Styrelsemöte med beslutsrätt, 6 november 2014, kl Plats: Skype Närvarande:

Transkript

1 6 November 2014 Protokoll Förbundsstyrelsemöte Styrelsemöte med beslutsrätt, 6 november 2014, kl Plats: Skype Närvarande: Mattias Näsman för UPF Umeå, Joakim Silvstam för UF Jönköping, Peter Hjertsson för UF Stockholm, Victoria Lindén för UF Malmö, David Blomgren för UF Linköping, Jehna al-moushahidi för UF Luleå, Viktor Sundman för UF Uppsala, Viktoria Lindén för UF Göteborg, Victoria Heiman för UF Södertörn, Diana Malic för UF Växjö, Saga Sohlman för UPF Lund, Oskar Johansson för UPF Karlstad, förbundskommunikatör Linnéa Wik, förbundsordförande Anna Welsapar, förbundsekonom Wilhelm Åkesson, vice förbundsordförande Rosaline Marbinah och förbundssekreterare Axel Nordenstam. Bilagor: Bilaga 1: Bilaga 2: Bilaga 3: Bilaga 4: Bilaga 5: Röstlängd Dagordning Motion: Purchasing UFS rollups for local associations Motion: ekonomiutbildning för förbundsekonom Motion: IC reseersättning Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

2 1 Mötets öppnande Förbundsordförande Anna Welsapar förklarade styrelsemötet öppnat kl Val av mötesordförande att välja Anna Welsapar till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare att välja Axel Nordenstam till mötessekreterare. 4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare David Blomgren för UF Linköping och Viktoria Lindén för UF Göteborg kandiderade till protokolljusterare tillika rösträknare. Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

3 att välja David Blomgren och Viktoria Lindén till protokolljusterare tillika rösträknare. 5 Godkännande av kallelseförfarandet att anse mötet stadgeenligt utlyst. 6 Fastställande av röstlängd att fastställa röstlängden till 15 ledamöter, se bilaga 1. 7 Fastställande av dagordning Inga förslag om ändringar inkom. Inför mötet skickade dock Umeå in en uppmaning där bad samtliga personer ombads att hålla sig kort om punkterna rörande uppdateringar för att få mer tid till ekonomin. att lägga dagordning till handlingarna, se bilaga 2. att fastställa dagordningen. Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

4 8 Föregående protokoll Förbundsordförande Anna Welsapar berättade att protokollet från stämman beräknas vara klart nästa vecka, enligt hennes korrespondens med mötessekreteraren. Förbundssekreterare Axel Nordenstam meddelade att tidigare styrelsemötesprotokoll är under justering. 9 Uppdatering från förbundsstyrelseledamöter Göteborg: Det går bra, har ett gäng i Jordanien denna vecka. Jönköping: Ingenting att tillägga. Linköping: Arbetet rullar på. Karlstad: Styrelsemöte har genomförts och de har som målsättning att bli fullständiga medlemsföreningar i UFS nästa år. Luleå: Ingenting att tillägga - det rullar på. Lund: Det rullar på som vanligt, inga konstigheter. Malmö: Ingenting att tillägga, det rullar på som vanligt. Stockholm: Har en ett intensivt schema då åtta planerade event ska genomföras på sju dagar. Deras ordförande har bestämt att han ska lämna och ett årsmöte planeras då en ny ordförande ska väljas. Södertörn: Det rullar på. Umeå: Ingenting att tillägga. Växjö: Har haft föreläsningar om konflikterna i Ryssland och Ukraina samt meddelade att de har en korrespondent från Hong Kong som twittrar för dem. Uppsala: Lyckad resa till Bukarest och en fullsatt 300 pers om Islamiska Staten - IS. Rullar på som vanligt. Förbundskommunikatör Linnéa Wik: Ingenting att tillägga. Förbundsordförande Anna Welsapar: Närvarade vid paneldebatt på amerikanska ambassaden och fick där kontakt med National Geographic som önskade kontakt och eventuellt samarbete med oss. Dessutom tog Gunilla Carlsson kontakt med oss och uttryckte intresse att tala under konventet. I övrigt har planering inför december genomförts. Förbundssekreterare Axel Nordenstam: Ingenting att tillägga. Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

