Elektronisk förmedling av intyg och utlåtanden som upprättats inom hälso-och sjukvården till aktörer utanför hälso- och sjukvården

Transkript

1 Elektronisk förmedling av intyg och utlåtanden som upprättats inom hälso-och sjukvården till aktörer utanför hälso- och sjukvården Allmänna verksamhetsmodeller för yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården version 1.1 I detta dokument beskrivs verksamhetsmodeller för förmedling av intyg och utlåtanden som upprättats inom hälso- och sjukvården till aktörer utanför hälso- och sjukvården. Dokumentet ska användas med oförändrat innehåll vid utbildning och som praktisk handledning i förmedling av intyg som finns i Kanta-tjänsterna. Det är viktigt att verksamhetsmodellernas datainnehåll bevaras enhetligt och att intyg förmedlas på samma sätt i hela landet. Tabellen över ändringshistorik innehåller de viktigaste ändringarna som företagits från en version till en annan Version Datum Utarbetad av/godkänd av Beskrivning THL Versionen i fråga innehåller verksamhetsmodeller för förmedling av A-intyg till FPA THL I versionen i fråga har verksamhetsmodellerna för fas 1 av förfrågnings- och förmedlingstjänsten 1

2 uppdaterats. Innehåll 1. INLEDNING 3 2. VAD ÄR ELEKTRONISKA INTYG ORDLISTA 4 3. IBRUKTAGANDE 5 4. INFORMATION TILL KUNDEN, SAMTYCKE OCH FÖRBUD 5 5. UNDERTECKNANDE AV INTYG 5 6. UTSKRIFTER, UTSKRIFTSMODELLER 6 7. FÖRMEDLING AV INTYG I SAMBAND MED BESÖK PÅ MOTTAGNINGEN 6 8. FÖRFRÅGAN OM INTYG I EN EXTERN ELEKTRONISK TJÄNST 7 9. FÖRMEDLING AV INTYG EFTER KONTAKT INTYG SOM SKA FÖRMEDLAS I SAMBAND MED DIKTAMEN FÖRMEDLING AV INTYG SOM UPPRÄTTATS TIDIGARE FÖRMEDLING AV ETT MAKULERAT INTYG FÖRMEDLING AV INTYG SOM VISAS MED FÖRDRÖJNING INTYG TILL MEDBORGARNAS FÖRFOGANDE VIA MINA KANTA-SIDOR 8 2

3 1. Inledning I detta dokument beskrivs verksamhetsmodeller för förmedling av intyg och utlåtanden som sparats i den riksomfattande informationssystemtjänstens (Kanta-tjänster) Patientdataarkiv till aktörer utanför hälso- och sjukvården, som behöver dessa handlingar eller delar av innehållet i en handling. I guiden beskrivs de viktigaste funktionerna hos elektroniska intyg och utlåtanden ur hälso- och sjukvårdens synvinkel. Verksamhetsmodellerna kan kompletteras med organisationernas egna anvisningar, patientdatasystemspecifika bruksanvisningar samt anvisningar som Institutet för hälsa och välfärd (THL) meddelar och publicerar senare. De verksamhetsmodeller som presenteras i detta dokument baserar sig på 10 4 mom. i klientdatalagen 1 samt på THL:s gällande föreskrift om intyg och utlåtanden som ska utlämnas till aktörer utanför hälso- och sjukvården med hjälp av riksomfattande informationssystemtjänster. I början av guiden presenteras de riksomfattande målen och begreppsdefinitionerna i anslutning till elektronisk förmedling av intyg och utlåtanden. Därefter genomgås samtyckespraxis i anslutning till elektronisk förmedling. Sedan behandlas de verksamhetsmodeller som hänför sig till förmedling av intyg i en mottagningssituation, förfrågning i samband med elektroniska tjänster utanför hälso- och sjukvården, förmedling efter mottagningen samt makulering och utskrift. Till sist beskrivs i korthet hur intygen visas för medborgarna via Mina Kanta-sidor. Medborgarens kontaktuppgifter har avlägsnats i blankettstrukturerna, så att elektronisk förmedling av intyg för medborgare som berörs av spärrmarkering kan tas i bruk. 2. Vad är elektroniska intyg Ett elektroniskt intyg är ett intyg eller utlåtande som upprättats av en yrkesutbildad person inom hälsooch sjukvården, som är sparat i Kanta-tjänsternas Patientdataarkiv och som lämnas ut till en aktör utanför hälso- och sjukvården via den riksomfattande förfrågnings- och förmedlingstjänsten. Ett elektroniskt intyg lämnas ut i den mån som information i intyget eller utlåtandet tillkommer mottagaren. I detta dokument används benämningen intyg för elektroniska intyg. Syftet med intygen är att de ska effektivisera och förbättra tillgången till handlingar som upprättats inom hälso- och sjukvården för de utomstående aktörer som de upprättats för. Intyg får lämnas ut till de aktörer som med stöd av lagstiftning har rätt till handlingarna i fråga. Förmedlingen av intyg till aktörer utanför hälso- och sjukvården förutsätter att kunden gett muntligt samtycke separat för varje intyg. Kunden kan läsa intyg som finns sparade i det riksomfattande Patientdataarkivet på Mina Kanta-sidor. 1 Lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården: 3

