Granskning av upphandlingsverksamhet

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet AB Kristianstadsbyggen Yvonne Lundin

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod och avgränsning 2 2 Iakttagelser 2 2.1 Riktlinjer och reglementen 2 2.1.1 Upphandlingspolicy för Kristianstads kommun 2 2.1.2 Riktlinjer för upphandling i Kristianstad kommun 3 2.1.3 AB Kristianstadsbyggen Riktlinjer för upphandling 3 2.1.4 Policy för projektbudget, projektuppföljning, underhåll mm 4 2.1.5 Firmateckning, sakgranskning, attest- och delegeringsdokument 4 2.2 Granskning genomförda upphandlingar 4 3 Revisionell bedömning 5

1 Sammanfattning har på uppdrag av lekmannarevisorerna i AB Kristianstadbyggen genomfört en uppföljning av Granskning av upphandlingsverksamheten som genomfördes under 2008. Granskningen fokuserade på huruvida utvalda upphandlingar hade genomförts utifrån lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens / de kommunala bolagens upphandlingspolicy. Uppföljningen visar att bolaget har uppdaterats sin upphandlingspolicy, enligt vår rekommendation 2008. Bolaget har väl utformade regler för upphandlingar, vilka är i överensstämmelser med LOU. Bolaget har idag fyra certifierade upphandlare, vilket säkerställer att upphandlingar sker enligt LOU. Granskningen visar att upphandlingar genomförs enligt gällande upphandlingsreglemente och LOU. Viss direktupphandling över beloppsgränserna förekommer fortfarande. Bolaget strävar efter att vara med på de upphandlingar som kommunen gör, likaså har kommunen möjlighet att delta i de upphandlingar som bolaget initierar. Företrädare för bolaget säger att samarbetet med kommunen har förbättrats under de senaste åren. Man deltar i kommunens inköps- upphandlingsgrupp där kommunens upphandlingschef är sammankallande. En representant från ABK ingår i gruppen. ABK upplever att samordningen har ökat. Det är vår bedömning att bolaget följer Kristianstad kommuns upphandlingspolicy. 1.1 Bakgrund har på uppdrag av lekmannarevisorerna i AB Kristianstadbyggen genomfört en uppföljning av Granskning av upphandlingsverksamheten som genomfördes under 2008. Granskningen fokuserade på huruvida utvalda upphandlingar hade genomförts utifrån lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens / de kommunala bolagens upphandlingspolicy. I revisionsplanen för 2011 har lekmannarevisorerna beslutat att upphandlingsgranskningen från 2008 skall följas upp. 1.2 Syfte Syftet med granskningen är att få svar på följande: - Har iakttagelser och påpekande från granskningen 2008 åtgärdats? - Sker upphandling och därmed sammanhängande uppföljning ändamålsenligt och korrekt? ABK 1 av 6

- Görs en samordning vid upphandling med Kristianstad kommun och de kommunala bolagen? Har samordningen ökat eller minskat i jämförelse med 2008? - Har implementeringen av kommunfullmäktiges/ ägarens nya upphandlingspolicy och riktlinjer påbörjats? 1.3 Metod och avgränsning Granskningen genomförs genom dokumentgranskning av styrdokument och intervjuer med ansvariga, granskning av senast genomförda upphandlingar samt genom större inköp från leverantörer genom uppföljning av inköpsstatistik. Granskningen avgränsas till stickprov av de senast genomförda upphandlingarna under 2011. Granskningsrapporten är faktagranskad av Christina Ringdahl på AB Kristianstadbyggen. 2 Iakttagelser I bilaga 1 beskrivs gällande regler i LOU och LUF, med kommentarer. Det har inte genomförts några upphandlingar i AB Kristianstadbyggens dotterbolag. Dotterbolagen följer moderbolagets tecknade ramavtal. 2.1 Riktlinjer och reglementen Nedan ges en kortfattad beskrivning av de riktlinjer och reglementen som gäller upphandling i AB Kristianstadbyggen. 2.1.1 Upphandlingspolicy för Kristianstads kommun Upphandlingspolicy för Kristianstads kommun har fastställts av Kommunfullmäktige 2011-06-21. Av upphandlingspolicyn framgår: Policyn gäller all upphandling av varor, tjänster och entreprenader inom Kristianstads kommun. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster och entreprenader. Kristianstads kommun är en upphandlande myndighet enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling och en upphandlande enhet enligt Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. För de kommunala bolagen gäller att det skall finnas av bolagens styrelse fastställd policy för bolagens upphandling med i princip samma innehåll och inriktning som gäller för kommunen. ABK 2 av 6

