Mina Kanta-sidor och Patientdataarkivet

Transkript

1 Mina Kanta-sidor och Patientdataarkivet -information för hälsovårdspersonal Uppdaterad 2018

2 Patientdataarkivet och Mina Kanta-sidors funktionsprinciper Mina Kanta-sidor har inget eget datalager. De visar de uppgifter som finns sparade i Patientdataarkivet. De uppgifter som visas på Mina Kanta-sidor baserar sig på en servicehändelse Inom hälso- och sjukvården bildas en servicehändelse(-handling), till vilken alla vårdhandlingarna hänförs Mina Kanta-sidor visar endast vyer och rubriker som finns i den nationella kodtjänsten Om hälso- och sjukvården använder egna lokala vyer och rubriker, ska de länkas till en riksomfattande vy/rubrik. Anteckningarna arkiveras inte och de syns inte på Mina Kanta-sidor om de inte är länkade. 2

3 Visning av minderårigas uppgifter och skötsel av ärenden för minderårigas räkning via Mina Kanta-sidor Rätt för vårdnadshavare att via Mina Kanta-sidor läsa uppgifter och sköta ärenden som gäller minderåriga barn som de har vårdnaden om införs stegvis. För tillfället får vårdnadshavarna sköta ärenden för barn under 10 år som de har vårdnaden om Rätt för vårdnadshavare att sköta ärenden för åringars räkning införs senare Rätt för att sköta ärenden för en barns räkning kontrolleras med hjälp av tjänsten Suomi.fi fullmakter. Det är tills vidare inte möjligt att sköta ärenden för myndigas räkning via Mina Kanta-sidor 3

4 Även minderåriga får använda Mina Kanta-sidor Både de minderåriga själva och vårdnadshavarna får läsa hälsouppgifter som uppkommit efter Vårdnadshavarna kan läsa recept och hälsouppgifter som gäller barn under 10 år som de har vårdnaden om på Mina Kanta-sidor

5 På Mina Kanta-sidor kan din kund se sina egna patientuppgifter

6 Hälsouppgifter 1/5 På sidan Hälsouppgifter syns patientens besök och vårdperioder (dvs. servicehändelser) i kronologisk ordning under varandra. Alla tomma besök, till vilka det inte hänför sig några vårddokument, visas bakom länken Övriga händelser Patient kan söka hälso- och sjukvårdsuppgifter utifrån tidpunkt, diagnos och vy. I sökmenyn visas endast de diagnos och vyer som finns i fråga om patientens besöksuppgifter. När uppgifterna om ett besök eller en vårdperiod öppnas, visas de texter som hälso- och sjukvården registrerat i kronologisk ordning. 6

7 Hälsouppgifter 2/5 7

8 Hälsouppgifter 3/5 Noteringarna visas i visningsform, dvs. sådana som patientdatasystemet har arkiverat dem i Patientdataarkivet. Hälsouppgifter om besök och vårdperioder visas på olika sätt I fråga om besök inom den öppna vården visar Mina Kanta-sidor i regel all arkiverad information av journaltyp. I fråga om vårdperioder visar Mina Kanta-sidor bara sammandragsuppgifter, dvs. de uppgifter som förts till tilläggsvyn YHT. Patientdatasystemet för automatiskt uppgifter som dokumenterats under rubrikerna mellanbedömning och slutvärdering till tilläggsyn YHT, men det går också att föra uppgifter dit manuellt. 8

9 Hälsouppgifter 4/5 Medborgaren ser uppgifterna om ett enskilt besök eller en vårdperiod enligt hur den yrkesutbildade personen har noterat uppgifterna under vårdsituationen. På skärmen syns även länkar till undersökningar och intyg och remisser som skrivits ut under besöket/vårdperioden. 9

10 Hälsouppgifter 5/5 I uppgifterna om besöket/vårdperioden på sidan Hälsouppgifter visas INTE Patientens riskuppgifter visas i delen Kritiska riskuppgifter Patientens laboratorie- och röntgenundersökningar visas i delen Undersökningar. Uppgifter som registrerats i vyn LÄÄ (läkemedelsbehandling) Uppgifter som registrerats i vyn ERAS (särskilt dokument) Uppgifter som registrerats i vyn HOKE (vårdjournal-dagliga noteringar) Uppgifter i fördröjda handlingar Vyn VLÄÄ (gällande medicinering) sparas i arkivet och visas på Mina Kanta-sidor i uppgifterna om besöket/vårdperioden, när den gällande medicineringen har kontrollerats/(godkänts/arkiverats) 10

11 Kritiska riskuppgifter Mina Kanta-sidor visar bara Kritiska riskuppgifter som registrerats för patienten Risker som ska beaktas i vården tills vidare visas inte Kritiska riskuppgifter visas under varandra enligt tidpunkten för servicehändelsen 11

