02.01 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER

Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten 02.01 UPPHANDLINGS- FÖRESKRIFTER 2014-11-21 Diarienr (åberopas) Saknr A140.363/2014 918 1 (14) 02.01 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2014-11-21 Upphandling av lokalvårds- och fönsterputstjänster till Rikspolisstyrelsen i Kiruna och Polismyndigheten Gotland 02.01 Upphandlingsföreskrifter

2 Innehåll UF Upphandlingsföreskrifter... 3 UF1 Allmän orientering... 4 UF2 Frågor under anbudstiden, visning av objekt... 4 UF3 Föreskrifter för upphandlingsprocessen... 5 UF3.1 Former för upphandling... 5 UF3.11 Upphandlingsförfarande... 5 UF3.12 Övriga förutsättningar för upphandlingen... 5 UF3.2 Förfrågningsunderlag... 5 UF3.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag... 5 UF3.22 Förteckning av förfrågningsunderlag... 5 UF3.24 Frågor under anbudstiden... 6 UF3.3 Anbudsgivning... 6 UF3.31 Anbuds form och innehåll... 6 UF3.311 Huvudanbud... 6 UF3.312 Sidoanbud... 6 UF3.32 Anbudstidens utgång... 6 UF3.33 Anbuds giltighetstid... 7 UF3.34 Anbuds lämnande... 7 UF3.4 Anbudsöppning... 7 UF3.5 Anbudsprövning... 7 UF3.51 Prövning av anbudsgivare... 8 UF3.511 Prövning av krav som skall uppfyllas av anbudsgivare... 8 UF3.512 Prövning av andra uppgifter om anbudsgivaren... 10 UF3.5121 Teknisk och yrkesmässig kapacitet... 10 UF3.52 Prövning av anbud... 13 UF3.53 Meddelande om beslut efter anbudsprövning/tilldelningsbeslut 14 UF3.6 Tecknande av kontrakt... 14

3 UF Upphandlingsföreskrifter Dessa föreskrifter är upprättade i enlighet med Upphandlingsföreskrifter ingående i Aff Städ 99 som är en mall ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer detta dokument. För upphandlingen gäller LOU, lag (2007:1091) om offentlig upphandling, med tillämpning av regler gällande över tröskelvärdet. Förkortningar B E UE Beställaren Entreprenör Underentreprenör Pyramidregeln Det som skrivs under en kod och rubrik på högre nivå gäller för samtliga underordnade koder och rubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som t.ex. skrivs under koden UF, gäller således för UF3, UF3.1 osv., om inte annat anges under dessa underordnade koder.

4 UF1 UF2 Allmän orientering För övergripande information om entreprenaden se 02.02 Särskilda föreskrifter SF0 och SF1. Frågor under anbudstiden, visning av objekt Ansvarig upphandlare Daniel Gottberg Postadress: Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Box 12256 102 26 STOCKHOLM Telefon: 010-564 16 55 E-post: daniel.gottberg@polisen.se Visning av objekt Visning av objekten kan efter begäran från anbudsgivare genomföras efter överenskommelse med respektive objekts kontaktperson. Möjlighet till visning kommer att finnas mellan vecka 48-50. Visning av Polismyndigheten Gotland kommer att ske kvällstid och föregås av att aktuell representant för E på visningen tecknar sekretessförbindelse. Ritningar avseende Polismyndigheten Gotland kan ses på plats vid visning. Kontaktperson för visning av Rikspolisstyrelsen Kiruna Gunilla Strålberg Telefon: 010-5635259 Kontaktperson för visning av Polismyndigheten Gotland Gunilla Engström Telefon: 010-5649544

5 UF3 Föreskrifter för upphandlingsprocessen UF3.1 Former för upphandling UF3.11 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som öppen upphandling enligt reglerna i 4 kap. LOU, lag om offentlig upphandling (2007:1091). UF3.12 Övriga förutsättningar för upphandlingen Objekt Upphandlingen omfattar två (2) olika objekt. Anbud lämnas per objekt. För det fall anbudsgivaren vill lämna anbud avseende båda objekten skall separat anbud lämnas för respektive objekt. Objekt 1 Rikspolisstyrelsen Kiruna, ca 4242 m 2 Adress: Österleden 15 & 19 981 38 Kiruna Objekt 2 Polismyndigheten Gotland, ca 5180 m 2 Adress: Norra Hansegatan 2B Box 1153 621 22 Visby I det fortsatta förfrågningsunderlaget refereras det till respektive objekt enligt ovan. UF3.2 Förfrågningsunderlag UF3.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget publiceras på B:s upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. Annonsering sker i databasen TED (Tenders Electronic Daily). UF3.22 Förteckning av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget omfattar dessa upphandlingsföreskrifter samt handlingar förtecknade i 02.02 Särskilda föreskrifter SF1.1.