5 Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah: Har satt igång projektgrupperna för Almedalen och Konventet samt haft möte med UI. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson: Ingenting att tillägga. 10 Uppdatering från utskott Ekonomiutskottet: Förbundsekonom Wilhelm Åkesson meddelade att utskottet har startat upp och hade inget att tillägga. Forumutskottet: Malmö meddelade att hon har lagt ner tid på att söka efter workshopledare för Forum-helgen och tackade för inkomna rekommendationer. Över lag har vi haft otur att få tag i folk eftersom många organisationer håller årsmöten samma helg. När det gäller föreläsningar och workshops planeras åtminstone följande att genomföras; PR, ekonomi, medlemsvärvning, styrdokument. Internationella utskottet: Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah berättade att arbetet går jättebra och en workshop för forumhelgen förbereds. Dessutom arbetar de på förslag logga, letar bidrag och det rullar på i rask takt. Kommunikationsutskottet: Förbundskommunikatör Linnéa Wik frågade om det finns ett intresse av adresser för alla utskott. Det skulle kunna underlätta arbetet då alla mail kommer till en gemensam adress som antingen är kopplad till en kontaktperson i utskottet eller till samtliga utskottsmedlemmar. Efter uppdateringen öppnades diskussion upp där Uppsala menade att det är onödigt för Styrdokumentsutskottet men om man ska ha det skulle det kunna kopplas till en sammankallande person. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah berättade att det internationella utskottet har en mail och en Drive där allt material finns. Vidare sade hon att antingen har man en sammankallande som mottar alla mail eller så har samtliga tillgång till mailen, vilket kan integrera arbetet. Växjö efterfrågade facebookgrupper och egna sidor på Facebook då det var många mail som skickades, varpå Umeå konstaterade att utskotten själva kan avgöra hur de vill föra kommunikationen och således starta en arbetsgrupp på Facebook om det var fördelaktigt. Inget yrkande att fatta beslut om inkom. Styrdokumentsutskottet: Umeå meddelade att visionsdokumentet är Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

6 påbörjat och i övrigt fanns inget som behövde delges. Tvåspråkighetsutskottet: Uppsala berättade att de väntar på kommunikationsgruppens texter för den nya hemsidan. Utbildningsutskottet: Ingenting att tillägga, enligt Umeå. 11 Per capsulam-beslut Under perioden mellan styrelsemötet den 24 oktober och den 6 november har inga PC-beslut genomförts och således läggs inga sådana till handlingarna. 12 Behandling av motioner 12.1 Purchasing UFS rollups for local associations (bilaga 3) Umeå frågade om vi skulle klumpa ihop alla motioner och skjuta motionerna till punkterna rörande ekonomin eller ta hela diskussionen nu. Förbundsordförande Anna Welsapar sade att vi har fastställt dagordningen och således diskuterar vi motion för motion. Motionären Stockholm föredrog motionen och belyste att förbundet är okänt bland medlemmarna, vilket kan bero på att man inte har marknadsfört förbundet på lokalnivå. Syftet med motionen är således att sprida att förbundet existerar. Efter dragningen öppnade motionären upp för frågor. I diskussionen som följde ansåg såväl Göteborg som Uppsala att den huvudsakliga verksamheten sker på lokalnivå och den senare förtydligade att någon marknadsföring för UFS behövs inte lokalt. Lund instämde och tillade att förvirring kan uppstå med ytterligare en logga. Stockholm förtydligade här att motionens andra att-sats behandlade just detta. Vidare sade Linköping att de vill främja sin lokala profil. Umeå föreslog att förbundet kan inköpa en roll-up med en lokal logotyp och en med förbundets logga till varje medlemsförening. Vice förbundsordförande Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

