Kallelse till Årsstämma Medlemmarna i Samfällighetsföreningen Erikslund 4 kallas härmed till ordinarie årsstämma i kvartersgården. Årsstämman äger rum den 20 mars 2014 kl. 19:00. Agenda till årsstämma 1. Stämmans öppnande 2. Stämmans behöriga utlysande 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän jämte rösträknare 6. Förklaring av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 7. Fastställande av dagordning 8. Styrelsens verksamhetsberättelse Se Bilaga 1 9. Revisionsberättelsen 10. Ansvarsfrihet för styrelsen 11. Ersättning till styrelse, revisor och arbetsgrupper 12. Styrelsens förslag till budget och kvartalsavgift Se Bilaga 2 13. Valberedningens arbete och förslag Se Bilaga 3 14. Motioner Se Bilaga 4 15. Övriga frågor 16. Stämmans avslutande
Anteckningar
Bilagor Bilaga 1 Verksamhetsberättelse mars 2013 t.o.m. mars 2014 för Samfällighetsföreningen Erikslund 4 i Täby Styrelsen för Samfällighetsföreningen Erikslund 4 avger härmed följande årsberättelse för verksamheten. Styrelsen och styrelsemöten Styrelsemedlemmar: Richard Stones Ordförande Hans Boström Vice ordförande Pia Johan Kaj Fredrik Tommy Stenberg Eriksson Samlin Jubran Persson Sekreterare Kassör Ledamot Ledamot Suppleant Styrelsen har haft möte varje månad med uppehåll för sommaren och två inställda tillfällen p.g.a. förhinder. Protokollen har anslagits på anslagstavlan i kvartersgården, samt vidarebefordrats till webbansvarig för www.erikslund4.se. Årsstämman äger rum den 20 mars 2014 kl. 19:00. Verksamhet Städdagar Två städdagar har genomförts. Både vår- och höststädning genomförts med relativt högt deltagande och stort engagemang av deltagande hushåll. Ett diskussionsämne i styrelsen efter höst städdagen gällde möjliga sätt att öka deltagandegrad, samt ordna dagarna på annat vis. Kvartersgården Kvartersgården har använts flitigt under året. Tyvärr har den missbrukats ett antal gånger, då oanmäld användning har förekommit, utan att städning efter har genomförts. Kvartersvärdinnorna har stått för städningsinsatser. Poolen Poolskötsel under året har genomförts av ansvarig grupp. Viss problematik med ljudnivån från poolen sent på kvällen förekom. En notis om badregler skickades ut. Viss reparation av utrustning förekom. Garagen Under året har renovering av panel på baksidan av den ena garagelängan, med hjälp av frivilliga. Tyvärr uppfattades det att deltagandegraden i arbetet vara alltför låg och styrelsen vill tacka de frivilliga som ställde upp i arbetet.
Parkering Ett återkommande diskussionsämne i styrelsen har varit hur samfälligheten borde arbeta vidare med parkeringsfrågan som hanterades på årsstämman 21:a mars 2013. Styrelsen budgeterar för upprustning av mittremsan och målning av parkeringsplatser under 2014. Ekonomi Följande nya avtal har tecknats under året, försäkring med Trygg Hansa, snöröjning och halkbekämpning med Sunaru. Snöröjningsavtalet upphandlades i samarbete med de övriga Erikslunds kvarter. Resultatet för 2013 slutade på 35 188 kr, vilket är 34 728 kr bättre än budgeterat resultat. Kostnader som inte höll budget var el och snöröjning vilket kan förklaras av den kalla vinter med mycket snö som vi hade i början av 2013. En annan kostnad som blev lite dyrare än budgeterat var bytet av garagelängan mot gula husgruppen. Efter diskussion i styrelsen så bestämdes det att ej göra den budgeterade inbetalningen till reparationsfonden på 75 000 kr. För övrigt vad gäller ekonomi antar styrelsen följande åtgärder för att säkerställa utbetalningsprocessen: Etablera betalning via e- faktura för el, tele och vatten Vad gäller personligt utlägg av en samfällighetsmedlem gällande inköp till samfälligheten ska nu utbetalning ske direkt då underlag och kvitto lämnas in till kassören Utöka antalet attesterande ledamöter till fyra (4) stycken, inklusive ordförande och kassören Köpa in en låsbar postlåda till Erikslund 200 (samfällighetens adress) Sammanfattning Styrelsen vill tacka samtliga som har deltagit i förvaltningen