Att skriva klarspråk. Örjan Pettersson, Trafikverket

Transkript

1 Att skriva klarspråk Örjan Pettersson, Trafikverket

2 De närmaste 50 minuterna Vad styr oss? Struktur och layout Stil och ton Meningsbyggnad Onödiga ord Onödigt slarv 2

3 Klarspråk? Klarspråk är myndighetstexter skrivna på ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Det handlar ytterst om demokrati: att alla ska ha tillgång till och rätt att förstå vad som står i texter som skrivs av myndigheterna. (Källa: Språkrådet) 3

4 Vad styr oss? Förvaltningslagen (1986:223) 7 [ ] Myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. [ ] Språklagen (2009:600) 10 Språket i domstolar, förvaltningsmyndigheter och andra organ som fullgör uppgifter i offentlig verksamhet är svenska. [ ] 11 Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. 4

5 Språkrådet och vi Institutet för språk och folkminnen är myndighet för språkvården (avdelningen Språkrådet). Deras rekommendationer hjälper oss att tillämpa språklagen. Myndigheternas skrivregler, Svenska skrivregler och övriga råd. 5

6 Vårdat, enkelt och begripligt? Vårdat: ska följa gängse språknormer Följ den officiella språkvårdens (Språkrådets) rekommendationer. Enkelt: ska ligga relativt nära talspråket Undvik krångliga meningar, ålderdomliga och svårbegripliga ord, onödiga förkortningar och oförklarade facktermer. Begripligt: ska vara anpassat så att läsaren bör kunna förstå Utgå från läsarens förutsättningar (sakinnehåll, ordningsföljd, rubriker med mera). 6

7 Struktur och layout Sammanfattningen gör många läsare glada. Var gärna övertydlig med det allra viktigaste. Var generös med styckeindelningen hjärnan behöver mellanlanda. Rubrikerna ger överblick. Använd gärna onumrerade styckerubriker, men helst bara en nivå. Jobbig uppräkning? Gör en punktlista! 7

8 Var inte rädd för det vita! xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 8

9 Stil och ton den språkliga mittfåran Risk föreligger att myndigheten ej har erforderlig kontroll. Myndigheten har inte en susning om läget. Det finns risk för att myndigheten inte har nödvändig kontroll. 9

10 Stil och ton den språkliga mittfåran Det råder otydlighet beträffande vem som äger rätt att fatta beslut. Det är hopplöst att få koll på vem som är högsta hönset. Det är otydligt vem som har rätt att (får) besluta. 10

11 Stil och ton Vi ger bättre läsning och ett mänskligare intryck än Internrevisionen eller IR. Vi har noterat brister i Vår uppfattning är att Projektledarna har försett oss med underlag Uppmanande form i rekommendationer. Ta fram rutiner för Se till att utbildningar 11

12 Stil och ton Passiv form Det har identifierats risker med Synpunkter har samlats in Ändringarna planeras att genomföras Framförställd lång bestämning innehåller för ärendet relevant information. (innehåller information som är ) ingår i den av myndighetens styrelse fastställda planen. (ingår i den plan som ) 12

13 Stil och ton Substantiveringar Internrevisionen har genomfört en granskning av (har granskat) Uppföljning av incidenter sker varje månad (Incidenter följs upp) Framtagning av ett övergripande ledningssystem ska genomföras av en konsult. (En konsult ska ta fram) 13

14 Stil och ton Ålderdomliga uttryck och ordformer beslut angående (om) riktlinjer avseende (för, om) förutsättningarna beträffande (för) rekommendationerna rörande (för, om) risk föreligger att (det finns risk för att) att chefer erhåller tillräcklig (får) ansvaret med avseende på (för) det råder osäkerhet om (det är osäkert) skall, ej (ska, inte) 14

15 Meningsbyggnad Får man sätta komma före och? Det är viktigt att verksamhetsansvariga personer tar ansvar för beslut om vilken risk och störning som kan accepteras och det är också denna person som har budget för att vidta lämpliga åtgärder för att hantera risken. Projekt har ofta behov av att formalisera sitt lokala arbete för att de ska kunna bedrivas effektivt och ändamålsenligheten med denna strikta styrning kan därför ifrågasättas. Informationen används av entreprenörer och trafikcentraler kan agera genom att skicka ut varningar till allmänheten. 15

16 Meningsbyggnad Håll ihop subjekt och predikat Rutiner för den egna verksamheten som tydligt tar hänsyn till och beaktar kraven i riktlinjerna saknas. Ett utvecklingsarbete inom projektet som arbetar för ökad produktivitet i anläggningsbranschen bl.a. genom att se över arbetssätt och verktyg för strategiskt inköp och upphandling pågår. 16

17 Meningsbyggnad sammanfattning Man ska inte behöva läsa en mening mer än en gång! 17

18 Onödiga ord I de gällande riktlinjerna för Efterlevnaden av de ställda kraven Det saknas i nuläget Det finns i dag brister Följden av att den framtagna strategin följs I de olika alternativ som presenterades FBA-metoden! Fattas bara annat! 18

19 Onödigt slarv Bildtext överst på efterföljande sida. Exempelvis finns i beslut där flera chefer skrivit på beslutet p.g.a. att man är osäker på vem som äger dokumentet. Vi bedömer vi att det finns ett behov Sänker det allmänna intrycket. Ni måste vara ofelbara. Ta hjälp av varandra och andra! 19

20