Avstämningar inför årsskiftet 2016/2017 Förbered dig i god tid inför årsskiftet. För att kunna rapportera kontrolluppgifter till Skatteverket är det viktigt att du går igenom vissa inställningar. Redan nu bör du påbörja arbetet med att stämma av företagsuppgifter, dina anställdas uppgifter samt ackumulatorvärden i ditt löneprogram så att du är förberedd när årsskiftesarbetet väl ska påbörjas. Ett korrekt underlag är en förutsättning för ett smidigt årsskifte. Nytt för i år Skatteverket informerar om att från och med inkomståret 2016 betalar arbetsgivaren särskild löneskatt för anställda som är födda 1937 eller tidigare. Företagsuppgifter Gå in under menyn Arkiv Inställningar fliken Företag för att se till att företagsuppgifterna är kompletta. Anställaregistret Gå in under menyn Register Anställda för att kontrollera att de anställda har fullständiga och korrekta uppgifter ifyllda. Personnummer/samordningsnummer/födelsetid. Fullständig adress. E-postadress Bilkod. Arbetsställenummer SCB. Socialavgiftsavtal. Delägare m fl i fåmansföretag. Ej kontrolluppgift (KU10). Om du har bråttom med januarilönen och väljer att hoppa över denna punkt måste du tänka på att göra eventuella justeringar gällande dessa uppgifter manuellt i det föregående året och i det innevarande året. Fliken Allmänt Personnummer/samordningsnummer/födelsetid Se till att de anställda har ett fullständigt personnummer/samordningsnummer alternativt födelsetid angivet. Födelsetid anges under fliken Statistik/Info. Adress Anställda som har ett samordningsnummer eller som inte har ett fullständigt svenskt personnummer, har en födelsetid ifylld, måste ha en korrekt adress. Komplettera med namn, gatuadress, postnummer samt postort. 1
E-postadress Vill du skicka kontrolluppgifterna via e-post till de anställda behöver du fylla i uppgift om e-postadress. Fliken Statistik/Info Om de anställda har/haft en företagsbil under året måste en bilkod finnas angiven. Om de anställda har ett värde i ackumulator 113 Skattepliktig bilförmån utom drivmedel men saknar en bilkod i anställdaregistret, kommer dessa anställda att behöva korrigeras. Ett lätt sätt att stämma av detta är att gå till menyn Arkiv Rapporter fliken Register Egna rapporter personuppgifter och ta ut en rapport på vilka anställda som har en bilkod angiven på sig. Gör inställningarna enligt följande bild: Gå därefter in under menyn Visa Ackumulatorvärden, bocka ur rutorna K-uppgift, Fora och Frivillig. Sätt en bock i ackumulator 113 Skattepliktig bilförmån utom drivmedel. De anställda som har ett värde i ackumulator 113 visas och du kan nu jämföra dessa två olika rapporter och korrigera därefter. 2
Arbetsställenummer Ange arbetsställenummer om ett sådant tilldelats från SCB (Statistiska Centralbyrån). Detta redovisas i sin tur på kontrolluppgiften (max 5 tecken). Socialavgiftsavtal finns Om en anställd har ett socialavgiftsavtal och detta ska redovisas på kontrolluppgiften ska du markera Socialavgiftsavtal finns. Delägare m fl i fåmansbolag Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansbolag ska du markera detta i rutan Delägare m fl i fåmansbolag. Vilka som avses som närstående kan du läsa om på Skatteverkets hemsida, broschyr SKV 304. Ej kontrolluppgift (KU10) Om du har en anställd vars utbetalningar ej ska rapporteras på kontrolluppgift (KU10) till SKV markerar du Ej kontrolluppgift (KU10). Avstämning av ackumulatorer Stäm av ackumulatorvärden i ditt löneprogram, om du inte gör det kontinuerligt varje månad under året. Skatteverket jämför arbetsgivardeklarationerna du har lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade arbetsgivardeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Du stämmer av enligt nedan: Arbetsgivardeklaration Ackumulator Summa avdragen skatt (ruta 82) Avdragen prel. skatt 101 Summa bruttolön (ruta 50) Kontant bruttolön 111 Summa förmåner (ruta 51) Ackumulatorer för förmåner (113, 118, 141-147, 149) Vill du titta på en guide om Avstämning, klicka här» Påbörja avstämningen Ta ut arbetsgivardeklarationen för hela året, du hittar den under menyn Arkiv - Rapporter fliken Periodens - Arbetsgivardeklaration. I rutan för Löneutbetalningsmånad väljer du Hela 2016 (längst ner i listan). 3