6 UF3.24 Frågor under anbudstiden Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren per e- post, se e-postadress under UF2 ovan. B besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 15 december 2014. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på B:s upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuellaupphandlingar/ fram till och med den 18 december 2014. Endast den information som publiceras på B:s upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på B:s upphandlarprofil. UF3.3 Anbudsgivning UF3.31 Anbuds form och innehåll Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbudsgivaren bör lämna efterfrågade uppgifter när så är möjligt i bilagda formulär. UF3.311 Huvudanbud Anbud som innehåller reservationer, tillägg och/eller ändringar kommer inte att tas upp till prövning. Anbud skall lämnas på hela objekt, se även UF3.12. UF3.312 Sidoanbud Sidoanbud accepteras inte. UF3.32 Anbudstidens utgång Anbud skall ha inkommit till B senast den 12 januari 2015. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att beaktas.

7 UF3.33 Anbuds giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 30 juli 2015, om inte annat överenskommes. Överenskommelse om eventuell förlängning av anbudets giltighetstid initieras av B. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av anbudets giltighetstid. UF3.34 Anbuds lämnande Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med texten ANBUD A140.363/2014 som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. Anbud som skickas till B med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbud som lämnas till B personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. UF3.4 Anbudsöppning Anbud kommer att öppnas i närvaro av minst två personer som utsetts av B. UF3.5 Anbudsprövning Vid anbudsprövningen kommer endast de krav som ställts i förfrågningsunderlaget att beaktas. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal skall-krav. För att anbud ska kunna antas skall samtliga skall-krav vara uppfyllda. B kommer att pröva samtliga inkomna anbud i tre (3) på varandra följande faser; i den första fasen kontrolleras att anbudet är korrekt inlämnat och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. Endast de anbud som uppfyller kraven i första fasen går vidare för prövning i andra fasen. I den andra fasen sker en prövning av anbudsgivaren, UF3.511, samt en prövning av anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet, UF3.5121. Endast de anbud som uppfyller kraven i andra fasen går vidare för prövning i tredje fasen. I den tredje fasen sker en prövning av anbud utifrån krav som framgår av UF3.52.

8 Det är av stor vikt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter och redovisningar då utrymmet för kompletteringar är mycket begränsat. Intresserade leverantörer uppmanas därför att noggrant läsa förfrågningsunderlaget och följa de instruktioner som lämnas. Efterfrågade uppgifter lämnas i bifogat 02.05 Anbudsformulär för anbudsgivare. UF3.51 Prövning av anbudsgivare Se UF3.5. UF3.511 Prövning av krav som skall uppfyllas av anbudsgivare Uteslutningsgrunder B kommer att utesluta anbudsgivare och eventuella UE, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och eventuella UE skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade 02.05 Anbudsformulär för anbudsgivare och 02.07 Anbudsformulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och eventuella UE skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. För det fall anbudsgivare och eventuella UE inte är skattskyldiga i Sverige skall detta anges, förslagsvis i bilagda 02.05 Anbudsformulär för anbudsgivare och 02.07 Anbudsformulär för underleverantör. B kommer att kontrollera att anbudsgivare och eventuella UE som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och eventuella UE som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som B inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd blankett från Skatteverket; SKV 4820. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med an-

9 bud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive eventuella UE:s verksamhet, såsom auktoriserad revisor. Registrering Anbudsgivare och eventuella UE skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och eventuella UE är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. B kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och eventuella UE har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och eventuella UE skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive eventuella UE:s verksamhet, såsom auktoriserad revisor. Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. B kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti.