De kommunala bolagens upphandling skall inriktas på samverkan inom kommunkoncernen. Bolagen skall medverka i koncerngemensamma upphandlingar med samma förutsättningar som övriga deltagare. Inköp och avrop skall ske från koncerngemensamma avtal, som bolaget omfattas av. All upphandling skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser och enligt kommunens och de kommunala bolagens krav. Upphandlingspolicyn är ett komplement till lagregleringen kring offentlig upphandling. 2.1.2 Riktlinjer för upphandling i Kristianstad kommun Riktlinjer för upphandling i Kristianstad kommun har fastställts av Kommunfullmäktige vid samma tillfälle som upphandlingspolicyn 2011-06-21. I dokumentet, som är mer omfattande än upphandlingspolicyn beskriver själva förfarandet vid upphandling, samt de beloppsgränser som gäller inom kommunen. I lagstiftningen tillåten övre gräns för direktupphandlig av varor, tjänster och entreprenader är 15 procent av gällande tröskelvärden. 2.1.3 AB Kristianstadsbyggen Riktlinjer för upphandling Bolaget styrelse har fastställt riktlinjer för upphandling 2009-04-23. Riktlinjerna upprättades och fastställdes medanledning av den granskning som genomfördes under 2008, där det framkom att riktlinjer saknades. Riktlinjernas innehåll är ett ramverk för hur upphandlingsverksamhet skall bedrivas, samt hur ansvaret för upphandlingsverksamhet skall fördelas. Riktlinjerna bygger på den gällande lagstiftningen 2008. Ansvaret för upphandlingar fördelas på följande enheter: - ABK:s styrelse beslutar om riktlinjer för upphandling, svarar för revidering av riktlinjerna samt delegerar det operativa ansvaret för upphandlingsverksamheten till vd. Beslut om upphandling av byggentreprenader fattas av styrelsen. - Respektive avdelningschef ansvarar inom fastställda budgetramar för genomförandet och samordningen av upphandlingsverksamheten inom respektive ansvarsområde. Avdelningschef ansvarar också för att information sprids till samtliga berörda om vilka leverantörer som upphandlats och vilka villkor som tillämpas. Upphandlingsförfarandet följer kommunens beskrivna process All upphandling skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser och enligt kommunens och de kommunala bolagens krav. ABK 3 av 6

2.1.4 Policy för projektbudget, projektuppföljning, underhåll mm Policyn har fastställts av styrelsen 2010-12-10. Policyn gäller för investeringsprojekt samt större reparations- och underhållsprojekt inom förvaltningen. Policyn omfattar även ABK:s helägda dotterbolag. Av policyn framgår bl.a. att styrelsebeslut skall finnas för projekt och underhåll som överstiger 5 mkr, samt att uppföljning av projektbudget skall ske kvartalsvis då ny prognos för projektet även skall upprättas. 2.1.5 Firmateckning, sakgranskning, attest- och delegeringsdokument Policyn som har fastställts vid styrelsemöte i juni 2011 har reviderats med nya beloppsgränser i oktober 2011. Dokumentet omfattar AB Kristianstadsbyggen med helägda dotterbolag och stiftelser. Policyn som är omfattande beskriver gällande bl.a. upphandlingar att även beställningar på ramavtal skall vara skriftliga. Befogenheter och beloppsgränser i respektive bolag finns som bilaga till dokumentet. 2.2 Granskning genomförda upphandlingar Stickprovsgranskning har genomförts på upphandlingar genomförda inom bolaget. Bolaget har fyra (4) certifierade upphandlare, som är delaktiga i upphandlingarna. Av dessa är tre upphandlare kopplade till förvaltningen och en upphandlare som är kopplad till administrationen. Gällande elupphandlingar genomförs dessa av sakkunnig hos ABK och externt anlitad konsult inom detta område, tillsammans med en av bolagets certifierade upphandlare och vd. Det genomförs även upphandlingar/avrop via SKL Kommuntus Inköpsavtal, som samordnar upphandlingar åt i huvudsak kommuner, landsting och regioner. Huvudområden är energi, IT, finansiella och administrativa tjänster, fordon och drivmedel samt varor och tjänster. Upphandling/avrop genomförs även via HBV-avtalet (främst vitvaror och utrustning till värme/vattenledningar). Som inköpscentral för bostadsbolag handlar HBV upp ramavtal för varor och tjänster som medlemsföretagen kan dra nytta av. HBV har mer än 140 olika ramavtal till sina drygt 300 medlemmar som i sin tur förvaltar cirka 900 000 lägenheter. Gällande förvaltning har tre upphandlingar genomförts under 2011. Granskning har gjorts av en av dessa upphandlingar gällande ramavtal konsulttjänst inom förvaltningen. Granskningen visar att upphandlingen genomförts enligt bolagets policy. Ramavtalet har undertecknats i november 2011, varför bolaget vid granskningstidpunkten ännu ej köpt något från leverantörerna. Ramavtal har ABK 4 av 6