Gå därefter in under menyn Visa Ackumulatorvärden. Börja med att avmarkera rutorna K-uppgift, Fora och Frivillig. Ta ut tre listor med ackumulatorvärde genom att markera önskad ackumulator en i taget, en för ackumulator 101 Avdragen skatt, en för 111 Kontant bruttolön samt en för eventuella förmåner, exempelvis ackumulatorerna 113, 118, 141-147, 149. Hur påverkar lönearternas inställningar arbetsgivardeklarationen? För att du ska kunna kontrollera samt felsöka vid behov, är det viktigt att du vet vilka inställningar i programmet som styr var uppgifterna hamnar på kontrolluppgiften: Löneartens inställning för Löneartstyp och Arbetsgivaravgift styr var värdet ska hamna på Arbetsgivardeklarationen. Inställningen under Summera vid avräkning till styr i vilken ackumulator värdet ska sparas. Ackumulatorernas värde kommer från de lönetransaktioner som skapats under året. Rätt inställning på dina lönearter är grunden till korrekta uppgifter i ackumulatorerna. Kontrolluppgifterna hämtar sina värden från ackumulatorerna. Logiken i programmet är byggd så att varje ruta på kontrolluppgiften har en motsvarighet i en ackumulator med liknande nummer, exempelvis ruta 011 Kontant Bruttolön har sin motsvarighet i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. 4
Avstämning skatt Ruta 82 på arbetsgivardeklarationen, Summa avdragen skatt ska stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen skatt. I den här avstämningen finns det inga naturliga differenser utan värdena ska överensstämma. Avstämning bruttolön Ruta 50 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner, ska stämmas av mot värdet i ackumulator 111 Kontant bruttolön, det vill säga ruta 011 på kontrolluppgiften. Beloppet i ruta 50 på arbetsgivardeklarationen är de ersättningar som företaget har betalt arbetsgivaravgift på under året. 5
Naturlig felkälla om beloppen inte stämmer Har du något av följande: Anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening). Anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret. Anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättning. Använt en löneart som är Skattegrundande och kopplad till ackumulator 111 men Ej underlag för arbetsgivaravgift. Då ligger summan för detta med i ackumulator 111 Kontant Bruttolön men finns inte med i ruta 50. Detta är en helt naturlig differens eftersom ersättningarna inte är underlag för sociala avgifter. För korrekt avstämning ska eventuella värden i ackumulator 111 räknas bort, annars har du ett för högt värde i ackumulator 111 i jämförelse mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön utom förmåner på arbetsgivardeklarationen. Har du betalt ut ersättning (lön + förmån) till idrottsutövare som uppgår till 0,5 prisbasbelopp eller mer, ska du för korrekt avstämning summera värdet av ackumulator 131 Skattepliktiga ersättningar ej soc avg. och ackumulator 111 Kontant bruttolön för att sedan jämföra detta mot ruta 50 Avgiftspliktig bruttolön på arbetsgivardeklarationen. Avstämning förmåner Ruta 51 på arbetsgivardeklarationen, Avgiftspliktiga förmåner, ska motsvara summan av ackumulerade värden från: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedel vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån 149 Förmån som pension 6
Naturlig felkälla om beloppen inte stämmer Har du något av följande: Anställda som tjänat under 1000 kr (eller 0,5 basbelopp om det är en idrottsförening). Anställda som har en markering i rutan Socialavgiftsavtal i anställdaregistret. Anställda som har en markering i rutan Ej arbetsgivaravgift i anställdaregistret, som fått skattegrundande ersättningar. Anställda som fått Drivmedelsförmån, lönearterna 468 och 469, där 469 har inställningen Påverkar inte arbetsgivaravgift. Då finns deras förmåner med i ackumulatorerna för respektive förmån men inte i ruta 51 på arbetsgivardeklarationen. Drivmedelsförmån på företaget Om ni har drivmedelsförmån på företaget och under året använt löneart 469 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter, kommer det att vara ett högre belopp i ackumulator 118 Drivmedelsförmån än vad det är på arbetsgivardeklarationen i ruta 51 Skattepliktiga förmåner, eftersom en del av förmånen inte utgör underlag för sociala avgifter. Om du vill se de 20 % som inte är underlag för arbetsgivaravgift kan du ta ut löneartshistorik på löneart 469 Drivmedelsförmån ej sociala avgifter för hela året under menyn Visa - Historik fliken Utökad historik. För korrekt avstämning ska värdet av löneart 469 räknas bort från det totala ackumulerade värdet av förmåner annars får du ett för högt värde i jämförelse mot ruta 51 Avgiftspliktiga förmåner på arbetsgivardeklarationen. 7
Fortfarande differenser? En annan möjlig felkälla kan vara att en löneart inte varit rätt kopplad till ackumulator under året, och därmed summerats felaktigt. Om differensen enbart är på några kronor beror det på den öresavrundning som tillämpas av Skatteverket vid beräkning av underlag till arbetsgivardeklarationen. Vill du kontrollera detta klickar du på knappen Visa detaljer under Rapporter Arbetsgivardeklaration. Vill du läsa mer om hur du fördjupar dig i din avstämning, klicka här» Du hittar all information om årsskiftet på Kundtorget under rubriken PROGRAMSUPPORT Årsskifte. 8