Skriv tillgängligt på webben

Transkript

1 Skriv tillgängligt på webben Webbhandledning för Huddinge kommun Remissversion januari 2007 Kommunstyrelsens förvaltning/informationsavdelningen Januari 2007

2 Förord Skriv tillgängligt på webben Webben är till för alla. Vi vill att all information vi publicerar på webben är anpassad så att alla kan ta till sig informationen på rätt sätt. Det vi publicerar är det vi signalerar utåt. När vi använder oss av relevanta begrepp och ett lättförståeligt språk visar vi hur öppna vi är mot omvärlden. Den här skrivguiden är till för dig som arbetar med någon av Huddinge kommuns webbplatser. Antingen är du skribent, informatör eller redaktör. Meningen med skrivguiden är att den ska ge dig goda råd inför publicering av ditt material. Den ska underlätta och fungera som checklista för dig i ditt arbete. Vår webbplats besöks idag av väldigt många personer. Det är av respekt för dem som vi vill anstränga oss att skriva enkelt och begripligt. Vi vill att webbplatsen ska vara intressant och tillgänglig. Det innebär att du som skribent måste tänka extra mycket på hur du skriver, hur du formulerar dig och hur du bygger upp din text. Med den här skrivguiden vill och hoppas vi att du får ett stöd i ditt arbete med webben. Skrivhandbok Huddinge kommuns egna riktlinjer Huddinge kommun har tagit fram en skrivhandbok som heter Konsten att skriva begripligt. Skrivhandboken är till för dig som skriver i jobbet, det kan vara till exempel vara annonser, tjänsteskrivelser och protokoll. Vi har utgått från skrivhandboken när vi har sammanställt den här skrivguiden som är anpassad till texter på webben. Om du inte redan har ett exemplar av skrivhandboken så kan du ladda ner den från Insidan: Insidan / Kunskap & Nytta / Ärendehantering / Skrivhandledning. Ewa Björklund Informatör och webbansvarig

3 1 TÄNK PÅ FÖLJANDE NÄR DU SKRIVER FÖR WEBBEN Besökaren är utgångspunkten Det viktigaste först skriv journalistiskt Skriv kort Ett klart och enkelt språk Rubriker Huvudrubriken ska vara informativ Rubriksättning Dokument och rapporter Stava rätt Korrekturläsning Formatera text Fet stil nyckelord Versaler Kursiv stil Länkar understruken text Standard Gör korrekta länkar Dokument och rapporter E-postadresser Några andra tips om länkar BILDER Bilder med innehåll Bild som är text Bild som är text TABELLER Använd inte tabeller för layout PUNKTLISTOR OCH UPPSTÄLLNINGAR Punktlista Abc-lista Nummerlista ENHETLIG LAYOUT...11 Skriv tillgängligt på webben januari

4 7 SKRIV FÖR ATT BLI HITTAD Sidans huvudrubrik Sidans innehåll Sökord och beskrivning av sidan Dokument och rapporter PUL - PERSONUPPGIFTSLAGEN Personuppgifter...13 CHECKLISTA...14 Att skriva för webben...14 Tillgänglighet i EPiServer...14 PuL personuppgiftslagen...14 REFERENSER...15 Skriv tillgängligt på webben januari

