Diarienummer, som ska finnas på alla till ärendet hörande handlingar, ska skrivas med nämndförkortningen först: T.ex. Dnr FN 2007.

Transkript

1 Kommunal författningssamling Beslutad av kommundirektören Här följer några råd och regler för dig som skriver i jobbet. Råden är tips som du kan använda dig av när du skriver. Reglerna talar om hur vi ska skriva i Vallentuna kommun. De bygger på formella skrivregler och internationella standardiseringar. Se även kommunens grafiska profil. Diarienummer (regel) Diarienummer, som ska finnas på alla till ärendet hörande handlingar, ska skrivas med nämndförkortningen först: T.ex. Dnr FN Grafisk profil (regel) I brev, rapporter och andra offentliga skrivelser används alltid Vallentuna kommuns logotyp. Teckensnitt och storlek (regel) Använd våra gemensamma mallar så får du rätt teckensnitt och storlek. Datum (regel) I en text skrivs datum alltid enligt följande: 10 maj 2007 eller den 10 maj I brevhuvud, protokollshuvud och liknande skrivs datum Belopp (regel) Skriv kr, kr, med mellanslag. Använd små begynnelsebokstäver i förkortningarna tkr (tusen kronor), mnkr (miljoner kronor) och mdkr (miljarder kronor). Klockslag (regel) Skriv kl med punkt mellan timme och minut. Siffror (råd) Siffrorna ett till och med tolv skrivs med bokstäver, när sifferuppgifterna inte är det viktiga i texten. Från 13 och uppåt används siffror. Observera dock att om låga siffror står tillsammans med högre tal ska man vara konsekvent i skrivsättet och använda siffror genomgående. Börja aldrig en mening med en siffra. I tabeller används naturligtvis siffror

2 Postadress (regel) Versaler i ortsnamnet och med två mellanslag mellan postnummer och ort, det vill säga VALLENTUNA. Telefonnummer (regel) Standardsättet att sortera ett telefonnummer är 3+3+2, det vill säga Mobilnummer skrivs , det vill säga Avstava (råd) Avstava om man inte avstavar innebär det att en del rader blir långa och andra väldigt korta, vilket innebär ett visst hinder i läsningen. Meningsbyggnad (råd) Undvik långa meningar med flera bisatser. Dela hellre upp det du skriver i olika meningar. Begynnelsebokstav i löpande text (regel) Nämnder/styrelsen, förvaltningar/kontor Nämnder och styrelser samt kommunfullmäktige skrivs med liten begynnelsebokstav. Förvaltningar/kontor och enheter som innehåller dessa begrepp eller där det för övrigt klart framgår att en organisatorisk enhet avses, skrivs också med liten begynnelsebokstav. Det gäller till exempel kommunledningskontoret, barn- och ungdomsförvaltningen, stadsbyggnadskontoret, kansliet och räddningstjänsten. Departement, statliga myndigheter med mera Namn på centrala verk och andra myndigheter som har hela landet som sitt verksamhetsområde skrivs med stor begynnelsebokstav. Det gäller även specifika myndigheter såsom Länsstyrelsen i Stockholms län. Socialdepartementet Skolverket Storstockholms lokaltrafik Stockholms läns landsting Vägverket Luftfartsverket Länsstyrelsen i Stockholms län Följande skrivs med liten begynnelsebokstav: regeringen, riksdagen, landstinget och länsstyrelsen. Förbundet Sveriges Kommuner och Landsting skrivs med stora begynnelsebokstäver. Myndigheter vilkas namn är en personbeteckning skrivs med liten bokstav. Exempel: justitiekanslern jämställdhetsombudsmannen riksåklagaren barnombudsmannen (6)