av kvarteret under perioden. En generell reflektion är att det nuvarande läge där ett fåtal hushåll som står för förvaltning och frivilliga insatser i underhållsarbete är inte hållbart fortsättningsvis. Samfälligheten behöver ta itu med problematiken och kommer med lösningsförslag som är rimliga utifrån både ett ekonomiskt perspektiv men även ett perspektiv av tillgänglig tid per hushåll för deltagande. Stora underhållsinsatser måste genomföras inom de närmaste fem åren, t.ex. takrenovering av garagen och även asfalteringsbehov på parkeringen och mellan husen. Täby i februari 2014. Undertecknat av:
Richard Stones Ordförande Hans Boström Vice ordförande Pia Stenberg Johan Kaj Fredrik Tommy Eriksson Samlin Jubran Persson Sekreterare Kassör Ledamot Ledamot Suppleant
Bilaga 2 Budget Utfall Budget 2013-12- 31 2014 Intäkter 3010 Kvartalsavgifter 434 000 434 000 3011 Engångsdebitering 3020 Räntor 1 448 1 400 3021 Överföring från Rep fond Summa 435 448 435 400 Utgifter 6050 El 145 653 130 000 6051 Vatten 4 386 4 400 6060 Snöröjning 111 375 85 000 6080 Städdag 14 307 15 000 6100 Bygg.underhåll 50 686 45 000 6110 Kv.gård inred 1 394 1 500 6200 Pool underhåll 8 280 8 000 6300 G- klipp, verktyg 1 652 2 000 6500 Adm o ekonomi 4 487 4 500 6501 Div. kostn 2 342 2 500 6600 Valborg 2 000 2 500 6680 K- TV abon 54 067 53 940 6700 Mark, underhåll 100 000 6800 Försäkring 8 959 10 000 6900 Rep.fond 0 Summa 409 587 464 340 Resultat 25 860-28 940
Bilaga 3 Valberedningens arbete och förslag Ordförande: Kaj Samlin 192: nyval 1 år Ledamot: Johan Eriksson 218: kvarstår 1 år Fredrik Jubran 172: kvarstår 1 år Pia Stenberg 180: nyval2 år Mehrzad Kananian 190: nyval 2 år Suppleant: Micke Odberger 240: nyval 2 år Reinhard Peters 154: nyval 1 år Revisor: Lars Ekblom 132: omval 1 år Revis. Suppl. : Inga- Lill Lindmark 186: omval 1 år Kvartersgårdsvärdinnor: Effie Göthe 250: omval 1 år (Sammank.) Rose- Marie Danielsson 134: nyval 1 år UH.Grupp: Leif Norrman 252: omval 1 år (Sammank.) Lars Ekblom 132: nyval 1 år Poolgrupp: Thomas Hedén 164: omval 1 år (Sammank.) Anders Wiberg 238: omval 1 år Ulrika Elwin 168: omval 1 år Bosse Friberg 208: omval 1 år Henrik Hårde 244: omval 1 år Liselotte Hälleberg 206: omval 1 år Rickard Pettersson 144: nyval 1 år Husgr. Ansvar Röd husgrupp Thomas Göthe 250: omval 1 år (Sammank.) Gul husgrupp Lena Gustafsson 160: omval 1 år Brun husgrupp Ragnar Eklund 178: nyval 1 år Blå husgrupp Karin Wallenskog 196: omval 1 år
Grannsamv. Effie/Thomas Göthe 250: omval 1 år Valberedning. Thomas Göthe 250: omval 1 år (Sammank.) Lena Gustafsson 160: omval 1 år Per- Olov Sundström 160: omval 1 år Stefan Månsson 246: nyval 1 år Erikslund 2014-03- 03 Thomas Göthe Lena Gustafsson P.O Sundström Jill Lundemo
Bilaga 4 Motioner Motion 1 Lekplatsen i den blå husgruppen Husgruppsansvarig / styrelse har det övergripande ansvaret för att husgruppens gemensamma anläggningar är i gott skick och dit hör lekplatsen. Pippihuset är nu så ruttet och framför allt farligt att det omedelbart måste rivas innan en allvarlig olycka sker med våra barn. I styrelseprotokoll 16 maj 2013 står att det ska ske en upprustning av Pippihuset under vår/sommar men inget har hänt och vi anser att det nu är för sent. Huset är ett ruckel och är definitivt en mycket dålig reklam för vårt område. Vi föreslår alltså 1 Omedelbar rivning av Pippihuset 2 Borttagning av ogräset i sanden med spade och kratta - får förslagsvis ske under vårstädningen. Därefter komplettering med ny sand 3 Ersätta Pippihuset med adekvat lekutrustning där det t ex bör finnas en GUNGA Erikslund 28 januari 2014 Inger & Bertil Ericsson Erikslundsvägen 226 Motion 2 Från styrelsen Lekplatsen i den blå husgruppen Styrelsen har diskuterat upprustning av den blåa lekplatsen. Styrelsen föreslår följande åtgärder: 1. Rivning av det gröna trä lekhus 2. Ersättning av lekhuset med lämplig lek utrustning 3. Tilldelning av budget på högst 10 000 kr 4. Tilldelning av uppdrag till underhållsgruppen