5 1 Tänk på följande när du skriver för webben 1.1 Besökaren är utgångspunkten För texter på webben gäller specifika läsvillkor eftersom det inte är vanligt att besökaren läser texten från början till slut. Tänk på att all kommunikation sker på mottagarens villkor. Försök att föreställa dig vem besökaren är och vilka förkunskaper han/hon har om det du skriver och anpassa språket och innehållet därefter. 1.2 Det viktigaste först skriv journalistiskt Texten ska skrivas som i en tidning. En bra rubrik, nyheter och sammanfattande slutsatser ska komma först, börja med det viktigaste i den inledande meningen. Håll styckena korta en tanke ett stycke. Besökaren är ute efter speciell information och vill snabbt veta vad en sida handlar om. Bakgrund och mer att läsa för den verkligt intresserade lägger du antingen längre ner i texten eller med en länk till en ny sida. 1.3 Skriv kort Ta bort information som inte är relevant för besökaren, skriv konkret och rakt på sak. Undvik ålderdomliga och dubbeltydiga ord, formulera om så att en person som inte är insatt i ämnet förstår. I skrivhandledningen för Huddinge kommun Konsten att skriva begripligt finns en lista över ord och ordformer som vi ska undvika och förslag på vilka ord vi kan använda istället. En text som lockar till läsning kan vara längre än en skärmbild, om det finns en anledning använder vi oss av rullningslisten. Du ska alltså skriva en text som är så intresseväckande att den lockar till vidare läsning. Det innebär förstås ändå inte att du kan gömma viktig information långt ner på sidan. 1.4 Ett klart och enkelt språk Att skriva begripligt är en av de viktigaste uppgifterna. Några tips på vägen: Undvik svåra ord (exempel: skriv genomföra i stället för implementera ). Undvik också formella ord som vänligen. Formella ord skapar lätt en distans mellan dig och besökaren. Skriv meningar med varierande meningslängder. Undvik alltför långa meningar och inskjutna bisatser. Använd inte heller telegramspråk med enbart korta, ibland ofullständiga meningar. Undvik passiva verbformer (exempel: skriv ledamöterna föreslog i stället för det föreslogs ). Undvik fikonspråk och internt språk. Skriv ut orden i stället för att förkorta. Många undersökningar visar att texter upplevs som mer lättlästa om förkortningar undviks och orden i stället skrivs ut (Det gäller också de mest vedertagna förkortningarna såsom ca och t.ex. ). Förklara svåra termer och ge gärna exempel om du använder teoretiska resonemang.

6 1.5 Rubriker Använd rubriker för att strukturera texten på ett bra sätt. Tydliga och bra formulerade rubriker gör dina sidor lättare att läsa. Rubrikerna ska också vara begripliga även om de rycks ut ur sitt sammanhang. Detta är viktigt för de funktionshindrade personer som använder sig av ett extra hjälpmedel vid datorn men även för oss andra som skumläser sidan. En bra formulerad rubrik kan avgöra om besökaren läser vidare eller inte Huvudrubriken ska vara informativ Tänk på att det allra första som en läsare ser är rubriken. Det är därför viktigt att den är informativ, kort och begriplig. Den ska ge en bra beskrivning på innehållet. Tänk också på att rubriken ska fungera även om den rycks ut ur sitt sammanhang eftersom det ofta är den länktext som andra väljer när de vill länka till din sida Rubriksättning Det är viktigt att du har rätt rubriksättning på dina webbsidor eftersom de flesta besökare skumläser texter på webben. Rubriksättningen är också en nödvändighet för besökare som använder sig av ett extra hjälpmedel. Om det inte finns några rubriker blir det mycket svårare för dem att hitta rätt information. 1.6 Dokument och rapporter Om du vill behålla en rapport eller ett dokuments format, kan du spara det som en PDF-fil och göra en länk från den aktuella sidan till rapporten/dokumentet. Det är viktigt att du gör en kort sammanfattning om innehållet så att besökaren kan avgöra om han/hon vill öppna PDF-filen. Ett annat alternativ är att du delar upp rapporten/dokumentet i olika stycken på webbsidan och beskriver varje stycke med en förklarande rubrik. 1.7 Stava rätt All text som ska läsas av andra bör du noga kontrollera stavningen på, oavsett användningsområde. Stavfel ger ett mindre seriöst intryck. De flesta som surfar på nätet vet hur enkelt det är att ändra en webbsida och förväntar sig att alla fel ska rättas till. Besökare som upptäcker stavfel på dina sidor kan få intrycket att du inte lägger så mycket energi på dem. De kan därför dra slutsatsen att du inte heller skulle göra ett gott arbete med det texten avser, till exempel ansvara för en skola Korrekturläsning Läs texten högt för dig själv före publiceringen, då märker du om du missat något ord eller om texten inte flyter. Eller låt någon annan korrekturläsa texten du skrivit man blir lätt hemmablind. Skriv tillgängligt på webben januari

