AVSTÄMNINGSLISTA inför månads-, kvartals- del- och helårsbokslut OBS! Punkterna ligger i fallande ordning utefter tidsföljd och prioritet Institution: Period: Det finns förtydliganden/anvisningar för vissa avstämningspunkter, se motsvarande nummer i Förtydligande anvisning till avstämningslistan FÖRE NADSSKIFTET VARJE NAD Mer info i anvisningar nr Att göra =månad KV=kvartal =delår =helår De ljusblåa markerade punkterna kan med fördel stämmas av dagarna före månadsskiftet. Notera stäm av punkterna igen om bokningar sker i ett senare skede i bokslutsarbetet. Månadskontroll Avtalsreskontra Stäm av rapport Fråga Intäkt (Brutto) Stäm av rapport Fråga aktivitetsplan Denna rutin fungerar utmärkt att göra veckan före månadsskiftet. Dessa rapporter får inte innehålla några differenser, 0,00 i DIFF (VAL), vid del- samt helår och ska stämmas av mot uppbokningen på konto 1632/1672! Månadskontroll Dnr. xx Stäm av browser Avstämning Dnr. XX - endast proj??87008883 Fråga verifikation, Avstämning DNR XX- endast proj??87008883 DNR XX ska endast finnas bokat på den egna institutionens projekt??87008883. Om DNR XX finns på annat projekt, boka om till korrekt DNR. Boka om eventuella anläggningstillgångar som blivit kostnadsförda, lägg in dem i anläggningsregistret via rutinen skapa anläggningar från fakturor och bokning på konto 1291. Kostnadskonton som bör gås igenom; 5611-5614 (korttidsinvesteringar och förbrukningsinventarier) 5693 (Förbrukningsmateriel) 5697 (övriga varuinköp) Se vidare information i EA-handboken och Rutinbeskrivning AT-modulen Uppföljning av stödverksamheten (INDI) Ta fram browserrapporten Budgetuppföljning INDI och kontrollera utfall med hjälp av kolumnen Förbrukat i %. Kontrollera orsak om avvikelsen >+-10% mot budget och korrigera eventuella felkonteringar. Om budgeten hålls ska första kvartalet motsvara 25% förbrukning, delår = 50%, kvartal 3 = 75%, helår = 100%. Genomgång leasingavtal, konto 5761-5762. Normalt förekommer endast operationell leasing vid KI. Vid oklarhet om operationell eller finansiell leasing, kontakta Redovisningsenheten. 1 4 1 5 KV
Stora finansiärer, ackumulerat belopp > 200 tkr, bokade på egen finansiärskod (ej som *DIV) Interimsbokningar/periodiseringar klara Periodiseringsgräns 50 tkr/månad. Tänk på att inte periodisera innevarande månad i EFH om ni inte är säkra på att fakturan hinner attesteras och bokföras innan månadsskifte. Förutom periodiseringar i EFH så bokas kostnader upp som varit men som vi inte fått faktura på ännu (upplupna kostnader). I det fall ni inte vet exakt summa uppskattar ni belopp som ni bokar bort då fakturan ankommer. Även här är det ett minimibelopp på 50 tkr/månad Ekonomihandboken, kapitel 1.4 och 2.4 periodavgränsningsposter Finansiering av transfereringar ombokade. Konto 7300-7999 = 0: Fråga saldotabell. N01 - Kontroll transferering = 0 77*, 78*, 79* Lämnade bidrag. Strikt kontantprincip - bokförs i den period då utbetalning sker! Kontrollera om nya doktorander konterats på konto 4341 med projekt som har verksamhetskod 1*. Doktorander kan ha utbildningsbidrag till högst 20 % av det totala bidraget. Förutsättning för att få kontera på verks 1* är att de deltagit i undervisningen avseende GU. Om fel, boka bort till annat projekt med verks som avser forskning. Kontroll att konto 39*9 inte finns bokad med institutionens egen finansiärskod Institutionen kan inte ha sin egen finansiärskod på dessa konton. OBS! Institutionsinterna intäkter bokas på konto 39*8! Kontroll konto 2303 outredda medel Vad som ligger på konto 2303? Om de inte är hemmahörande vid institutionen skall ägaren efterlysas med ekonomi-avdelningens hjälp. Om man inte hittar ägaren inom KI, ska avsändaren kontaktas för mer information/ eventuell återbetalning. Uppföljning av projekten. Kontrollera att samtliga projekt är värdemässigt genomgångna, kostnader rätt fördelade och att mindre projektsaldon på avslutade projekt är bortbokade. Kontrollera underfinansierade projekt. Finns kontrakt? Är kontraktet inlagt i avtalsreskontran? Fråga saldotabell N02 - Underfinansierade projekt NADSBOKSLUT 2 2 2 3 3 De gulmarkerade punkterna ska stämmas av i ordning som följer nedan. De fyra första punkterna, som avser bankkonto och interna avräkningar, bör vara klara så tidigt som möjligt för att resterande bokslutsarbete ska löpa på smidigt.
