekostnader och ökning av informationsmängd Beräkna trolig ökning av informationsmängd som ska lagras och vilka kostnader som är förknippade med detta. 2.6 Förvaltningsorganisation Upprätta en framtida organisation för förvaltning av hela infrastrukturen för bevarande Projektledning/IT-strateg Projektledning/IT-strateg 2.7 Finansieringsnyckel och - Finansieringsmodell Projektledning/IT-strateg modell 2.8 Delrapport fas 2 Rapport utredningsdelar fas 1 och 2 Projektledning 3.1 Marknadsundersökning Undersökning av vilka lösningar och Projektledning leverantörer som finns på marknaden 3.2 Kravspecifikation Utredning och redogörelse för vilka Projektledning/IT-arkitekt funktionella och icke-funktionella krav som ställs på den tekniska lösningen för digitalt bevarande 3.3 IT-arkitekturbeskrivning IT-arkitekt 3.4 ICC förstudie Integration 3.5 ICC analys Integration 4.1 Nyttokalkyl Nyttokalkyl som beskriver scenarier på Projektledare olika implementeringsnivåer 4.2 Förstudierapport och Projektförslag för ett Projektledare projektförslag implementationsprojekt 4.3 Projektbudget Projektbudget och kalkyl för ett implementationsprojekt Projektledare 6.4 Rapportering Statusrapportering sker månatligen till beställare och projektägare samt även till projektkontoret för sammanställning i portföljrapport till portföljledningen, enligt gemensamma förvaltningens projektregler. 7 Bemanning Beställare Anna Lindholm, områdeschef, Område Administrativt stöd Projektägare Elisabet Ahlin, enhetschef, Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd Projektledare Anna Danielsson, arkivarie, Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd Styrgrupp Elisabet Ahlin, projektägare, ordförande i styrgruppen Anna Lindholm, beställare Sören Ehrnberg, IT-chef, IT-enheten Sida: 11 (12)
Margareta Rorsman, Kanslichef Sahlgrenska akademins kansli Thomas Erhag, prefekt Juridiska institutionen, Handelshögskolan + (Studentrepresentant) Anna Danielsson, projektledare Martin Thulin, projektsamordnare från projektkontoret Projektgrupp Anna Danielsson, projektledare, arkivarie, Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd Maria Elmlund, systemförvaltare Gudok/Sektionsledare sektionen för arkiv och registratur Christer Johansson, arkivarie, Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd Johan Augustsson, verksamhetsarkitekt, Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd Anders Ideskog, verksamhetsarkitekt, Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd Peter Larsson, säkerhetssamordnare, Fastighets- och serviceenheten Marta Petrides de Lubian, IT-strateg, IT-enheten Maximillian de Lubian, IT-arkitekt, IT-enheten (slutar, ersättare oklart) Stefanie Stehling, teamet för publicering och bibliometri, Universitetsbibliotektet Kristina Ullgren, jurist, Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd Marianne Öfverström, jurist, Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd Beroende på vilken fas projektet befinner sig i kommer deltagandet i projektgruppen att variera. Representanter med kompetenser inom arkiv, juridik, informationssäkerhet och IT-strategi kommer alltid att finnas representerade i gruppen. Utöver de deltagare som nämns ovan kommer också andra kompetenser vara viktiga för projektets framgång. Dessa deltagare kommer främst att delta på möten och i workshopar för att komma med verksamhetsnära eller specialistkunskaper inom vissa områden. Dessa kompetenser kommer att kallas till möte när behov finns. 8 Budget och finansiering Se budgetkalkyl i separat dokument. 9 Införandeprojekt När det förberedande projektet är avslutat finns det underlag för att fatta beslut om man bör gå vidare med ett införandeprojekt. Införandeprojektet har som mål att implementera rutiner och eventuellt systemstöd i verksamheten enligt rekommendationer och beslut fattade i den förberedande förstudien. 10 Underlag Sida: 12 (12)