7 2 Tillgänglighet i EPiServer Här får du tips om hur du ska anpassa din text på bästa sätt för att underlätta för besökaren, som i sin jakt på det väsentliga skumläser dina sidor. 2.1 Formatera text När du skriver texten i editorfönstret formaterar EPiServer själv brödtexten till det korrekta typsnittet (Verdana). Om du kopierar in texten från ett annat dokument behöver du ta bort de formateringar som följer med vid kopieringen. Det kan du göra på två sätt: 1. När du klistrar in texten högerklickar du i editorfönster och väljer Klistra in oformaterat. 2. Om du har klistrat in texten i editorfönstret markerar du hela texten och därefter högerklickar du i editorfönstret och väljer Formatera stycke/ta bort formatering. Det är viktigt att texten är i rätt typsnitt (Verdana) eftersom vissa inställningar annars inte fungerar, till exempel anpassa sidan och förändra webbupplösningen Fet stil nyckelord När texterna är korta behövs inga ledord, men vid längre textmassor (till exempel instruktioner) kan det vara besökaren till stor hjälp. Markera gärna nyckelord eller ledord i fet stil. Då hjälper du besökaren med fästpunkter vid skumläsning. Försök att hitta ett ord eller en fras i varje stycke. Substantiv och verb brukar vara de mest informationsbärande orden i en mening Versaler Använd inte stora bokstäver (VERSALER) och följ skrivhandledningen för Huddinge kommun med inledande versal i början på en mening och därefter små bokstäver (gemener). Gemener är lättare att läsa än versaler. Gemenerna har staplar (som i b, f och l) och underhäng (som i g, j och y), vilket ger mer omväxlande ordbilder, medan versalernas ordbilder praktiskt taget är rektanglar i olika längder. Versaler kan också verka ganska påträngande, nästan som om du skriker. När man chattar och är arg visar man till exempel detta genom att skriva med versaler Kursiv stil Var återhållsam med kursiv stil. Den brukar användas för att markera speciella ord. Kursiv stil är svår att läsa på skärm och syns även dåligt vid utskrift. Ett vanligt användningsområde för kursiv stil är citat. 2.2 Länkar understruken text Använd aldrig understruken text om inte ordet är en länk. Grundregeln för en länk är att den ska kunna förstås även om den lyfts ut ur sitt sammanhang. Det betyder att länktexten ska tydliggöra vilken information jag får och vart länken leder om jag väljer att klicka på den. Skriv tillgängligt på webben januari