4 2.1. Ordlista Kanta = Ett riksomfattande datalager i Kanta-tjänsterna (patientdataarkivet, receptcentret och informationshanteringstjänsten) för arkivering av patient- och klientuppgifter. Samtestning av intyg = Testning av förmedlingen, som omfattar Kanta-tjänsterna patientdatasystemet mottagaren. Förfrågnings- och förmedlingstjänst= En informationssystemtjänst som hör till Kanta-tjänsterna och med vars hjälp intyg och utlåtanden som hör till patientuppgifterna kan förmedlas till aktörer utanför hälso- och sjukvården. Enligt 10 i klientdatalagen sker utlämnandet med hjälp av den informationsförmedlings- och förfrågningsservice som hör till de riksomfattande informationssystemtjänsterna. Elektroniskt intyg = Ett intyg av en läkare eller någon annan yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården som lämnas ut via förfrågnings- och förmedlingstjänsten till en aktör utanför hälso- och sjukvården. Förfrågningstjänst = En informationssystemtjänst som hör till Kanta-tjänsterna och som behandlar förfrågningar om intyg och utlåtanden och lämnar ut handlingar när villkoren är uppfyllda. Förmedlingstjänst = En informationssystemtjänst som hör till Kanta-tjänsterna och som förmedlar intyg och utlåtanden. Mottagare = Den myndighet som definierats i intyget eller någon annan överenskommen mottagare för vilken handlingen har upprättats och till vilken handlingen förmedlas. Myndighet = En myndighetsaktör som verkställer lagstadgade förmåner eller upprätthåller ett lagstadgat register, till exempel FPA, pensionsanstalter, olycksfallsförsäkringsbolag eller THL. Upprättare av intyg = En läkare är eller någon annan yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården som signerar intyget med personcertifikat. Förmedlare av intyg = En person inom en hälso- och sjukvårdsorganisation som organisationen har gett behörighet att förmedla intyg till mottagaren. Förmedlingen kan även gälla intyg som upprättats tidigare och som signerats med personcertifikat. Förmedling av intyg = Utlämnande av intyg eller utlåtanden med hjälp av riksomfattande informationssystemtjänster enligt 3 kap. 10 i lagen om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården till den aktör utanför hälso- och sjukvården för vilken handlingen har upprättats. Informationsförmedling Förmedlingsgrund = Koder i THL:s kodtjänst som styr förmedlingsverksamheten och som beskriver varför Kanta-informationsförmedlingen kan förmedla meddelandet vidare. Koderna utgör tekniska styrkoder för Kanta-informationsförmedlingen. FPAs Kanta-tjänster svarar för klassificeringen. Förmedlingsgrunden är till exempel ett uppdrag från en kund. Informationsförmedling- Meddelandets mottagare = Koder i THL:s kodtjänst som styr förmedlingsverksamheten och som beskriver de mottagarorganisationer som anslutit sig till Kantainformationsförmedlingen och de begränsade meddelanden som ska lämnas ut till deras behandlingssystem. 4

