SKRIVHANDBOK FÖR OSS PÅ FACKFÖRBUNDET ST
Ett ST gemensamt och genomtänkt Det här häftet vänder sig till dig på Fackförbundet ST som skriver texter av olika slag. Med texter avses skriftlig kommunikation med interna och externa mottagare som till exempel medlemmar, förtroendevalda och kollegor. Syftet med häftet är att vi på ett gemensamt och genomtänkt sätt ska kommunicera på läsarens villkor samtidigt som vi stärker bilden av ST som ett kompetent, utvecklande och öppet förbund där medlemmen är i fokus. Genom att vara tydliga och samstämmiga i vår kommunikation visar vi att vi är ett ST. Ett ST som tillsammans bygger ett hållbart arbetsliv och ett demokratiskt samhälle. Anna Wickman Kommunikationschef
Skapa och utveckla relationer Våra texter ska förmedla information och samtidigt bidra till att vi skapar nya och utvecklar befintliga relationer. Kommunikationen ska präglas av att vi talar med, inte till. Målet är att skapa en ännu starkare samhörighet inom förbundet och en nyfikenhet på ST hos den som ännu inte gått med. Vem skriver jag för? Du bör försöka skapa en bild av de som ska läsa din text innan du börjar. Fundera därför över följande frågor: Hur väl känner de till ämnet? Vilken information är mest intressant för dem? Hur mycket vet de om fackligt arbete och ST? Hur når du dem lättast? Nyhetsbrev? Facebook? Twitter? Webben? Hur du bygger upp din text och vad du trycker på i ditt budskap beror bland annat på hur du svarar på dessa frågor. Tänk på att det gäller att inkludera läsaren. Din text ska ge läsaren något. Vad vill jag uppnå? Tänk igenom syftet med texten innan du börjar skriva. Vad vill du att läsarna ska tänka eller känna efter att de har läst texten? Räcker det med att de förstår budskapet eller vill du även att mottagaren ska agera eller engagera sig på något sätt? Om du uppnår ditt syfte med texten beror mycket på om du lyckas utforma informationen utifrån deras behov, intresse och förkunskaper. Vad är mervärdet för läsaren? För att uppnå ditt mål med texten måste du tidigt fånga läsarnas intresse och ge läsarna den information eller upplevelse de vill ha. Det går inte att skriva långa och svåra texter och tro att läsaren kommer att ta sig tid att läsa dem bara för att du anser att innehållet är viktigt. Kort sagt, du måste fundera över vad läsarna kan tänkas vilja ha ut av texten och göra budskapet intressant för dem. Hur bidrar texten till att stärka bilden av ST? All kommunikation ska spegla STs grundläggande värderingar och bidra till att vi når våra mål. Din text ska därför: ha medlemmen i centrum utgå från STs grundläggande värderingar om allas lika värde präglas av ett värvande synsätt ha ett inkluderande förhållningssätt tydliggöra att ST är experter på statlig verksamhet
Ett personligt och inkluderande ST Så skriver vi ST Fackförbundet ST är vårt formella namn. I dagligt tal och i sammanhang där ST är känt, kallar vi oss helt kort: ST. Detsamma gäller i löpande text - men vi skriver alltid ut hela namnet Fackförbundet ST första gången i en text. På sociala medier kan vi skriva Facket ST. Avdelningarna inom ST kallas ST inom berörd myndighet/bolag/företag skrivs: ST inom Försäkringskassan. Sektionerna skrivs: ST inom Försäkringskassan, sektion Skåne. När vi räknar upp flera avdelningar i löpande text kan vi skriva: STs avdelningar inom Skatteverket, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Vi skriver alltid ST med stora bokstäver. ST i genitiv skrivs utan kolon: STs motto är En arbetsplats en fackförening. ST Direkt, ST Karriär & utveckling och ST Student skrivs utan bindestreck, med stor bokstav i början av ordet som följer ST. När ST kombineras med mer allmänna benämningar används bindestreck: ST-medlem, ST-avdelning. Hur vi vill uppfattas Vår kommunikation ska bidra till ökat engagemang och större delaktighet. Därför är det viktigt att tänka på vår ton och vårt tilltal när vi skriver texter. Våra texter ska bidra till att vi uppfattas som: aktiva utvecklande synliga Ett direkt och personligt tilltal Skriv direkt till läsaren. Tilltala med du (med liten bokstav). När du skriver om ST som avsändare kan du skriva vi när det passar. Därmed inkluderar du din läsare i den fackliga gemenskapen och markerar att det är medlemmarna som är förbundet.
