Ärendenr HSN 2013/2 1 (5) Handlingstyp Tjänsteskrivelse Datum 24 oktober 2013 Redovisning av utförd internkontroll 2013 Sammanfattning intern kontroll 2013 Kontrollplanen för 2013 är dels uppföljande utifrån tidigare års kontroller men också ett sätt att systematiskt granska områden där det finns särskild risk för felaktigheter, eller där felaktigheter riskerar att få stora ekonomiska konsekvenser. Av de sju kontroller som genomförts har två bedömts som godkända och fem som ej godkända. Resultaten av kontrollerna återkopplas både till berörda inom enskilda kontroller, och som sammanlagt resultat till ledningsgrupper. Allmänt Det är fjärde gången som Hälso- och sjukvårdsförvaltningen genomför internkontroll granskning. Flera av kontrollerna har genomförts tidigare och förbättringsområden har i och med det identifierats. Internkontrollplanen för 2013 är dels uppföljande för att kunna se att förbättring skett, granskningen är också ett effektivt sätt att systematiskt granska områden där det finns särskild risk för felaktigheter, eller där felaktigheter skulle få stora ekonomiska konsekvenser ex utomlänsvårdsremisser. Två av kontrollerna är nya för 2013, bokad patienttid inom Tandvården och inköp av operationsmaterial. Det sammanlagda resultatet av granskningen kommer att redovisas för förvaltningsledning och i ledningsgrupper för sjukvård och tandvård. De felaktigheter som påträffats kommer att återkopplas till verksamheten genom att de personer som varit inblandade i faktura-, inköps- eller attestflödet informeras, samt, i förekommande fall, för kännedom till verksamhetsområdes- och resursområdeschefer. De brister som är möjliga att åtgärda i efterhand kommer att åtgärdas. Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress 621 81 Visby Telefon 0498-26 90 00 vxl E-post regiongotland@gotland.se Webbplats www.gotland.se Org nr 212000-0803
Ärendenr HSN 2013/2 2 (5) IK01 Utomlänsvårdsremisser Kontroll av att fakturan för ett vårdtillfälle på fastlandet överensstämmer med uppgifterna för vårdtillfället. Enligt urvalskriterierna har tre fakturor på vårdhändelser avslutade under maj månad valts ut. Granskningen gjordes på vårdtillfällen som kostat mer än 150 000 kr. Detta för att kontrollerna skall fokusera på de faktureringsunderlag som innehåller mycket information, vilket generellt innebär de dyrare tillfällena. Tre verifikat har granskats, samtliga var korrekta dvs. överensstämde med uppgifterna i vårdtillfället. Därmed är resultatet av testet godkänt (målvärde 100 %). IK03 Faktura granskning Kontroll av formalia och hantering på inkommande fakturor under dag 10, april månad (totalt 178 inkomna). 25 fakturor har granskats avseende sex aspekter; att fakturorna är korrekt attesterade, konterade, betalda i tid, att moms hanterats riktigt, samt att fakturan har korrekt adress och referensangivelse. Av de sammanlagt 150 granskade aspekterna var 141 korrekta och 9 felaktiga. Vid en felaktig parameter bedöms hela fakturan som ej godkänd. Det innebär att av de 25 verifikationer som har granskats, var 16 godkända och 9 ej godkända. Målvärdet är 80 % och resultatet av testet är därmed ej godkänt. De påträffade felaktigheterna gäller kontering och angivelse av referenskoder. Fem av avvikelserna gäller felaktig kontering: tre fakturor avser mat som har inhandlats för att användas på arbetsmöte. Dessa har felaktigt konterats som livsmedel istället för kostnad för personalrepresentation interna info. och arbetsmöten. I ett fall har en samlingsfaktura som helhet konterats som drivmedel, i fakturan ingår dock kostnad för biltvätt som ska konterats på eget konto för bilvård. I det sista fallet har en faktura gällande rekryteringstjänst felaktigt konterats som resor arbetssökanden. Fyra avvikelser avser referenskods angivelser: i två fall var angiven referenskod (zz-kod) felaktig, i ett fall saknades referenskod och i ett fall var koden inte komplett. Samtliga fakturor har korrekt adress och är granskade och attesterade av vid tillfället behörig personal samt har betalats i tid. För samtliga fakturor har också momsen hanterats riktigt.
