GOTLANDS KOMMUN Granskning av ekonomisystemet DevisX Ramona Numelin Mats Renborn 2004-06-09
1 Innehållsförteckning Sid 1. Sammanfattning...2 2. Uppdrag...3 3. Informationsflöden in- och utdata...4 4. Är integrationsrutinerna säkra?...5 5. Är de nya interndebiteringsrutinerna ändamålsenliga?...6 6. Ny kodplan för Gotlands kommun...8 7. Vad anser brukarna om Devis X...11
2 1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Gotlands kommun har ekonomisystemet granskats. Det nya ekonomisystemet Devis X ersatte WM-datas system Prosit, som varit i drift från år 1992. Det nya ekonomisystemet som är Windowsbaserat infördes fr.o.m. år 2003 samtidigt som anpassningar gjordes i kodplanen. Antalet behöriga användare i det nya ekonomisystemet uppgår till ca 1300 st. Följande kan konstateras utifrån granskningsresultatet: Kontroller har gjorts av hur överföringen av bokföringsposter från försystem till ekonomisystem fungerar. Några differenser mellan försystem och ekonomisystem har inte konstaterats. Devis X avvisar automatiskt de bokföringsfiler som innehåller differenser i redovisningen. Vi bedömer att interndebiteringsrutinerna är ändamålsenliga. Kommunen bör dock sträva efter att det träffas skriftliga överenskommelser mellan verksamheterna så att interna poster kan hanteras genom kostnadsfördelning i så stor utsträckning som möjligt. Med hjälp av kostnadsfördelning erhålls rationellare rutiner för intern debitering. Den nya kodplanen har utformats med högre grad av styrning än den gamla, vilket medverkar till att minimera risken för att fel uppstår på grund av den mänskliga faktorn. Tillämpandet av den nya kodplanen underlättar dessutom arbetet med att lämna statistik till SCB, eftersom den utformats enligt deras behov. Brott uppstår i verifieringskedjan i samband med att uppgifter läses över från försystemet Generell indata till Devis X. Detta sker när felaktiga poster rättas med hjälp av bokföringsorder, d.v.s. försystemets verifikationsnummer återfinns inte i huvudboken. Felet rättas inte med automatik i försystemet utan manuella ändringar erfordras för att verifieringskedjan ska hållas ihop. Ekonomisystemets in- och utdata finns beskrivet i särskilt avsnitt. Kommunens dokumentation av redovisningssystemet behöver uppdateras eftersom både ekonomisystem och ett stort antal försystem bytts ut under senare år. Dokumentationen upprättades år 2000. Rättelserutinerna för respektive försystem behöver gås igenom för att säkra att kraven i redovisningslagen (KRL) uppfylls. Tekniken för rättning av bokföringsposter är oli-
3 ka för respektive försystem och ofta görs rättningar direkt i systemen varför särskild dokumentation krävs för att händelsen ska gå att härleda. Gotlands kommuns redovisningssystem är mycket komplext och omfattande. Till Devis X kopplas 6 delsystem och 19 verksamhetssystem, vilka skapar bokföringsposter som via integreringar uppdaterar huvudboken. En överskådlig bild på informationsflödet har upprättats i samband med denna granskning, men aktuella beskrivningar för respektive system saknas. Enligt KRL (2 kap. 7 ) ska beskrivningar göras av redovisningens organisation och uppbyggnad. 2. Uppdrag Nytt ekonomisystemet har införts i Gotlands kommun from år 2003. Det nya ekonomisystemet benämns Devis X och leverantör är Enator. I det nya ekonomisystemet ingår moduler för kundfakturering, kassa, leverantörsfakturor, anläggningsregister och interndebitering vilket innebär förändrade rutiner jämfört med tidigare system. Totalt 19 verksamhetssystem levererar bokföringsposter till ekonomisystemet. Samtidigt som ekonomisystemet bytts ut har ny kodplan införts. Revisionsfrågor Det övergripande syfte är att bedöma om kommunstyrelsen och nämnder har en tillfredsställande kontroll över kostnader och intäkter. Följande revisionsfrågor skall besvaras: Är integrationsrutinerna tillförlitliga? Är de nya interndebiteringsrutinerna ändamålsenliga? Hur tillämpas den nya kodplanen. Hur ser ekonomisystemets in- och utdata ut. Ekonomisystemets funktioner har gåtts igenom tillsammans med konsult- och servicekontoret. Integrationsrutinerna har stämts av med systemansvariga på berörda förvaltningar.