7 Rosaline Marbinah höll med Umeå eftersom förbundets huvudsakliga verksamhet sker i medlemsföreningarna men uppmärksamheten för Almedalen, konventet och Forum-helgen, vilka är nationellt arrangerade, skulle kunna öka. Förbundssekreterare Axel Nordenstam påpekade att det är upp till medlemsföreningarna att bestämma om de vill ha en roll-up eller ej av förbundet. Härefter poängterade Göteborg att det inte är fördelaktigt att göra en äskningspott eftersom det tar tid, samt att vi bör fokusera på motionen och inte rambudgeten. Malmö tillade att det är svårt att få det upptryckt, fakturerat och betalat innan årsskiftet. Förbundskommunikatör Linnéa Wik sade att om vi beställer något som tidigare har beställts, såsom en roll-up med förbundets logotyp, går det att få faktura innan årsskiftet. På fråga, ställd av förbundsekonom Wilhelm Åkesson, hur processen går till svarade förbundskommunikatör Linnéa Wik att det i korthet är tidskrävande materialkontroller och diskussioner som man redan har gjort tidigare och konstaterade att om vi väljer ett tryckeri som vi redan har en etablerad kontakt så försvinner många veckor. Diskussionen följdes av att Göteborg ändringsyrkade att stryka motionens andra att-sats, vilket Stockholm jämkade sig med. att avslå motionens första att-sats. att avslå motionen Ekonomiutbildning för förbundsekonom (bilaga 4) Förbundsekonom Wilhelm Åkesson, tillika motionär, föredrog motionen och sade att deltagandet kommer mynna ut i en rapport till nästa förbundsekonom och fördjupad kunskap om ekonomi. Härefter öppnades diskussion upp och Umeå ansåg att det var en bra idé och frågade om det skulle gå att skicka samtliga ekonomer inför förbundet. Motionären Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

8 meddelade att han ämnade att sprida erhållen kunskap genom kontakt med medlemsföreningars ekonomer. Göteborg förtydligade att LSU:s utbildningar brukar vara riktade till en person från varje organisation. Linköping var positiv till deltagandet och betonade att detta borde vara en återkommande utbildning för den valda förbundsekonomen, vilket vice förbundsordförande Rosaline Marbinah höll med om. Hon sade också att Forum-helgen skulle kunna vara ett tillfälle då samtliga medlemsföreningars ekonomer skulle kunna utbildas. Växjö var positiva till att kassörerna i medlemsföreningarna skulle närvara vid en utbildning och var positiv till att skicka flera personer till utbildningen. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson förtydligade att han innehar ansvar att sprida kunskapen och att han vill göra det. Förbundskommunikatören frågade om intresse finns för att sprida kunskapen och få in ett praxis inom förbundet att det vi gör skriver vi ner. I diskussionen tillade vice förbundsordförande Rosaline Marbinah att LSU kommer prioritera den centrala personen för ekonomisk förvaltning, vilket är förbundsekonomen, och sade att det säkerligen finns möjlighet att arrangera en ekonomi-utbildning för förbundets medlemsföreningars ekonomer. Stockholm påtalade att Forumhelgen är avsatt för just utbildning, vilket även förbundsordförande Anna Welsapar belyste. Förbundskommunikatör Linnéa Wik ändringsyrkade att använda kr från posten "Utbildning styrelsen och representation" för att finansiera Wilhelm Åkessons deltagande i LSU:s utbildning "Ekonomiskt Nätverk". Efter utbildningens slut avlämnas en rapport innehållandes det essentiella i utbildningen. Umeå yrkade att rapporten senast inkommer 14/ Umeå och förbundskommunikatör Linnéa Wik valde att inkomma med ett gemensamt ändringsyrkande, vilket fick medhåll från förbundsekonom Wilhelm Åkesson som fyllde i att det är bra med bundenhet till rapporten. Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

