Internkontrollplan för individ- och omsorgsnämnden 2012

Transkript

1 Individ- omsorgsförvaltningen (6) Individ- omsorgsnämnden Internkontrollplan för individ- omsorgsnämnden 2012 Beslutsunderlag Individ- omsorgsförvaltningens skrivelse den 12 mars 2012 Sammanfattning I internkontrollplan 2012 föreslås att följande rutiner granskas under 2012: representation, gåvor konferenser, inventarier, stöldbegärligt gods, taxor, avgifter erningar, nämndens mål, rutiner för säkerhetsplan, brandskydd, uppföljning av utredningstider, Motiverande samtal samt upphandlade institutioner. Förslag till beslut 1. Förvaltningens internkontrollplan 2012 godkänns. Marianne Saur Hedlund Förvaltnings Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: Organisationsnummer: individomsorgsforvaltningen@sundbyberg.se

2 Individ- omsorgsförvaltningen (6) Bakgrund Individ- omsorgsnämnden följer Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter till budget- uppföljningsprocessen, vilken anger att varje nämnd ligen ska anta en intern kontrollplan. are anges att de riskområden som ska ingå i alla nämnders interna kontrollplaner är kontroll av löner, representation, inventering av anläggningstillgångar, inventering av stöldbegärligt samt granskning av taxor avgifter. Den interna kontrollen ska även innefatta kommunövergripande mål, nämndmål samt måluppfyllelse. Kontrollområden Kontrollmoment (beskrivning av vad som ska kontrolleras) Kontrollaktivitet (beskrivning av hur granskningen ska göras) Frekvens Kontrollansvar Rapporteras datum Löner Inventarier Stöldbegärlig egendom Representation, gåvor konferenser Taxor avgifter Nämndmål Andel öppenvdsinsatser ska öka i förhållande till andelen insatser i form av institutionsvd Att rätt lön betalas ut till rätt person Att anläggningsregistret är korrekt Att förteckning över förekomst placering av stöldbegärlig egendom är korrekt Att verifikationer innehåller tillfredsställande uppgifter om syfte deltagare Att överensstämmelse råder mellan uttagna beslutade avgifter Stickprov Fullständig kontroll Fullständig inventering Fullständig kontroll Stickprov ska granskas Två gånger per En gång En gång Två gånger per En gång Två gånger per Ekonom Ekonom dels dels dels

3 Individ- omsorgsförvaltningen (6) Nämndmål Det drogförebyggande arbetet gentemot ungdomar ska leda till att konsumtionen av droger ska minska i staden Nämndmål De sociala problemen bland barn unga i Sundbyberg ska minska Nämndmål Säkerställa att arbetet ska genomsyras av ett tydligt barnperspektiv Nämndmål I arbetet med stöd behandling till personer med missbruksproblemati k ska särskilt fokus ligga på unga vuxna i åldern 18 till 25 Nämndmål Daglig verksamhet sysselning för personer med funktionsnedning ska vara tillgänglig arbetsinriktad utifrån den enskildes möjligheter Nämndmål Arbetet ska präglas av gott bemötande god kvalitet med brukarna i fokus dels dels dels dels dels dels

4 Individ- omsorgsförvaltningen (6) Nämndmål Det ska finnas en planerad insats inom 24- timmar för alla som beviljas försörjningsstöd inom mandatperioden Säkerhetsplan (Hot våld) Brandskydd Uppföljning av utredningstider MI (Motivational Interviewing) Upphandlade institutioner Kontrollera att säkerhetsplanen är uppdaterad, personal informerad att rutiner efterlevs. Kontrollera att larm fungerar säkerhetsföreskrifter för brandskydd är uppdaterade, personal informerad rutiner efterlevs. Granskning av utredningstider inom Myndighet barn ungdom så de inte överstiger 4 månader. Att MI används i de ärenden där detta är tillämpligt. Att rutiner för inför under varje köpt plats Kontroll av rutiner, säkerhetsgenomgång med personal Kontroll av larm rutiner med föreskrifter, säkerhetsgenomgång med personal. Granskning av alla pågående utredningar vid viss tidpunkt. Kontrolleras via inspelade intervjuer enligt plan. Stickprov En gång per Tre gånger Verksamhets enhetser Verksamhets enhetser Verksamhets Verksamhets Verksamhets dels maj,