4 3. Informationsflöden in- och utdata Gotlands kommun har totalt 6 delsystem och 19 försystem som levererar bokföringsposter till ekonomisystemet. I nedanstående figur åskådliggörs försystemen och dess koppling till redovisningssystemet. Export av betalfiler sker externt till post- och bankgirot samt till Nordea. Medvind IFS-lön Lönebearbetning Booking Föreningsbidrag Fakturering Devis kundresk Försyst fakturering Miljöreda,Take Care Procapita, Omfale Booking POST- OCH BANKGIROT Nordea POST- OCH BANKGIROT Faktum Skanning leverantörsfakturor Devis Leverantörsreskontra Sesam Hjälpmedelsförråd Kommunvaror Jambo TF-förråd Devis Dagbokföring Kassa KRITA Färdtjänstavgifter Kundreskontra Devis X redovisning Grund- och huvudbokföring Devis Anläggningseskontra Devis Interndebitering Work Office Post och tryck Devis Generell indata Redovisning Fakturering Summarum Kundreskontra Fakturering Winsam Kundreskontra Fakturering OPUS - tandvård Kundreskontra Book It Biblioteksavgifter Procapita Socialbidrag Aivo kost Debitering av kost Avanti Elevavgifter FHS Betalningar Bokföring Av bilden framgår att kommunens redovisningssystem är komplext och antalet försystem tenderar att öka i antal. Försystemen upphandlas regelbundet (var 3-4:e år) och systemleverantörer väljs utifrån genomförda upphandlingar.
5 Webbfunktion i redovisningen Det nya ekonomisystemet innehåller nya funktioner som ger användarna möjligheter att ställa frågor via en särskild Webb-applikation. Frågor kan ställas på en bestämd nivå i redovisningen och därefter kan användaren göra sökningar hela vägen ner till enskilt verifikat. Webbsökningar används bl.a. i följande situationer: Vid djupare analyser av kostnader och intäkter. I det löpande uppföljningsarbetet. Analys av lönekostnader. Verksamhetsansvariga kan ställa frågor. Webbfunktionen är en del av ekonomisystemets utdata som inte fanns i det gamla ekonomisystemet. 4. Är integrationsrutinerna säkra? Det nya ekonomisystemet Devis X infördes år 2003 och kopplat till det finns sex delsystem från samma leverantör (Enator). Det finns dessutom 19 verksamhetssystem som överför bokföringsposter till ekonomisystemet. Delsystemen och verksamhetssystemen integreras till ekonomisystemet regelbundet varav några har s.k. realtidsbearbetning. I nedanstående tabell redovisas resultatet av de kontroller gjorts vid integreringar från lönesystem, Procapita IFO, Booking, Winsam och Summarum. Mätperioden avser ett överföringstillfälle i april månad. IT-system Ursprtyp Antal poster Bokföringsdatum Överfört belopp från systemet, kr Inläst belopp i Devis X, kr IFS-lön 301 132 819 2004-04-27 308 529 768 308 529 768 Procapita IFO 720 449 2004-04-13 1 099 530 1 099 530 Booking (föreningsbidrag) 122 244 2004-04-30 3 639 302 3 639 302 Winsam (vatten) 770 109 2004-04-02 5 317 888 5 317 888 Summarum (hyror) 520 54 2004-04-15 1 637 867 1 637 867
6 Devis X kontrollerar antalet bokföringsposter och summa bokföringsbelopp vilket ska varav 0 kr. Överförda bokföringsposter ska uppdatera huvudboken i debet eller kredit och motbokning sker mot balanskonto för respektive system. Om debet och kredit inte stämmer så avvisas filen. Integrationer mellan försystemen och redovisningssystemet sköts av Decapus. Decapus är ett verktyg som är en sammanbindande länk mellan olika system. Decapus kan liknas vid en bläckfisk som bland annat har följande funktioner: Integration och konvertering Säkerhet Loggning Larm Kommunikation Decapus hanterar såväl de lokala integrationerna mellan systemen som externa kopplingar och dataöverföring. Driftansvaret för Decapus ligger på ITC. Kommentarer Utifrån de kontroller som gjorts av integrationen för fem försystem kan det konstateras att överföringen av bokföringsdata fungerar. Devis X har automatiska funktioner som automatiskt avvisar felaktiga bokföringsfiler, vilket säkrar en korrekt överföring mellan försystem och ekonomisystem. För att den ekonomiska redovisningen ska vara aktuell krävs att integrering sker löpande och utan tidsfördröjning. 5. Är de nya interndebiteringsrutinerna ändamålsenliga? De interna transaktionerna uppgick till totalt 1,7 mdr i 2003 års årsredovisning. Flera av försystemen levererar interna transaktioner, t ex förrådssystemet Sesam, Summarum hyror, Winsam vatten och renhållning m fl. I DevisX finns också en interndebiteringsmodul som används för att sända en internfaktura eller göra en kostnadsfördelning.
