Kom-igång-guide för värd

Kom-igång-guide för värd 1 Rev 1.0 Kom-igång-guide för värd Administrera webbmöten Innehåll Läs det här innan du börjar 2 Stöd för datoroperativsystem och webbläsare 2 Stöd för mobiloperativsystem 2 Teknisk plattform för denna guide 2 Byte av lösenord höjer säkerheten 3 WebEx produktivitetsverktyg förenklar din vardag 3 Smidigare administration av webbmöten 3 Praktisk hantering av installationen 3 Om du har ett annat operativsystem än Windows 4 Tvåspråkig kommunikation med mötesdeltagarna 4 Schemalägga ett webbmöte i Microsoft Outlook 5 Starta ett schemalagt webbmöte 10 Starta ett Ett-klick-möte 15 Avboka ett webbmöte 16 Bilaga 1: Byta ut lösenordet 18 Bilaga 2: Ta bort kakor (cookies) 22 Bilaga 3: Installera WebEx produktivitetsverktyg 24 Bilaga 4: Hitta support för Telia Webbmöte 34 Bilaga 5: Lägga in telefonnummer i Min profil 37 Bilaga 6: Ställa in språkvariant för Meeting Center 42

Kom-igång-guide för värd 2 Läs det här innan du börjar Stöd för datoroperativsystem och webbläsare Telia Webbmöte Meeting Center är en molntjänst som du kan använda på följande plattformar: Operativsystem Windows 2000, XP SP3, 2003 Server, Vista, Windows 7, 2008 Server MacOS 10.5, 10.6, 10.7 JavaScript Aktiverat Aktiverat Kakor (cookies) Tillåt Tillåt Övrigt ActivX aktiverat Apple Java 5 Webbläsare Internet Explorer 6, 7, 8, 9 Firefox 3, 4, 5 Chrome 11, 12, 13 Firefox 3, 4, 5 Safari 4, 5 Tjänsten fungerar även på Linux, Solaris, HP-UX och AIX med webbläsarna Mozilla och Firefox. Stöd för mobiloperativsystem Appar för Telia Webbmöte Meeting Center finns på följande mobiloperativsystem: ios Android Teknisk plattform för denna guide De åtgärder och illustrationer som vi redovisar i den här guiden gäller för en teknisk plattform med följande programvaror i svenskspråkig version: Microsoft Windows 7 Microsoft Internet Explorer 9 Microsoft Outlook 2010 Det går utmärkt att använda Telia Webbmöte Meeting Center även med tidigare versioner av Windows, Internet Explorer och Outlook. Handhavandet och utseendet kan dock avvika från beskrivningen i den här guiden.

Kom-igång-guide för värd 3 Byte av lösenord höjer säkerheten Vid din allra första inloggning till Telia Webbmöte Meeting Center kräver tjänsten av säkerhetsskäl att du byter ut det lösenord som vi skickat till dig via e-post. Denna engångshändelse beskrivs närmare i Bilaga 1: Byta ut lösenord på sidan 18. WebEx produktivitetsverktyg förenklar din vardag Smidigare administration av webbmöten Vi rekommenderar starkt att du installerar WebEx produktivitetsverktyg, eftersom detta ger dig möjlighet att hantera dina webbmöten på ett effektivare sätt. WebEx produktivitetsverktyg integrerar delar av molntjänsten Telia Webbmöte Meeting Center med några av de allra mest använda nyttoprogrammen i Windows. När du har installerat WebEx produktivitetsverktyg kan du exempelvis snabbstarta webbmöten direkt från: programmen i Microsoft Office-sviten webbläsaren Microsoft Outlook IBM Lotus Notes chattprogram Du kan också använda Microsoft Outlook eller IBM Lotus Notes för administrativ hantering av dina webbmöten, dvs. schemaläggning, inbjudan, avbokning och liknande uppgifter. När dina webbmöten hamnar i samma välkända kalendermiljö som dina fysiska möten blir det enklare att överblicka situationen och utnyttja arbetstiden effektivt. Praktisk hantering av installationen Om it-funktionen på ditt företag överlåter hela ansvaret för Telia Webbmöte Meeting Center på de enskilda användarna kan du själv installera WebEx produktivitetsverktyg i din dator. Följ anvisningarna i Bilaga 3: Installera WebEx produktivitetsverktyg på sidan 22 i den här guiden. Om ditt företag däremot har en it-policy som föreskriver samordning av all programinstallation kommer företagets it-avdelning att förse dig med installationsfil och annat som du behöver för att komplettera din dator med WebEx produktivitetsverktyg.