Ärendenr HSN 2013/2 3 (5) IK04 Hyrpersonal Kontrollen var planerad att fokusera på fakturor från Karolinska universitetssjukhuset och att säkerställa att den uppföljningsstruktur som skapats i samband med omarbetningen av tidigare underavtal efterföljs. Omarbetningen av underavtalen har dock dragit ut på tiden och strukturen för uppföljning är därmed inte implementerad. Av denna anledning är kontrollen istället genomförd på samma sätt som för år 2012. Vid granskningen kontrollerades att skrivet avtal fanns till grund för händelsen och att fakturan överensstämde med det skrivna avtalet. Dessutom kontrollerades att respektive faktura var korrekt attesterad, konterad, betald i tid, hade korrekt adress, och anteckningar enligt gällande anvisningar och Region Gotlands attestreglemente. 10 fakturor inkomna under juli och augusti månad har granskats (totalt inkomna 231). Avseende avtalsaspekterna var samtliga av de 10 granskade fakturorna godkända. Gällande fakturaaspekterna var 8 av de 10 granskade fakturorna godkända. Målvärdet är 100 %, det sammanlagda resultatet av testet är därmed inte godkänt. Fakturaaspekter: i det felaktiga fallet var momskompensationen inte avdragen. Samtliga fakturor har varit granskade och attesterade av vid tillfället behörig personal samt betalda i tid. Samtliga fakturor uppfyllde också kraven på hur en faktura ska se ut. I ett fall var dock faktureringsadressen felaktig. IK05 Konto livsmedel & råvaror Kontroll att kostnader bokförda som livsmedel och färdiglagad mat är korrekta avseende syfte och kontering, jämfört med anvisningar och riktlinjer i Region Gotlands Riktlinjer för representation samt uppvaktning och utdelning av minnesgåvor, samt att attester har skett enligt Region Gotlands attestreglemente och attestförteckningen för HSF. Kontrollen avser externa kostnader. Kontrollen har genomförts vid två tidigare tillfällen och har visat att kostnader som borde konteras som övriga verksamhetskostnader representation, interna info. och arbetsmöten istället riskerar att felaktigt konteras som övriga verksamhetskostnader förbrukning, livsmedel/råvaror. 9 fakturor från externa leverantörer, inkomna under första kvartalet 2013, har granskats (totalt inkomna 25). 2 av de 9 granskade fakturorna var godkända. Målvärdet är 80 %, resultatet av testet är därmed inte godkänt.
Ärendenr HSN 2013/2 4 (5) I alla de 7 felaktiga fallen har kostnader som gäller personalrepresentation interna info. och arbetsmöten felaktigt konterats som livsmedel/råvaror. Konteringen avgör vilka andra krav som finns på tex anteckningar gällande syfte, deltagare osv. För kostnader för livsmedel och råvaror finns inga krav på anteckningar. I fem av fallen har man dock ändå gjort anteckningar, vilket visar att berörda haft kännedom om vilken dokumentation som ska finnas gällande dessa kostnader även om fakturan varit felkonterad. Anteckningarna kan generellt bli bättre och tydligare. Samtliga fakturor har granskats och attesterats av vid tillfället behörig personal. IK06 Patientavgifter Kontroll av att besök angivna som avgiftsbefriade bedömts överensstämmande med Avgiftshandboken. 25 avgiftsbefriade besök registrerade under maj månad har granskats utifrån registreringar och journaltext. Av de 25 registreringar som granskats bedöms 19 som korrekta och 6 som felaktiga. Målvärdet är 80 %, resultatet av testet är därmed inte godkänt. I tre fall hade kvalificerad telefonkontakt felaktigt registrerats som avgiftsfritt. I två fall hade provtagningar felaktigt registrerats som avgiftsfria. I ett fall hade uteblivande avgift inte tagits ut korrekt. IK12 Bokad patienttid Tandvården Folktandvården har ett internt uppställt mål om att 70 % av den arbetade tiden ska vara bokad patienttid. Kontrollen gjordes på perioden april juni och specificerades efter yrkeskategori dvs tandläkare respektive tandhygienister. Målvärdet var att samtliga berörda personal, dvs 28-29 personer, skulle ha minst 70 % bokad patienttid. Granskningen visade att målet inte uppnåddes för någon månad, resultatet av testet är därmed inte godkänt. Medelvärdet för dem som inte uppnådde målet under perioden är 65,4-67,2% för tandläkarna, respektive 62,8-65,3% för hygienisterna. Månad Under 70 % Tandläkare April 43 % 78 % Maj 39 % 56 % Juni 32 % 44 % Under 70 % Tandhygienister Månad Medelvärde för Tandläkare som <70% Medelvärde för Tandhygienister som < 70% April 65,5% 63,1% Maj 67,2% 62,8% Juni 65,4% 65,3% Fördelningen mellan yrkeskategorierna i kontrollen är ca 2/3-delar tandläkare respektive 1/3- del tandhygienister.
Ärendenr HSN 2013/2 5 (5) IK13 Inköp av operationsmaterial Kontroll av att inköp av operationsmaterial har gjorts enligt gällande avtal och att debitering skett enligt gällande prislista. Granskningen genomfördes på de tio största leverantörerna av operationsmaterial som skickat faktura på belopp överstigande 10 000 kronor under februari. 7 av de 10 granskade underlagen var korrekta. Målvärdet är 80 %, kontrollen är därmed inte godkänd. En leverantör hade inte uppmärksammat att HSF Gotland ingår i ramavtal med SLL. Leverantören är kontaktad för korrigering av prislista och kreditering. I det andra felaktiga fallet hade leverantören missat att justera för ändrade priser, beloppet ska krediteras. I det tredje fallet hade beställning felaktigt gjorts direkt till underleverantör, istället för till den upphandlade huvudleverantören. Ramavtalet är därmed inte tillämpligt. Emma Norrby Förvaltningscontroller