Konto 1931 och 1932 (Plusgirot) avstämt mot kontoutdrag som fås ur Nordea Corporate Netbank Konto 19315 avstämt mot kontoutdrag från Danske Bank. Konto 19316 och 19326 avstämt mot kontoutdrag från SEB Följande konton ska bli 0 på kontonivå: Konto 24091/Avräkning interna inbetalningar Konto 24092/Avräkning interna utbetalningar Dessa konton bokar EA på istället för att skicka ut likvida medel. Institutionerna motbokar så att dessa konton inte har något saldo vid månadsskifte. Följande konton ska bli 0 på projektnivå: Konto 15461/Införselmoms varor från tredje land Konto 5600/Anläggning, utrustning, inventarier, datorer Konto 5800/Kostnader som vidarefaktureras Konto 5500/Outredda kostnader, preliminärt konto som används i EFH och då endast i ekonomirollen. Används som bevakning när underlag till faktura saknas, men fakturan måste betalas. Kontot ska användas restriktivt och utredas nästkommande månad. Vid saldo ska bilaga sändas in. Felkonto 2304 ska vara noll med undantag av bokningar gjorda av Personalavdelningen: Tänk på att boka bort exakt som inbokat (hela kontosträngen) t.ex. med eller utan verksamhetskod 4 5 6 7 Verifikationsdifferens konto 2305 bokas bort mot Öresjustering konto 3482. Detta endast avs. saldo på mindre än 1 krona, EA rättar större belopp. Ibland uppstår en differens i verifikationen. Om saldo på konto 2305 kontrollera hela konteringssträngen och boka bort exakt så som den är inbokad mot konto 3482. Utgående moms avstämd mot momspliktig omsättning Egen Meny Månadsavstämning Momsavstämning (A1) 8
Alla institutionsinterna konton =0: Egen Meny - Månadsavstämning - Avstämning interna konton (A1) Konto 69908 ska vara 0 även på finansiärskod Syftet med institutionsinterna konton är att belysa flödet av transaktioner mellan olika avdelningar inom institutionen. Då detta är interna omföringar så ska dessa transaktioner inte ha någon resultatpåverkan varför alla institutionsinterna konton ska vara = 0. Kontrollera kundreskontra på bokslutsbilagan. Vid differens- åtgärda/kontrollera oreglerade poster! Alla kundfakturor äldre än 3 månader (från förfallodatum) ska kommenteras med varför de fortfarande är oreglerade och vilka åtgärder som vidtagits. Ni som har kund- och leverantörsfakturor äldre än 3 månader ska kommentera på bilagan, och mejla sidor till redovisning@ki.se. Detta görs bara till del- och helårs bokslutet. Vi behöver ha de uppgifterna till revisorerna. Ska posterna bokas om till osäkra kundfordringar och till vilket belopp värderar vi dem? Eller finns det någon tvist? Bokföring: se kapitel 1.3.1.7 Osäkra kundfordringar i Ekonomihandboken. 10 11 Kontrollera leverantörsreskontra på bokslutsbilagan. Vid differens- åtgärda/kontrollera oreglerade poster! Alla leverantörsfakturor äldre än 3 månader (från förfallodatum) ska kommenteras med varför de fortfarande är oreglerade och vilka åtgärder som vidtagits. Alla konton i RR ska ha verksamhetskod, för att uppföljning och rapportering ska kunna göras per verksamhetsgren. Fråga saldotabell N03 Kontroll VERKS Reavinst/förlust vid utrangering/försäljning av anläggningstillgång ombokad. Summan av konto 6731-6733 = 0: Fråga saldotabell N04 Kontroll reavinst/förlust, del 1 10 11 13