Kom-igång-guide för värd 4 Om du har ett annat operativsystem än Windows WebEx produktivitetsverktyg kan endast installeras på datorer med Windows (stöd för olika versioner specificeras i tabellen på sidan 2). Om du har ett annat operativsystem kan du alltså inte använda produktivitetsverktyget, även om Microsoft Office och Microsoft Outlook finns i din dator. I stället utnyttjar du de mötesadministrativa funktioner som ingår i tjänsten Telia Webbmöte Meeting Center. Handhavandet av dessa funktioner beskrivs i en användarhandbok från leverantören Cisco Systems. Hur du hämtar denna handbok framgår av Bilaga 4: som finns på sidan 34 i den här guiden. Om du inte använder WebEx produktivitetsverktyg kan du inte hämta e-post adresserna till mötesdeltagarna från dina Kontakter i Outlook. I stället får du adressera dina inbjudningar på något av följande sätt: skriva adresserna manuellt använda funktionen Mina kontakter i Telia Webbmöte Meeting Center Dina kontakter kan du antingen lägga in manuellt eller importera. Se avsnittet Importera kontaktinformation i en fil till adressboken i Användarhandboken för Meeting Center. Hur du hämtar denna handbok framgår av Bilaga 4: som finns på sidan 34 i den här guiden. Om du har importerat kontakter från något slags register i din egen dator och sedan gör ändringar i detta register måste du importera det på nytt till Telia Webbmöte för att även funktionen Mina kontakter ska bli uppdaterad. Tvåspråkig kommunikation med mötesdeltagarna Telia Webbmöte Meeting Center finns i två språkvarianter: svenska och engelska. Du kan välja vilken som helst av dem via en enkel inställning i tjänstens administrativa webbgränssnitt. Grundinställningen för språk är svenska. Det innebär att alla e-postmeddelanden som skickas till mötesdeltagarna kommer att ha svensk text. Likaså kommer användargränssnittet i mötesfönstret att ha svensk text. Omvänt gäller att om du ställer in engelsk variant kommer alla e-postmeddelanden och användargränssnittet att ha engelsk text. Med denna inställning kan du genomföra effektiva möten när någon eller några av deltagarna inte behärskar svenska. Hur du ställer in språket framgår av Bilaga 6: Ställa in språkvariant för Meeting Center på sidan 42 i den här guiden.

Kom-igång-guide för värd 5 1 Schemalägga ett webbmöte i Microsoft Outlook Starta Microsoft Outlook. Klicka på verktygsknappen Schemalägg möte i gruppen WebEx. (Om du inte hittar denna knapp i Outlook kan det bero på att du inte har installerat WebEx produktivitetsverktyg. Läs mer i Bilaga 3 på sidan 22.) 1 2 3 Outlook öppnar ett fönster för mötesinbjudan. Fyll i textrutor och ange tider på vanligt Outlook-sätt. Klicka på verktygsknappen Lägg till WebEx-möte. 3 2

Kom-igång-guide för värd 6 4 5 Datorn öppnar dialogrutan WebEx-inställningar. Skriv in ett fritt valt Möteslösenord. Klicka på knappen OK. 4 5

Kom-igång-guide för värd 7 6 Du kommer tillbaka till Outlook-fönstret för mötesinbjudan. Klicka på knappen Skicka. 6

Mötesdeltagarna får nu ett e-postmeddelande med inbjudan till ditt webbmöte och besvarar detta på vanligt Outlook-sätt. Du kan följa inkomna svar som vanligt med Outlook-funktionen Spårning. Webbmötet läggs dessutom in på rätt plats i din Outlook-kalender. Kom-igång-guide för värd 8

Inbjudan innehåller även komplett information om mötet. Kom-igång-guide för värd 9

Kom-igång-guide för värd 10 Starta ett schemalagt webbmöte 1 En stund före utsatt starttid startar du webbmötet med hjälp av de uppgifter som Outlook har sparat. Du kan visa denna information på två olika sätt: Alt. 1: Om du har ställt in en påminnelse för mötet öppnar Outlook en dialogruta med denna påminnelse. Klicka på knappen Öppna. Alt. 2: Öppna kalendern, gå till I dag och dubbelklicka på det bokade webbmötet. Outlook presenterar webbmötesuppgifterna. Rulla ner en bit och klicka på startlänken: 1

Kom-igång-guide för värd 11 2 Webbläsaren öppnar följande sida i webbmötestjänsten. Klicka på länken starta ditt möte. 2 3 4 Tjänsten öppnar inloggningssidan. Skriv in ditt användarnamn och lösenord. Klicka på knappen Logga in. 3 4

