Förbundsstyrelsemöte

6 maj 2016 Styrelseprotokoll Förbundsstyrelsemöte 160506 Styrelsemöte med beslutsrätt, 6 maj 2016, kl. 16.36-20.24. Plats: Linköping Närvarande: Karam Bawaqneh för UPF Karlstad (fr.o.m. 14), Magnus Claesson för UF Linköping, Kajsa Fernström Nåtby för UPF Lund, Jenny Bengtsson för UF Malmö, Marcus Anderbrant för UpF Umeå, Helena Hernäs för UF Uppsala, Gustav Fritz för UF Växjö, Matti Molin för UF Örebro, Albin Westermark (fr.om 9) och Therese Jensen för UF Södertörn, förbundsordförande Axel Nordenstam, vice förbundsordförande Rosaline Marbinah och förbundssekreterare Felicia Robertson. Bilagor: Bilaga 1: Röstlängd Bilaga 2: Dagordning Bilaga 3: Uppdatering från ledamöter Bilaga 4: PC-beslut: nominering till COP21-representant Bilaga 5: Motion: Delegationsordning Bilaga 6: Motion: Antikorruptionspolicy Bilaga 7: Projektuppdateringar Bilaga 8: Entledigande av Maria Jenskog 1 Mötets öppnande Axel Nordenstam förklarar mötet öppnat kl. 18.08. 1

2 Val av mötesordförande att välja Axel Nordenstam till mötesordförande. att välja Axel Nordenstam till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare att välja Felicia Robertson till mötessekreterare. att välja Felicia Robertson till mötessekreterare. 4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare att välja Matti Molin och Johan Berglund till justerare tillika rösträknare. att välja Matti Molin och Johan Berglund till justerare tillika rösträknare. 5 Godkännande av kallelseförfarandet Kallelsen skickades ut för 4 veckor sedan vilket är i enlighet med arbetsordningen. att godkänna kallelseförfarandet. 2

att godkänna kallelseförfarandet. 6 Fastställande av röstlängd att fastslå röstlängden till 12 personer att fastslå röstlängden till 12 personer, se bilaga 1. 7 Fastställande av dagordning Utöver punkterna på dagordningen föreslås att styrelsen vill diskutera folk och försvars fortbildningsdag, ytterligare en motion som kommer lyftas är antikorruptionspolicy, ett samarbete med Blank Spot Project, samt policyn för pc-beslut. att godkänna föreslagen dagordning med ovan nämnda tillägg. att godkänna föreslagen dagordning med ovan nämnda tillägg, se bilaga 2. 8 Föregående protokoll Föregående protokoll är under justering. Mars månads protokoll finns i mappen utkast och kommer färdigställas under helgen. 9 Uppdateringar från utskott och ledamöter 3

1. Ekonomiutskottet Helena Hernnäs, Maria Jenskog och Johan Berglund var en del av det initiala utskottet. Sedan Maria Jenskogs avgång har de inte varit aktiva. Nu när ansvaret för hennes tidigare uppgifter är tydligare kommer de kunna börja arbeta igen. 2. Forumutskottet Forumutskottet har inte haft mycket att göra då det inte anordnats två forumhelger i år. De håller på att färdigställa en lathund för forumutskottet. De funderar på att ta kontakt och stödja konventgruppens arbete med höstens konvent. 3. Internationella utskottet Internationella utskottet gjorde en utvärdering om vilka samarbetsområden som är intressanta med samarbetsorganisationer utomlands. De mest intressanta är praktikplatser, föreläsare och studiebesök. De har etablerat en kontakt med systerorganisation som heter YATA som har liknande upplägg som UFS. Karam Bawaqneh har fört den dialogen. De håller även på att ta kontakt med organisationer i Finland. Deras mål är att etablera kontakter med liknande organisationer främst i norden. 4. Kommunikationsutskottet Kommunikationsutskottet har marknadsfört ambassadtävlingen. 5. Styrdokumentsutskottet Kajsa Fernström Nåtby har fått bra stöd från styrelsen med styrdokumentsutskottets arbete. De har sedan det senaste styrelsemötet hjälpt till att läsa igenom Albin Westermarks förslag på ny antikorruptionspolicy. 6. Tvåspråkighetsutskottet Tvåspråkighetsutskottet har inte haft möte sedan engelska översättningen av stadgar färdigställts. De är väldigt glada att styrelsen hjälper till att skriva all information om valårsmötet på engelska. 7. Utbildningsutskottet 4