9 Umeå och förbundskommunikatör Linnéa Wik yrkade att använda kr från posten "Utbildning styrelsen och representation" för att finansiera Wilhelm Åkessons delagande i LSU s utbildning "Ekonomiskt Nätverk". Efter utbildnings slut avlämnas en rapport innehållande det essentiella i utbildningen. Rapporten skall inkomma i sin helhet senast 14/ att bifalla Umeås och förbundskommunikatör Linnéa Wiks gemensamma ändringsyrkande på motionen. att bifalla motionen IC reseersättning (bilaga 5) Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah förklarade att IC håller en workshop under Forum-helgen och det därför är lämpligt att de närvarar. Budget finns med i motionen. Vidare lyfte hon fram att det är viktigt att Forum-helgen öppnas upp för utskottsmedlemmar - även de som bor utomlands, exempelvis medlemmar i IC som inte har möjlighet att ingå i medlemsföreningars delegationer. När diskussion påbörjades nämnde förbundsekonom Wilhelm Åkesson att ekonomiska medel finns men att ersättningsblanketterna måste in innan årsskiftet då det ryms i höstens men ej i vårens budget, varpå vice förbundsordförande Rosaline Marbinah sade att det skulle kunna gå att betala med faktura hos SJ som kommer direkt, vilket förbundsekonom Wilhelm Åkesson stödde. Även Uppsala påtalade att ersättningsblanketterna måste skickas in innan årets slut. Umeå kommenterade att det är ett bra ändamål och att man kanske skulle öka ett eventuellt anslag till för att få lite svängrum vid bokande. Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

10 Umeå ändringsyrkade att IC får upp till kronor att boka resor för till forumhelgen givet att verifikaten inkommer innan decembers utgång. IC genom vice förbundsordförande Rosaline Marbinah jämkade sig med Umeås yrkande. att bifalla Umeås ändringsyrkande. att bifalla motionen. 13 Almedalen och Konventet Almedalen Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah meddelade att det rullar på och tempot är högt. Har haft möte med Linnéa Wikström och konstaterade att det finns en överlämningsprocess. Strukturen för den är: introduktionsmöte med Rosaline, överlämning med tidigare projektledare, möte med förbundsekonom Wilhelm Åkesson, följt av ett visionsmöte med vice förbundsordförande Rosaline Marbinah. Därefter arbetar projektgruppen helt självständigt med kontinuerliga rapporter till förbundsstyrelsen. Projektgruppen planerar att hålla möte under Forum-helgen. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah kommer vara förbundsstyrelsens kontaktperson till projektgrupperna. Förbundsordförande Anna Welsapar frågade vilken planering som finns inför december för båda projektgrupper, varpå vice förbundsordförande Rosaline Marbinah belyste att hon kommer låta projektgrupperna själva välja. Förbundsordförande Anna Welsapar sade att förbundsstyrelsen behöver ha övergripande koll och efterfrågade kontinuerliga rapporter där processer finns beskrivna. Umeå frågade om projektgrupperna behöver hjälp och förtydligade att förbundsstyrelsen finns tillhands om de skulle behöva någon hjälp. Detta välkomnades av vice förbundsordförande Rosaline Marbinah som sade att de främst kommer Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