Kom-igång-guide för värd 12 5a 5b 5c Vid ditt allra första möte kommer nedanstående sida att öppnas. Via den installerar du ett så kallat tillägg till webbläsaren. Detta tillägg krävs för att din dator ska kunna hantera webbmöten. Nästa gång du öppnar ett webbmöte från samma dator kommer du direkt till mötesgränssnittet (se nästa sida). Om du har Internet Explorer version 8 ser det ut så här i ditt webbläsarfönster. Följ beskrivning enligt stegen 1 2 3. Om du har Internet Explorer version 9 ser det ut så här i nederkanten av fönstret. Klicka på knappen Installera. Om du har någon annan webbläsare än de ovannämnda rekommenderar vi att du klickar på knappen Klicka här. 5a 5c 5b

När installationen är klar visas mötesfönstret i helskärmsläge. Kom-igång-guide för värd 13

Kom-igång-guide för värd 14 6 7 Ovanpå fönstret ligger dialogrutan för telekonferens. Skriv in det telefonnummer som du vill bli uppringd på. Klicka på knappen Ring mig. 6 Tips! Via tjänstens webbgränssnitt kan du spara ett eller flera telefonnummer som du vill bli uppringd på. Dessa visas när du öppnar listrutan Ring mig på ett nytt nummer i dialogrutan till vänster. Läs mer i Bilaga 5: Lägga in telefonnummer i Min profil på sidan 37 i den här guiden. 7 8 När samtalet kopplats fram och du har besvarat det bekräftar tjänsten att du har öppnat telekonferensen. 8 Dialogrutan stängs därefter automatiskt och mötet kan börja. Läs mer i dokumentet Användarguide för värd och mötesdeltagare.

Kom-igång-guide för värd 15 Starta ett Ett-klick-möte 1 Starta Microsoft Outlook. Klicka på verktygsknappen Ett-klick-möte. 1 2 Tjänsten skapar ett möte och öppnar snabbstartsidan i helskärmsläge. Tjänsten öppnar även de dialogrutor för telekonferens som visas på föregående sida. Du får omedelbart ett e-postmeddelande till Inkorgen i Outlook. Där framgår alla administrativa uppgifter kring ditt ett-klick-möte. Växla till Outlook och vidarebefordra detta e-postmeddelande till mötesdeltagarna. 2 Läs mer i dokumentet Användarguide för värd och mötesdeltagare hur du hanterar mötet.

Kom-igång-guide för värd 16 Avboka ett webbmöte 1 Starta Microsoft Outlook, leta upp det schemalagda webbmötet i Kalendern och avboka det på vanligt Outlook-sätt. Mötet kommer nu att avbokas även i Telia Webbmöte Meeting Center. Outlook skapar ett e-postmeddelande om inställt möte. Klicka på knappen Skicka (inställt möte). 1

De inbjudna mötesdeltagarna får nu e-postmeddelandet om att mötet är inställt och kan ta bort det från sina kalendrar på vanligt Outlook-sätt. Kom-igång-guide för värd 17

Kom-igång-guide för värd 18 Bilaga 1: Byta ut lösenordet Du har fått ett e-postmeddelande från Telia med ämnesraden Välkommen till Telia Webbmöte. Där hittar du Ditt företags egen webbadress till tjänstens startsida Ditt användarnamn Ett provisoriskt lösenord som du kommer att använda endast vid den allra första inloggningen När du loggat in med provisoriska lösenordet kräver tjänsten av säkerhetsskäl att du byter ut det mot ett personligt lösenord som du själv väljer. Gör så här: 1 Öppna e-postmeddelandet och klicka på den länk som anges vid Webbadress. 1

Kom-igång-guide för värd 19 2 Webbläsaren öppnar tjänstens startsida. Klicka på knappen Värd Logga in. 2 3 Skriv in ditt användarnamn och det provisoriska lösenord som anges i e-postmeddelandet Välkommen till Telia Webbmöte. 3

Kom-igång-guide för värd 20 4 5 6 Tjänsten öppnar sidan för byte av lösenord. Skriv in det provisoriska lösenordet och ett nytt lösenord. Tjänsten analyserar det nya lösenordet och visar texten Acceptable om det är tillräckligt starkt. Skriv in det nya lösenordet ännu en gång. Klicka på knappen Submit. 4 5 6

Webbläsaren visar tjänstens välkomstsida. Om du vill installera WebEx produktivitetsverktyg, fortsätt på nästa sida. Kom-igång-guide för värd 21

