Protokoll nr 62013 fört vid styrelsesammanträde för Norabostäder AB Tid: Plats: 27 maj 2013 kl. 08.30-15.00 Norabostäders kontor, Änggatan 11 Närvarande ledamöter: Bror-Erik Israelsson Jan Forslund Hendrik Burgering Ivar Fernemo Elisabeth Hoikkala Lars-Erik Larsson Ulf Wilder 56-67 Frånvarande: Övriga närvarande: Jeanette Berggren, VD Lars Winell, ekonomiansvarig Carina Royson, fastighetschef 56-62 (till och med projektuppföljning) 56 Mötets öppnande Ordföranden hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 57 Godkännande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes. 58 Val av sekreterare Till sekreterare för mötet valdes Lars Winell. 59 Val av justerare Till justerare att jämte ordförande justera protokollet utsågs Ivar Fernemo. 60 Föregående sammanträdesprotokoll Jeanette Berggren gick igenom protokoll nr 3, 15 april 2013, protokoll nr 4, 3 maj samt protokoll nr 5, 8 maj. Avseende 35 så är den träffen ännu inte planerad. Avseende Västra Soltunet 23 har en ny överenskommelse träffats ang hyran, då endast ombyggnad gjorts vilket innebär att det blir ombyggnadshyra och inte nybyggnadshyra. När det gäller 37 så kommer införandet av det nya bostadskösystemet att göras under hösten och därmed kommer även demonstrationen av kösystemet att bli efter sommaren. Slutligen informerade Jeanette avseende 46, att en av anbudgivarna avseende fastigheterna i As dragit sig tillbaka på grund av sjukdom. att lägga ovanstående protokoll till handlingarna. 61 Uthyrningsläget Carina Royson rapporterade att det fortfarande är vakans avseende en av de tre brandskadade bostäderna på Soltunet. Inflyttning i dessa bostäder är planerad till den 1 juli 2013. Av övriga tretton vakanta bostäder finns nya hyreskontrakt tecknade på fyra bostäder medan två bostäder är ute till försäljning. I Gyttorp finns fem tomma bostäder. Carina
informerade att hon efter sommaren återkommer med en handlingsplan för upprustningsbehov av lägenheter i Gyttorp. Vidare informerades om att hyresenkät skickats ut till hälften av alla hyresgäster. Hittills har 34 % svarat. Två påminnelser kommer att gå ut innan sammanställning av enkäterna görs. att lägga rapporten om uthyrningsläget till handlingarna. 62 Ekonomi Projektuppföljning januari-april. underhåll- och investeringsprojekt samt reparationer Carina Royson informerade om underhålls- och investeringsprojekt och den ekonomiska statusen per den 30 april 2013. Rapport lämnades också om utfallet på reparationer för perioden januari-april. att lägga rapporterna om reparationer, underhåll- och investeringsprojekt till handlingarna. Tertialbokslut januari-april 2013 Lars Winell föredrog tertialbokslutet. Periodresultatet uppgår till minus 1 050 tkr, vilket är 97 tkr bättre än budget. Det noterades att reparations- och underhållskostnader ligger 444 tkr under budget samt att driftskostnader ligger 200 tkr över budget. Huvudorsaken till ökade driftskostnader är ökade värmekostnader. För helårsprognosen har hänsyn tagits till de ökade värmekostnaderna för första tertialet samt en något ökad personalkostnad i samband med överlappning vid pensionsavgång. Prognosen för helåret är ett resultat på+43 tkr. Kassaflödesanalysen per den 30 april visar att kassaflödet från den löpande verksamheten uppgår till 2 733 tkr, kassaflödet från investeringsverksamheten uppgår till -3 138 tkr och kassaflödet från finansieringsverksamheten uppgår till -54 tkr. Det innebär att kassaflöde för de fyra första månaderna uppgår till -459 tkr. att lägga tertialbokslutet till handlingarna. Finansiering underborgen för swapar Lars Winell informerade att för att få göra swapaffärer med Swedbank krävs en särskild borgensförbindelse, en så kallad underborgen. Motsvarande har även Nordea uttryckt. Samråd har skett med de finansiella rådgivarna på Entropi och med Nora kommuns ekonomichef om detta. Rådet är att teckna en underborgen och att begränsa borgensåtagandet till 10% av swapaffärens värde. Det finns utrymme inom aktuellt borgensbeslut i kommunfullmäktige för att teckna denna borgen. att uppdra till VD att tillskriva moderbolaget att Norabostäder vill få möjlighet att ingå swapaffärer, i form av standardiserade ränteswapar på maximalt tio år, och att detta genomförs genom att Nora kommun tecknar en underborgen för huvudborgen. Norabostäder önskar snarast, dock allra senast oktober/november 2013, kunna genomföra dessa affärer med någon affärsbank, och att firmatecknare för Nora kommun dessförinnan ska ha undertecknat borgensförbindelsen.