11 vända sig till henne eftersom hon är deras kontaktperson men att hon redan nu har engagerat förbundsekonom Wilhelm Åkesson för ekonomiska underlag och förbundssekreterare Axel Nordenstam för tips om boende i Visby. Slutligen sade hon att vi kan göra mycket tillsammans och uppmanade till samarbete. Konventet Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah meddelade att det rullar på och startprocessen var likadan som för projektgruppen för Almedalen. Den processen finns beskriven ovan under Almedalen i detta protokoll. 14 UI Samarbetet Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah har ett inplanerat möte med UI som är på tisdag nästkommande vecka. Tills dess kommer mentorskapsansvariga att se om UI-forskare skulle kunna vara mentorer för internationella studenter. För att medlemmar i förbundets medlemsföreningar ska kunna erhålla tidskriften Internationella Studier behöver vice förbundsordförande Rosaline Marbinah medlemslistorna senast den 17 november. Förbundskommunikatör är medveten att annonsen ska skickas in till nästa nummer. Vidare meddelades att projektledarposter för förbundets mentorskapsprogram kommer att utlysas den 15 november och att deadline kommer att vara den 15 december. Slutligen uppmanade vice förbundsordförande Rosaline Marbinah fö r b u n d s s t y r e l s e n a t t l ä s a p r o t o kollen f r å n m ö t e n m e d mentorskapsprogramsansvariga och Utrikepolitiska Institutet - UI. 15 Förbundets ekonomi Förbundsekonom Wilhelm Åkesson meddelade att budgeten för förbundsstämman hade hållits och inledde härefter presentationer av Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

12 punkterna nedan. Först fördes diskussion och därefter beslutsfattande. Bidrag som ska användas innan utgången av 2014 Förbundsordförande Anna Welsapar påminde styrelsen om den ekonomiska situationen med ett budgetöverskott. Diskussionen som följde finns beskriven under rambudget. Rambudget Till att börja med föredrog förbundsekonom Wilhelm Åkesson den reviderade rambudget han tidigare i veckan hade skickat ut till styrelsen där förändringarna främst behandlade budgetposten till Forum-helgen och PR. Idag är överskottet , varav som inte har blivit utplacerade under budgetposter. Förbundsekonomen fortsatte med att säga att placeringen av summan kan variera. De förändringar i den reviderade rambudgeten som gjorts är att posterna för administration, PR och Forumhelgen har ökats, den sistnämnda markant. Innan diskussion inom styrelsen påbörjades meddelades att summan kommer från MUCF och går att använda till olika saker - de är alltså inte ögonmärkta till en viss budgetpost. Bidraget från Forum Syd däremot får inte innebära några större differenser jämfört med budgetering, tillade förbundsordförande Anna Welsapar. Linköping frågade varför detta överskott ses först nu och inte tidigare har iaktagits, varpå förbundsekonom Wilhelm Åkesson sade att han ej satt i styrelsen tidigare. Vidare funderade Linköping varför det oanvända bidraget från 2014 står under egen budgetpost och förbundsekonom Wilhelm Åkesson sade att så var endast fallet på grund av dagens läge. Umeå konstaterade att det ofta talas om hur bidragen får användas och frågade sig hur det kommer sig att överskottet finns. Direkt därefter fortsatte Umeå och menade att det finns ett kort verksamhetsspann och att en planering i ett längre tidsperspektiv borde göras för att hitta en långsiktighet. Härefter frågade Uppsala om tygpåsar, som förbundssekreterare Axel Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

13 Nordenstam innan mötet per epost hade framfört som ett av många alternativ, är inräknade i den föreslagna budgeteringen. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson meddelade att så inte var fallet och skulle vilja höra kommunikationsutskottet och förbundskommunikatör Linnéa Wik. I detta berättade Umeå att han hade träffat Andreas Persson, tidigare bidragsansvarig, och efterfrågade en redogörelse av kriterierna för bidragsansökningar. Förbundsordförande Anna Welsapar föredrog att Forum Syd är ett informationsuppdrag och främst får användas för det. Processen för detsamma är följande: förbundet söker bidrag, Forum Syd meddelar om ansökan bifalls eller avslås. I ansökan ska budget inkluderas och differensen får max vara 10% i redovisningen från den presenterade budgeten. Vidare söker medlemsföreningar från förbundet och förbundsstyrelsen tar beslut i frågan. Vad gäller bidraget från MUCF söker förbundet bidrag med en ansökan innehållandes en medlemsförteckning. Per organisation finns ett fast belopp och därefter finns ett rörligt belopp som grundas på antal bidragsgrundande medlemmar. Vid beviljad ansökan genomför MUCF två utbetalningar till förbundet. Vidare är bidraget från MUCF uppdelat i två delar: statsbidrag och lokalverksamhet, där det förstnämnda är riktat till central verksamhet och det sistnämnda till verksamhet på lokalnivå. Umeå tackade för redogörelsen och tillade att man måste vara representerade i minst tre olika län. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson meddelade att det finns en lathund i Google Drive och att en sammanfattning finns i tidigare verksamhetsberättelse. Vidare konstaterades att statsbidraget har en åldersgräns. Härefter pausades mötet. Efter pausen inkom Göteborg med ett yrkande rörande inköp av tryckmaterial som de senare jämkade med ett yrkande från Umeå, se sida 15 i detta protokoll. Förbundskommunikatör Linnéa Wik undrade om MUCF anser att det är korrekt att ta besluten per acklamation, vilket ingen i styrelsen kunde besvara. Umeå belyste att vi måste genomföra besluten smidigt och omgående, då vi har ont om tid. Om det tar för lång tid brinner sakerna inne. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah efterfrågade en överblick över vad vi kan budgetera för. Hon fortsatte och sade att UI samarbetet innebär Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

