Alcatel OmniPCX 4400
Användarmanual Easy REFLEXES Alcatel OmniPCX 4400 Med apparaten Easy REFLEXES som du förfogar över i dag får du på ett enkelt och ergonomiskt sätt tillgång till samtliga tjänster och funktioner som systemet Alcatel OmniPCX 4400 erbjuder. I denna användarmanual kommer du successivt att upptäcka: en beskrivning av din apparat, ett alfabetiskt register med tillgängliga tjänster och funktioner, en progressiv inlärning av dessa tjänster och funktioner indelade enligt tre teman: Dina samtal Din komfort Vid frånvaro Uttryck dina önskemål, din apparat Easy REFLEXES och ert system Alcatel OmniPCX 400 kommer att uppfylla dem. Anm.: Tillgängligheten av vissa funktioner som beskrivs i denna guide kan vara beroende av ditt systems version eller konfiguration. Om du är tveksam, konsultera din installatör. Namn:... Ankn.nr.:... Faxnr:... Mobilnr.:... E-postadress:... DECT-nr:... 1
Symboler som används i dokumentationen Ingreppet trycka på symboliseras av Knapparna som programmeras av användaren eller som är förprogrammerade symboliseras av Samtliga underförstådda eller individuellt anpassade koder presenteras i kodtabellen som bifogas i denna dokumentation. Programmeringen av knapparna för apparaten individuella anpassning beskrivs sid. 32. Listan över tillgängliga funktioner visas på sid. 34. 2
Systemdata Beroende på versionen av systemets programvara (R2 eller R3) kan vissa förprogrammerade knappar på din apparat vara annorlunda. Knapparnas placering presenteras i kapitlet "Beskrivning av apparaten", avsnitt "Förprogrammerarde knappar och tillhörande lysdioder". Vidare, beroende på systemets konfiguration, men oavsett programvaruversionen, kan din apparat vara singel-line (du förfogar bara över en linjeknapp) eller multi-line (du förfogar över minst två linjeknappar). På en multi-line apparat kan funktionen förfrågan konfigureras enligt följande driftsätt: - singel-line (eller PABX-mod), - multi-line (eller key system-mod). Detta innebär i synnerhet att aktiveringen sker annorlunda för funktionerna förfrågan, pendling och transport, beroende på aktuellt driftsätt. Anm.: för ytterligare detaljer om systemets konfiguration, konsultera din installatör. 3
4
BESKRIVNING AV APPARATEN i 5
Teckenfönster Din apparat har ett teckenfönster som kan innehålla flera sidor. Närvaron av ytterligare en sida indikeras av tecknet ">" som visas till höger på teckenfönstret. För att gå från en sida till en annan, tryck på knapparna och. När apparaten inte används visar teckenfönstret information om apparatens tillstånd (t.ex. programmerad omstyrning) eller anger datum och klockslag (om ingenting programmerats). Under samtalets gång visar teckenfönstret information om den andra parten eller om det pågående samtalet. Sätta etiketten på apparaten Apparaten levereras med en tryckt etikett som ska placeras mellan de programmerbara knapparna. För in ett plattändat föremål i skåran. Lyft upp skyddet. ƒ Skjut in den tryckta etiketten. Sätt tillbaka skyddet. 6
Förprogrammerarde knappar och tillhörande lysdioder Din apparat har förprogrammerade knappar: för att övervaka anknytningens tillstånd, för att direkt ringa upp ett internt eller externt nummer, för att få tillgång till en funktion. Vissa av dessa knappar kan programmeras om av installatören om du så önskar. Singel-line läge Beroende på programvarans version förfogar din apparat över 6 eller 8 förprogrammerade knappar. Programvaruversion R2 Programvaruversion R3 ISDN ISDN Multi-line läge Beroende på programvarans version förfogar din apparat över 5 eller 6 förprogrammerade knappar, och minst två linjeknappar. Programvaruversion R2 Programvaruversion R3 L1 L2 ISDN ISDN 7
Lysdioder för kommunikation och funktion Pendla Sex lysdioder är knutna till de förprogrammerade knapparna: ISDN Blinkande lysdiod: Fast lysande lysdiod: Pågående uppringning. Pågående samtal. Väntkopplat samtal. Gemensamt väntkopplat samtal. De förprogrammerade knapparna är: : för att gå från en part till en annan : för att annullera en förfrågan : för att styra om samtal till en annan anknytning : för att tillfälligt lagra ett nummer i minnet : för att få tillgång till röstbrevlådans olika tjänster : för att ringa med din personliga katalog ISDN : för att konsultera listan med obesvarade ISDN-uppringningar eller för att ringa en ISDN-part : för att föra över ett samtal till en annan anknytning : för att automatiskt ringa upp senast slaget nummer 8 Grön lysdiod indikerar närvaron av meddelanden.