12 Remisser och svar i vården 1/3 På Mina Kanta-sidor visas alltid den senaste versionen av remissen Remissen arkiveras av både avsändaren och mottagaren Remissavsändarens version visas tills mottagaren har arkiverat sin egen version av remissen Remissdatum är i första hand den ursprungliga remissens datum Svaret i vården (som är kopplat till remissen) visas som bilaga till remissen, när svaret i vården är arkiverat Svar i vården som inte är kopplade till någon remiss visas under rubriken Svar i vården som inte är kopplade till någon remiss. 12

13 Remisser och svar i vården 2/3 13

14 Remisser och svar i vården 3/3 14

15 Fördröjd visningen av remissen eller svar i vården Svaret i vården eller remissen visas inte om visningen sker med fördröjning det räcker om den remissen eller svar i vården som avsändaren arkiverat visas med fördröjning, på basis av detta fördröjer Mina Kanta-sidor också visningen av remissen/svaret i vården som mottagaren lagrat. 15

16 Uppgifter om mun- och tandvård I förteckningen på sidan för mun- och tandvård kan patienten välja antingen Helhetsundersökningar Uppgifter om tandundersökning (HAMK-vyn) visas på en särskild sida. Andra besök och vårdperioder Besök då uppgifter antecknats i SUU-vyn. Från sidan finns en länk till uppgifterna om tandundersökning 16

17 Hälso- och vårdplanen 1/2 På Mina Kanta-sidor visas hälso- och vårdplanen på en särskild sida På Mina Kanta-sidor visas den senast lagrade versionen (som lagrats av vilken servicetillhandahållare som helst) Om patienten har meddelat förbud eller inte gett sitt samtycke till utlämnande av uppgifter från Patientdataarkivet, påpekar Mina Kanta-sidor att hälso- och vårdplanen inte visas i full omfattning för olika servicetillhandahållare 17

18 Hälso- och vårdplanen 2/2 18

19 Intyg och utlåtanden 1/2 Mina Kanta-sidor visar för medborgarna de intyg som lagras i Patientdataarkivet inom hälso- och sjukvården Mina Kanta-sidor visar för medborgarna vart intyget eller utlåtandet i fråga har förmedlats eller varifrån det har gjorts en förfrågan om det Patienten kan skriva ut en kopia av intyget via Mina Kanta-sidor, men utskriften är inte ett officiellt intyg. 19

20 Intyg och utlåtanden 2/2 20 THL/OPER

21 Undersökningar 1/2 Mina Kanta-sidor visar laboratorie- och röntgenundersökningarna i delen Undersökningar enligt servicehändelse Undersökningarna hänförs till en servicehändelse inom hälso- och sjukvården En undersökning kan alltså finnas under ett annat datum än när själva undersökningen har gjorts, dvs. under datum för det besök eller den vårdperiod som undersökningen hänför sig till Om det är fråga om en stående laboratorieremiss, finns alla svar under samma servicehändelse, som oftast är det besök/den vårdperiod då remissen skrevs 21

22 Undersökningar 2/2 Även undersökningar visas som hänförda till en servicehändelse. På undersökningarnas första sida väljs det besök/den vårdperiod, som de undersökningar man vill granska hänför sig till. Med stöd av kolumn Uppgifterna senast uppdaterade, är det lättare att hitta de senaste uppdaterade uppgifterna. 22

23 Uppgifter som organisationen arkiverar och Mina Kanta-sidor Det kan också finnas egna inställningar som påverkar när uppgifterna syns på Mina Kanta-sidor, t.ex. Handlingarna arkiveras som satsvis körning nattetid Vid arkiveringen av handlingar tillämpas automatiskt godkännande, som bestämmer arkiveringstidpunkten. (enligt förordningen max. 5 dygn) Inom organisationen tillämpas automatiska fördröjningsregler t.ex. i fråga om laboratorieundersökningar Patientdataarkivet har tagits i bruk stegvis inom hälso- och sjukvården, t.ex. viljeyttringar kan börja arkiveras senare än andra patientuppgifter Det är bra att informera patienten om det ännu inte är möjligt att se vissa uppgifter på Mina Kanta-sidor av ovannämnda orsaker 23

24 Då patienten behöver information om uppgifterna på Mina Kanta-sidor Patienten ska kontakta hälso- och sjukvården, om hans eller hennes uppgifter inte syns på Mina Kanta-sidor uppgifterna behöver rättas Logguppgifterna ger anledning att misstänka att uppgifter använts osakligt Kunden styrs inte att själv kontakta FPA i ovan nämnda ärenden, utan de utreds inom hälso- och sjukvården. FPA hjälper hälso- och sjukvården vid behov. 24