10 Utöver ovan ställda krav på anbudsgivarens ekonomiska ställning skall anbudsgivaren haft en årsomsättning på minst 2 miljoner SEK enligt senast fastställda årsredovisning. Anbudsgivaren skall uppvisa att denne uppfyller detta krav genom att till anbudet foga årsredovisning som visar att detta krav är uppfyllt. UF3.512 Prövning av andra uppgifter om anbudsgivaren UF3.5121 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Kompetens och erfarenhet Anbudsgivaren skall själv eller tillsammans med eventuella UE inneha dokumenterad kompetens och erfarenhet tillräckliga för att utföra efterfrågat åtagande. Detta innebär följande krav: Anbudsgivaren skall själv eller tillsammans med eventuella UE ha minst tre (3) års erfarenhet av utförande av uppdrag inom lokalvård. Anbudsgivaren skall uppvisa att denne uppfyller detta krav genom att till anbudet foga årsredovisning/ar som visar att detta krav är uppfyllt. Anbudsgivaren skall själv eller tillsammans med eventuella UE utföra eller ha utfört minst två (2) uppdrag avseende lokalvård som uppfyller följande kriterier: 1. De redovisade uppdragen skall utföras/ha utförts åt externa beställare. 2. Uppdragen skall gälla/ha gällt lokalvård av kontorslokaler och allmänna utrymmen. 3. Varje uppdrag skall omfatta/ha omfattat minst 4000 m 2 per beställare. 4. Uppdragen får ej ha avslutats tidigare än tre (3) år räknat från sista anbudsdag. 5. Anbudsgivaren skall ha utfört uppdragen på ett, enligt aktuell beställare, tillfredställande sätt. Anbudsgivaren skall till anbudet foga uppgifter om två (2) referensuppdrag, förslagsvis i 02.06 Formulär för referensuppdrag. Förteckningen skall innehålla kort beskrivning av uppdragens karaktär och omfattning, tidpunkten för uppdragen, beställare/uppdragsgivare samt kontaktperson med kontaktuppgifter. Av förteckningen skall det framgå att kraven enligt sista punkten ovan; 1-5, uppfylls. B förbehåller sig rätten att kontakta angivna kontaktpersoner för att kontrollera riktigheten i uppgifterna.

11 Personal och kompetenskrav Arbetsledare Antagen leverantör ska ha en (1) ansvarig arbetsledare per objekt som ska finnas tillgänglig under ordinarie kontorstid, måndag till fredag, per telefon och e-post. Ansvarig arbetsledare ska efter anmodan av beställaren senast inom 24 timmar kunna infinna sig på objektet. Arbetsledare ansvarar för att uppdraget utförs tillfredställande och enligt avtalade villkor och B:s instruktioner. Arbetsledaren ansvarar för att personal som uppfyller ställda krav finns tillgängliga samt att snabbt fylla vakanser. Frågor som uppstår med anledning av arbetets utförande ska av B framföras till av E utsedd arbetsledning. Arbetsledaren ska också ansvara för att arbetet fungerar problemfritt i de utrymmen som kräver planering och särskilda krav på utförande, till exempel arrester, tekniska roteln och utbildnings- och konferenslokaler. Arbetsledaren ska i B:s lokaler bära synligt identitetskort så att B kan styrka att arbetsledaren representerar E. Arbetsledare skall ha minst tre (3) års erfarenhet av utförande av städuppdrag varav minst två (2) år som arbetsledare i städuppdrag. Anbudsgivaren skall uppvisa att arbetsledaren uppfyller detta krav genom att till anbudet foga arbetsledares CV som visar att detta krav är uppfyllt. Arbetsledaren skall ha genomgått och inneha ett yrkesbevis/certifikat enligt PRYL, SRY eller likvärdigt. Intyg om detta ska kunna uppvisas för B vid uppdragsstart. Arbetsledaren ska obehindrat kunna kommunicera på det svenska språket såväl muntligt som skriftligt. Städpersonal All personal som arbetar inom B:s objekt ska ha ett personcertifikat överensstämmande med branschstandard och kravspecifikation PRYL styrd av ISO/IEC 17024 eller likvärdigt. Detta ska på B:s begäran kunna uppvisas senast fyra (4) månader efter att uppdraget påbörjats. All personal ska behärska svenska språket på ett sådant sätt att han/hon kan kommunicera på ett tillfredsställande sätt med övrig personal och B:s personal samt kunna läsa och förstå de instruktioner som krävs för att kunna utföra uppdraget på ett säkert och bra sätt. Personal från E som vistas inom B:s objekt ska bära synligt identitetskort så att B kan styrka att de representerar E. B ska ha rätt att kontrollera att personal som utför arbete är redovisade i avtalet och därmed godkända av B. All städ-