Fasta knappar De fasta knapparna motsvarar de oftast använda funktionerna. Information: för att börja programmera eller få information visad på din apparat Slut: för att avsluta ett samtal eller en programmering i sänka volymen i högtalaren eller luren Högtalare öka volymen i högtalaren eller luren 9
I N D E X A Associerat nummer styra om samtalen till ett associerat nummer... 45 uppringning från associerad anknytning... 17 ändra associerat nummer... 37 Automatisk återuppringning (bli uppringd automatiskt om din interna part är upptagen)... 23 B Behålla (väntkoppla din samtalspartner)... 19 E Extern uppringning... 16 F Frånvaro läsa listan över intern-samtal som lämnats i din frånvaro... 52 läsa listan över ISDN-samtal som lämnats i din frånvaro... 51 G Gemensam väntkoppling av en part... 28 Gå från en part till en annan (pendling)... 20 H Högtalare ringa upp en part på dennes högtalare... 27 10
ställa in högtalarens ljudnivå under pågående samtal... 35 sätta på högtalaren under samtalets gång... 35 I Identitet hemlighålla din indentitet... 40 identifiera anknytningen du befinner dig vid... 37 maskera din samtalspartners identitet... 41 Inbrytning (i ett internt samtal)... 26 Inte bli störd... 39 Intern uppringning... 16 ISDN (ringa upp en ISDN-part)... 29 K Katalog programmera din katalog... 33 ringa med din personliga katalog... 21 Knappar (programmera en funktion på de lediga knapparna)... 32 Kod (programmera din personliga kod)... 34 Konferens bemästrad... 25 konferens i förbigående... 22 programmerad... 24 treparts-... 21 Kontokod (för att direkt debitera dina samtal på kundkonton)... 41 Kostnad (uppgift om kostnaden av det senaste externa samtalet)... 42 L Lur (ställa in ljudnivån under pågående samtal)... 36 11
Låsning (av apparaten)... 50 M Meddelande konsultera röstbrevlåda... 49 konsultera väntande samtal... 49 Meddelandetjänst styra om samtalen till en röstbrevlåda... 47 sända ett textmeddelande till en intern part... 29 Minne (tillfälligt lagra ett nummer)... 40 Mötespåminnelse (programmera en mötespåminnelse)... 37 O Okynnesuppringningar (spåra)... 41 Omstyrning annullera alla omstyrningar... 48 styra om dina samtal då du är frånvarande eller redan befinner dig i samtal. 46 styra om dina samtal då du är frånvarande.... 46 styra om dina samtal från en annan anknytning... 47 styra om dina samtal så snart du befinner dig i samtal.... 39 styra om dina samtal till din bärbara personsökare... 50 styra om samtalen till en röstbrevlåda... 47 styra om samtalen till ett annat nummer... 45 styra om samtalen till ett associerat nummer... 45 utföra en selektiv omstyrning... 48 P Parkering (väntkoppla ett externt samtal)... 23 Pendling (gå från en part till en annan)... 20 12
Piptoner besvara "pipsignalen" på din bärbara personsökare... 51 styra om dina samtal till din bärbara personsökare... 50 Programmerad knapp (ringa med)... 21 Programmering personanpassa din apparat... 32 programmera din personliga katalog... 32 programmera din personliga kod... 34 programmera en ledig knapp... 32 R Ringa en annan part under ett pågående samtal... 17 Ringsignal besvara den allmänna ringsignalen... 24 ställa in ringsignalen (melodi och ljudnivå)... 36 S Sekretess (hemlighålla din identitet)... 40 Språk (välja)... 35 Spåra okynnesuppringningar... 41 SSNr (ringa upp det senast slagna numret)... 36 Svarsgrupp svarsgrupp... 27 tillfälligt gå ur din svarsgrupp... 27 T Ta emot samtal ta emot ett andra samtal under ett pågående samtal... 18 ta emot ett samtal... 17 13
Tandem-konfiguration... 42 Teckenfönster (reglera kontrasten)... 36 Telefonist ringa telefonist... 16 Transport... 19 U Upplockning (av samtal på annan anknytning)... 20 Uppringning från associerad anknytning (sekreterare, kollega...)... 17 Uppringning från extern "privat" anknytning... 42 V Väntan (vid upptagen anknytning)... 24 Väntkoppling väntkoppla en extern part (parkera)... 23 väntkoppla en part (behålla)... 19 Å Återtagande av samtal (återta ett bortglömt samtal)... 20 Återuppringning av den senaste interna samtalspartnern... 51 Ä Ändra associerat nummer... 37 14
S A M T A L D I N A S A M T A L 15
Ringa utanför företaget Lyft telefonluren. Slå t.ex. 0 och sedan numret till den person du vill ringa; teckenfönstret visar det slagna numret. Lysdioden som är kopplad till linjeknappen informerar dig om ditt samtal. Anm.: 0 är standardkoden för att komma ut på det vanliga telefonnätet. Du kan konsultera funktionskoderna "Ringa telefonist" och "Utgående linje" via Menyknappen. Ringa inom företaget Lyft telefonluren eller slå direkt numret till den person du vill tala med eller tryck på en programmerad knapp; teckenfönstret visar personens namn. Ringa telefonist Lyft telefonluren. Slå t.ex. siffran 9 på din knappsats. Anm.: 9 är standardkoden för funktionen "Ringa telefonist". 16
Ringa en andra part under pågående samtal (förfrågan) Du talar i telefon med en intern eller extern part. Du kan ringa upp en andra part på valfritt sätt: genom att slå numret, genom en programmerad knapp eller med hjälp av dina personliga kortnummer. Det första samtalet väntkopplas automatiskt. För att annullera ditt andra samtal och komma tillbaka till det första (singel line läge) eller återta den första linjen (multi line läge). Vid felaktig manöver, lägg på. Din apparat ringer och du återgår till den första parten. S A M T A L Ring din associerade anknytning (sekreterare, kollega...) Till varje anknytningsnummer kan man koppla numret till en annan anknytning. Se avsnittet "Ändra associerat nummer". För att ringa den associerade anknytningen: tryck motsvarande programmerade eller ange koden för funktionen "Snabbuppringning av associerad anknytning". Ta emot samtal Din apparat ringer. Teckenfönstret visar den uppringande partens namn eller nummer. För att svara, lyft telefonluren. 17