Skriv aktivt Om din text ska bli intressant för läsaren bör du använda ett aktivt språk. Det handlar både om att fånga läsarens intresse och om att lyfta fram ST som ett aktivt och engagerat förbund. Exempel: Istället för Vi ser en ökning i arbetslösheten. skriv så här Vi ser att arbetslösheten ökar. Fler exempel Beslutet att höja hyran för en bostad kan beskrivas på flera sätt: Ett hyreshöjningsbeslut genomfördes. Ett beslut om att hyrorna ska höjas genomfördes av styrelsen. Styrelsen genomförde ett beslut om att hyrorna ska höjas. Styrelsen beslutade att hyrorna ska höjas. Det är bara i det sista alternativet som det är tydligt vilka som fattade beslutet (hämtat från programmet Språket i P1). Välj ord som ger rätt signaler Våra ord signalerar ofta mer än vi tänker på. Välj dem därför med omsorg. Skriver vi exempelvis: Vi är knappt 94 000 medlemmar så antyder vi att det är lite. Om vi istället skriver Vi har nästan 94 000 medlemmar så ger vi bilden av att det är mycket och att vi är på uppgång. Inkluderande kommunikation ST står för allas lika värde. Vår kommunikation ska välkomna fler till förbundet och bidra till ett mer jämlikt och inkluderande samhälle och arbetsliv. Därför behöver vi vara medvetna om vad vi förmedlar genom vår kommunikation. Det handlar exempelvis kön, etnicitet, sexuell läggning, funktionsnedsättning, ålder och om man bor i en stad eller på landsbygden. Använd enkelt språk När du ska skriva inkluderande är det viktigt att du skriver så alla förstår och känner igen sig i din text. I vår kommunikationsstrategi står det att vi ska ha: Ett rakt och enkelt språk som är inkluderande, lätt att förstå oavsett ålder och etnicitet. Vi skriver korta meningar, skriver ut förkortningar och använder oss av alternativ till svåra ord. Även om du vet att dina läsare är insatta i de begrepp du använder så är det säkrast att skriva så att alla kan förstå i den mån det är möjligt. Många texter vidarebefordras och dyker upp i andra sammanhang och för andra målgrupper som kanske inte är lika insatta.
Våra skrivregler är inte bara en fråga om tillgänglighet utan även en demokratifråga. Om våra medlemmar ska kunna påverka måste de förstå vilka som är aktörer och hur beslutsprocessen går till. Undvik benämningar som förstärker stereotypa föreställningar Skriv riksdagsledamot istället för riksdagsman, kassabiträde istället för kassörska och partner istället för make, pojkvän, fru eller tjej. Undvik också uttryck som kvinnlig chef, vilket bekräftar normen att chefer är män. Välj könsneutrala böjningar och använd gärna hen Traditionellt har adjektiv och andra bestämningar böjts efter genus: den store mannen, den stora kvinnan. I dag kan a-formen användas oavsett kön. Skriv därför hellre den stora mannen. Använd gärna hen när du skriver om/till en ospecificerad grupp. Då slipper du använda det klumpigare han eller hon för att markera att du syftar på eller vänder dig till både kvinnor och män. Undvik krångliga ord Krångla inte till din text. Använd korta och vanliga ord. Om du måste du använda fackuttryck förklara vad de betyder första gången de förekommer i texten. Många ord kan tolkas på olika sätt. Därför kan det ibland vara bra att förklara du menar med ordet i det aktuella sammanhanget om något känns oklart. Ska eller skall, inte eller icke, bara eller blott? Många ord finns i olika former. Hur vi väljer att använda dem påverkar upplevelsen av texten och av ST. Skall och icke är exempel som kan kännas något ålderdomliga och riskerar därför att skapa distans till läsaren. Använd därför det mer personliga ska istället för skall, inte istället för icke och bara istället för blott. Skriv kortfattat Att skriva kortfattat handlar om att våga göra urval. Allt ska ha ett syfte och en betydelse för läsaren annars behöver det inte finnas med. Här är några goda råd av författaren George Orwell: Använd aldrig ett långt ord när du kan använda ett kort. Om det går att stryka ett ord, stryk det alltid.