Kom-igång-guide för värd 22 1 2 3 4 Bilaga 2: Ta bort kakor (cookies) Så kallade kakor (små datafiler som sparas i din dator när du besöker olika webbplatser) kan i vissa fall kan störa användning och anpassning av Telia Webbmöte. Vi rekommenderar därför att du tar bort kakorna då och då. Hur detta går till varierar beroende på vilken webbläsare du använder. För Internet Explorer 9 gäller följande beskrivning. Har du en annan webbläsare, konsultera dess hjälpfunktion. Tryck Ctrl-Shift-Del. Internet Explorer öppnar dialogrutan Ta bort webbhistorik. Avmarkera kryssrutan Spara information om webbplatser. Markera kryssrutan Cookies. (Inställningen i de resterande kryssrutorna kan du välja fritt). Klicka på knappen Ta bort. 2 1 3 4

Webbläsaren bekräftar åtgärden via en informationsbård längst ned i programfönstret. Kom-igång-guide för värd 23

Kom-igång-guide för värd 24 Bilaga 3: Installera WebEx produktivitetsverktyg 1 2 Obs! Under vissa omständigheter kan så kallade kakor (cookies) störa installationen av WebEx produktivitetsverktyg. Vi rekommenderar därför att du tar bort kakorna innan du fortsätter. Se Bilaga 2 på sidan 22. (Om du inte redan är inloggad:) Öppna tjänstens startsida, klicka på knappen Värd Logga in och logga in med hjälp av ditt användarnamn och ditt personliga lösenord. Se Bilaga 1 på sidan 18. Tjänsten öppnar en dialogruta som erbjuder installation av produktivitetsverktyget. Denna rutin har dock vissa tekniska begränsningar, och därför ska du göra installationen manuellt på följande sätt. Klicka på länken Senare Klicka på fliken Mitt WebEx 2 1

Kom-igång-guide för värd 25 3 Klicka på menyvalet Installation av produktivitetsverktyg i huvudmenyn. 3

Kom-igång-guide för värd 26 4 Klicka på knappen Installera produktivitetsverktyg. 4 5 Datorn öppnar en dialogruta, vars utseende kan variera beroende på vilken webbläsare du använder. (Illustrationen nedan visar hur det ser ut i Microsoft Internet Explorer, version 9. Rutan ligger i programfönstrets nederdel.) Klicka på knappen Kör. 5

Kom-igång-guide för värd 27 6 Datorn öppnar installationsguiden för WebEx produktivitetsverktyg. Klicka på knappen Nästa. 6 7 8 Markera alternativknappen Jag accepterar villkoren i licensavtalet. Klicka på knappen Nästa. 7 8

Kom-igång-guide för värd 28 9 Acceptera guidens eget val av installationsmapp genom att klicka på knappen Nästa. 9 10 När installationsguiden är klar bekräftas detta med följande dialogruta. Klicka på knappen Slutför. 10

Kom-igång-guide för värd 29 11 12 Dialogrutan WebEx produktivitetsverktyg öppnas. Skriv in dina inloggningsuppgifter. Webbplatsnamn och Användarnamn hittar du i e-postmeddelandet Välkommen till Telia Webbmöte (se Bilaga 1 på sidan 18). Lösenordet ska vara det nya lösenord som du bytte till vid din allra första inloggning. Kontrollera att kryssrutan Spara mitt lösenord är markerad. 13 Klicka på knappen Logga In. 11 12 13 14 Installationen är nu komplett. Webbläsaren visar följande dialogruta, som bekräftar att du kan schemalägga och öppna möten från olika program på din dator och från skrivbordets aktivitetsfält. Klicka på knappen OK. 14

Kom-igång-guide för värd 30 15 Tillsammans med föregående dialogruta öppnas även följande ruta. Stäng den genom klicka på krysset i övre högra hörnet. 15 16 Webbläsaren öppnar följande dialogruta. Klicka på knappen Ja. 16 17 Du kommer nu tillbaka till Telia Webbmötes administrativa gränssnitt i webbläsaren. Beroende på vilken webbläsare du använder kan det öppnas en dialogruta med en kontrollfråga om du vill aktivera tillägget WebEx produktivitetsverktyg (illustrationen nedan kommer från Microsoft Internet Explorer, version 9). Om du bedömer att du vill kunna schemalägga eller starta webbmöten från direkt från webbläsaren klickar du på Aktivera.I annat fall klickar du på Aktivera inte. 17

Kom-igång-guide för värd 31 18 Logga ut från tjänsten genom klicka på knappen Log out. 18