Ta emot samtal, när du redan talar i telefon Du talar i telefon. En ton (singel line anknytning) eller en blinkande linjeknapp (multi line anknytning) informerar dig om att en intern eller extern part försöker nå dig. Han/hon väntkopplas; teckenfönstret visar uppringarens identitet under några sekunder. Du vill besvara samtalet omedelbart: Singel line anknytning: ange koden för funktionen "Konsultera väntande samtal". Multi line anknytning: tryck den linjeknapp som motsvarar samtalet. Din första samtalspartner väntkopplas automatiskt. För att komma tillbaka till det första samtalet: Singel line anknytning: Multi line anknytning: tryck motsvarande linjeknapp. Om du lägger på luren utan att besvara det andra samtalet, blir din anknytning automatiskt uppringd. Om flera samtal kommer in samtidigt, visas endast den sista. För att konsultera identiteten hos övriga väntkopplade samtal, på en blinkande linjeknapp. För att annullera din konsultering, i i därefter 18
Anm.: du kan förhindra att uppringande personer väntkopplar sig när du har pågående samtal. Slå in koden för funktionen "Kontroll av väntan på upptagen anknytning". Ett samtal utifrån styrs då om till telefonisten. För att annullera detta hinder, använd samma kod igen. Funktionen förblir inkopplad fram till nästa ändring Transportera ett samtal Du talar i telefon. Du vill förmedla den andra parten till en annan anknytning. Slå direkt numret till denna anknytning. Den andra parten väntkopplas automatiskt. Lägg på luren (singel line anknytning) eller (multi line anknytning). Du kan transportera samtalet omedelbart eller invänta den andra partens svar. S A M T A L Anm.: transport mellan två externa parter är i allmänhet inte tillåten (beror på berört land). Väntkoppla den andra parten (behålla) Du talar i telefon med en intern eller extern part. Du vill väntkoppla honom/henne och återta samtalet senare på samma anknytning. Singel line anknytning: du bör ha tillgång till en programmerad knapp med funktionen "Parkering/återtagning av parkerat samtal". Du kan väntkoppla den andra parten och komma tillbaka till honom/henne genom att trycka på denna knapp. 19
Multi line anknytning: tryck in den linjeknapp som motsvarar det pågående samtalet. För att komma tillbaka till den första parten, gå tillväga på samma sätt. Återta ett bortglömt samtal Om du lägger på luren med ett väntande samtal, kommer textrutan och lysdioden kopplad till linjeknappen att ange det och din anknytning ringer. För att komma tillbaka till den andra parten, lyft telefonluren, eller tryck in linjeknappen. Gå från en part till en annan (pendling) Du har ett pågående samtal och ett andra är väntkopplat. För att gå från det ena samtalet till det andra: Singel line anknytning: du samtalar med den part vars identitet anges i teckenfönstret. Multi line anknytning: tryck alternativt på de linjeknappar som motsvarar dina samtal. Plocka upp ett samtal från en annan anknytning Tryck på motsvarande programmerad knapp eller slå koden för funktionen "Upplockning av samtal till anknytning". Slå numret till anknytningen det ringer på. 20
Du ingår i en svarsgrupp Från din anknytning har du möjlighet att plocka upp samtalet vid vilken anknytning som helst inom svarsgruppen. Tryck på motsvarande programmerad knapp eller slå koden för funktionen "Upplockning av gruppsamtal". Ringa med hjälp av dina personliga kortnummer följt av den knapp där du programmerat numret. S A M T A L Ringa upp med programmerad knapp Vissa programmerbara knappar på din anknytning kan tilldelas interna eller externa nummer, eller funktioner. Lyft telefonluren. Tryck på önskad programmerad knapp, uppringningen är automatisk. Teckenfönstret visar uppringt nummer. Tala med 2 interna och/eller externa parter samtidigt (konferens) Du har ett pågående samtal och ett andra är placerat i vänteläge. För att samtala 3 personer samtidigt: Ange koden för funktionen "Trepartskonferens". För att annullera konferensen och komma tillbaka till den första parten, gör på samma sätt. Det andra samtalet avslutas. Anm.: om du under pågående konferens lägger på, kopplas de två övriga parterna ihopmed en direktförbindelse (utom om de är externa bägge två). 21
Konferens i förbigående Denna funktion är endast tillgänglig om din apparat har en programmerad knapp Konferens Under pågående trepartskonferens, kan den som startat konferensen lägga till upp till tre nya deltagare. Gör så här: Konferens och slå numret till den part du önskar föra in i konferensen; under tiden fortsätter de två andra deltagarna att samtala. Konferens När parten svarar, för att föra in parten i konferensen eller för att avstå från införandet och återgå till konferensen. Varje gång en ny deltagare förs in konferensen avges en pipton. Teckenfönstret visar antalet deltagare. Om din apparat är en multiline-anknytning, har du också möjlighet, under konferensens gång, att lägga till ett inkommande samtal, ett upplockat samtal eller återta en parkerad part i konferensen. För att göra detta, efter att ha besvarat eller återtagit samtalet, följ därefter nedanstående tillvägagångssätt. Konferens och 22