5 Förmedlade intyg = Koder i THL:s kodtjänst som beskriver blankettstrukturerna hos de blanketter som förmedlas, t.ex. FPA/Blankett Läkarintyg A. Andra bindande specifikationer såsom utskriftsmodeller och de stilfiler som behövs för utskrift publiceras i FPAs Kanta-tjänsters extranät. THL utfärdar en separat verksamhetsmodell för ibruktagandet av respektive intyg. Varje blankett har en ägare som definierar blankettens innehåll, utskriftsmodell, förmedlingsgrunder och den version som förmedlas. För de olika blankettversionerna har det fastställts giltighetstider, under vilka det är obligatoriskt att använda blankettversionen. 3. Ibruktagande Bestämmelser om skyldigheten att spara intyg elektroniskt i Kanta-tjänsternas Patientdataarkiv ingår i punkt 4 i bilagan till social- och hälsovårdsministeriets (SHM) förordning om riksomfattande informationstjänster inom hälso- och sjukvården (1257/2015). En tidtabellsplan för specificering och ibruktagande av intyg och utlåtanden enligt förordningen ingår i Kanta-tjänsternas publiceringstidtabell. Eftersom det finns teknisk beredskap att arkivera och intyg enligt bilaga 4 och förmedla dem till FPAs förmånstjänster, kan förmedlingen av intyg starta med alla dessa intyg. Nya mottagare som ansluts till förfrågnings- och förmedlingstjänsten publiceras på webbplatsen kanta.fi. För att förfrågnings- och förmedlingstjänsten ska kunna tas i bruk inom hälso- och sjukvården förutsätts godkänd samtestning av patientdatasystemet och genomfört ibruktagningsprov. Verksamhetsmodellen för utlämnande av övriga intyg enligt förordningen (1257/2015) uppdateras då förmedlingen av intyg kan tas i bruk. 4. Information till kunden, samtycke och förbud Utlämnandet av intyg som sparats i Patientdataarkivet via förfrågnings- och förmedlingstjänsten förutsätter alltid att kunden ger muntligt samtycke i varje enskild situation. Den som tar emot samtycket ska anteckna uppgift om det i det intyg som lämnas ut. I specialsituationer kan det vara nödvändigt att förmedla intyg även utan kundens samtycke. Exempel: makulering av ett tidigare förmedlat intyg eller med stöd av lagstadgad rätt att få information. Medborgaren kan lämna sitt muntliga samtycke antingen i samband med förmedlingen inom hälso- och sjukvården eller i en elektronisk tjänst utanför hälsooch sjukvården. 5. Undertecknande av intyg Identifiering av användaren och kontroll av behörigheterna sker i patientdatasystemet i enligt med certifikatkraven. I patientdatasystemet fastställs vem som upprättar intyget och dennes behörigheter att upprätta, signera och förmedla intyg. Intyget godkänns och signeras med certifikatkort. Social- och hälsovårdsministeriet (SHM) har utfärdat en förordning om journalhandlingar (298/2009). Enligt 10 1 mom. 3 punkten i förordningen ska som basuppgifter i patientuppgifterna ingå namnet på den som gjort anteckningen i journalhandlingarna samt dennes ställning och tidpunkten för när anteckningen gjordes. I 7 3 mom. i förordningen konstateras att de utlåtanden och intyg som utarbetats för att företes för någon annan organisation eller instans ska undertecknas av den som upprättat handlingen. 5

6 Läkaren har i lagstiftningen getts en särskild position som vittne. Detta bygger på det allmänna förtroendet för läkaren som en opartisk expert. Ett formbundet läkarutlåtande som intygats på heder och samvete kan ersätta vittnesmål under ed vid en domstol eller i myndighetsförfarande (Källa Finlands läkarförbund, anvisningar om utfärdade av olika läkarintyg, på svenska). Kraven på vem som undertecknar intyg anges särskilt för varje blankett. Elektroniska intyg berörs av samma signeringskrav som intyg i övrigt. Förmedlingsfunktionen förutsätter inte rätt att signera intyg. Ett signerat intyg kan förmedlas av en person som arbetsgivaren har tilldelat denna behörighet. 6. Utskrifter, utskriftsmodeller Ett förmedlat intyg ska skrivas ut åt kunden, om förmedlingen inte lyckas eller om kunden behöver det för arbetsgivaren. Den som upprättar intyget och kunden kommer från fall till fall överens om en utskrift behövs. Kunden lämnar själv utskriften till mottagaren eller någon annan aktör som behöver intyget. Om kunden ges en utskrift av ett förmedlat intyg, ska där nämnas vart intyget har förmedlats. Exempelvis intyg som förmedlats till FPA får texten: Detta intyg har förmedlats till FPA". Kunden kan skriva ut ett intyg som sparats i Patientdataarkivet via Mina Kanta-sidor. Intyget får anteckningen: Kopia utskriven från Kanta-tjänsterna + datum. 7. Förmedling av intyg i samband med besök på mottagningen När en kund behöver ett intyg inom hälso- och sjukvården för att ansöka om en förmån, ersättning eller något annat förvaltningsbeslut, väljer den som upprättar intyget rätt typ av intyg i patientdatasystemet och kontrollerar de basuppgifter som uppdateras automatiskt (personbeteckning, namn, plats, ort, registrerarens namn och individuell beteckning). Den som upprättar intyget begär kundens muntliga samtycke till att förmedla intyget. Om kunden samtycker till förmedlingen, för den som upprättar intyget i uppgiften om samtycke i patientdatasystemet och väljer mål för förmedlingen. Den som upprättar intyget signerar det med sitt certifikatkort och godkänner det, varvid intyget arkiveras i Patientdataarkivet. Om kunden ger sitt samtycke till förmedling till mottagaren, väljer förmedlaren mål för förmedlingen, det arkiverade intyget eller dess specificerade datainnehåll överförs via informationsförmedlingstjänsten till den mottagare som valts i patientdatasystemet. Uppgift om att förmedlingen lyckats sparas i patientdatasystemet. Intyget kan vid behov skrivas ut åt kunden. På utskriften syns uppgift om att intyget förmedlats även på elektronisk väg till mottagaren. Ett förmedlat intyg kan inte återtas. Intyget går direkt till mottagaren. Undantagsfall, då ett intyg inte kan förmedlas på elektronisk väg utan ges i form av en pappersutskrift: Kunden förbjuder att intyget förmedlas på elektronisk väg. Kunden har en temporär personbeteckning. Mottagaren är inte definierad i patientdatasystemet. I felsituationer, om lagring eller förmedling inte lyckas. 6