Kom-igång-guide för värd 32 Kontrollera resultatet och gör kontoinställningar 1 De program som presenterades i dialogrutan vid punkt 14 ovan har nu fått nya menyalternativ. Starta Microsoft Outlook och kontrollera att du ser de nya verktygsknapparna Ett-klick-möte och Schemalägg möte. 1 2 3 Klicka på nedre delen av knappen Schemalägg möte för att öppna kontextmenyn. Klicka på menyalternativet Kontoinställningar. 2 3

Kom-igång-guide för värd 33 4 5 6 Dialogrutan WebEx-inställningar öppnas. Klicka på fliken Direktmöten. Skriv in ämne och lösenord. Dessa kommer att gälla för alla dina direktmöten, alltså sådana möten som du startar omgående via Ett-klick-verktyg eller menyval i Windows, Office-svitens program, Outlook, Internet Explorer, snabbmeddelandeprogram osv. Klicka på knappen OK 4 5 6

Kom-igång-guide för värd 34 Bilaga 4: Hitta support för Telia Webbmöte Öppna tjänstens startsida, klicka på knappen Värd Logga in och logga in med hjälp av ditt användarnamn och ditt personliga lösenord. Se Bilaga 1 på sidan 18. 1 Klicka på fliken Meeting Center. 1

Kom-igång-guide för värd 35 2 Klicka på menyvalet Användarhandböcker. 2

Du kommer till följande sida på Telias supportwebb (adressen är http://www.telia.se/foretag/support/teliawebbmote), där du klickar dig vidare till önskad information. Kom-igång-guide för värd 36

Kom-igång-guide för värd 37 Bilaga 5: Lägga in telefonnummer i Min profil 1 Obs! Beroende på vilket operativsystem din dator har kan de telefonnummer som du lägger in i Min profil raderas om du tar bort kakorna (cookies) på datorn. Det finns ännu en situation när dessa uppgifter blir oåtkomliga för dig, nämligen om du loggar in dig till Telia Webbmöte från en annan dator än den där du lade in numren. I detta fall finns dock uppgifterna kvar i datorn. Läs mer om kakor i Bilaga 2 på sidan 22. Öppna tjänstens startsida, klicka på knappen Värd Logga in och logga in med hjälp av ditt användarnamn och ditt personliga lösenord. Se Bilaga 1 på sidan 18. Klicka på fliken Mitt WebEx. 1

Kom-igång-guide för värd 38 2 Klicka på menyvalet Min profil. 2

Kom-igång-guide för värd 39 3 4 5 6 7 Klicka på länken Land/region. Tjänsten visar dialogrutan Land/region Öppna listrutan, markera Sverige och klicka på knappen OK. Skriv in telefonnumret, inklusive komplett riktnummer. Markera kryssrutan för detta nummer. Fortsätt med ytterligare telefonnummer om du så önskar. 4 3 5 6 7

Kom-igång-guide för värd 40 8 Rulla ner till botten av sidan och klicka på knappen Uppdatera. 8

Kom-igång-guide för värd 41 När du startar ett webbmöte och dialogrutan för telekonferens öppnas kan du välja att bli uppringd på ett av dina förinställda telefonnummer. 9 Öppna listrutan Ring mig på ett nytt nummer och markera det önskade numret. 9

Kom-igång-guide för värd 42 Bilaga 6: Ställa in språkvariant för Meeting Center Språket i tjänstens gränssnitt är antingen svenska eller engelska. Ditt företag har vid beställningen av tjänsten angett vilket av dessa språk som ska vara förinställt när en användare loggar in sig. 1 Om det förvalda språket är olämpligt för en viss grupp av mötesdeltagare kan du enkelt ändra inställningen före mötet. Illustrationerna nedan visar hur du ändrar från svenska till engelska. Inom parenteser hittar du den gränssnittsterminologi som gäller för den omvända riktningen. Öppna tjänstens startsida, klicka på knappen Värd Logga in (HOST Log in)och logga in med hjälp av ditt användarnamn och ditt personliga lösenord. Se Bilaga 1 på sidan 18. Klicka på fliken Meeting Center. 1

Kom-igång-guide för värd 43 2 Klicka på menyvalet Välj språk (Select language). 2.

Kom-igång-guide för värd 44 3 4 Öppna listrutan Språk (Language) och markera Engelska (Swedish) Klicka på knappen OK 3 4

TSP-3360_1-1303 Kom-igång-guide för värd 45 Tjänsten byter språk. E-postmeddelanden som tjänsten skickar till mötesdeltagare kommer nu att ha det valda språket. Detsamma gäller för användargränssnittet i mötesfönstret.