Väntkoppla en extern part (parkering) Du kan placera en part i vänteläge för att återta samtalet från en annan anknytning inom företaget. Under samtalets gång: 1. Slå koden för funktionen "Parkering/återtagning av parkerat samtal". 2. Slå numret till anknytningen som är mottagare av "parkering". Parten väntkopplas automatiskt. Din samtalspartner hör väntetonen. För att åter ta samtalet på parkeringens mottagaranknytning, tryck på motsvarande knapp eller ange koden för funktionen "Parkering/återtagning av parkerat samtal". S A M T A L Anm.: om det parkerade samtalet inte återtas inom en given tid, styrs det om till telefonist. Begära återuppringning på intern upptagen anknytning Du ringer upp en intern anknytning. Teckenfönstret och en ton anger att alla linjer till den person du söker är upptagna. Du kan begära automatiskt återuppringning, så snart den sökta personen blir ledig. 1. Ange koden för funktionen "Begäran om återuppringning". Teckenfönstret visar att begäran är accepterad. 2. Lägg på luren. För att annullera begäran om återuppringning, slå numret till den sökta personen och lägg på luren. 23
Väntkoppla sig på en upptagen intern anknytning Du ringer upp en intern anknytning. Teckenfönstret och en ton anger att den person du söker är upptagen. För att ställa dig i kö, ange koden för funktionen "Väntan vid upptagen anknytning". Så snart som den sökta personen avslutat sitt samtal förnyas uppringningen. Besvara allmän ringsignal I frånvaro av en telefonist, kan interna och externa inkommande samtal kopplas till en allmän ringklocka. För att svara, ange koden för funktionen "Besvara nattanrop". Delta i en förprogrammerad konferens Vid en överenskommen tidpunkt kan du delta i en telefonkonferens som kan samla upp till 29 interna och externa deltagare (beroende på konfiguration). I förväg har en hemlig tillträdeskod definierats av deltagarna. Antalet siffror som ingår i koden bestäms av er systemadministratör. Ange koden för funktionen "Programmerad konferens" (*), följt av den hemliga tillträdeskoden. Om du är den första som anmäler dig, får du höra en vänteton. Annars kommer du in i konferensen och teckenfönstret visar hur många deltagare som finns med. 24
Du kan lämna konferensen när som helst genom att lägga på. Finns det ingen ledig plats kvar i konferensen, hör du en upptaget-ton. Koppla en person till en förprogrammerad konferens Du kan låta en intern eller extern person vara med genom att förmedla samtalet. Du talar i telefon med en person. 1. Ange koden för funktionen "Programmerad konferens" (*). 2. Ange konferensens hemliga tillträdeskod. Den andra parten väntkopplas automatiskt. 3. eller lägg på luren för att överföra din samtalspartner. S A M T A L (*) vid telefonkonferens i nätverk, slå numret till knutpunkten där konferensen fortgår innan du slår den hemliga accesskoden. Bemästrad konferens Med denna funktion kan du, beroende på systemets konfiguration, låta upp till 29 personer delta i telefonkonferensen, på något av följande sätt: genom att upprätta en konferens med automatiskt införande, genom att sända ett muntligt eller förinspelat meddelande i respektive parters högtalare (ljudanläggning). Konferensen upprättas av en användare, den s.k. konferensmästaren, som är ensam om att kunna ringa upp deltagare som ingår i fördefinierade listor. 25
För vidare information om denna funktion, kontakta din systemansvarig. Ringa ett nummer i den gemensamma kortnummerlistan Din anknytning har tillgång till en gemensam kortnummerlista med förkortade externa nummer. Slå kortnumret direkt. Tränga sig på i ett internt samtal Den uppringda anknytningen är upptagen. Om denna anknytning inte är "skyddad", kan du, om du är auktoriserad att göra det, bryta in i det pågående samtalet. Ange koden för funktionen "Inbrytning"; teckenfönstret hos den person du söker indikerar din inbrytning. Om någon av de 3 parterna lägger på, fortsätter samtalet mellan de 2 kvarvarande. Skydda sig mot inbrytningar av tredje part Ange koden för funktionen "Skydd mot inbrytning", och ring sedan upp den andra parten. Skyddet försvinner när du lägger på. 26
Ringa den andra parten på dennes högtalare Den person du försöker ringa internt svarar inte. Du kan (om du är auktoriserad att göra det) "fjärrlyfta av luren" på hans/hennes anknytning. Ange koden för funktionen "Högtalar anrop". Du är blir direkt uppkopplad på den sökta personens högtalare. Den sökta personen ska lyfta sin telefonlur, om han/hon vill svara. S A M T A L Sökgrupper Vissa anknytningar kan ingå i en sökgrupp. Genom att slå gruppsnumret befinner du dig i samtal med en av gruppens anknytningar. Anm.: du kan alltid ringa till en bestämd anknytning inom gruppen genom att slå dess anknytningsnummer. Tillfällig urloggning ur en sökgrupp Ange koden för funktionen "Logga ur sökgrupp". Anmärkning: du fortsätter att ta emot de samtal som är avsedda för dig. För att gå in i sökgruppen igen, tryck den programmerade knappen eller ange koden för funktionen "Inloggning i sökgrupp". 27
Tonsignalering (DTMF-Signalering) Under pågående samtal, behöver du ibland sända toner (t.ex. bank på telefon, en automatisk telefonväxel eller en fjärravlyssnad telefonsvarare). 1. Ange koden för funktionen "Ton signalering". 2. Slå de siffror som ska sändas i tonfrekvens. Funktionen annulleras automatiskt när samtalet avslutas. Anm.: när du slagit ett nummer och innan motparten lyft på luren, kan du föregripa sändningen i tonfrekvens. Du behöver bara på en knapp programmera in det nummer som ska ringas upp, funktionens kod "Ton signalering" följt av # och de siffror som ska överföras. Siffrorna överförs automatiskt så snart som kommunikationen är upprättad. Väntkoppling med gemensam vänt Om du är medlem i en svarsgrupp och samtalar med en intern eller extern part, kan du väntkoppla honom/henne med gemensam vänt. Du ska ha tillgång till en programmerad knapp med funktionen "Gemensam vänt". Du kan väntkoppla den andra parten i gemensamt vänteläge (fast lysdiod) och plocka upp samtalet genom att trycka på denna knapp. Det väntkopplade samtalet signaleras då för alla medlemmarna i svarsgruppen som förfogar över en gemensam vänt knapp (blinkande lysdiod). Vilken medlem i gruppen som helst kan plocka upp samtalet med sin gemensam vänt knapp. 28