14 kostnader och i år kan vi få mindre anslag. En idé kan därför vara att lägga en del av överskottet på UI samarbetet. Härefter inkom yrkanden gällande att beställa tryckmaterial, där medlemsföreningarna erbjuds tryckmaterial. Förbundsordförande Anna Welsapar sade att ett alternativ är att få in offerter och därefter fatta beslut. I denna diskussion ställdes en öppen fråga om någon medlemsförening har överskott i sin budgetpost för PR, vilket besvarades av bland annat Uppsala att så inte var fallet. Lund tryckte på att man som lokalförening alltid vill marknadsföra föreningen och därför är det en bra idé att kunna marknadsföra sig på lokalnivå. I samtalet framförde Linköping att det kan vara lämpligt att första ta beslut om hur summan ska disponeras i budgetposter och därefter fatta detaljerade beslut, vilket inte genomfördes. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah framhävde att hon skulle vilja se budgetposter ställda mot varandra. Förbundsstyrelsen började senare tala om hur mycket som ska bindas upp och Umeå framförde att det är rimligt att binda upp ungefär Umeå sade dessutom att marknadsföring är bra då det skapar ett mervärde och att en liten buffert kan vara klokt, vilket fick medhåll av förbundsekonom Wilhelm Åkesson. En extern utredning berördes, denna gång av Lund, varpå förbundsekonom Wilhelm Åkesson sade att ingen kostnad finns för tillfället. Likväl Almedalsprojektet nämndes och förbundsekonom Wilhelm Åkesson sade att finns avsatta i rambudgeten. Vad gäller boende i Almedalen meddelade förbundssekreterare Axel Nordenstam att boende för 60 personer 2014 i sovsalar kostade kr, efter fråga av vice förbundsordförande Rosaline Marbinah. I detta skede av diskussionen efterfrågades förtydligande rörande Göteborgs yrkande som besvarades med att varje medlemsförening får själv välja vad de önskar beställa. Förbundskommunikatör sade än en gång att processen inte ska underskattas och att det därför är av yttersta vikt att deadlines hålls. Vidare konstaterade styrelsen att om en medlemsförening önskar något specifikt material måste detta meddelas till Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

15 förbundskommunikatören. Linköping ändringsyrkade på förslaget till reviderad rambudget att konsekvensändra i rambudgeten från Ungdomsstyrelsen till mucf. Författaren till rambudgeten, förbundsekonom Wilhelm Åkesson, jämkade sig med detta ändringsyrkande. att bifalla Linköpings ändringsyrkande. Göteborg yrkade först att UFS till varje medlemsförening beställer, med respektive förenings grafiska profil: 1) Tygkassar till ett värde av max 3000 kr exkl moms per förening, samt 2) Pennor till ett värde av max 1000 kr exkl moms per förening, samt 3) Rollup till ett värde av max 1500 kr exkl per förening. och jämkade sig därefter med Umeås yrkande. Umeå yrkade att antalet pennor och tygkassar ändras till: 100 Tygkassar à 20 kr x 14 föreningar: kr 1 Rollup à 1500 x 14 föreningar: kr totalt: kr exkl moms kr inkl 25 % moms att bifalla Umeås yrkande. om de nedanstående fyra att-satserna i klump. Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