7 Alla interndebiteringssätt förutom internfaktura förutsätter att säljaren har köparens skriftliga medgivande att belasta köparens konto och att hela kodsträngen är känd. I de flesta fall är det ett avtal, t ex hyresavtal, eller en order, t ex förrådsuttag, som ligger till grund för debiteringen. Kostnadsfördelning/bokföringsorder bokförs via Generell indata och kan i sin tur hämta poster från andra system. Så sker t ex på Kommunservice där specialbyggda databaser i Access används för fordonskostnader, tidningsprenumerationer och postoch tryck. Databaserna bedöms användarvänliga så till vida att det finns färdiga funktioner för export till DevisX och avstämning. En internfaktura behandlas på samma sätt som en extern faktura. Den skickas både elektroniskt och som papperskopia till köparen. Både köparen och säljaren har ansvar för att bevaka att de interna fakturorna regleras och vid årsskiftet får det inte finnas några interna fordringar eller skulder. Kostnadsfördelning har den fördelen att säljarens intäkt och köparens kostnad möts i bokföringen direkt. Vid internfakturering bokförs säljarens intäkt direkt medan köparens kostnad kan dröja kortare eller längre tid. Ur uppföljningssynpunkt är alltså kostnadsfördelning att föredra. År 2003 hanterades ca 9000 internfakturor medan kostnadsfördelningen stod för knappt 4000 verifikationer borträknat för tekniska förvaltningens sk à-prisrutin. Alla interna transaktioner ska förses med ett motpartsbegrepp som gör det möjligt att söka fram de interna transaktionerna inom kommunen. I interndebiteringsmodulen och i försystemen tvingar systemet fram motpartsbegreppet. Det är endast när man använder bokföringsorder för t ex rättelser som det finns risk att motpartsbegreppet glöms bort. Kommentarer Vi bedömer att interndebiteringsrutinerna är ändamålsenliga. Kommunen bör sträva efter att träffa skriftliga överenskommelser mellan verksamheterna så att kostnadsfördelning kan användas i så stor utsträckning som möjligt.
8 6. Ny kodplan för Gotlands kommun Ny kodplan infördes i Gotlands kommun from räkenskapsåret 2003. I kodplanen eftersträvas stor följsamhet mot KommunBas 02 samt L-Bas 98 och V12000 (verksamhetsindelning för landsting och regioner). Ett annat skäl är den externa statistik som rapporteras till bl.a. SCB. Ekonomimodell, koder och begrepp skall utformas så att statistikuppgifterna är korrekta och lättillgängliga. Här nedan beskrivs koplanens olika begrepp jämfört med tidigare kodplan. Koddel Beskrivning Förändring mot tidigare kodplan ANSVAR 4 pos ORG 7 pos KONTO 6 pos VERKSAM- HET 6 pos Koddel som visar den lägsta organisatoriska nivån där ekonomisk uppföljning görs. Koden är ett löpnummer och är obligatorisk. Koddel som visar vilken förvaltning och organisatorisk enhet den ekonomiska händelsen belastar. Koden är obligatorisk men behöver inte konteras eftersom den kodkompletteras. Koddel som visar resursanvändningen. Obligatorisk. Koddelen visar inom vilket verksamhetsområde (block) som den ekonomiska händelsen inträffat. Obligatorisk. Den kommungemensamma indelningen är uppdelad i följande block: Koden betecknar funktion och inte person. Koden är fullt sökbar och kompletteras med alla övriga koddelar. Motsvarar till viss del det som tidigare kallades Astruk men koddelen kommer att vara fullt sökbar och går att kombinera med alla övriga koddelar i kodplanen. Koddelen är en sammanslagning av KONTO och SLAG samt en anpassning till Kommun- Bas-02. Innebär en ny blockindelning och en genomgång har gjorts av dagens verksamhetsindelning. Kraven på statistik tillgodoses i den nya verksamhetsindelningen. Politisk verksamhet Infrastruktur, skydd mm Fritid och kultur Pedagogisk verksamhet Vård och omsorg Särskilt riktade insatser Affärsverksamhet Hälso- och sjukvård Gemensamma verksamheter (t ex kommungemensam administration, fastigheter, städ, förråd)