Ringa en ISDN-abonnent Du kan ha tillgång till vissa ISDN-tjänster. 1. ISDN 2. Slå numret till den person du söker. Den ikon som hör till ISDN -knappen lyser under samtalet. S A M T A L Sända en under-adress Det kan vara nödvändigt att till den sökta partens nummer lägga till en "underadress" på 4 siffror (för att direkt nå dennes fax, P.C., telefon...). 1. ISDN 2. Slå numret till den person du söker. 3. Slå * följt av under-adressen (högst 4 siffror). 4. för att bekräfta. Sända ett skriftligt meddelande till en intern part De 6 programmerade meddelandena (beroende på anläggning) är följande: 1. Hämta Telex 2. Hämta Text 3. Hämta Telefax 4. Konsultera röstbrevlådan 29
5. Konsultera text 6. Konsultera bild För att sända ett meddelande: 1. Ange koden för den önskade funktionen. 2. Slå mottagarens nummer. Ringa upp en intern part på dennes personsökare Ingen svarar på den uppringda anknytningen och du vet att den person du söker har en personsökare. För att aktivera sökning, ange funktionskoden "Begäran om personsökning"; teckenfönstret visar att sökning pågår. Du kan också aktivera sökning direkt på den sökta personens personsökare genom att ange funktionskoden "Personsökning" följt av den sökta personens personsökares nummer. Den sökta personen kan svara från vilken anknytning som helst inom företaget. 30
D I N K O M F O R T K O M F O R T 31
Personanpassa din anknytning För att underlätta dina dagliga telefonsamtal, kan du på din apparat välja vissa funktioner, programmera dina personliga kortnummer, programmera lediga knappar. För att personanpassa din anknytning, använd Guidefunktionen i sedan i teckenfönstret visas de 2 funktioner du har tillgång till. 1 : för att konsultera funktionskoderna "Ringa telefonist" och "Utgående linje". 2 : för att programmera de lediga knapparna eller kortnummer. För att visa den 3:e funktionen, 3 : för att kontrollera anknytningens identitet. och Programmera de lediga knapparna eller kortnummer på din anknytning För att programmera, använd guidefunktionen: i sedan och 2 och ; teckenfönstret anger 2 möjligheter: 1 2 : för att programmera en ledig knapp : för att programmera dina personliga kortnummer 32
Programmera en ledig knapp 1 ; teckenfönstret erbjuder en serie funktioner för programmering av de lediga knapparna (se lista s.34). Med en annan serie funktioner kan du programmera de lediga knapparna efter att ha slagit in den funktionskod du vill aktivera. Välj en funktion eller ange ett nummer eller en funktionskod. Välj den knapp som ska programmeras. Programmera dina personliga kortnummer 2 Ange det interna eller externa nummer som ska registreras. För ett externt nummer, börja med siffran 0. K O M F O R T och välj den knapp på sifferknappsatsen som ska programmeras. 33
Lista över tillgängliga funktioner Pendling Trepartskonferens Inbrytning Begäran om återuppringning Väntkoppling Högtalar anrop Förfrågan P-sök: Möt mig Konto kod Puls signalering Ton signalering Spåra okynnesuppringning Lämna röstmeddelande Vänt kontroll Programmera din personliga kod Standardkoden för din anknytning är 0000. För att välja eller ändra din personliga kod, ange koden för associerad funktion. När du slagit in din kod, slå in den nya koden. Varje siffra i koden symboliseras av en stjärna. 34
Välja språk För att välja språk i teckenfönstret, ange koden för funktionen "Språk". Teckenfönstret visar flera alternativ (bläddra genom dem med ). Par exemple : T.ex.: S: svenska - GB: engelska - D: tyska - F: franska. Välj språk genom att trycka respektive siffra på sifferknappsatsen. För att bekräfta detta val, Aktivera högtalaren under samtalets gång Du talar i telefon. För att aktivera högtalaren, kortvarigt upp i teckenfönstret. För att koppla bort högtalaren, ; nivåindikeringen visas K O M F O R T Ställa in högtalarens ljudnivå under pågående samtal för att aktivera högtalaren och därefter eller för att ställa in ljudnivån (7 möjliga nivåer). Teckenfönstret visar högtalarens inställningsnivå under några sekunder. 35
Ställa in lurens ljudnivå under pågående samtal För att aktivera högtalaren och därefter eller för att ställa in ljudnivån (7 möjliga nivåer). Teckenfönstret visar lurens inställningsnivå under några sekunder. Ringa upp senast slagna nummer (SSNr) Lyft luren och slå koden för funktionen "Senast slagna nummer (SSnr)"; uppringningen utörs automatiskt och teckenfönstret visar det nummer som ringts upp. Ställa in ringsignalen Du kan välja melodin på din anknytning (16 möjligheter) och dess ljudnivå (anknytning i viloläge). För valet av melodi, (lång tryckning). För att ställa in ljudnivån, För att bekräfta ditt val, och Ställa in teckenfönstrets kontrast Ange koden för funktionen "Programmering av kontrasten". För att ställa in kontrastnivån, och För att bekräfta ditt val, 36
Anmärkning: om du äger en tidigare version, använd knapparna 1 till 4 på din knappsats (endast 4 möjliga kontrastnivåer). Ändra associerat nummer Det associerade numret kan vara numret till en anknytning, röstbrevlåda eller personsökare. För att utföra ändringen: Slå koden för funktionen "Ändring av associerat nummer", och följ därefter anvisningarna och slå din personliga kod följt av det associerade numret. För att avskaffa detta nummer, gå tillväga på samma sätt, men slå numret till din egen anknytning istället för det associerade numret. Identifiera den anknytning du befinner dig vid i 3, och Teckenfönstret visar anknytningens namn och nummer. K O M F O R T Programmera en mötespåminnelse 1. Mötespåminnelse 1. Ange koden för funktionen "Mötespåminnelse". 2. Ange tidpunkten för mötet: 2 siffror för timmarna, 2 siffror för minuterna. 3. Slå in numret på den anknytning där påminnelsen ska ges. Om det är din egen, slå inte in någonting. 37
