Metodstöd till processkartläggning Nedan ges en kort inspiration/metodstöd för att kunna göra en processkartläggning inom ramen för Kulturväven. Detta ska inte ses som en instruktion till hur man ska arbeta, utan mer vara ett stöd i de olika momenten. Varför processer? Dagens situation för offentlig förvaltning innebär att behoven hos såväl kund, medarbetare och huvudman ska tillfredställas samtidigt som de ekonomiska förutsättningarna innebär allt hårdare krav på effektivitet. Framtiden måste mötas med ständig förbättring och utveckling av våra verksamheter. I vår omvärld ser vi förändringar som kräver beredskap inför framtiden. Det betyder att vi måste vara flexibla och beredda att jämförelsevis snabbt styra om våra resurser. Arbetet måste vila fast förankrat i vision, värdegrund och verksamhetsidé. När kundens behov och förväntningar blir centrala krävs av oss att vi kan organisera vår verksamhet med helheten i fokus. För att uppnå en stark kundorientering finns ett flertal verktyg att använda. Att förbättra verksamhetens processer är en viktig del i detta och ett sätt att arbeta med såväl effektiviseringar som kvalitetsstyrning. Genom att beskriva sin verksamhets processer upptäcker man möjligheter och ser problem. Man får en karta att navigera efter då man utvecklar verksamheten. För att lyckas med processarbetet är det viktigt att arbeta strukturerat. Nedan ges ett förslag till metodstöd för ert vidare arbete med processkartläggning. Processkartläggningens olika moment De som ansvarar för att kartlägga processer behöver tänka på följande moment: 1. Identifiera var processen börjar och slutar (processens input och output). Detta avgränsar även processen. 2. Beskriv processens flöde med hjälp av olika aktiviteter. Observer att aktiviteterna är något man gör (verb). Beskriv även med hjälp av beslut om processen tar olika vägar beroende på om tydliga beslut styr flödet. 3. Bygg ihop processen till ett flöde med hjälp av riktningspilar. 4. Notera även om ni tror att andra processer ansluter till er process 5. Bestäm om ni vill tydliggöra processens flöde med hjälp av olika resurslager. Ett exempel på ett resurslager kan vara olika roller som kommer att arbeta i processen. Ett annat kan vara olika datasystem som används i olika steg, osv. Hittar ni ett resurslager som ni anser vara vitigt, så sätt in det och markera var i processen det är viktigt Se detaljerad beskrivning på kommande sidor. Ta gärna hjälp om ni kör fast! Om ni i arbetet stöter på frågor eller funderingar finns stöd att få. Vänd er till: Emma Karlsson, Umeå kommun - 070-38572 00 - E-post: emma.s.karlsson@umea.se Mikael Brändström, Esam AB - 070-662 89 38 - E-post: mikael@esam.se Emmy Ericsson, Umeå kommun - 070-252 48 47 - E-post: emmy.ericsson@umea.se Sara Ekenstedt, Esam AB - 070-238 10 85 - E-post: sara@esam.se
Gruppens olika arbetsuppgifter När man gör en processkartläggning är det enklast att arbeta med notislappar i olika färger, ett stort pappersark och tuschpennor. Gällande notislappar, så använd följande för olika symboler: 0. Sätt upp ett stort pappersark Sätt upp ett stort pappersark och skriv namnet på processen.
1. Identifiera var processen börja och slutar Börja med att identifiera var processen börjar (input) och var den slutar (output). Ibland finns del flera inputs och putputs. Detta kommer också avgränsa er process. Notera dessa på GRÖNA notislappar. 2. Beskriv aktiviteter och beslut Beskriv processens flöde med hjälp av olika aktiviteter. Observer att aktiviteterna är något man gör (verb). Beskriv även med hjälp av beslut om processen tar olika vägar beroende på om tydliga beslut styr flödet. Använd stora GULA notislappar för aktiviteter och GULA små ställda som romber för beslut
3. Bygg ett processflöde Bygg ihop processen till ett flöde med hjälp av riktningspilar. 4. Rita in koppling till andra processer Markera även koppling till andra processer. Skriv namnet på dessa processer på BLÅ notislappar.
5. Lägg vid behov in resurslager Bestäm om ni vill tydliggöra processens flöde med hjälp av olika resurslager. Ett exempel på ett resurslager kan vara olika roller som kommer att arbeta i processen. Ett annat kan vara olika datasystem som används i olika steg, osv. Hittar ni ett resurslager som ni anser vara vitigt, så sätt in det och markera var i processen det är viktigt. Skriv namnen på resurslagren på ROSA notislappar och gör dem som simbanor Lycka till!