Omsältning av lån Lars Winell informerade alt nuvarande beslut om omsältning av lån gäller till och med den 30 juni och därför behöver förlängas. att uppdra till VD, Jeanette Berggren, att från och med den 1 juli 2013 till och med den 31 december 2013 för företagets räkning omsätta lån, dvs. låna upp belopp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under nämnda period. Nya löneavtal Jeanelte Berggren rapporterade att nya löneavtal är klara avseende både tjänstemän (Vision) och kollektivanställda (Kommunal). När det gäller tjänstemännen så är det ett sifferiöst treårsavtal, men indikationen är alt sniltet kommer att hamna upp emot 2,3 %. Avtalet gäller från den 1 april. När det gäller de kollektivanställda är också ett treårsavtal träffat, för 2013 blir potten 550 kr alt fördela och avtalet gäller från den 1 maj. Lönerevidering ska ske innan semesterledighet. Jeanelte informerade även att en översyn pågår avseende jourarbetena. 63 Smedgården Jeanelte Berggren informerade om upphandlingsprocessen avseende byggnation på Smedgården. På tidigare styrelsemöte gav styrelsen VD i uppdrag att ta fram förfrågningsunderlag och kravspecifikation för alt i nästa steg gå ut med förfrågan till byggföretagen till elt av styrelsen fastställt takpris. Kontakt har tagits med SABOs projektledare för kombohus och genomgång har gjorts av upplägget. Vidare har kontakt tagits med upphandlingskonsult. Jeanelte berältade alt inför upphandlingen måste en geoteknisk undersökning göras uppgående till ca 30 tkr plus moms. Fastighetsreglering är beställt och beräknas vara klar i juli. En grov kravspecifikation på vad förfrågan avser behandlas av styrelsen den 12 juni, och sedan ett förfrågningsunderlag på styrelsesammanträdet den 26 augusti. Upphandlingsunderlaget ska inte vara allt för detaljerat utformat utan ge utrymme för entreprenörerna att komma med förslag på bra lösningar. Styrelsen anser alt förutom lägenhetssammansättning och antalet bostäder, bör god tillgänglighet, funktionell planlösning samt individuell mätning finnas med som parametrar. Det diskuterades även om målpriset skulle kunna vara hyreskostnad/kvm för alt möjliggöra klimatsmarta lösningar med högre produktionskostnad men med lägre driftskostnader. att uppdra till VD att anlita upphandlingskonsult för att bistå med upphandlingen. att uppdra till VD att snarast se till att en geoteknisk undersökning genomförs. 64 Fastigheter As Jeanelte Berggren rapporterade alt avseende Nora Ashyttan 4:60 finns elt bud på 100 000 kr, avseende Nora Ashyttan 4:61 finns elt bud på 100 000 kr samt på Nora Ashyttan 4:64 finns ett bud på 850 000 kr. önskat tillträdesdatum på samtliga fastigheter är den 30 maj 2013. Det är samma anbudsgivare på Nora Ashyttan 4:61 och Nora Ashyttan 4:64. Ingen rivning sker av längan som finns på fastigheterna Nora Ashyttan 4:60 och Nora Ashyttan 4:61.
att sälja fastigheten Nora Ashyttan 4:60 för 100 000 kr. att sälja fastigheten Nora Ashyttan 4:61 för 100 000 kr. att sälja fastigheten Nora Ashyttan 4:64 för 850 000 kr. Kvarteret Svanen Jeanette Berggren informerade att det kommit in två anbud som ligger på samma nivå. Fastighetsmäklaren forsätter arbetet med försäljningen. Övriga fastigheter Jeanette Berggren gav en dagslägesrapport om övriga fastigheter som ligger ute till försäljning. 65 Aktuella projekt och processer Jeanette Berggren redogjorde för aktuella projekt och processer enligt utsänd handling. Avseende projekthanteringsrutin och elsäkerhetspolicy kommer förslag att läggas fram till ett extra styrelsesammanträde på torsdag den 30 maj. 66 Ägardirektiv Jeanette Berggren informerade om de nya ägardirektiv som antagits av kommunfullmäktige den 25 februari 2013 och på bolagstämma den 29 april 2013. 67 Underlag för affärsplan Genomgång av utkast till affärsplan gjordes av Jeanette Berggren. Styrelsen diskuterade målsättningar, bolagets nuläge, olika strategiska alternativ och ekonomiska flerårskalkyler för olika alternativ. Styrelsen bedömde att det är angeläget att göra en extern marknadsvärdering av fastighetsbeståndet, sedan förra våren har det varit två hyresförhandlingar och utfallet påverkar varje fastighets drifts netto som i sin tur påverkar marknadsvärdet. att uppdra till VD att låta genomföra en aktuell marknadsvärdering. att uppdra till VD att tillskriva moderbolaget om bolagets behov aven sänkt borgensavgift. Borgensavgiften för Nora kommuns bolag är högst i länet. I ett koncernperspektiv blir borgensavgiften kostnadsneutral. Frågan ställdes av HGF på kommunfullmäktige om vem som betalar borgensavgiften. Svaret är att precis som alla andra kostnader ska den rymmas inom hyran, en förhöjd borgensavgift ger att antingen måste hyran bli högre, eller så måste underhållet sänkas. att uppdra till VD att jobba klart underlaget med de kompletteringar som ska göras att uppdra till VD att komplettera med fler alternativa flerårskalkyler för de olika strategierna. att uppdra till VD att snarast presentera bolagets nuläge för moderbolaget. 68 Övriga frågor Inga övriga frågor fanns att rapportera.
69 Nästkommande styrelsesammanträden Onsdagen den 12 juni 08.00-16.00 styrelsesammanträde med studiebesök på energisnåla hus Frövi och ett modulbyggt hus i Västerås. Måndag den 26 augusti 08.30-12.00 med halvårsbokslut och preliminär budget Måndag den 16 september 08.30-12.00 Fredag den 11 oktober 08.30-12.00 bokslut för tertial två. 70 Mötets avslut Ordföranden tackade de närvarande och sammanträdet avslutades. Vid protokollet J()tfl N- - Justeras ~d ce,k 01JC~AAeuM Lars Winell Bror-Erik Israelsson Ivar Fernemo