Revisionsrapport Utlokaliserad verksamhet/värn Piteå kommun maj 2009 Linda Marklund
2009-05-07 Linda Marklund Projektledare Helena Lundberg Uppdragsledare
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Inledning...2 2.1 Bakgrund...2 2.2 Revisionsfråga...2 2.3 Metod...2 3 Granskningsresultat...3 3.1 Handlingsprogram avseende skydd mot olyckor...3 3.2 Rutiner för övning och utbildning...3 3.3 Förvaring, funktionstest och kontroller...4 3.3.1 Fordon...4 3.3.2 Material/utrustning...4 3.3.3 Personal...5
1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat räddningsvärnens verksamhet. Syftet med granskningen har varit att bedöma om denna verksamhet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen har resulterat i följande iakttagelser och bedömningar: Det finns rutiner för hantering av värnens material/utrustning. Övning sker kontinuerligt för att säkerställa fungerande rutiner. Förvaring av material/utrustning sker på ett tillfredsställande sätt. Värnen bedöms vidta åtgärder för att säkerställa att materialet/utrustningen fungerar tillfredsställande. Kontroll av fordon och dess utrustning sker kontinuerligt i enlighet med upprättad checklista. Dessutom sker kontroller av värnens personal vart tredje år. Mot bakgrund i ovanstående iakttagelser görs bedömningen att räddningsvärnen bedriver en ändamålsenlig verksamhet när det gäller hantering av utrustning. Den interna kontrollen bedöms i stort vara tillräcklig. För att vidareutveckla verksamheten rekommenderas följande: - Utveckla återrapportering till räddnings- och beredskapsnämnden samt kommunfullmäktige. Återrapporteringen bör minst ge svar på hur väl den utlokaliserade verksamheten uppfyller sitt uppdrag. - Utarbeta rutin och rutinbeskrivning för kvalitetssäkring av övningarna. - Utveckla övningsprogrammen ytterligare i enlighet med fullmäktiges riktlinjer, exempelvis kan programmen kompletteras med tydligare information om övningarnas innehåll och målsättning. - Komplettera den kontrollista som upprättas för värnet i Långträsk med kontrollmoment för värnets fyrhjuling. 1
2 Inledning 2.1 Bakgrund Granskningen har tillkommit ur revisorernas bedömning av väsentlighet och risk. Den skadeavhjälpande, operativa verksamheten inom räddningstjänsten sköts av räddningsavdelningen och de räddningskårer och räddningsvärn som finns i kommunen. Räddningskårerna och räddningsvärnen svarar för insatser vid olyckshändelser, ex vis bränder, trafikolyckor, översvämningar, utsläpp av farliga ämnen, ras m m för att hindra och begränsa skador på människor eller egendom eller i miljön. Räddningstjänsten planeras och organiseras (enligt handlingsprogram för räddningstjänst) så att insatser påbörjas inom godtagbar tid och genomförs på ett effektivt sätt. Annan sidoordnad verksamhet som exempelvis fordons- och fastighetsunderhåll, skötsel och tillsyn av brandmateriel, externutbildning m.m. samt extern service - vattentransporter, hävarkörningar, restvärdesräddning, handbrandsläckarservice och försäljning m m bedrivs inom de ramar verksamheten medger. Räddningsvärn finns i Långträsk, Infjärden och Norrfjärden. Varje räddningsvärn består av minst 10 personer, men har inte beredskapsskyldighet. I räddningsvärnen finns fordon, materiel och utbildad personal för att utföra t ex släckning av mindre skogsbrand i anslutning till bilväg, släckning av gräsbrand, soteld, bilbrand och första hjälpen åt skadade. Det är väsentligt att räddningsvärnen ser över sitt material regelbundet och att det förvaras tillfredsställande eftersom det kan vara avgörande vid insatser. 2.2 Revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om räddningsvärnen bedriver en ändamålsenlig verksamhet rörande material/utrustning och om den interna kontrollen är tillräcklig. Följande kontrollfrågor ska besvaras: - Finns rutiner för hantering av materialet/utrustningen? - Sker en tillfredsställande förvaring av materialet/utrustningen? - Säkerställs att materialet/utrustningen fungerar tillfredsställande? - Vilka kontrollfunktioner finns? 2.3 Metod Granskningen baseras på intervjuer med avdelningschef räddningstjänsten, insatsledaren samt samtliga tre värns stationsansvariga, sammanlagt fem personer. Vidare har dokumentgranskning skett, exempelvis granskning av övningsprogram, checklistor, handlingsprogram för skydd mot olyckor, verksamhetsplan 2008-2010 och årsredovisning 2008. 2