4. Vid programmerad tidpunkt, ringer din anknytning. Teckenfönstret talar om att det rör sig om ett möte. 5. Lyft av luren för att bekräfta svaret. Anm.: för att annullera din begäran om påminnelse, gör på samma sätt som vid aktivering, antingen med hjälp av en programmerad knapp eller också funktionskoden "Annullera mötespåminnelse". 2. Multipel mötespåminnelse (2-4) För att programmera 2 till 4 mötespåminnelser: 1. Gå in programmeringsläge genom att trycka på motsvarande programmerbara knapp eller slå koden för funktionen "Mötespåminnelse". 2. Följ röstvägledningens anvisningar. För att ändra eller avbeställa en eller flera mötespåminnelser, använd samma procedur. Anm.: om du inte svarar på den första påminnelsen, kommer det en till. Efter den andra påminnelsen annulleras begäran. Om din anknytning är omstyrd till en annan anknytning, följer inte påminnelsen med i omstyrningen. 38
Stör ej Du kan tillfälligt göra din anknytning otillgänglig för alla inkommande samtal (med undantag av dem som kommer från telefonisten). 1. Ange koden för funktionen "Stör ej". 2. Ange sedan in din personliga kod enligt anvisningarna. 3. Vänta i 2 sekunder eller ; din anknytning visar "Stör ej". För att annullera, följ samma tillvägagångssätt som vid aktiveringen. Styra om samtalen när du talar i telefon (omstyrning vid upptaget) 1. Ange koden för funktionen "Omedelbar omstyrning vid upptaget". 2. Slå sedan, enligt anvisningarna in mottagarnumret för omstyrningen. Teckenfönstret visar att omstyrningen är accepterad. 3. K O M F O R T 39
Tillfällig lagring i minnet av ett nummer så att du kan ringa upp senare Den person du söker (internt eller externt) svarar inte. Innan du lägger på, (tänd lysdiod); det slagna numret registreras. För att ringa upp det senare, Detta nummer ligger kvar i minnet ända tills ett annat registreras eller raderas efter användning. Hålla din identitet hemlig När du ringer en extern ISDN-abonnent, förmedlas ditt nummer automatiskt till denne. Du kan maskera din identitet innan du ringer upp. Du ska då först ha programmerat en knapp med koden "Hemlig identitet". 1. Lyft på luren. 2. Tryck motsvarande programmerade knapp. 3. Slå numret till den person du söker. För att annullera identitetshemligheten, gå tillväga på samma sätt. 40
Maskera den andra partens identitet Du kan med anknytningen i viloläge eller under pågående samtal, ta bort visningen av den andra partens identitet. Du ska då först ha programmerat en knapp med koden för funktionen "Visning/maskering av identiteten". För att aktivera eller annullera denna funktion, tryck motsvarande programmerade knapp. Spåra okynnesuppringningar När du svarar på ett anrop, för att spåra en okynnesuppringning: Ange koden för funktionen "Spåra okynnesuppringning". Om denna uppringning är av internt ursprung, signaleras den till systemet genom ett speciellt meddelande. Om denna uppringning är av externt ursprung, signaleras den till Telia. Omnämnandet "Spåra" förblir tillgängligt ännu några ögonblick, även om den andra parten lägger på omedelbart. K O M F O R T Kostnadsmärka dina samtal på kundkonton Du kan bokföra kostnaden för dina externa samtal på kontonummer knutna till dina kunder. 1. Lyft telefonluren. 2. Ange koden för funktionen "Prefix för konto kod". 3. Ange berört kontonummer. 4. Slå tillträdeskoden för access till det allmänna telefonnätet följt av partens nummer. 41
Få reda på kostnaden för ditt senaste externa samtal Ange koden för funktionen "Avläsning av samtalsdebitering". Teckenfönstret visar samtalslängden, antal markeringar eller kostnaden för ditt senaste externa samtal, liksom sammanräkningen av samtalskostnader sedan den senaste nollställningen av mätarna. Ringa upp ett externt "privat" nummer Du kan ringa ett externt samtal oberoende av tillträdesbegränsningar. Sådana samtal får en specifik märkning som möjliggör identifiering av dem. 1. Lyft telefonluren. 2. Ange funktionskoden "Privatsamtal". 3. Ange den specifika koden (PIN-kod). 4. Ange din personliga kod. 5. Slå den sökta partens nummer. Anm.: ett privat samtal kan inte föras över till en annan anknytning. 42
Tandem-konfiguration Med denna konfiguration kan du gruppera två anknytningar under ett enda nummer. Din apparat är huvudanknytning medan den andra apparaten, oftast en DECTapparat, är sekundäranknytning. Varje apparat får sitt eget katalognummer men tandemens nummer blir samma som huvudanknytningens. När du tar emot ett samtal ringer båda anknytningarna samtidigt. När en av anknytningarna tar samtalet upphör den andra att ringa. När samtliga linjer på huvudanknytningen är upptagna uteblir ringningen på sekundäranknytningen (DECT). Sekundäranknytningen kan alltjämt ringas upp på sitt eget nummer, men i sådant fall aktiveras inte tandemfunktionen. De flesta funktionerna är gemensamma för de båda anknytningarna, t.ex. omstyrningar, mötespåminnelser, olika typer av meddelanden..., medan andra förblir specifika för varje anknytning, t.ex. individuellt register, SSNr, ur funktion, låsa apparaten K O M F O R T Not: när tandemen skapas annulleras samtliga programmeringar (omstyrningar, återuppringningar, meddelanden ) på båda anknytningarna. För vidare information om denna funktion, kontakta din systemansvarig. 43
V I D F R Å N V A R O 44