9 Koddel Beskrivning Förändring AKTIVITET 4 pos OBJEKT 8 pos PROJEKT 5 pos Koddel som kan användas fritt av förvaltningarna som ett komplement till koddelen verksamhet. Koden intervallindelas mellan förvaltningarna. Koddel som används för att beskriva fysiska enheter såsom fastigheter, bilar, maskiner. Koddel som används för att beskriva kommunens investeringar samt andra tidsavgränsade driftprojekt. Koddelen är obligatorisk för investeringar. Följande indelning föreslås: Ingen förändring mot tidigare kodplan. Koddelen utökas med 1 position för att Tekniska förvaltningen skall kunna behålla sin struktur för fastigheter. Dagens objektskodkod kan då kompletteras med en ny siffra i början. För övriga objekt görs en intervallindelning mellan förvaltningarna. De två positionerna som betecknar förvaltning har tagits bort och koden intervallindelas mellan förvaltningarna. MOTPART 2 pos 1-2 Investeringar 3 EU-projekt 4 Driftprojekt 5-6 Arbetsorder 7 Städprojekt Koddel som används för att urskilja interna transaktioner. Dessutom föreslås motpart användas för att ange koncerninterna transaktioner mellan kommunen och kommunala bolag. Följande indelning gäller: 1 Koncerninterna poster 2-9 Kommuninterna poster Koden har 2 positioner och används för att skilja ut koncerninterna poster. Ansvarskoden var enligt tidigare redovisningsprinciper knuten till den budgetansvariges namn. I och med införandet av nytt ekonomisystem och kodplan har kopplingen tagits bort. Nu finns endast ansvarskoder med fyra positioner som i attestförteckningar kopplas till den ansvariges namn. Det är respektive nämnd som är ansvarig för att delegera attesträtten till ansvariga tjänstemän. Vi har kontrollerat statusen i nämndernas attestförteckningar och resultatet framgår här nedan.
10 Nämnd Attestförteckning är aktuell. Ersättare finns utsedda. Attestförteckningen är komplett. Kommunstyrelsen Ja Ja Ja Styrelsen för KSK Ja Ja Ja Teknisk nämnd Ja Ja Ja Byggnadsnämnd Nej Ja Nej Miljö- och hälsoskyddsnämnd Ja Ja Ja Kultur- och fritidsnämnd Ja Nej Ja Barn- och utbildningsnämnd Ja Ja Ja Folkhögskolestyrelse Ja Delvis Nej Social- och omsorgsnämnd Nej Delvis Nej Hälso- och sjukvårdsnämnd Ja Ja Ja Kommentarer Den nya kodplanen har utformats med högre grad av styrning än den gamla, vilket medverkar till att minimera risken för att fel uppstår på grund av den mänskliga faktorn. Detta är positivt. Ansvarskoden kopplas i den nya kodplanen till befattning istället för person vilket ställer andra krav på attestförteckningars uppbyggnad. I attestförteckningarna ska det gå att härleda ansvarskod, befattning och namngiven person till varandra. Nämndernas attestförteckningar har granskats och det kan konstateras att tre av nämnderna inte har kompletta attestförteckningar, vilket inte är tillfredsställande.
11 7. Vad anser brukarna om Devis X Under år 2003 har både nytt ekonomisystem och ny kodplan införts, vilket inneburit stora förändringar för chefer och övriga anställda. Informations- och utbildningsinsatser har genomförts av konsult- och servicekontoret som ansvarat för projektet. En intervjuundersökning har genomförts med 10 ekonomer/ekonomiassistenter vilket redovisas i nedanstående tabell. Fråga Ja Nej Varken eller Har övergången från Prosit till DevisX gått bra? 7 2 DevisX är lätt att använda! 8 1 1 Innebär DevisX en rationellare ekonomiadministration? 4 5 Saknas det viktiga funktioner i DevisX? 2 5 2 Har du rätt behörighet till DevisX? 10 Litar du på informationen i DevisX? 8 1 1 Är DevisX driftsäkert? 7 2 1 DevisX har förbättrat ekonomiska kontrollen! 3 1 5 DevisX är har logiska funktioner! 6 2 2 Har du som ekonom själv byggt analysfrågor till förvaltningens användare? 6 4 Kommentarer Några större problem med övergången från det gamla systemet till det nya anser brukarna inte att det har varit. Sju av tio anser att övergången gått bra. En av ekonomerna ansåg att förändringen varit komplicerad samt att det nya systemet innehåller så mycket detaljer (i frågeformuläret t.ex.). Åtta av tio ekonomer anser att Devis X är lätt att använda medan endast 4 anser att rutiner blivit rationellare. Rutiner kommer att utvecklas över tiden och anpassas till ekonomisystemet. Vid en jämförelse med det tidigare ekonomisystemet anser sex av tio ekonomer att Devis X har logiska funktioner och endast två av tio anser att det saknas viktiga funktioner.