Utbildningsutskottets mål är att vara klara med förslag på utbildningar och lägga detta på driven innan årets avgång. att lägga uppdateringar från styrelseledamöter till handlingarna. att lägga uppdateringar från styrelseledamöter till handlingarna, se bilaga 3. 10 Per capsulam-beslut 10.1 Förfrågan om nominering att lägga per capsulam beslut nominering till LSU:s COP22-representant till handlingarna. att lägga per capsulam beslut nominering till LSU:s COP22-representant till handlingarna, se bilaga 4. 11 Motioner 11.1 Delegationsordning 11.2 Antikorruptionspolicy 11.1 Delegationsordning att behandla motionen om delegationsordning. att behandla motionen om delegationsordning. 5

Johan Berglund, Felicia Robertson, Rosaline Marbinah, Axel Nordenstam, Albin Westermark har arbetat med motionen. Den har författats i syfte att tydliggöra vilken del av förbundet som fattar beslut i vilken fråga och vilka som behöver informeras om det. Anledningen till att detta behövs är att det var ett råd från andra organisationer att ha en delegationsordning så att det framgår vilka beslut som fattas var och därmed var ansvaret ligger. När detta sammanställs till en delegationsordning så kommer det underlätta för den anställda. Kajsa Fernström Nåtby ber oss gå igenom den rubrik för rubrik för att säkerställa att samtliga förstår vad som innebär. Styrelsen går igenom samtliga punkter i den föreslagna delegationsordningen och gör ändringar i dokumentet under mötets gång. Följande är en redogörelse av processen av att behandla motionen och om hur diskussionerna gått. Handlingsplanen är det som styrelsen tog fram under överlämningshelgen som handlar om hur styrelsen operationaliserar målen i verksamhetsplanen. Konsultation med administratör och presidium är konsulterade med tanke på deras kunskap om arbetsbörda och tidigare förfaranden. Huvudansvar för projektansökningar ligger hos förbundsadministratören men detta krockar med bidragsstrategens uppgifter. Detta skulle kunna vara en samverkan mellan dessa medan att huvudansvaret är hos förbundsadministratören. Meningen skulle kunna omformuleras till att ansvaret för författningen av projektansökan kommer ligga hos förbundsadministratör. Ytterligare en kategori som heter bidragsstrateg som har ansvar införs. Detta kommer utvärderas över åren för att göra delegationsordningen välanpassad till verksamheten. Varför ska omprioriteringar av verksamhetsplan ansvaras av administratören? Denna kommer att formulera lösningen och inte nödvändigtvis den som föreslår ändringar till styrelsen. Omprioriteringar som påverkar handlingsplanen bör även konsulteras av styrelsen. Projektbudgetar kan också med fördel konsulteras med bidragsstrategen, särskilt om det skapas utifrån externa medel. När det gäller inventarier utöver budget så bör förbundsekonomen konsulteras. Kategorin medel avser mindre summor och ska därmed inte blandas ihop med budget. Styrelsen diskuterade huruvida förbundsadministratören bör ta över bokföringsuppgifter. Denna fråga, gällande hur förbundsadministratörens arbeta ska fortgå, kommer styrelsen 6

diskutera under styrelsemötet i juni. En fråga som uppkom var om antalet anställda bör ligga hos årsmötet. Axel Nordenstam svarade att detta kan vara beroende på extern finansiering vilket innebär att styrelsen skulle kunna fatta det beslutet. Representation vid övriga inbjudningar bör konsulteras med styrelsen. Ansvar för kallelse och program bör ligga på styrelsen medan beredning sker av presidiet. Det är bra att styrelsen blir konsulterade vid förslag på mötespresidium vid årsmöte. I det fall då två eller fler organ inom förbundet täcker in ett och samma ansvarsområde är det upp till dem att gemensamt koordinera arbetet. Kajsa Fernström Nåtby yrkar att motionen om delegationsordning ska gälla till juni då frågan kommer återväckas om den kommer verkställas. Motionär Johan Berglund yrkar att anta föreslagen delegationsordning med gjorda ändringar samt Kajsas tilläggsyrkande för Utrikespolitiska Förbundet. att anta föreslagen delegationsordning med gjorda ändringar samt Kajsas tilläggsyrkande för Utrikespolitiska Förbundet, se bilaga 5. att ajournera mötet ifrån kl. 17.59-18.10. att ajournera mötet ifrån kl. 17.59-18.10. Axel Nordenstam förklarar mötet öppnat kl. 18.11. 7