8 2.2.1 Standard Alla länkar på våra webbplatser blir automatiskt blå och när man för muspekaren över länken blir texten understruken. Att länkar är blå är gängse på Internet och något som besökaren förväntar sig. Det är därför viktigt att ingen annan text eller rubrik skrivs i blått allt för att undvika missförstånd och underlätta för besökaren Gör korrekta länkar Alla länkar ska vara så tydliga att det går att förstå dem även om de lyfts ut ur sitt sammanhang. När du gör en länk är det viktigt att du länkar hela länken inklusive informationen om eventuella dokument eller om det öppnas i ett nytt fönster. Länken bör dock inte vara längre än 12 ord. Alla länkar som går till en extern webbplats, exempelvis eller ska öppnas i ett nytt fönster. Du skriver länken så här: (öppnas i nytt fönster) Länkar som går till en sida inom samma webbplats, det vill säga eller Insidan, ska inte öppnas i ett nytt fönster. Länkar som går till ett dokument, PDF eller Word, ska innehålla information om vilken typ av dokument det är samt storleken på dokumentet. Du skriver länken så här: Kommunstyrelsens rapport 20 januari 2007 (PDF 128 kb) Det är viktigt att all information är med i länken. Om det inte är det kommer de besökare som lyssnar på sidan eller de som tabbar sig fram inte få fullständig information så att de kan klicka på länken. Länktitle Tidigare har vi använt oss av funktionen länktitle för att förklara och ge mer information om länken, detta är en felaktig användning av funktionen och orsakar mer besvär än nytta för användaren. Funktionen länktitle ska numera inte användas på våra webbplatser Dokument och rapporter När du länkar till ett annat dokument som inte är en webbsida (till exempel PDF, Word, Powerpoint) ska du ange filformatet och filens storlek i länken. Använd alltid PDF och endast i nödfall Word eller annat format. PDF-format gör att dokumentet blir mindre tungt och låser texten i dokumentet E-postadresser När du länkar en e-postadress, skriv ut hela adressen så att den syns på webbplatsen. Vi har ett krypteringsprogram på vår webbplats som skyddar oss mot eventuella spindlar som söker av webbplatser för att sedan skicka spam Några andra tips om länkar Länkar som leder till bilagor eller merläsning för den extra intresserade ska ligga under texten. 1 Vägledning 24-timmarswebben, 2006:5. VERVA Verket för förvaltningsutveckling. Skriv tillgängligt på webben januari

9 Använd bara ankarlänkar (bokmärken) inom en sida om texten är lång (en och en halv sida brukar vara en bra tumregel). Länka inte ord i löpande text, det stör läsrytmen och försvårar för dem som lyssnar på sidan eller tabbar sig fram. Försök att ha länkar i närheten av det textavsnitt som länken är en naturlig fortsättning på, exempelvis direkt efter stycket. 3 Bilder Bilder och grafiska element ska alltid kompletteras med en alternativ text. Den alternativa texten ska beskriva bilden i sammanhanget. Om du vill kontrollera hur den alternativa texten ser ut på din webbplats håller du muspekaren över bilden, du ska då se en gul ruta med text (om du använder Internet Explorer). Tänk också på att du alltid måste namnge fotografen och ha tillstånd att publicera bilden. 3.1 Bilder med innehåll Om en bild innehåller viktig information måste informationen i den alternativa texten vara beskrivande. Texten bör dock inte vara för lång. Om bilden behöver förklaras mer än så kan du beskriva bilden i en separat text. 3.2 Bild som är text Undvik att använda bilder för att presentera text, eftersom bildtexten blir oläsbar om bilden blir förstorad, en synskadad person kan behöva förstorar upp text och bild för att ta till sig informationen. Om du ändå skulle använda dig av textbilder så måste du skriva in samma text i en alternativ text. Den alternativa texten skriver du in i EPiServer när du lägger in bilden på sidan. 3.3 Bild som är text Undvik att använda bilder för att presentera text, eftersom bildtexten blir oläsbar om bilden blir förstorad, en synskadad person kan behöva förstora upp text och bild för att ta till sig informationen. Om du ändå skulle använda dig av textbilder så måste du skriva in samma text i en alternativ text. Den alternativa texten skriver du in i EPiServer när du lägger in bilden på sidan. 4 Tabeller När information presenteras i tabellform är det viktigt att försöka förtydliga tabellen med hjälp av tydliga rad- och kolumnrubriker eftersom tabelldata kan vara svåra att tolka. Om det är många rader eller kolumner kan dessa behöva separeras. 4.1 Använd inte tabeller för layout Skapa inte layout med hjälp av en tabell eftersom det gör sidan otillgänglig för en användare med ett hjälpmedel. Tabeller är till för tabelldata (data uppställd i spalter och kolumner) och ett hjälpmedel tolkar informationen därefter. Det finns risk för att hjälpmedlet misstolkar eller läser upp informationen i fel ordning. Tänk på att det inte får finnas några tomma rutor i tabellen eftersom tabellen då blir otillgänglig för dem som lyssnar på sidan. Skriv tillgängligt på webben januari