Det viktigaste först Bestäm vad du vill ha sagt innan du börjar skriva. Börja sedan med det viktigaste och fyll därefter på med detaljer och bakgrund. De flesta tappar orken om de måste ta sig igenom omfattande bakgrundsbeskrivningar innan de kommer fram till poängen. Om det viktigaste ligger i slutet av texten riskerar du att folk inte kommer läsa eftersom många skummar för att se om texten är intressant nog att läsa ordentligt. Skriv tydliga rubriker Rubriker bör kunna stå för sig själva, vara tydliga och inte för långa. De är läsarens första intryck av texten. Därför är det viktigt att rubrikerna är tydliga och talar om vad läsaren får. Använd gärna nyckelord i rubriken. Var heller inte orolig för att avslöja för mycket om innehållet. Tvärtom väcker du enklast intresse med en rubrik som avslöjar så mycket som möjligt. Använd gärna siffror i rubriker Använd gärna siffror i rubriker, framförallt när du skriver för webben. Listor har visat sig väldigt populära och lockar till läsning. Jämför rubriken Tips för att skriva bättre på webben med 5 tips för att skriva bättre på webben. Siffror lovar läsaren något specifikt och en lista gör texten mer strukturerad och lättare att läsa. FYRA TIPS FÖR ATT SKRIVA BÄTTRE RUBRIKER 1. Var kortfattad 2. Använd nyckelord 3. Använd siffror om det är lämpligt 4. Använd ord som läsaren känner igen Ingresser underlättar Jobba gärna med korta ingresser om du skriver lite längre avsnitt. I ingressen tar du med de viktigaste upplysningarna från resten av texten av två orsaker: Ge läsarna en snabb uppfattning om innehållet Visa vad som beskrivs utförligare för den som läser vidare Dela upp texten i korta stycken Dela in din text i kortare stycken så att den blir luftig och lätt att ta del av. Tänk på att indelningen markerar att du övergår till ett nytt ämne eller en ny aspekt på frågan. Samla därför allt om en viss fråga i avsnitt istället för att ta upp det lite här och var.
Använd gärna mellanrubriker När du delar upp dina stycken använd gärna mellanrubriker där det passar. Mellanrubriker kan du skriva utan att behöva ändra texten i övrigt och ska säga något om innehållet i stycket. När du känner att du är någorlunda färdig, titta igenom din text och fundera över följande. Kan du stryka vissa stycken? Behöver du lägga till eller ändra något? Ska styckena ligga i en annan ordning? Går det att få ett grepp om innehållet enbart genom att läsa mellanrubrikerna? TIPS! Försök gärna få någon annan att läsa igenom din text innan du publicerar. Lyft viktig info med fetstil Ett bra sätt att lyfta fram information är att markera vissa ord med fetstil. Fetmarkera dock inte för mycket. Det räcker med ett eller några få ord åt gången och inte på för många ställen. I tryckt material kan för mycket fetstil i en text se lite kladdigt ut. På webben fungerar det bättre men även här gäller det att lyfta fram rätt saker och vara sparsmakad. Tyng inte texten med fakta och detaljer Du kanske har mycket intressanta fakta och siffror att förmedla. Om du tar med allt riskerar du att din text blir för tung vilket gör att dina läsare inte orkar läsa. Gör därför hellre en övergripande beskrivning med bara de viktigaste faktauppgifterna och siffrorna, gärna avrundade. Till exempel att ST har cirka 10 000 medlemmar på universitet och högskolor. Övriga fakta och exakta siffror kan du lägga i faktarutor eller bilagor. TIPS: LIX-TESTA DIN TEXT! Testa hur lättillgänglig din text är med läsbarhetsindexet lix.se. En vanlig informationstext bör ha ett lix-index på högst 40. Dessutom ska texten ha flyt och en bra variation mellan kortare och längre meningar.