11.2 Antikorruptionspolicy Antikorruptionspolicyn är en sent inkommen motion men det är viktig att förbundet har en sådan policy för Forum Syds räkning. att behandla motionen antikorruptionspolicy. att behandla motionen antikorruptionspolicy. att fastställa motionen antikorruptionspolicy. att fastställa motionen antikorruptionspolicy, se bilaga 6. 12 Förbundets projekt 12.1 UFS i Almedalen 12.2 Utrikespolitiskt Konvent Viktor Sundman säger att det är nu två månader kvar till Almedalen och det mesta är klart. Nästan alla föreningar har gett besked vilka som kommer delta vid evenemangen. En grupp för alla delegater har skapats på Facebook. Det finns fortfarande några platser kvar att anmäla sig. Om intresse finns hör av er till almedalen@ufsverige.org. Froosh kommer sponsra dryck vid ett event. Hur stor blir delegationen totalt? Viktor Sundman svarar 50 personer. Facebookgruppen heter inför Almedalen 2016 Utrikespolitiska förbundet. Konventgruppen har skrivit en projektbeskrivning och har börjat skriva ansökning till bidrag. De har tillsatt en projektgrupp med två möjligtvis tre 8

nya medlemmar som kan hjälpa dem. Lokal för sittning och seminarielokaler är bokade. Forumutskottet ställer sig till förfogande att hjälpa konventgruppen. Viktor Sundman säger att han ska prata med konventgruppen om det. En idé kan vara att lägga upp en bild på almedalsgruppen och konventgruppen och tacka dem för ett bra arbete. att lägga projektuppdateringarna till handlingarna. att lägga projektuppdateringarna till handlingarna, se bilaga 7. 13 UI-samarbetet UI är svåra att få kontakt med. Mycket av arbetsbördan handlar om att Rosaline Marbinah kommer lägga ett förslag till styrelsen på ett avtal. Det handlar inte om en monetär kostnad utan om ett generellt samarbete. Förslaget kommer innehålla ett fortsatt samarbete i Almedalen, under UFS Forum och UFS Konvent bör fortsätta. Studentmedlemskap och tillgång till landguiden är också saker som kommer diskuteras. Även föreläsningsturnéer förslås där alla medlemsföreningar kan gagnas. Tävlingar skulle kunna vara ytterligare ett förslag. Helena Hernnäs säger att hon gärna kan hjälpa till med att skriva förslaget. 14 Förbundets ekonomi Albin Westermark och Axel Nordenstam har fått jobba extra hårt. De har arbetat utefter handlingsplanen som Axel Nordenstam skickade ut efter förra styrelsemötet. Alla ekonomiska frågor i förbundet skickas till Axel Nordenstam och kan dirigeras över till Albin Westermark också. Albin Westermark har tittat över ekonomin. På söndag ska han ha överlämning med Maria Jenskog. Budgeten för valårsmötet har överskridits med väldigt mycket pengar. Ungefär 10.000 kr. Det kommer få konsekvenser som förbundet får se senare. Albin Westermark kommer ge en budgetprognos där han ska beskriva vad sådana konsekvenser kan bli. Styrelsen måste veta att budgeten för valårsmötet överskrids väldigt mycket. Det handlar 9