3 Lagar och författningar Namn på lagar och författningar skrivs med liten bokstav, exempelvis brottsbalken och lagen om offentlig upphandling. IT-uttryck Internet skrivs med stor begynnelsebokstav. Däremot skriver du intranät med liten bokstav. Använd små bokstäver när du skriver pc och cd-rom. Använd begreppet e-post, för funktionen, och e-brev, för dokumentet inte . Förkortningar (råd) Förkortningar ska inte användas i onödan i löpande text. Förkortningar hör hemma framför allt i sådan text där utrymmet är begränsat, till exempel i kataloger och tabeller eller i parenteser och fotnoter. Det finns ingen fullständigt konsekvent regel för punkt eller ej efter förkortning. Punkter används bland annat för att signalera att det är en förkortning och undvika missförstånd. Vissa rekommendationer finns dock. Om man väljer att förkorta gäller följande: Förkortningar i form av avbrytningar skrivs med punkt. kap.(-itel) dir.(-ektiv) bil.(-aga) Förkortningar i form av sammandragningar skrivs utan punkt. ca dnr nr tfn Det finns en liten grupp av vanliga förkortningar som alltid kan användas utan förklaring i löpande text: bl.a. d.v.s. m.fl. osv. t.ex. etc. fr.o.m. m.m. s.k. t.o.m. Förkortningen mm (utan punkter) står för millimeter. Givetvis kan man skriva ut orden om man önskar det. Det är särskilt lämpligt att göra så i början på en mening. Månader: Bäst är att skriva ut hela ordet. Väljer du ändå att förkorta, använd tre bokstäver med punkt: jan. feb. mar. Dagar: Bäst är att skriva ut hela ordet. Väljer du ändå att förkorta, använd alltid tre bokstäver med punkt (utom torsdag som skrivs med fyra bokstäver och punkt): mån. tis. tors. Måttenheter: Måttenheter kan förkortas intill siffror och skrivs utan punkt: m2 (kvadratmeter) kwh (kilowattimme) kr (kronor) km (kilometer). Initialförkortningar används ofta som beteckningar på företag, organisationer, utredningar och liknande. De skrivs med versaler om varje bokstav uttalas för sig, till exempel: LOU (lagen om offentlig upphandling), VA-verket, men annars med begynnelsebokstaven som versal följd av gemener, till exempel Ams (Arbetsmarknadsstyrelsen). För att fackuttryck i form av förkortningar ska bli begripliga måste en förklaring ges. Den skrivs antingen i en särskild förklaringslista eller i direkt anslutning till förkortningen första gången den används i skrivelsen: hem för vård och boende (HVB), plan- och bygglagen (PBL) (6)

4 Kommunens förvaltningar och nämnder förkortas enligt följande: Barn- och ungdomsförvaltningen Barn- och ungdomsnämnden Utbildningsnämnden Fritidsförvaltningen Fritidsnämnden Kommunledningskontoret Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kulturförvaltningen Kulturnämnden Samhällsbyggnadsförvaltningen Samhällsbyggnadsnämnden Myndighetsnämnden för teknik och miljö Socialförvaltningen Socialnämnden Valnämnden Överförmyndarnämnden BUF BUN UN FF FN KLK KS KF KOB KN SBF SBN MTM SF SN VN ÖN Ordval (råd) Använd inte onödigt krångliga eller ålderdomliga ord och uttryck. Om du kan välja mellan ett längre och ett kortare ord för samma sak bör du välja det kortare ordet. Skriv t.ex. problem fråga ska, ha till uppgift att ge någon tillfälle, låta någon behövs, vara nödvändig få betala finnas enligt behövs finns ge skapa se till istället för problematik frågeställning ankomma bereda tillfälle erfordras erhålla erlägga föreligga jämlikt behöves finnes bereda tillskapa tillse De eller dom (regel) Båda skrivsätten är accepterade, men de är det mest sakliga uttrycket. Dom har mer karaktären av talspråk och används inte i skrift. Ska eller skall (regel) I Vallentuna kommun skriver vi ska som är en mjukare och modernare skrivning än skall. Dig och mig (råd) Använd dig och mig i officiella skrivelser. Man Var försiktig med att använda ordet man, som lätt skapar förvirring. Skriv inte: Man tycker att man borde ändra på den regeln (6)

5 Några grundregler för dig som skriver Skriv för läsarna. Ge läsarna rätt information. Skriv informativa rubriker. Framhäv det väsentliga. Använd ett okonstlat språk. Följ vedertagna skrivregler. En sammanfattning ska: Stå först. Vara kort. Redogöra för huvudtankarna i texten. Väcka intresse. Kunna läsas fristående. En bra sammanfattning ska gärna kunna besvara frågorna: Vem? Vad? Var? När? Hur? Varför? Skriv informativa beslut Vad ska göras? När ska det göras? Var ska det göras? Vem ska göra det? Hur mycket för det kosta och hur ska det finansieras? Några riktlinjer för rubriksättning: En rubrik ska: tala om vad texten handlar om gärna sammanfatta huvudbudskapet väcka intresse vara lättläst innehålla nyckelord gärna innehålla verb Fler råd om rubriker: Avstava i princip inte. Stryk inte under. Undvik versaler i långa rubriker. Sätt inte punkt efter rubriken (6)

6 Källor och hänvisningar Myndigheternas skrivregler, se hemsidan: Att skriva bättre i jobbet av Ehrenberg-Sundin, Lundin m.fl. Klarspråk i kommunen, Språkvårdarna Lundin & Wedin AB TT-språket Justitiedepartementets skrivregler Språkrådet (6)