tecknats med de företag som inkommit med anbud och befunnits uppfylla av bolaget fastställda krav. IT och administration har genomfört två respektive en upphandling under 2011. Byggnadsavdelningen består av fyra personer, där tre av dem, inklusive byggnadschefen är certifierade upphandlare. Totalt antal projekt under 2011 uppgår till ca 10 st., varav två större upphandlingar har genomförts. Dessa har stickprovsgranskats. Granskningen visar att bolagets policy har följts vid upphandlingarna. Tjänster utförda av arkitekter upphandlas ej. Bolaget har i sin interna kontrollgranskning 2011 genomfört stickprovskontroll av pris mot faktura gällande ramavtal. Vi har tagit del av granskningen och den bedömning man gjort att pris mot faktura stämmer väl överens med ingångna ramavtal, men att det uppstår problem vid indexuppräkning under avtalsperioden. Bolaget skall därför fastställa nya rutiner för upphandlingsförfarandet gällande indexuppräkning vid tecknande av ramavtal. 3 Revisionell bedömning Granskningens syfte är att besvara följande frågor: Har iakttagelser och påpekande från granskningen 2008 åtgärdats? Vår bedömning 2008 var att upphandlingspolicyn bör uppdateras och kompletteras. Av policyn framgick inte heller ansvarsfördelningen i upphandlingsärenden. Vår granskning innebar att upphandlingspolicyn skrevs om och uppdaterades med efterfrågade kompletteringar. Som framgår under punkt 2.1 finns väl utformade regler för upphandlingar, vilka är i överensstämmelser med LOU. Sker upphandling och därmed sammanhängande uppföljning ändamålsenligt och korrekt? Vår bedömning 2008 var att upphandlingspolicyn inte följdes till fullo, samt att direktupphandling över gällande belopp gjordes. Gränserna för tröskelvärden framgick tydligt av riktlinjerna. Vi bedömde att de beloppsgränser som tillämpades för upphandlingar inom tröskelvärden var inom ramen för befintliga regelverk. Granskningen 2011 visar att upphandlingar genomförs enligt gällande upphandlingsreglemente och LOU. Viss direktupphandling över beloppsgränserna förekommer fortfarande. ABK 5 av 6

Görs en samordning vid upphandling med Kristianstad kommun och de kommunala bolagen? Har samordningen ökat eller minskat i jämförelse med 2008? Liksom vid granskningen 2008 kan vi konstatera att bolaget strävar efter att vara med på de upphandlingar som kommunen gör, likaså har kommunen möjlighet att delta i de upphandlingar som bolaget initierar. Bolaget strävar efter att vara med på de upphandlingar som kommunen gör, likaså har kommunen möjlighet att delta i de upphandlingar som bolaget initierar. Företrädare för bolaget säger att samarbetet med kommunen har förbättrats under de senaste åren. Man deltar i kommunens inköps- upphandlingsgrupp där kommunens upphandlingschef är sammankallande. En representant från ABK ingår i gruppen. Man bedömer att samordningen har ökat. Samordning med kommunen har skett vid inköp av bl.a. biogasbilar och finansiella konsultationer. I upphandlingspolicy för Kristianstad kommun står att De kommunala bolagens upphandling skall inriktas på samverkan inom kommunkoncernen. Har implementeringen av kommunfullmäktiges/ ägarens nya upphandlingspolicy och riktlinjer påbörjats? Bolagets dokument gällande upphandlingar har inte uppdaterats efter Kristianstad kommuns omskrivna riktlinjer och upphandlingspolicy. Däremot har beloppsgränserna uppdaterats i oktober 2011. Bolaget följer fullt ut Kristianstad kommuns upphandlingspolicy. Karlskrona 2012-02-06 Yvonne Lundin Auktoriserad revisor och Certifierad kommunal revisor ABK 6 av 6