12 personal som vistas i B:s lokaler ska ha tagit del av B:s brand- och säkerhetsinformation. Städpersonal ska vara klädd i för uppgiften lämplig och enhetlig skyddsklädsel samt annan personlig utrustning som krävs för arbetet. Klädseln ska vara försedd med E:s logotyp. Detta gäller även personal från eventuella UE. Personal hos E som utför lokalvård på den kriminaltekniska avdelningen vid objekt 2 är skyldiga att lämna salivprov för DNA-analys i syfte att DNAprofilen ska registreras i elimineringsdatabasen. Denna skyldighet framgår av lag (2014:400) om elimineringsdatabasen. Personal hos E på objekt 2 som kommer att utföra lokalvård på den kriminaltekniska avdelningen ska, senast fyra (4) månader efter att uppdraget påbörjats, ha genomgått utbildning i renrumsstädning eller motsvarande. Personal hos E på objekt 2 som kommer att utföra sanering av arrestlokaler ska, senast vid uppdragsstart, ha genomgått adekvat utbildning för detta. B ska ha rätt att kontrollera att personal som utför arbete uppfyller ställda krav. Personals kompetens ska på begäran styrkas med CV och intyg om genomgången utbildning. Vikariepool E ska kunna tillhandahålla vikarier med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att E:s möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Dessa personer måste i förväg ha genomgått säkerhetsprövning. Vikarie ska kunna sättas in från första dagen vid frånvaro av ordinarie personal. Organisation och personal E ska ha en väl lämpad platsorganisation för uppdraget som innehåller en tillräcklig mängd tjänster för att uppdraget ska kunna utföras avtalsenligt. Anbudsgivaren skall med anbudet bifoga redovisning av organisationen, bemanningen och förstärkningsresurserna som kommer att användas för att säkerställa genomförandet av uppdraget. Kemtekniska produkter och miljö E. skall med anbudet bifoga en förteckning över samtliga kemtekniska produkter som E avser använda sig av för uppdraget.

13 UF3.52 Prövning av anbud Endast de anbud som uppfyller kraven i första och andra fasen enligt UF3.5 kommer att genomgå utvärderingen nedan. Tilldelningsgrund för kontrakt i denna upphandling är ekonomiskt mest fördelaktiga. B har i denna upphandling ett s.k. pristak, ett maximalt pris, avseende den regelbundna lokalvården för respektive objekt. E:s anbudspris, ojusterat (utan fiktivt prisavdrag), för den regelbundna lokalvården skall vara maximalt aktuellt pristak. Överstiger anbudspriset pristaket kommer anbudet att förkastas. Pristaket begränsar inte senare möjlighet till prisjustering enligt SF6.14. För objekt 1 är pristaket 35 000 SEK. För objekt 2 är pristaket 45 000 SEK. Anbud från E med lägst jämförelsepris tilldelas uppdraget. Jämförelsepriset beräknas på följande sätt: Utvärderingskostnad Utvärderingskostnaden för den regelbundna lokalvården beräknas genom offererat pris minus eventuellt fiktivt prisavdrag, se nedan, dividerat med det totala antalet offererade arbetstimmar för lokalvården per dag (exklusive arbetsledning) multiplicerat med 21 (antalet dagar, för att få antalet timmar per månad). 85 % av utvärderingskostnaden för den regelbundna lokalvården av objektet summeras med 15 % av den totala utvärderingskostnaden för optionerna av objektet och blir anbudets totala jämförelsepris. De av B angivna utvärderingsvolymerna avseende optionerna i prisformuläret utgör ingen utfästelse om garanterad volym. Fiktivt prisavdrag Vid offererat anbudspris inom vissa prisintervaller avseende den regelbundna lokalvården av respektive objekt erhåller E fiktivt prisavdrag enligt nedan angiven modell. Fiktivt prisavdrag för regelbunden lokalvård av objekt 1 35 000 kr 0 kr 34 000 34 999 kr 500 kr 33 000 33 999 kr 1000 kr 32 000 32 999 kr 1500 kr 31 000 31 999 kr 2000 kr 30 000 30 999 kr 2500 kr < 29 999 kr 0 kr

14 Fiktivt prisavdrag för regelbunden lokalvård av objekt 2 45 000 kr 0 kr 44 000 44 999 kr 500 kr 43 000 43 999 kr 1000 kr 42 000 42 999 kr 1500 kr 41 000 41 999 kr 2000 kr 40 000 40 999 kr 2500 kr < 39 999 kr 0 kr Kontraktuell bundenhet Antagen E är kontraktuellt bunden av såväl offererade anbudspriser som offererat antal arbetstimmar för lokalvård. UF3.53 Meddelande om beslut efter anbudsprövning/tilldelningsbeslut Efter prövning av inkomna anbud kommer beslut om vilken/vilka E som får uppdragen. Samtliga anbudsgivare kommer att informeras om beslutet och skälen till detta. UF3.6 Tecknande av kontrakt Bindande avtal uppstår ej genom att den antagne E fått meddelande om tilldelningsbeslut. Avtal sluts genom skriftligt upphandlingskontrakt efter iakttagande av lagstadgad avtalsspärr.