16 Göteborg yrkade att respektive lokalförenings acklamation vid styrelsemötet 6 november 2014 anses som tillräckligt äskande från respektive förening, att avstämning med tryckeriet görs innan beställning, angående att fakturan måste utställas senast 12 december 2014, att beställning för ovan nämnda produkter läggs senast 21 november 2014, att fakturan betalas innan 2014 års slut. att bifalla de fyra att-satserna av Göteborg. Göteborg yrkade att medlemsföreningar som så önskar kan få använda dessa pengar till annan marknadsföringsmateriel, förutsatt att de meddelar denna önskan till förbundskommunikatören senast 14 november att bifalla Göteborgs yrkande. Umeå yrkade att medlemsföreningarna får välja sin egen eller UFS logga senast 12 november. att bifalla Umeås yrkande. Göteborg yrkade att denna möjlighet förfaller om inte betalning kunnat ske inom loppet av Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

17 att bifalla Göteborgs yrkande. Förbundskommunikatör Linnéa Wik yrkade att beställa och betala tryckmaterial, såsom tygpåsar och pennor, som kan komma alla till godo vid Forumhelg, Konvent, Valårsmöte, Stämma och Almedalen för högst kr av MUCFs bidrag. Detta skall vara betalt innan 2014 års slut. att avslå förbunskommunikatör Linnéa Wiks yrkande. Umeå yrkade på förslaget till reviderad rambudget att rambudgeten konsekvensändras i enlighet med beslut under 15. att bifalla Umeås yrkande. Vid styrelsemötet den 24 oktober ansåg styrelsen att fatta beslut i frågan om rambudget med ett PC-beslut som tidigare diskuterats vid ett Skypemöte, Således kommer ett PC-beslut följa dagens möte. Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

18 16 Forumhelgen den november I brist på tid meddelade Malmö att hon sammanställer ett mail med frågor berörande Forum-helgen som sedan skickas till förbundsstyrelsen. Denna lösning välkomnades av förbundsstyrelsen. 17 Nästa möte Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah förmedlade att vi bör hålla nästa möte i enlighet med årsplaneringen. att hålla nästa förbundsstyrelsemöte den 27 november 2014 per Skype. 18 Övriga frågor Planering i december Förbundsordförande Anna Welsapar kommer att skicka ut en planering för december till förbundsstyrelsen samt ett mail till utskotten med tre frågor som behöver besvaras. Detta ska sedan sammanställas och göras tillgängligt för samtliga aktiva i utskott som då kommer få inblick i varandras arbete. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah påpekade att bostäder till Almedalen brådskar. Utredning efterfrågad av förbundsstämman Utredningen rörande arvoderingar eller anställningar som förbundsstämman uppdrog förbundsstyrelsen att genomföra lyftes upp av Linköping. Ett alternativ som lyftes på stämman var att ha en extern utbildning, om vilket förbundsekonom Wilhelm Åkesson har kontaktat företaget PwC men ej erhållit någon offert än. Han tillade även att Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

19 förbundsstyrelsen kan börja diskutera redan nu och inte vänta på ett pris. Förbundsstyrelsen inväntar kostnad innan den beslutar om den vill se en extern eller ytterligare en intern utredning. Tills dess uppmanas förbundsstyrelsens ledamöter att tala med medlemmar runt om i landet och bilda sig en uppfattning om vad som efterfrågas samt hur den ska vara utformad. Ett dokument planeras att sammanställas med frågor som uppkommer och såväl öppenhet som insyn efterfrågades av vice förbundsordförande Rosaline Marbinah och förbundsordförande Anna Welsapar. I slutet av diskussionen berömde såväl Umeå som vice förbundsordförande Rosaline Marbinah alla mötesdeltagares kompromissinriktade inställningar. 19 Mötets avslutande Mötesordförande Anna Welsapar tackade för kvällen och förklarade mötet avslutat kl Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