7 Förmedling av A-intyg för den som är under 15 år till FPAs förmånstjänst. Intyget arkiveras i Patientdataarkivet även när förmedling till andra mottagare inte lyckas. 8. Förfrågan om intyg i en extern elektronisk tjänst Förfrågan om intyg kan göras i en elektronisk tjänst utanför social- och hälsovården. Intyget ska då finnas arkiverat i Kanta-tjänsterna. Den som upprättat intyget behöver inte begära muntligt samtycke till förmedlingen eller välja mottagare. En elektronisk tjänst utanför social- och hälsovården kräver stark autentisering av medborgaren. Den elektroniska tjänsten presenterar sökvillkoren för medborgaren och begär samtycke. Medborgaren kan ge samtycke till sökning av hans eller hennes uppgifter, varvid medborgarens intyg eller särskilt specificerat datainnehåll i dem enligt på förhand definierade sökvillkor kan återsändas till den aktör som begär dem. Om villkoren uppfylls, återsänder förfrågnings- och förmedlingstjänsten de begärda meddelandena och processen kan fortsätta. Förfrågningstjänsten ser till att uppgifter om förmedlingen sparas och att de visas för medborgaren via Mina Kanta-sidor. 9. Förmedling av intyg efter kontakt Ett intyg kan upprättas efter ett besök på mottagningen eller någon annan kontakt (t.ex. hembesök eller telefonkontakt). I patientdatasystemet sparas uppgift om behovet av intyg och förmedling av det till mottagaren. I intyget antecknas förmedlingsgrund och mottagare. Det signerade och godkända intyget sparas i Patientdataarkivet. Dessutom tas en pappersutskrift, om man har kommit överens om det med kunden. 10. Intyg som ska förmedlas i samband med diktamen Vid diktamen går man till väga på samma sätt som när intyg upprättas efter en kontakt. Den som upprättar intyget dikterar intyget. Efter att diktamen skrivits ut signeras och godkänns intyget av den som upprättat det. 11. Förmedling av intyg som upprättats tidigare När kunden begär att ett intyg som upprättats tidigare ska förmedlas till en aktör utanför hälso- och sjukvården, kan det tills vidare hämtas endast i det egna patientdatasystemet. I ett intyg som upprättats tidigare uppdateras uppgiften om förmedling. I övrigt förblir intygsversionens innehåll oförändrat. 12. Förmedling av ett makulerat intyg Om man upptäcker ett fel i ett förmedlat intyg (till exempel intyget har upprättats för fel kund), ska det inte rättas utan makuleras. Uppgiften om makulering sparas i Patientdataarkivet och förmedlas till mottagaren. Kundens samtycke behövs inte för makulering. Intyg som upprättats tidigare rättas inte. Om till exempel arbetsoförmågan förlängs upprättas ett nytt (förlängt) intyg för kunden. En elektronisk tjänst utanför social- och hälsovården kan inte behandla en makulering som gjorts senare. 7

8 13. Förmedling av intyg som visas med fördröjning Visningen av ett intyg på Mina Kanta-sidor kan fördröjas för viss tid eller tills vidare, om den som upprättar intyget bedömer att innehållet i intyget medför risk för patientsäkerheten. Ett fördröjt intyg kan förmedlas till mottagaren, som får information om att intyget är belagt med fördröjning. Mottagaren svarar för den fortsatta behandlingen av intyget och för att intyget visas för kunden med hänsyn till fördröjningen och de krav som ställs på den. 14. Intyg till medborgarnas förfogande via Mina Kanta-sidor I Intyg och utlåtanden på Mina Kanta-sidor kan kunden läsa sina egna intyg som finns sparade i Patientdataarkivet. På Mina Kanta-sidor ser kunden intygets förmedlingsgrund, mottagare och förmedlingsdatum som följer: Intyget/utlåtandet har med mitt samtycke förmedlats till följande organisationer: datum + organisation. Kunden kan om han eller hon så vill skriva ut intyget från Mina Kanta-sidor, men ett intyg som skrivits ut från Mina Kanta-sidor är inte ett officiellt intyg, eftersom kundens personbeteckning och den hälsooch sjukvårdsanställdes SF-nummer fattas. Mina Kanta-sidor betjänar i första hand kundens eget behov av information. 8