Omstyrning av dina samtal till ett annat nummer (omedelbar omstyrning) Det kan vara numret hem, till en bärbar telefon, till en biltelefon, eller till en intern anknytning (telefonist, associerat nummer, etc.). 1. (programvaruversion R3) eller slå koden för funktionen "Omedelbar ovillkorlig omstyrning". 2. Slå numret till mottagaranknytningen. Externt nummer måste föregås av tillträdeskoden för access till det allmänna telefonnätet (0 exempelvis). Teckenfönstret indikerar att omstyrningen godkänts (Program. registrerad). 3. Efter 2 sekunder eller vid tryckning på återgår apparaten till viloläge. Teckenfönstret indikerar omstyrningen och mottagarnumret. Anm.: du kan fortsätta ringa dina samtal. Endast mottagaranknytningen kan nå dig. Omstyrning av dina samtal till ditt associerade nummer (omkoppling) Det associerade numret kan vara ett anknytningsnummer, numret till röstbrevlådan eller numret till personsökaren. Om du har definierat ditt associerade nummer på förhand (Se avsnittet "Ändra associerat nummer") kan du få dina samtal medflyttade till detta nummer antingen genom: omstyrning (omkoppling) efter viss tid när du inte svarar, omedelbar omstyrning (omkoppling), när din linje är upptagen, eller omstyrning (omkoppling) både med fördröjning när du inte svarar eller omedelbart om din linje är upptagen. Ange motsvarande funktionskod. 45 F R Å N V A R O
Styra om samtalen till ett annat nummer när du är frånvarande (fördröjd omstyrning när ingen svarar) 1. Slå koden för funktionen "Fördröjd omstyrning när ingen svarar". 2. Och slå därefter enligt föreliggande uppgifter numret till omstyrningens mottagare. Teckenfönstret visar omstyrningens antagande. 3. Omstyrningen sker efter en viss tid när ingen svarat på din anknytning. Anm.: beroende på er anläggning, kan du styra om dina samtal till ett externt nummer. Styra om dina inkommande samtal till ett annat nummer när du redan talar i telefon eller är frånvarande (omstyrning vid upptaget och när ingen svarar) 1. Slå koden för funktionen "Omstyrning vid upptaget och när ingen svarar". 2. Och slå därefter enligt föreliggande uppgifter numret till omstyrningens mottagare. Teckenfönstret visar omstyrningens antagande. 3. Anm.: beroende på er anläggning, kan du styra om dina samtal till ett externt nummer. 46
Fjärromstyrning av dina samtal Medflytta dina samtal från en annan anknytning Du befinner dig tillfälligt i en annan kontorslokal och önskar få dina samtal medflyttade dit. På anknytningen dit du vill få dina samtal medflyttade: 1. Slå koden för funktionen "Omedelbar fjärromstyrning". 2. Därefter, enligt föreliggande uppgifter, slå numret till din anknytning. 4. ; din apparat återgår till viloläge. Styra om samtal från vilken som helst anknytning inom företaget Du önskar styra om samtalen från en anknytning till en annan anknytning och detta vid vilken anknytning som helst inom företaget: 1. Slå koden för funktionen "Omedelbar fjärromstyrning". 2. Därefter, enligt föreliggande uppgifter, slå numret till omstyrningens mottagare. 3. Slå numret till din anknytning. 4. ; din apparat återgår till viloläge. Styra om samtalen till en röstbrevlåda 1. Slå koden för funktionen som motsvarar den typ av omstyrning du vill utföra. 2. Slå numret till din röstbrevlåda. 3. ; din anknytning återgår till viloläge. F R Å N V A R O 47
Avbeställa omstyrningar Från din anknytning 1. Slå koden för funktionen "Annullera omstyrning". 2. ; din anknytning blir tillgänglig för ytterligare uppringningar. Från den interna anknytningen som är mottagare av omstyrningen 1. Slå koden för funktionen "Annullera omstyrning från mottagaren". 2. Slå numret för den omstyrda anknytningen. 3. Från vilken anknytning som helst inom företaget 1. Slå koden för funktionen "Annullera fjärromstyrning". 2. Slå numret för den omstyrda anknytningen. 3. Anm.: all programmering av en ny omstyrning annullerar den föregående. Utföra en selektiv omstyrning I multi line läge, kan du bli tilldelad ett huvudnummer och en eller flera sekundära nummer. Du kan styra om ditt huvudnummer och ditt eller dina sekundära nummer till olika anknytningar. 48
1. VäFöLi (omsytrning av huvudnummer) eller VäAnLi (omstyrning av sekundärt eller sekundära nummer) eller slå koden för motsvarande funktion. 2. Välj önskad omstyrningstyp. 3. Slå mottagarens nummer. 4. För att annullera dessa omstyrningar, VäFöLi eller VäAnLi och följ sedan beskrivningen s. 47. Avlyssna röstbrevlådan Lysdioden som hör till och den gröna dioden på din anknytning anger när det finns meddelanden. ; teckenfönstret visar antalet nya meddelanden. och därefter för att visa upp antalet röstmeddelanden (xx Med Röst). och följ därefter anvisningarna i röstvägledningen. Konsultera loggen för återuppringning Den tillhörande lysdioden och den gröna dioden på din anknytning anger när det finns meddelanden. F R Å N V A R O 49
; teckenfönstret visar antalet nya meddelanden. och därefter för att visa antalet återuppringningsmeddelanden (xx Med Åanrop). ; personen som ska ringas upp först visas upp. För att ringa upp denna person, För att gå till nästa meddelande, För att komma tillbaka till föregående meddelande, Anmärkning: återuppringningsmeddelandet raderas i samband med återuppringningen, även om den uppringda parten inte svarar, när du går vidare till nästa meddelande, samt när du trycker på för att lämna meddelandeläget. Låsa din apparat Med denna funktion kan du förhindra alla externa samtal från din anknytning, liksom varje förändring av din apparats programmering. Tryck på motsvarande programmerad knapp eller ange koden för funktionen "Låsning/upplåsning". För att låsa upp din anknytning, gå tillväga på samma sätt som vid låsningen av den. Slå sedan din personliga kod enligt anvisningarna. 50
