Dokumentering. Mona Granholm Tammerfors

Transkript

1 Dokumentering Mona Granholm Tammerfors

2 Aktuellt när det gäller Kanta-tjänster inom socialvården Klientdataarkivet och Mina Kanta-sidor är Kanta-tjänster inom socialvården. I Klientdataarkivet för socialvården lagras alla de klienthandlingar som uppkommer i samband med socialservice för en klient. Klientdataarkivet kommer att användas inom både den offentliga och privata socialvården.

3 Mina Kanta Via Mina Kanta-sidor blir socialvårdens arbete synligt för klienten. Klienten kan se sina egna klienthandlingar utan att behöva begära att få se dem och påvisa sin rätt till insyn. Möjligheterna att sköta ärenden elektroniskt förbättras också genom ibruktagandet av Mina Kanta-sidor.

4 Bild

5 Tidtabell:

6

7 Ansvar och uppgifter vid ibruktagandet - En organisation som tillhandahåller socialservice sköter själv anslutningen till Kanta-tjänsterna inom socialvården. - Organisationen ska anskaffa ett sådant system som gör det möjligt att ansluta sig till Kanta-tjänsterna. - Organisationen ska också se till att de yrkesutbildade personerna får tillräcklig utbildning.

8 Strukturerad dokumentation Definition: Uppgifter i klienthandlingar registreras i en på förhand bestämd form Enhetlighet ifråga om VAD som antecknas HUR det antecknas HUR handlingarna används och förvaras

9 Formbundenhet Formbundenheten syns både i handlingens struktur och i lagringsform - Fritext under givna rubriker - Kryssrutor - Sifferform

10 Fördelar Klientuppgifterna för socialvården finns tillgängliga på ett och samma ställe och deras tillgänglighet förbättras - Handlingarna är semantiskt och tekniskt enhetliga (ex. THL:s ordlista) - Användningen av klientuppgifter följs, styrs och övervakas, vilket förbättrar klientens dataskydd. - Den nationella styrningen av informationshanteringen inom socialvården blir effektivare - I framtiden möjliggörs samarbete mellan social- och hälsovården vid hanteringen av uppgifter - Det blir lättare att söka och dela information - Brevposten och postningsarbetet minskar - Arkiveringen blir effektivare

11 Det finns många lagar som berör behandlingen av klient- och patientuppgifter L om klienthandlingar inom socialvården Lag om klientens ställning och rättigheter Lag om patientens ställning och rättigheter Lag om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården Offentlighetslagen

12 EU:s dataskyddsförordning Personuppgiftslagen Lag om socialvård Barnskyddslagen Lag om utkomststöd Lag om missbrukarvård Lag om elev- och studerandevård O.s.v..

13 Lag om elev- och studerandevård 1287/2013 Uppgifter som behövs för anordnande och genomförande av individuellt inriktade insatser från elevhälsan ska dokumenteras i elevhälsans journaler

14 Elevhälsans journaler 20 Olika typer av journaler uppkommer beroende av vem som dokumenterar

15 - Personal inom skol- och studerandehälsovård Patientjournal (L om patientens ställning och rättigheter) - Elevhälsans kuratorer Klientjournal (L om klientens ställning och rättigheter)

16 Sektorsöverskridande expertgrupp för en enskild studerande Anteckningar registreras i en Elevhälsojournal Vad den ska innehålla finns uttalat i 20

17 Datasäkerhet ett gemensamt ansvar för oss alla Personregister Registeransvarig - Beskrivningar av befintliga informationssystem Inloggning till Kanta enbart med identifiering, stark autentisering All användning av Kanta-tjänsterna lämnar ett spår som kallas logg

18 Informationssäkerhetsrisker vid behandling av klientuppgifter: Klientuppgifter sparas på annat ställe än i klientdatasystemet Okrypterad kommunikationskanal används Datorn lämnas olåst, mobila enheter är tillgängliga för obehöriga Kalendrar och anteckningsböcker får ligga framme Oförsiktighet med lösenord

19 Kom ihåg datasäkerhetsriskerna om: Samtal om klientärenden förs på så sätt att utomstående kan höra vad som sägs Avfall som innehåller konfidentiella uppgifter behandlas slarvigt

20 Rättelse av anteckningar i en klienthandling I fråga om rättelse av uppgifter i en klienthandling tillämpas 29 i personuppgiftslagen. En anteckning ska rättas så att den ursprungliga anteckningen kan läsas vid ett senare tillfälle. Av rättelsen ska det framgå namn och tjänsteställning för den som gjorde rättelsen samt tidpunkt och motivering för rättelsen.

21 SPRÅK

22 SPRÅKET 6 L om klienthandlingar inom socialvården Det språk som används i klienthandlingarna ska vara klart och begripligt och endast allmänt kända och godtagna begrepp och förkortningar får användas i dem.

23 NÅGRA TIPS

24 En personlig och ledig ton minskar inte trovärdigheten Använd jag, inte undertecknad Skriv om istället för ifall Skriv omväxlande långa och korta meningar när du skriver fri text En tanke en mening Tänk på hur du skulle formulera texten muntligt Skriv aktivt undvik passiva verb

25 - Nämnden har behandlat ärendet J - Ärendet har behandlats av nämndenl - Undvik man ofta otydligt och vagt - Syftningar kan lätt bli fel kontrollera noggrant - Använd moderna, allmänt godkända ord istället för ålderdomliga

26 Klarspråk i kommunen en skrivhandledning Eivor Sommardahl Nätpublikation

27 Polyfoni Låt många röster komma fram i texten

28 Fällor

29 Ifrågavarande, angiven Undvik! Interna förkortningar Slang Fackuttryck Att kopiera tidigare texter

30 Spara inte dokumenteringar tills du har tid! Enligt 4 i klienthandlingslagen ska dokumentation ske så fort som möjligt! Ingen dubbeldokumentering för skrivbordslådan!

31 Kategoriseringar Behövs de? Många gånger onödiga Kan vara stämplande, kränkande Påverka självbild och självuppfattning hos klienten Påverkar andra som jobbar med klienten Uppfattas som bestående drag, fastän kategoriseringen kan vara baserad på enstaka händelser

32 Klienthandlingar har också betydelse som källa till minnen och blir då element som bidrar till utformningen av klientens självbild

33 Den som dokumenterar har en maktposition VAD TAS MED? VAD LÄMNAS BORT?

34 Ex.: Kajsa vill inte börja i Flickornas diskussionsgrupp Kajsa berättar att hon inte vill börja i Flickornas diskussionsgrupp för att hon har blivit mobbad av några av deltagarna tidigare

35 Balansgång Det som inte dokumenteras har inte hänt! Men allt ska inte dokumenteras! Vad har relevans för ärendet? Strukturerad dokumentation kommer att minska på ansvaret för enskilda yrkesutövare att besluta om vad som ska tas med i dokumentationen

36 Lösning? Delaktighetsbefrämjande dokumentation

37 Etik och delaktighet Skriv till klienten! Det påverkar hur man skriver Skriv tillsammans med klienten! Berätta att du skriver, kolla formuleringar, sammanfatta Se klienten som en kunskapsbärare, någon att samarbeta med Vad vet vi tillsammans?- Om vi inte beaktar det som klienten vet, så missar vi mycket kunskap och information Delaktighet skapar förtroende!

38 Varför uppgifter behövs Hur de används Vem kan ta del av dem Hur man kan begära rättelse Regler för samtycke Klienten ska få veta