10 5 Punktlistor och uppställningar Listor är bra för att presentera information på ett överskådligt sätt. Använd listfunktionen i redigerarläget så skapas korrekta listor. Om du gör en lista av vanliga streck eller radbrytningar blir det ingen lista tekniskt sett. Det betyder att en användare med ett hjälpmedel inte förstår att det är en lista och får därför problem med att förstå informationen. Det viktigaste att tänka på när det gäller den språkliga utformningen av listor är konsekvens. Om en punkt innehåller en fullständig mening, bör samtliga punkter göra det. Om en punkt inleds med ett substantiv bör samtliga göra det, och så vidare. 5.1 Punktlista En punktlista kan du använda för att räkna upp olika saker när den inbördes ordningen inte har någon betydelse. Undvik för långa punktlistor, då får det en motsatt effekt. Exempel: När du ska anmäla ditt barn till förskola gör du på följande sätt: Du väljer ut lämplig förskola för ditt barn Du skickar in en ansökan om plats i förskolan Placeringsassistenten ger besked om på vilken förskola ditt barn placeras Du tackar ja eller nej till platsen 5.2 Abc-lista Använd en abc-lista om besökaren kan välja mellan olika alternativ. Exempel: Du kan välja att rösta: a) Valdagen b) Genom förtidsröstning c) Via ombud d) På institution 5.3 Nummerlista Använd en nummerlista för att räkna upp något som sker i kronologisk ordning. Exempel: När du ska anmäla ditt barn till förskola gör du på följande sätt: 1. Du väljer ut lämplig förskola för ditt barn 2. Du skickar in en ansökan om plats i förskolan 3. Placeringsassistenten ger besked om på vilken förskola ditt barn placeras 4. Du tackar ja eller nej till platsen Skriv tillgängligt på webben januari

11 6 Enhetlig layout Följ den enhetliga layout som finns på webbplatsen. Annars sticker dina sidor ut och kan lätt uppfattas som mindre seriösa än de övriga. Det kan också hända att någon tror att dina sidor inte tillhör webbplatsen. 7 Skriv för att bli hittad Det blir allt vanligare att många besökare använder sig av sökfunktioner på webben istället för att söka i sidans struktur. Du kan påverka hur lätt dina sidor går att hitta. 7.1 Sidans huvudrubrik En bra huvudrubrik är det viktigaste du kan skriva för att öka möjligheten att din sida blir högt rankad av sökmotorerna. Du ska sträva efter att få med de viktigaste nyckelorden för sidans innehåll i rubriken. När du väljer nyckelord är det viktigt att du väljer ord som dina läsare använder. Ifall de söker på dagis gör det ingen nytta om du skrivit barnomsorg eller förskola Sidans innehåll Om du skriver journalistiskt med det viktigaste först är mycket vunnet även för sökmotorerna. De tar nämligen hänsyn till hur ofta det ord någon söker efter finns på dina sidor och hur högt upp på sidan det står. Arbeta därför med dina nyckelord i rubrik och ingress Sökord och beskrivning av sidan Det går att skriva in sökord och en beskrivning av sidan i EPiServer. Klicka på Avancerad information, skriv in dina sökord i fältet Standardsökord för sidor. På raden ovanför skriver du in en beskrivning av sidan. Båda dessa fält hjälper sökmotorerna att hitta till din sida. Bild 1: Här skriver du in dina sökord. Separera sökorden med komma (,) och mellanslag. Beskriv också sidan i fältet Beskrivning av sidan. Skriv tillgängligt på webben januari