25 Handledning av patienten och korrigering av felaktiga uppgifter Var och en som handleder en patient ska kunna berätta för patienten vilka uppgifter från den egna organisationer som man kan se via Mina Kanta-sidor, t.ex. om vissa uppgifter inte arkiveras alls. För patienten förklaras varför en uppgift inte syns och när den syns, om det är fråga om uppgifter som fördröjs inom hälso- och sjukvården. Om det är fråga om fel, t.ex. uppgifter har registrerats för fel patient, rättas uppgifterna i patientdatasystemet, och därigenom rättas uppgiften också i Patientdataarkivet och syns i korrekt form på Mina Kanta-sidor. 25

26 Mall för anteckningar om situationen inom den egna organisationen På följande stordior kan du skriva in situationen inom din egen organisation och era anvisningar om sådant som påverkar när uppgifter syns på Mina Kanta-sidor Du kan också använda den separata word-mallen och göra en hustavla för yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården Mina Kanta-sidors hustavla 26

27 Hur arkiveras handlingar hos oss? Handlingarna arkiveras som satsvis körning nattetid: JA/NEJ I datasystemet tillämpas automatiskt godkännande / kvittning av registreringar: JA/NEJ Enligt förordningen ska texterna godkännas och arkiveras inom 5 dygn efter att besöket eller vårdperioden avslutats. Beskriv på vilket sätt och när registreringarna arkiveras i Patientdataarkivet. T.ex. hur det automatiska godkännandet fungerar och efter hur många dygn automatiskt godkännande tillämpas. Eller beskriv anvisningen för manuellt godkännande av texter. 27

28 Hur fördröjs handlingar hos oss innan de syns på Mina Kanta-sidor? I vilka situationer får det dröja innan handlingarna syns på Mina Kanta-sidor? Handlingar kan fördröjas antingen permanent eller för en viss tid, se anvisningarna om verksamhetsmodeller för Patientdataarkivet Beskriv vilka anvisningar organisationen har för fördröjd visning av handlingar Egen dröjsmålspraxis har överenskommits för undersökningar: JA/NEJ Vilka undersökningar fördröjs automatiskt och hur lång är fördröjningen? 28

29 Vilka uppgifter arkiveras hos oss? Alla uppgifter arkiveras ännu inte inom organisationen. JA/ NEJ Beskriv vilka patientuppgifter som ännu inte arkiveras, t.ex. om uppgifter ännu inte överförs från separata system till Patientdataarkivet och en plan för när de ska börja arkiveras. 29

30 Verksamhetsmodell för att utreda kundens frågor i anslutning till tjänsten Organisationen ska ha en överenskommen verksamhetsmodell för hur man agerar när patienten tar kontakt Personalen ska veta vem den ska kontakta inom organisationen Beskriv i verksamhetsmodellen Vem i organisationen utreder patientens frågor om Mina Kanta-sidor? T.ex. huvudanvändaren eller arkivarien Har patienten själv direkt kontakt med denna person eller via den behandlande enheten? I vilka situationer tar man kontakt med leverantören av patientdatasystemet? Hur följer man upp att situationen rättas till och patienten får sitt problem utrett? 30

31 Utredning av felsituationer 1/2 31 Om en uppgift borde synas på Mina Kanta-sidor, utreder hälso- och sjukvården situationen först tillsammans med informationssystemleverantören se närmare checklista i Servicebeskrivningen för Mina Kanta-sidor (på finska) Ta reda på om handlingarna är korrekt arkiverade t.ex. med hjälp av arkivariens användargränssnitt Kontrollera att nationella vyer/rubriker används och att mappningen till nationella vyer har gjorts korrekt. Om det är fråga om en undersökning, kontrollera när remissen har gjorts Har den hänförts till rätt servicehändelse har resultatet fördröjts Se Anvinsning: Visandet av undersökningsresultat på Mina Kanta-sidor

32 Utredning av felsituationer 2/2 Om man misstänker ett fel på Mina Kanta-sidor efter utredningen, tar hälso- och sjukvården kontakt med FPAs tekniska stöd Om hälso- och sjukvården eller systemleverantören tar kontakt ska man i problemsituationer som gäller Mina Kanta-sidor använda samma blankett för anmälan om störningar som används för andra Kanta-tjänster. 32

33 Läs mer t.ex. Servicebeskrivningen för Mina Kanta-sidor Uppdateringar av Mina Kanta-sidor Kanta-tjänster webskola Patientdataarkivet THLs utbildningsmaterialer: information om Mina Kanta-sidor efter tema Beställ Kanta-nyhetsbrevet till din e-post: (på finska) 33