Reavinst/förlust lika stor som saldo omföring reavinst/förlust. Summan av konto 5331, 5332, 3421, 3422, 6733 = 0: Fråga saldotabell N05 Kontroll reavinst/förlust, del 2 Endast tillåtna konteringskombinationer intäktskonto/finansiär och intäktskonto/verksamhet: Egen Meny. Månadsavstämningar Konteringskontroller Samtliga balanskonton (konto 1*-2*) avstämda och bilagor upprättade i nya BR bilagor och övriga bilagor Bokslutsbilagorna görs via rapporter i Agresso. Inga bilagor behöver skickas in till EA. Endast vid del-och helår ska bilagor skickas in till EA. Vid övriga månadsbokslut hämtar EA information från bokslutsbilagor. Notera vid del-och helår ska även nedanstående påskrift lämnas in VID STÄNGNING VARJE NAD, INSTITUTION VAT-nr Kontrollera om det finns nya bokningar i innevarande period på kto 3414, 3447 och 3317. 13 9 3 OBS! kontrollera om VAT-numren är giltiga på hemsidan - http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?selectedlanguage =EN Intrastat: Jämför varuinköpen mot saldo i rapporten Skriv ut sidan/sidorna och mejla in tillsammans med bilagan. Egen Meny. Månadsavstämningar, Intrastatrapport Om försöksdjur ange vikt och antal. SENAST DEN 10: E NADEN EFTER DEN PERIOD AVSTÄMNINGEN GÄLLER EFTER STÄNGNING VID KVARTAL, DEL- & HELÅR 12
Underfinansierade projekt där kontrakt finns bokas upp/värderas mot konto 1632 (bidrag) respektive konto 1672 (uppdrag) efter att INDI-påslagen är bokförda (E-mail från Ekonomiavdelningen när filerna är körda) Egen meny, Månadsavstämning, Värderingsunderlag underskott (ladda först och titta på sedan) TIPS! Förbered 1632- och 1672-bilagan innan INDI-påslagen är bokförda. Ta ut värderingsunderlag: Egen meny, Månadsavstämning, Värderingsunderlag Fyll i 1632- och 1672- bilagan i alla fält förutom Bokning 1632/1672 Underskott Belopp. Fältet Bokning 1632/1672 Underskott Belopp fylls i efter att INDI- påslagen är bokförda. INDI-filen beräknas köras på meddelat datum Uppbokning mot 1632/1672 måste ske på utsatt datum. KV EFTER VÄRDERING Verksamhetsredovisning: Analysera resultatet och uppskatta rimligheten i rapportens alla delar Egen meny Månadsavstämning - Resultaträkning per verksamhetsgren (efter att Ekonomiavdelningen har värderat) DEL- OCH HELÅRSBOKSLUT HÄRMED INTYGAS ATT OVANSTÅENDE ÄR UTFÖRT Administrativ chef Kontaktperson: Telefonnummer
EFTER STÄNGNING VARJE NAD, EA INDI-filen körs av Ekonomiavdelningen Detta sker efter att månaden (perioden) stängts för bokning av personal ute på institutionerna. Filen bokar upp månadens OH-kostnader som uppstått på projekten. F&A-filen avseende godkända indirekta kostnader körs av Ekonomiavdelningen Detta sker efter att månaden (perioden) stängts för bokning av personal ute på institutionerna. Filen bokar upp månadens F&A-kostnader som uppstått på projekten.