Förkortningar I den fackliga världen används mycket förkortningar. Tänk därför på att det som är en självklarhet för dig kan vara obegripligt för våra medlemmar. Var därför försiktig med förkortningar. Skriv hellre medbestämmandelagen, förtroendemannalagen och arbetsmiljölagen än MBL, FML och AML. Använder du ändå förkortningar skriv ut dem första gången följt av förkortningen inom parentes. Använd stora bokstäver om du ska förkorta en lag: MBL (medbestämmandelagen), PUL (personuppgiftslagen). I vissa etablerade förkortningar blandas dock stora och små bokstäver. Exempel på detta är förkortningarna för många av riksdagens utskott, t ex FiU (finansutskottet), KrU (kulturutskottet) och SoU (socialutskottet). Sammansättning med siffror och ord Vid sammansättning av siffror och ord är tumregeln att om uttrycket kan få bestämd form skrivs det ihop: 10-årsperiod, 25-årig, 1960-talet, ett 50-tal personer, 40-timmarsvecka (men 40 timmars arbetsvecka). Ibland kan du skriva hela uttrycket med bokstäver: sextimmarsdag, tioprocentig. Det är det vanligaste eller enda skrivsättet i vissa fall: fyrtiotalister, fyrfaldig, förstamajtal. Punktlistor Du kan använda punktuppställningar för att lyfta fram viktig information på ett överskådligt sätt. Här är två exempel. Uppställning 1 börja med liten bokstav Ledningsgruppen beslutade att: fastställa den nya avgiftsmodellen upphandla en ny leverantör av företagshälsovård utse kanslichefen till biträdande generaldirektör Uppställning 2 börja med stor bokstav och avsluta med punkt Ledningsgruppen beslutade följande: Myndigheten fastställer den nya avgiftsmodellen. Anna Björk, personalchef, upphandlar ny leverantör av företagshälsovård. Kaj Anderson, kanslichef, utses till biträdande generaldirektör. Siffror eller bokstäver? Om det är själva siffran som är det viktiga skriv antalet i sifferform. Detsamma gäller normalt vid numrering och i decimaltal: punkt 3, steg 2-utbildning, årskurs 9. Skriv även i sifferform före måttenheter som skrivs med symboler eller förkortningar: 35 %, 10 km, 5 st. Börja dock inte ett nytt stycke eller en ny mening med siffror. Välj hellre bokstäver: Femton personer kom på kalaset. Om du använder % -tecken, lägg in ett mellanslag efter siffran.
I övrigt används bokstäver ofta vid låga tal (tolv eller lägre), då sifferuppgiften inte är det viktiga i texten. Om du har skrivit högre tal med siffror bör du också skriva det lägre talet på samma sätt. Höga och ungefärliga kan du gärna skriva med bokstäver: en miljon, cirka tusen deltagare. Siffergrupper, telefonnummer och personnummer Dela upp mångsiffriga tal delas upp i grupper om tre, räknat bakifrån: 2 000 000. Skriv telefonnummer med bindestreck mellan riktnummer och lokalnummer 0480-897 00 08-713 10 00 (inte 1000) 08-508 294 00 073-987 65 43 08-41 10 50/123 (siffrorna efter snedstrecket anger anknytning). Skriv internationella nummer så här: +46 8 763 42 52. Skriv personnummer med bindestreck före de sista fyra siffrorna: 421120-0573. Datum och tid Skriv datum som den 15 april 2015 i löpande text och tidsrymd (inklusive datum) med både siffror och bokstäver: Undersökningen genomfördes den 1 januari 30 juni 2013. Öppnar exempelvis ett kontor kl. 9:00 och stänger kl. 17:00 skriv gärna: Kontoret är öppet kl. 9 17. Använd kolon istället för punkt när du anger tidsrymder. Det vill säga skriv kontoret har stängt för fika mellan 9:45-10:15 istället för 9.45-10.15. Har du frågor eller synpunkter? Om du har frågor eller vill lämna synpunkter på skrivhandboken så är du välkommen att kontakta oss på kommunikationsenheten. Det gör du enklast genom att skicka ett mejl till teaminfo@st.org så återkommer vi så snart vi kan.