Styra om dina samtal till din personsökare Du kan därmed nås av dem som söker dig även när du förflyttar dig inom företaget. 1. Ange koden för funktionen "Omedelbar ovillkorlig omstyrning". 2. Slå personsökningsnumret. Teckenfönster visar att omstyrningen är accepterad. Besvara personsökning Du förflyttar dig inom företaget, din personsökare piper, du kan svara på uppringningen från vilken anknytning som helst inom företaget. 1. Ange koden för funktionen "Besvara personsökning". 2. Slå numret till din anknytning så får du tala med den person som söker dig. Ringa upp senaste person som ringt internt (vars uppringning inte besvarats) Du kan ringa upp den senaste uppringande interna personen utan att veta dennes anknytningsnummer. 1. Lyft telefonluren. 2. Ange koden för funktionen "Uppgift om senaste anropare". Den senaste uppringarens identitet visas. F R Å N V A R O 51
Konsultera listan med interna anrop Under din frånvaro har interna anrop lagts in i minnet (upptill 10 påringningar). Lysdioden som hör till och apparatens gröna lysdiod visar närvaron av meddelanden. ; teckenfönstret visar antalet uppringningar. och därefter för att visa antalet meddelanden (xx Med EjSvar). ; den första uppringarens identitet visas upp. i för att visa datum och klockslag för meddelandet. För att återuppringa parten, För att gå över till nästa meddelande, För att lägga in ett meddelande i minnet, uppringarens namn) (* visas framför Anmärkning: om du ringer upp en part och denne inte svarar kommer meddelandet att läggas i minnet. Läst meddelande raderas om du inte ringer upp parten, om det inte har lagts i minnet, när du går vidare till nästa meddelande, samt när du trycker på för att lämna meddelandeläget. 52
Konsultera listan med ISDN anrop Under din frånvaro har anrop från ISDN-abonnenter lagts in i minnet. Listan kan innehålla upp till 16 påringningar. ISDN ; teckenfönstret visar antalet uppringningar. För att konsultera listan, ISDN ; teckenfönstret visar partens nummer. för att visa datum och klockslag för meddelandet. För att återuppringa parten, i Teckenfönstret visar partens nummer, samt datum och klockslag för påringningen. För att gå över till nästa meddelande, För att lägga in ett meddelande i minnet, namn) (* visas framför uppringarens Anmärkning: om du ringer upp en part och denne inte svarar kommer meddelandet att läggas i minnet. Läst meddelande raderas om du inte ringer upp parten, om det inte har lagts i minnet, när du går vidare till nästa meddelande, samt när du trycker på för att lämna meddelandeläget. F R Å N V A R O 53
ORDLISTA BEHÅLLA: Denna tjänst gör det möjligt att behålla ett samtal för att utföra en andra operation, tills samtalet återtas på samma apparat. CHEF/SEKRETERARE: Ett antal speciella tjänster (selektiv omstyrning, omstyrning) mellan chefen och sekreteraren. DECT: Europeisk standard för trådlös telekommunikation: Digital enhanced Cordless Telecommunication. DECT enhet: trådlös enhet av typ Alcatel 4074 och som överensstämmer med denna standard. FÖRPROGRAMMERAD KONFERENS: Du kan delta i en telefonkonferens vid en bestämd tidpunkt med upp till 29 personer internt eller externt. KONFERENS: Denna tjänst gör det möjligt för användaren att etablera en trepartskonferens. LINJEKNAPP: Knapp som upptar en linje då den är nedtryckt. 54
LISTA MED GEMENSAMMA KORTNUMMER: Denna förteckning innehåller alla kortnummer som är tillgängliga för systemets samtliga användare. LISTA MED PERSONLIGA KORTNUMMER: Denna förteckning innehåller användarens personliga nummer. MULTI LINE ANKNYTNING: Apparat som förfogar över minst två linjer (minst två linjeknappar). NATTKLOCKA: När telefonisten är frånvarande, kopplas interna och externa samtal till en extern signalanordning eller anknytning som gör det möjligt för auktoriserade anknytningar att plocka upp dessa samtal. PARKERING: Denna tjänst gör det möjligt att väntkoppla ett samtal för att senare återta det på en av anläggningens "auktoriserade" anknytningar. PENDLA: Funktion som gör det möjligt attpendla mellan två samtal. PERSONLIG KOD: Vanligtvis används denna kod som ett lösenord som kontrollerar användarens tillgång till apparatens programmerings- och låsningsfunktioner (standardkod: 0000). 55
SELEKTIV OMSTYRNING: Denna tjänst erbjuds till "Chef/Sekreterare" koppling och används för att styra om chefens samtal till en eller flera sekreterare. SINGEL LINE ANKNYTNING: Apparat som endast förfogar över en linje (ingen linjeknapp). SVARSGRUPP: Denna tjänst gör det möjligt att ta emot ett samtal på en annan anknytning. Samtalet besvaras inom en svarsgrupp. SÖKGRUPP: Anknytningar som grupperats under ett enda nummer. Ett samtal till detta nummer kopplas till en av gruppens anknytningar. TA EMOT ETT NATTSAMTAL: Denna tjänst gör det möjligt att besvara samtal efter växelns stängning. TONSIGNALERING: Under ett pågående samtal behöver du ibland sända tonsignaler. Denna typ av signalering används då användaren önskaranvända t.ex. bank på telefon. 56
Skötselråd: Varning, låt inte din telefon komma i kontakt med vatten. För att rengöra din telefon kan du använda en fuktig trasa. Använd aldrig lösningsmedel (trikloretylén, aceton e.dyl.) som kan skada telefonens plastyta. Använd heller inte rengöringsspray. Vid kommunikation, i närheten av en elektronisk källa med kraftig elektromagnetisk strålning, är det möjligt att apparaten ger upphov till en svagt hörbar modulation i luren. Anpassning: denna telefon är gjord för att vara ansluten till en växel av typ PABX Alcatel OmniPCX 4400. Den är SELV-klassad (Safety Extra Low Voltage) och följer standarden: EN 60950. CE-märkningen visar att denna produkt följer nedanstående EU-direkiv: 89/336/EEC (angående elektromagnetisk kompatibilitet) 73/23/EEC (angående elektrisk säkerhet) 1999/5/CE (R&TTE) Alcatel 2001. Alla rättigheter förbehålles. 3AK 19522 SUAB Ed.03 Alcatel förbehåller sig rätten att, utan avisering, göra ändringar av produkten för att göra tekniska förbättringar eller för att göra anpassningar till nya standarder/regler. Alcatel reserverar sig för eventuella ändringar eller felaktigheter i denna manual. 57