2012-02-08 1 (5) Förskolenämnden Uppföljning av förskolenämndens internkontrollplan i samband med bokslut 2011 Beslutsunderlag Barn- och utbildningsförvaltningens rapport den 8 februari 2012. Barn- och utbildningsförvaltningens skrivelse den 31 januari 2011, med tillägg om brand. Sundbybergs stads policy för intern kontroll antagen av kommunfullmäktige den 16 februari 2004 44. Finns på kommunkontoret. Sammanfattning I enlighet med förskolenämndens internkontrollplan för 2011 ska följande kontrollmoment rapporteras i samband med bokslut: Placering av barn i förskolor Akutplan vid exempelvis hot, våld, mobbing, brand och hastigt insjuknande m.m. Kontroll av uppföljningen av befolkningsprognoser Uppföljning av beslutattestering av sin egen kostnad. Detta avser chefers deltagande i kurser och resor med sina medarbetare/verksamhetsledning. Kontroll av uppföljningen av nämndmålen Inventarier, korrekta anläggningsregister och stöldbegärligt. Redovisning av representation- att korrekt dokumentation sker vad gäller syfte och deltagare Kontroll av att rätt lön betalats ut Kontroll av bokföringsorder som ligger i systemet Kontroll av den skriftliga fördelningen av arbetsmiljöuppgifter Förslag till beslut 1. Uppföljningen av internkontrollplanen t.o.m. bokslut 2011 godkänns. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 kommunstyrelsen@sundbyberg.se www.sundbyberg.se
2012-02-01 2 (5) Uppföljning av internkontrollplan 2011 Bakgrund Kommunstyrelsen i Sundbybergs stad har utformat en policy för intern kontroll. Policyn uttrycker att varje nämnd ska upprätta en intern kontrollplan inför varje budgetår. Planen bör innehålla: Vilka rutiner eller vilka kontrollmoment som ska följas upp Metod för kontroll Omfattning på uppföljningen När ska rapportering ske Genomförd uppföljning rapporteras till nämnden oavsett utfall. Vid upptäckta brister ska förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen lämnas till nämnden. Verksamhet 1. Placering av barn i förskolor Kontroll av volymer och inrapporterad statistik i förskolorna Månadsrapport samt vid delår- och verksamhetsberättelse. Resultat: Fullständig kontroll av volymer och inrapporterad statistik har gjorts i samband med månadsrapport samt verksamhetsberättelse. 2. Akutplan vid exempelvis hot, våld, mobbing, brand och hastigt insjuknande m.m. Genomgång av akutplanen på personalens APT. Ska ske var sjätte månad vid varje verksamhet. Kontroll av enheters APT- protokoll var sjätte månad Rapportansvar Samtliga av förvaltningens chefer ansvarar för sin enhet. Resultat: Akutplaner finns, och förskolorna går igenom dessa vid APT oftast i samband med varje ny termin. Planerna revideras sedan vid behov. 3. Kontroll av uppföljningen av befolkningsprognoser Kontroll och genomgång av inrapporterad statistik
2012-02-01 3 (5) Rapportansvar: Förvaltningschef Resultat: Kontroll av uppföljningen av befolkningsprognoser har gjorts i samband med verksamhetsberättelse. 4. Uppföljning av beslutattestering av sin egen kostnad. Detta avser chefers deltagande i kurser och resor med sina medarbetare/verksamhetsledning. Uppföljning av attesterade fakturor Omfattning: Stickprov Var 3:e månad Resultat: Granskning av fakturor då chefer varit på kurser, konferenser och resor har genomförts. I endast ett fall då en chef ensam åkt iväg attesterades fakturan av chefen. För alla andra fakturor har dessa beslutsattesterats av närmaste chef. 5. Kontroll av uppföljningen av nämndmålen Kontroll av att målen följs upp och att måluppfyllelsen mäts på rätt sätt Omfattning: Samtliga mål Månadsrapport Resultat: Kontroll av att målen följs upp och att måluppfyllelsen mäts på rätt sätt har genomförts i samband med månadsrapport och vid verksamhetsberättelse. Nämndmålen analyseras av controller. Om inte nämndmålen mäts på rätt sätt ansvarar controller för att lämna förslag på hur målen ska mätas och hur ofta målen ska följas upp. Kommungemensamt 1. Inventarier, korrekta anläggningsregister och stöldbegärligt. Kontroll med hjälp av utdrag från anläggningsregistret. Varje enhet ska dokumentera en inventarielista och i den skall en markering för vad som är stöldbegärlig egendom göras. Rapportansvar: Samtliga av förvaltningens chefer Resultat: Genomgång av anläggningsregistret har gjorts under vintern och vissa mindre justeringar har därefter gjorts.
2012-02-01 4 (5) Samtliga chefer är nu informerade och medvetna om betydelsen av att ha kontroll över stöldbegärlig egendom. På de förskolor där stöldbegärlig egendom finns kommer listor över detta att arbetas fram under våren. När dessa listor tas fram är det betydelsefullt att detta hanteras enhetligt av cheferna. 2. Redovisning av representation att korrekt dokumentation sker vad gäller syfte och deltagare Kontroll av fakturor Omfattning: Helomfattande Resultat: En ny helomfattande kontroll för det andra halvåret har nu gjorts. Samtliga fakturor gällande förtäring i samband med sammanträde har tydligt angivet syfte och deltagare. Vad gäller kurser och konferenser finns det i de flesta fall angivet, men i vissa enstaka fall har antingen syfte eller deltagare saknats. Dessa fakturor har dock då skickats för komplettering av chefer/kontrollansvariga, och kompletteras nu i efterhand med sådana uppgifter. I och med detta ska samtliga fakturor bli kompletta. Ekonomi 1. Kontroll av att rätt lön betalats ut Uppföljning av ansvariga chefers kontroll av analyslistor Omfattning: Stickprov, februari och mars Resultat: Cheferna kontrollerar och skriver ut analyslistor varje månad. Listorna gås igenom, signeras och förvaras sedan i pärm hos cheferna. 2. Kontroll av bokföringsorder som ligger i systemet Fakturaportalen Rapportansvar: Samtliga chefer och Controller Resultat: Cheferna kontrollerar samt attesterar bokföringsordrar som finns i ekonomisystemet, minst en gång i veckan.
2012-02-01 5 (5) Personaladministration 1. Kontroll av den skriftliga fördelningen av arbetsmiljöuppgifter Kontroll av inrapportering Rapportansvar: Personalkonsult Arbetsgivaransvaret för lagar, förordningar och författningssamling från arbetsmiljöverket vilar primärt på Sundbyberg stads nämnder. Nämnderna ska sedan fördela arbetsmiljöuppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att ansvariga får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det är viktigt att fördelning sker till den nivå där konsekvenserna kan bedömas och hanteras i den dagliga verksamheten. Samtliga ansvariga nivåer har fördelats. Från fördelningsnivå Förskolenämnd till fördelningsnivå Förvaltningschef Från fördelningsnivå Förvaltningschef till fördelningsnivå Verksamhetschef Sundbybergs förskolor Från fördelningsnivå Verksamhetschef Sundbybergs förskolor till fördelningsnivå Enhetschef förskola (förskolechef) Resultat: Genomförda Uppdatering sker kontinuerligt vid nyanställningar av chefer.