om det som Maria Jenskog pekat ut tidigare och det är sent bokade biljetter och eller resor som bokas men inte används. Det bör styrelsen dra lärdomar av att i framtiden planera resor i förväg och att alla bokningar görs av Albin Westermark. Resekostnaderna har blivit mindre sedan Albin Westermark börjat boka alla biljetter. Däremot har budgeten överskridits på grund av att vissa personer bokat sina egna biljetter. Albin Westermark svarar att det inte bara är resor utan även mat som överskridits men främst resebokningar. Det kan också vara att kostnaderna för valårsmötet har underskattats. Ytterligare en faktor kan vara den minskade summa som forum syd gett. Sista datum för anmälningar har utgått och det kan vara en policy att ha nolltolerans för sena anmälningar och resebokningar. Varje representant bör ta större ansvar i att mana sin styrelse att boka i tid. Om nolltolerans ska införas bör opersonliga biljetter kunna bokas. Totala budgeten för valårsmötet är 32.000, en överskriden budget med 10.000 är därmed väldigt hög. Matkostnaderna var i år väldigt låga vilket skulle kunna göra att budgetöverskridningen blir mindre. Styrelsen ser sig positiva till att arbeta fram en policy för anmälningar och resebokningar. att ajournera mötet mellan 19.15-19.20 att ajournera mötet mellan 19.15-19.20 Axel Nordenstam förklarade mötet öppnat kl. 19.22. Karam Bawaqneh har anlänt att justera röstlängden till 12 personer. 10

att justera röstlängden till 12 personer. 15 Entledigande av förbundsekonom att entlediga Maria Jenskog från sitt uppdrag som förbundsekonom för UFS. att entlediga Maria Jenskog från sitt uppdrag som förbundsekonom för UFS, se bilaga 8. 16 Ändring av firmatecknare Eſtersom Maria Jenskog avgår så behöver firmatecknarrättigheterna för detta verksamhetsår ändras. att återkalla tidigare firmatecknarrättigheter. att ge Rosaline Marbinah (940420-9083) och Axel Nordenstam (940918-9496) full teckningsrätt inklusive fullmakt över Utrikespolitiska förbundet Sveriges (org. nr. 802436-8659) konton. Teckningsrätten gäller var för sig. att återkalla tidigare firmatecknarrättigheter. att ge Rosaline Marbinah (940420-9083) och Axel Nordenstam (940918-9496) full teckningsrätt inklusive fullmakt över Utrikespolitiska förbundet Sveriges (org. nr. 802436-8659) konton. Teckningsrätten gäller var för sig. 11

17 Albin informerar Det Albin Westermark gjort sedan den tidigare uppdatering är att fortsätta kontakten med Maria Jenskog och Axel Nordenstam om fördelning av arbetsuppgifter. Albin Westermark har även börjat MUCF ansökningen som han kommunicerat med medlemsföreningarna. Han har även haft möte med Axel Nordenstam. 18 Valårsmötet Mötet beslutar om vilka personer som kan föra förbundsstyrelsens talan vid valårsmötet samt vilka som presenterar vilka propositioner. Även var förbundsstyrelsen sitter under mötet. Vid UFS årsmöten väljs ofta en liten grupp att företräda förbundet och föredra de propositioner som lagts. Det är för att effektivisera och veta vilka som svarar på frågor. att personer som företräder styrelsen vid UFS valårsmöte 2016 fastställs till Rosaline Marbinah, Felicia Robertson, Axel Nordenstam, Karam Bawaqneh och Johan Berglund. att strategidokumentet presenteras av Rosaline Marbinah, Johan Berglund och Helena Hernnäs att översättningen av stadgarna presenteras av Kajsa Fernström Nåtby och Jenny Bengtsson. att Verksamhetsplanen företräds av Rosaline Marbinah, Johan Berglund och Helena Hernnäs. att budget presenteras av Axel Nordenstam. att personer som företräder styrelsen vid UFS valårsmöte 2016 fastställs 12

till Rosaline Marbinah, Felicia Robertson, Axel Nordenstam, Karam Bawaqneh och Johan Berglund. att strategidokumentet presenteras av Rosaline Marbinah, Johan Berglund och Helena Hernnäs att översättningen av stadgarna presenteras av Kajsa Fernström Nåtby och Jenny Bengtsson. att Verksamhetsplanen företräds av Rosaline Marbinah, Johan Berglund och Helena Hernnäs. att budget presenteras av Axel Nordenstam. att de flesta i styrelsen sitter tillsammans under valårsmötet. att de flesta i styrelsen sitter tillsammans under valårsmötet. 19 Uppsatstävling med amerikanska ambassaden Axel Nordenstam redogör att inbjudan till tävlingen i samarbete med Amerikanska ambassaden, Stockholm Environment Institute och Handelshögskolan skickades ut i veckan. Detta har tagit lång tid och nu kommer det genomföras. Förhoppningen är att deltagandet ska vara högt trots det tajta tidsschemat. Deadlinen för det inskickade policyförslaget till ambassaden är söndagen den 15e maj och presentationen vid finalen är den 25e maj i Stockholm. Medlemsföreningarna väljer ett tävlingsbidrag och skickar den till ambassaden. En fråga är om förbundet ska vara representerat och då presentera vid tävlingen? Styrelsen ställer sig positiv till detta. Koordinering av representation sker via mejl. 20 Överlämningshelg 13