3 Granskningsresultat 3.1 Handlingsprogram avseende skydd mot olyckor Räddnings- och beredskapsnämnden har upprättat handlingsprogram för räddningstjänsten avseende skydd mot olyckor. Planen har antagits av kommunfullmäktige i december 2004. En revidering av planen kommer att ske våren 2009. Granskning av planen visar att denna bl.a. reglerar värnens uppgifter samt innehåller riktlinjer för övningar inom räddningsvärnen. Följande kan nämnas: För personal i räddningsvärn skall övningsprogrammet omfatta en period av minst sex månader. Övningsprogrammen skall ange: - vilken personal som skall delta i respektive övning - vem som skall leda övningen - övningarnas omfattning och tid - övningarnas innehåll och målsättning Övningar i värnen skall genomföras och kvalitetssäkras i minst 30 timmar (10-15 övningar) per år och omfatta brandsläckning, akutsjukvård, trafikolyckor och övrig räddningstjänst 3.2 Rutiner för övning och utbildning På varje station finns en stationsansvarig vars uppgifter är att vara en sammanhållande länk inom värnet och mot räddningstjänsten i Piteå. Vid den centrala stationen finns en insatsledare som har ansvar för värnens övningsverksamhet, fordon och utrustning. Samtliga värn övar ca tre timmar varje månad. Övningsprogram upprättas av respektive värn inför varje år. Innehållet i kommande års övningar bestäms av värnens personal med utgångspunkt i personalens egen behovsanalys. Förutom dessa övningar genomförs årligen en gemensam övningsdag. Granskning av upprättade övningsprogram visar att dessa bl.a. omfattar rutiner vid brand och olycka, sjukvård, orientering, skogsbrandsutrustning, islivräddning och automatlarm. Datum samt ansvarig för övningen anges. Deltagande i respektive övning dokumenteras och faxas till räddningstjänstens expedition där de utgör underlag för utbetalning av lön och övningsstatistik samt förvaras. Granskningen visar att särskild rutin för kvalitetssäkring av övningar, i enlighet med fullmäktiges riktlinjer, ej har upprättats. Räddningsvärnet i Långträsk utför i väntan på ambulans (IVPA) enligt avtal med landstinget. Detta innebär att de åker på Prio 1 ambulanslarm. Landstinget anordnar utbildning 3
för att värnet ska ha förmåga att klara detta. Utbildningen sker årligen och består av ex. första hjälpen, hjärt-lungräddning, prov för syrgasdelegation m.m. Kommentar: Övning sker kontinuerligt för att säkerställa fungerande rutiner vid hantering av utrustning. Upprättade övningsprogram bedöms till sitt innehåll i stort omfatta fullmäktiges riktlinjer. Följande utvecklingsförslag lämnas: - Utveckla övningsprogrammen ytterligare i enlighet med fullmäktiges riktlinjer, exempelvis kan programmen kompletteras med tydligare information om övningarnas innehåll och målsättning. - Utarbeta rutin och rutinbeskrivning för kvalitetssäkring av övningarna. 3.3 Förvaring, funktionstest och kontroller 3.3.1 Fordon Samtliga fordon, inklusive den skoter och fyrhjuling som finns i Långträsk, förvaras inne på respektive brandstation. Stationen är låst nattetid. Fordonen kontrollbesiktas 1 gång per år vid Svensk bilprovning. I samband med detta sker sedvanlig service tex. i form av oljebyten, smörjning samt kontroll av funktioner. Detta dokumenteras av ansvarig för verkstad. Samtliga fordon kontrolleras av värnens personal varje vecka enligt upprättad checklista. I checklistan anges även att kontroll av snöskoter ska genomföras säsongsvis. Listan omfattar inte kontroller av fyrhjuling. Utförda kontroller dokumenteras, signeras och förvaras i pärm på verkstaden. 3.3.2 Material/utrustning Huvuddelen av värnens utrustning förvaras i brandbilarna inne på respektive brandstation. Övrig utrustning förvaras på avsedda platser inne i brandstationen. Den utrustning som finns i fordonen kontrolleras kontinuerligt. Följande kontroller och åtgärder utförs 1 gång per år av verkstadspersonal på den centrala brandstationen. - All slang byts ut. - Handbrandsläckare kontrolleras och byts vid behov. - Andningsluft kontrolleras och servas enligt Interspiros 1 rekommendationer. 1 Leverantörens rekommendationer: Årlig kontroll samt sexårskontroll, får endast utföras av certifierade personer som finns på den centrala brandstationen. Kontrollerna dokumenteras. 4
Utförda kontroller dokumenteras, signeras och förvaras i pärm på verkstaden. Samma checklista som används till fordonskontroller används för kontroll av fordonens utrustning. Följande kontroller och åtgärder utförs 1 gång per vecka av värnens personal. - Veckokontroll enligt upprättad checklista, innefattar att utrustningen testas. - Provkörning av samtliga fordon. Ansvaret för att dessa kontroller genomförs är rullande bland värnens personal. Vid eventuella fel eller brister som inte kan åtgärdas omgående meddelar värnens personal ansvarig i fordonsverkstad som i sin tur åtgärdar samt dokumenterar felen/bristerna. Utförda kontroller enligt checklista signeras. Då fel upptäcks faxas listan till den centrala brandstationen, i övrigt sparas den på varje värn/brandstation. 3.3.3 Personal All personal i värnen erbjuds läkarundersökning vart 3:e år av Pitehälsan. Vid dessa undersökningar kontrolleras exempelvis syn, blodtryck och arbets-ekg. Kommentar: Kontroll av fordon och dess utrustning sker kontinuerligt. Att utrustningen fungerar tillfredsställande säkerställs genom kontinuerlig övning och kontrollåtgärder enligt checklista. Värnens material/utrustning förvaras på ett tillfredsställande sätt. Det finns en avsedd plats för varje sak, material samt fordon förvaras inomhus på låst station. Årliga kontroller av värnens personal sker. För framtiden rekommenderas att: - Den kontrollista som upprättas för värnet i Långträsk kompletteras med kontrollmoment för värnets fyrhjuling. 5