12 7.2 Dokument och rapporter Om du vill behålla en rapport eller ett dokuments format, kan du spara det som en PDF-fil och göra en länk från den aktuella sidan till rapporten/dokumentet. Det är viktigt att du gör en kort sammanfattning om innehållet så att besökaren kan avgöra om han/hon vill öppna PDF-filen. Ett annat alternativ är att du delar upp rapporten/dokumentet i olika stycken och beskriver varje stycke med en förklarande rubrik. För att besökaren enkelt ska kunna söka efter PDF-filen på sökmotorerna, kan du lägga in ett antal sökord i ditt PDF-dokument. Det är också viktigt att titeln innehåller de viktigaste nyckelorden för enklast möjliga sökning. Under Dokumentegenskaper i Arkiv-menyn (i PDF-filen) klickar du på Beskrivning i den vänstra kolumnen, därefter fyller du i de vita fälten. Bild 2: Här skriver du, utan mellanslag, in nyckelorden som relaterar till dokumentet. Skriv tillgängligt på webben januari

13 8 PuL - Personuppgiftslagen 8.1 Personuppgifter Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Huvudregeln är att personuppgifter får behandlas bara om personen lämnat samtycke till behandlingen. Denna regel gäller givetvis också för publicering av personuppgifter på kommunens externa webb. Från denna regel finns en mängd undantag. Regler om behandling av personuppgifter finns i personuppgiftslagen (PuL). Syftet med reglerna är att hindra att den personliga integriteten kränks. Lagen bygger på ett EU-direktiv. Vid all behandling av personuppgifter ska syftet vara fastställt av den personuppgiftsansvarige, i vårt fall respektive nämnd. Sådant syfte finns i de flesta fall i den förteckning över behandlingar som förs av personuppgiftsombudet. I vår kommun är både kommunstyrelsen och nämnderna personuppgiftsansvariga. Förvaltningschef kan sägas vara ansvarig för att de personer som har behörighet att publicera på extern webb har tillräckliga kunskaper för att ta ställning till publicering av personuppgifter och följer reglerna i PuL. PuL påverkar i högsta grad dig som arbetar med eller ansvarar för innehållet på vår externa webbplats. Skriv, godkänn eller publicera inget innehåll om du är osäker på om detta innehåller personuppgifter. Rådfråga hellre personuppgiftsombudet Olle Pettersson på KSF, olle.pettersson@huddinge.se, anknytning Vill du läsa mer om Huddinge kommuns riktlinjer angående PuL finns det på: / Om kommunen / Politik & Demokrati / Offentlighetsprincipen Skriv tillgängligt på webben januari

14 Checklista Att skriva för webben Jag har skapat struktur i texten med rubriker, ingress och stycken lagt det viktigaste i texten så tidigt som möjligt valt en rubrik som talar om vad sidan handlar om försökt förstå den som ska läsa min text använt ett tydligt och enkelt språk som alla kan förstå förklarat svåra ord och komplexa begrepp funderat över om man kan ta bort eller korta ner texten lagt till nödvändig bakgrundsinformation gjort texten fri från onödigt långa meningar kontrollerat att alla ord är rättstavade Tillgänglighet i EPiServer Jag har formulerat länkar som går att förstå och det som leder ut från webbplatsen öppnas i nytt fönster strukturerat sidan och använt mig av rätt rubriksättning valt bra bilder och beskrivit dessa med en alt-text lagt till länkar som besökaren kan behöva för att läsa mer om ämnet har anpassat text och information för att hjälpa besökare med särskilda behov PuL personuppgiftslagen Innehåller texten personuppgifter? Om ja, har du kollat att de är godkända för publicering? Skriv tillgängligt på webben januari

15 Referenser Skrivhandledning för Huddinge kommun Konsten att skriva begripligt information om Personuppgiftslagen aspx att skriva för webben och hur man gör texten tillgänglig för alla så skriver du bättre länkar att skriva för webben klarspråksgruppens Lathund för webbskribenter språkvårdsportalen Skriv tillgängligt på webben januari