Johan Berglund och Albin Westermark informerar att de preliminärbokat lokal för överlämningshelgen. Den ena är utanför Kungsbacka och den andra ligger utanför Örebro. De har gjort en tidsplan och vill göra bokningar i maj för att kunna börja boka resor. Datum kommer vara i slutet på augusti den 19e-21 augusti. Emilie Tilstam kommer söka bidrag till överlämningshelgen. De ber styrelsen informera sina efterträdare om den helgen för att de ska planera in det. att fastställa datum för överlämningshelg till den 19-21 augusti. Styrelsen beslutar att fastställa datum för överlämningshelg till den 19-21 augusti. 21 Övriga frågor 21.1 Blank spot 21.2 Folk och Försvar 21.3 Policy för PC-beslut 21.1 Blank spot Martin Schibbye har mejlat styrelsen och kom med ett förslag på ett samarbete. Styrelsen tycker att det är bra och spännande. Om föreningarna själva vill skicka ut tidningen till sina medlemmar så måste porto betalas av föreningen själv. Om det inte finns lika mycket pengar till distribution så kan de tänka sig att skicka tidningen till medlemsföreningarna och så får föreningarna själva distribuera tidningen. De är intresserade av att låta medlemmar i UFS komma med idéer till reportage. Proportionalitet utefter medlemsantal och intresse eftersöks. Under helgen kommer representanter prata med sina medlemsföreningar om det intresset. Kontentan skickas till Axel Nordenstam och Gustav Fritz senast söndag för att de senare kan föra kontakten vidare med Blank Spot projekt. 21.2 Folk och Försvar 14

Rosaline Marbinah hade möte med Victor Canvert och har beslutat om utbildningsdagen med folk och försvar. Kontentan av deras möte är att det ska finnas en jämn könsfördelning bland talare. Datumet är den 23e september 2016. 26 personer (2 per förening) i medlemsföreningar är deltagare. Ordförande, Vice ordförande och Förbundsadministratör närvarar för förbundet. Detta är ett start på ett formaliserat ordförandenätverk inom UFS. Den kommer heta ledarskap inom säkerhetspolitik och kommer vara ett återkommande engagemang. Aria Nakhei har gjort mycket för att möjliggöra kontakten mellan UFS och Folk och försvar. Hans representation har utmynnat i den här kontakten. Språket kan vara på engelska om behovet finns. Kvällsaktiviteten är att amerikanska residenset och mingla med den nya ambassadören. Det är en heldag en fredag från 9.30-20.30. Det kommer att vare en hybrid mellan Försvars och säkerhetsakademi och kontakter med företrädare för att i framtiden kunna bjuda in föreläsare. 21.3 Policy för PC-beslut Helena Hernnäs säger att det är frukten av diskussioner som förts under året. Det har uppkommit situationer där PC-beslut fattats som med fördel hade kunnat fattas vid ett möte. Styrelsen vill sträva efter att fatta färre PC-beslut. Ett förslag är att revidera pc-policyn i samband med beslutsprocesspolicyn. Det kommer diskuteras vid överlämningshelgen. 21.4 Policy för PC-beslut Felicia Robertson som har huvudansvar kommer mejla ut vem som skriver vilken del av berättelsen i juni. Det kommer anpassas efter vem som varit aktiv i vilket utskott. Axel Nordenstam beskriver att resultaträkning och balansräkning måste signeras av alla som suttit i förbundsstyrelsen efter den 31 augusti. Det är viktigt att alla prioriterar att sköta detta skyndsamt. Albin Westermark kommer att samla in dessa underskrifter. 22 Mötets avslutande 15

Axel Nordenstam förklarade mötet avslutat kl. 20.24. Axel Nordenstam, Mötesordförande Felicia Robertsson, Mötessekreterare Matti Molin, Justerare Johan Berglund, Justerare 16