20 Anna Welsapar, Mötesordförande Axel Nordenstam, Mötessekreterare David Blomgren, Justerare Viktoria Lindén, Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (20)

21 Extrainsatt styrelsemöte per Skype den 6 november Bilaga 1: Röstlängd 1. Mattias Näsman för UPF Umeå 2. Joakim Silvstam för UF Jönköping 3. Peter Hjertsson för UF Stockholm 4. Victoria Lindén för UF Malmö 5. David Blomgren för UF Linköping 6. Viktor Sundman för UF Uppsala 7. Viktoria Lindén för UF Göteborg 8. Victoria Heiman för UF Södertörn 9. Diana Malic för UF Växjö 10. Saga Sohlman för UPF Lund 11. förbundskommunikatör Linnéa Wik 12. förbundsordförande Anna Welsapar 13. förbundsekonom Wilhelm Åkesson 14. vice förbundsordförande Rosaline Marbinah 15. förbundssekreterare Axel Nordenstam Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (1)

22 Extrainsatt styrelsemöte per Skype den 6 november Bilaga 2: Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av mötesordförande (beslutspunkt) 3 Val av mötessekreterare (beslutspunkt) 4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare (beslutspunkt) 5 Godkännande av kallelseförfarandet (beslutspunkt) 6 Fastställande av röstlängd (beslutspunkt) 7 Fastställande av dagordning (beslutspunkt) 8 Föregående protokoll (informationspunkt) 9 Uppdatering från förbundsstyrelseledamöter (informationspunkt) 10 Uppdatering från utskott (informationspunkt) Ekonomiutskottet Forumutskottet Internationella utskottet Kommunikationsutskottet Styrdokumentsutskottet Tvåspråkighetsutskottet Utbildningsutskottet 11 Per capsulam-beslut (beslutspunkt) 12 Behandling av motioner (beslutspunkt) 13 Almedalen och Konventet (informationspunkt) Almedalen Konventet 14 UI samarbetet (informationspunkt) 15 Förbundets ekonomi (besluts- och diskussionspunkt) Bidrag som ska användas innan utgången av 2014 Rambudget 16 Forumhelgen den november (informationspunkt) 17 Nästa möte (beslutspunkt) Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (1)

23 18 Övriga frågor 19 Mötets avslutande Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (1)

24 5 november 2014 Motion Motion to UFS board meeting about purchasing UFS rollups for local associations Very few members on the local level in Sweden are aware of the existence of the national organization UFS, or if they do then the link between local associations and the national organization is very unclear. This problem is exacerbated by the fact that UFS has not made a great effort to market themselves to increase this knowledge. After the 2014 meetings in Göteborg, the national board and the annual meeting decided that local members should be able to participate in the national utskott, and UFS already recruits candidates for Konventet and Almedalen from all across Sweden. However, this year only nine candidates sent in applications, and the national board accepted each member. If UFS, as the vision states, aims at becoming Sweden s främsta forum för utrikespolitisk debatt then we argue UFS must become more present across Sweden. Without knowledge of its existence or the nature of their work, UFS creates an environment lacking transparency and openness. Furthermore, considering the current financial situation of UFS, we believe this is an opportunity for the organization to increase its presence on the local level. We therefore propose that UFS supplies each local association with an UFS-rollup in order to market and spread knowledge of UFS. //UF Stockholms styrelse Förbundsstyrelsen föreslås besluta Att använda en del av resterande bidraget för att köpa in ett UFS-rollup till varje lokalförening Att med en del av resterande bidraget skapa en pott där lokalföreningarna kan ansöka om att använda pengarna för egna rollups Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: info@ufsverige.org