5 Individ- omsorgsförvaltningen (6) Riskbedömning för intern kontroll 2012 för individ- omsorgsförvaltningen I alla förvaltningar finns det alltid risk för att oönskade situationer ska inträffa. Om risken realiseras påverkas nämndens möjligheter att nå sina mål. Utformandet av förslaget till internkontrollplan 2012 har föregåtts av en riskbedömning, vilken utförts av förvaltningens ledningsgrupp. Väsentlighet kan uttryckas som ekonomiska, politiska, tekniska, mänskliga verksamhetsmässiga konsekvenser för kommunen/nämnden eller för enskilda kommuninvånaren som kan uppstå vid fel brister i olika processer. Skalan för nämndens bedömning av väsentlighet där 3 anger större 1 anger mindre betydelse. Identifierade riskområden/ processer Riskbeskrivning Risk/ skada Väsentlighet Sannolikhet Riskindex Löner Fel lön har betalats ut Inventarier Stöldbegärlig egendom Representation, gåvor konferenser Taxor avgifter Nämndmål Andel öppenvdsinsatser ska öka i förhållande till andelen insatser i form av institutionsvd Nämndmål Det drogförebyggande arbetet gentemot ungdomar ska leda till att konsumtionen av droger ska minska i staden Uppgift i anläggningsregistret motsvarar inte verkligheten, inventarier kan inte identifieras Uppgift om förekomst placering av förvaltningens stöldbegärliga utrustning, inventarier konst saknas eller är felaktig Uppgift om syfte deltagare saknas eller är ofullständig Uttagna avgifter överensstämmer inte med kommunfullmäktiges beslut för verksamheten om målet inte mäts inte på rätt för verksamheten om målet inte mäts inte på rätt

6 Individ- omsorgsförvaltningen (6) Nämndmål De sociala problemen bland barn unga i Sundbyberg ska minska Nämndmål Säkerställa att arbetet ska genomsyras av ett tydligt barnperspektiv Nämndmål I arbetet med stöd behandling till personer med missbruksproblematik ska särskilt fokus ligga på unga vuxna i åldern 18 till 25 Nämndmål Daglig verksamhet sysselning för personer med funktionsnedning ska vara tillgänglig arbetsinriktad utifrån den enskildes möjligheter Nämndmål Arbetet ska präglas av gott bemötande god kvalitet med brukarna i fokus Nämndmål Det ska finnas en planerad insats inom 24-timmar för alla som beviljas försörjningsstöd inom mandatperioden Medicinsk säkerhet Omsorgens utförarverksamheter Uppdaterad information, rutiner, riktlinjer policys finns inom omsorgen Säkerhetsplan (Hot våld) Brandskydd Uppföljning av utredningstider MI (Motivational Interviewing) Upphandlade institutioner mäts inte på rätt mäts inte på rätt mäts inte på rätt mäts inte på rätt mäts inte på rätt mäts inte på rätt Rutiner saknas för medicinhantering, berörd personal har inte kunskap om följer inte rutinerna hantering av mediciner Risk för felhantering i ärenden om det saknas uppdaterade aktuella rutiner, riktlinjer, policys information i pärmarna. Risk för felhantering av hot/våld i ärenden med inaktuell säkerhetsplan, personal inte är informerad rutiner inte efterlevs. Risk för person- sakskada om gällande rutin inte är känd för personal brukare efterlevs. Utredningstider över 4 månader följer inte lagstiftning brukare f rätt sociala omhändertagande. MI används inte i de ärenden där detta är tillämpligt. Rutinbeskrivning efterlevs inte inför under varje köpt plats