Skrivguiden. Sex steg som förbättrar ditt skrivande

Transkript

1 Skrivguiden Sex steg som förbättrar ditt skrivande

2 Sex steg till bättre texter Vi på Semantix vet vad som fångar läsaren. Den här guiden innehåller våra bästa tips, som hjälper dig på vägen mot att bli en bättre skribent. För att det ska bli lätt för dig att använda guiden, har vi delat upp våra tips i sex steg. Följ gärna stegen i nummerordning. Till höger på varje uppslag finns några frågor som du kan använda som en checklista. Alla steg är viktiga för att nå läsaren, oavsett vad du vill säga. 2 2

3 Bra information lönar sig Med välskrivna interna rutiner kan ditt företag höja produktiviteten, sänka kostnaderna och höja säkerheten. Tydliga instruktioner till användaren höjer värdet på din produkt. På samma sätt sänker dåliga instruktioner värdet, eftersom användaren inte kommer att kunna utnyttja alla funktioner. 3

4 1. Lär känna din läsare Vad behöver just din läsare veta? Svaret på den frågan avgör textens innehåll utgå inte från vad du själv vill berätta. Många gör också misstaget att skriva texter som ska passa alla läsare, och det går faktiskt inte. Alla läsare har olika förkunskaper och behov. För att en text ska fungera måste du veta vem som ska läsa den, och hur läsaren ska använda texten. Exempel Tänk dig att du ska skriva en text om hur larmet på ditt kontor fungerar. Informationen ska användas av vaktbolaget som stänger av falsklarm, vaktmästaren som ändrar larmfunktionen och alla anställda som larmar av och på. Alla dessa användare behöver alltså hitta olika delar av informationen snabbt. Då bör du dela upp och anpassa informationen så att alla läsare snabbt kan hitta de uppgifter de behöver. På så sätt kommer de att kunna använda texten rätt och göra ett bra jobb. 4

5 Vilka ska läsa texten en typ av läsare eller flera olika? Kan alla läsare få den information de behöver i samma text, eller är det bättre att skriva flera olika texter i stället? Vad ska läsarna använda informationen till? Vad vet läsarna redan, och vad måste du berätta? 5

6 2. Disponera texten för läsaren När du vet vilka som ska läsa din text och hur de ska använda den, så kan du också disponera texten så att den passar läsaren. Det gör du till exempel genom att dela in texten i stycken och använda rubriker. Exempel Många som läser din larminstruktion kommer antagligen att leta efter telefonnumret till vaktbolaget. Då kan du till exempel lägga den informationen under en rubrik som Telefonnummer till vaktbolaget, och göra den sökbar genom länkar. Och om det är viktigt att man stänger alla fönster innan man aktiverar kontorslarmet, så bör den informationen ligga synligt och på en plats i dokumentet där läsaren inte kan missa den. 6

7 Vad letar läsaren efter? Vilken detaljinformation vill läsaren återkomma till? Vilken information får läsaren absolut inte missa? Hur kan jag framhäva den viktigaste informationen med rubriker, index, sökord och länkar? 7

8 3. Gör texten tilltalande för ögat Alltför många texter utformas som ordväggar: en kompakt text med få stycken som gör hela sidan svart. En sådan text är svår att skumläsa och jobbigare att ta till sig. Det är helt enkelt inte bara textens innehåll som avgör om din text blir läst och använd. Den måste också se tilltalande och lättläst ut. Om du delar in texten i kortare stycken ser den luftigare ut, och blir lättare att läsa. Illustrationer, tabeller, diagram och figurer gör också texten trevligare att titta på. Dessutom finns det många läsare som lättare tar till sig information genom bilder än genom text. 8

9 Är texten trevlig att titta på, eller har jag skapat en ordvägg? Kan jag dela upp texten i fler och kortare stycken? Kan jag komplettera texten med illustrationer som hjälper läsaren att förstå? Kan jag använda tabeller, diagram eller figurer för att göra informationen tydligare? Ligger eventuella illustrationer tillräckligt nära den text som de hör till? 9

10 4. Tänk på språket Korrekt stavning och grammatik är viktigt för att läsaren ska uppfatta din text som seriös, men det räcker inte för att göra texten intresseväckande. Den måste vara engagerande också. Ett vanligt misstag är att skriva överdrivet formellt och opersonligt. Då blir texten krånglig och jobbig att läsa. Man får ofta höra att man ska akta sig för att skriva långa, invecklade meningar med många kommatecken, eftersom de gör att läsaren får svårare att hänga med i texten. Men så behöver det inte vara. Varva korta och långa meningar i texten, men akta dig för att lägga in bisatser mitt i meningarna. Pröva att läsa texten högt för dig själv, så hör du om meningarna flyter bra. 10

11 Skriv inte mer formellt än du behöver skriv till exempel få i stället för erhålla och finns i stället för föreligger. Skriv hellre personligt än opersonligt skriv till exempel vi om du syftar på ditt företag och du om du tilltalar läsaren. Varva korta och långa meningar. 11

12 5. Var konsekvent Konsekvens är avgörande för förståelsen. När läsarna känner igen ditt företags texter och vet hur de ska hitta i dem, så kan de koncentrera sig på innehållet. Exempel Tänk dig att du skriver ett informationsmaterial om en kopieringsapparat. Då är det viktigt att du definierar vad de olika delarna ska kallas och att du är konsekvent med benämningarna. Om du i en instruktion uppmanar läsaren att slå på huvudströmbrytaren, så bör det inte stå on-knapp i illustrationen. Och om du räknar upp ett antal delar i en punktlista, så bör du inte använda en numrerad lista för en liknande uppräkning nästa gång. Då börjar läsaren undra över skillnaderna, och kan bli förvirrad och irriterad. 12

13 Var konsekvent när du väljer vilka ord du använder i texten, till exempel med termer och namn på produkter, företag eller organisationer. Var konsekvent när du väljer hur texten ska se ut, till exempel med mallar, grafisk utformning och format. Använd ditt företags värde- och nyckelord, så att läsarna direkt känner igen era texter. 13

14 6. Låt någon läsa Tycker du att det är jobbigt när kollegorna ska läsa och kommentera din text? Tänk på att det sällan är du som person som står bakom texten. Allt du skriver i jobbet representerar ditt företag, och ska vara en produkt av ett samarbete inom företaget. Låt därför kollegorna stryka, ändra och skriva om. Det gör förmodligen att slutprodukten blir bättre. Tänk också på att lämna ifrån dig texten tidigt i processen, och vänta med finputsningen. Vänta med de språkliga detaljerna tills ni tillsammans har gjort de stora ändringarna. Då slipper du lägga ner tid i onödan, och det svider inte lika mycket om ni stryker ett helt stycke. Be en kollega kontrollera texten enligt frågorna till höger. 14

15 Är allt innehåll relevant? Är texten disponerad på ett bra sätt? Flyter språket och är det anpassat till läsarna? Är terminologi och ordval konsekvent? Är texten behaglig att titta på? Är språket korrekt? 15

16 Semantix är Nordens ledande språkföretag. Vi hjälper människor att förstå varandra genom översättning, skribenttjänster, språkutbildning och tolkning