PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2017-1 2017-01-22 (09:00-16:30) Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Martin Jarl Ekonomichef (t.o.m. pkt. 6.1) Anna Wilhelmsson GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Följande justering gjordes: Ärendepunkt 5.7, Kumla MSK, lades till. 2. Val av justerare Thomas Avelin valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 9 2016 godkändes och lades till handlingarna. Originalprotokollet är även undertecknat av Åke Knutsson, justerare punkt 5.1. Styrelsen bekräftade beslut i VU-protokoll 2016 04.
4. Resultatrapport Styrelsen tog del av det preliminära resultatet för Svemo 2016. Det positiva resultat som året ser ut att ge ska i första hand användas till att återställa det egna kapitalet som under senare år använts då Svemo investerat i fastighet och olika utvecklingsprojekt. 5. Ärenden 5.1 Svemo Trialsektion (HL/TA) På styrelsemötet i december tvingades styrelsen bordlägga ärendet om tillsättande av Trialsektion pågrund av att Nationella Grenmötet inte kunde få fram förslag på kandidater. Utöver att en av sektionsmedlemmarna har ytterligare ett år kvar av sitt mandat så saknas det således personer som är villiga att driva Trialverksamheten. Verksamheten kan inte drivas av enbart en person. Styrelsen kan konstatera att det har påbörjats aktiviteter för att finna en lösning på den uppkommna situationen men ingen slutgiltig lösning finns tills idag framme. Det är styrelsens uppgift att diskutera frågan för att se vad som är bäst på lång sikt för sporten och för Svemo. Styrelsen beslutade att nuvarande modell med utsedd sektion med ideella ledare upphör och uppdrar åt kansliet att kontakta den kvarvarande ledamoten samt de tidigare sektionsledarna och ta fram alternativa förslag till hur verksamheten ska bedrivas. Detta förslag ska sedan beslutas av styrelsen alternativt (preliminärt) av VU. Styrelsen beslutade vidare att det undantag från 3.1 i NT (allmänt kallad "lojalitetsparagrafen") som finns i Trial SR och gäller MHF Ungdom ska upphöra att gälla från och med 1 januari 2018. Styrelsen uppdrar åt GS att sätta samman information i enlighet med den diskussion styrelsen fört, med möjliga lösningar och tidsplan för Trialverksamheten samt att gå ut med den informationen till klubbarna. Styrelsen har dessutom för avsikt att kalla förbundets Trial-klubbar till ett stormöte för att diskutera framtiden för sporten och dess administration. 2
5.2 Nollvision säkerhet (PW) Styrelsen diskuterade vid föregående möte ett textförslag för en Nollvision för vårt säkerhetsarbete. Styrelsen bad att få ett färdigt förslag till detta möte. Ansvariga för säkerhetsarbetet vill dock förankra nollvisionen bättre under kommande säkerhetsmöte med framförallt sektionerna under MC-Mässan innan man presenterar ett färdigt förslag. Styrelsen beslutade avvakta med texten och låta säkerhetsgruppen bearbeta frågan på det sätt de föreslagit. Ett förslag ska dock finnas framme till styrelsens möte den 18 mars. 5.3 Strategisk Plan för Svensk Idrott - remiss (HL) Styrelserna för RF och SISU Idrottsutbildarna har beslutat att (till styrelsen bifogat) remissunderlag avseende Strategisk Plan för Svensk Idrott ska skickas på remiss till SF samt DF/SISU-distikt med möjlighet att inkomma med yttranden/synpunkter. Remissen skickas också till RF/SISU:s råd. Synpunkter lämnas på hela dokumentet med särskilt fokus på kapitel fem och sex. Styrelsen beslutade att besvara remissen där Svemos synpunkter på strategin skickas till RF/SISU. 3
5.4 Styrelserepresentanter VM/EM 2017 (HL) Vid internationella evenemang i Sverige som tilldelats av FIM eller FIM Europe skall Svemo om möjligt representeras av en styrelsemedlem. Bifogat finns en lista på de internationella tävlingar som sker i Sverige 2017, och styrelsen skall fördela dessa sig emellan. Styrelsen beslutade att styrelsens medlemmar skall representera Svemo vid internationella tävlingar enligt bilaga till originalprotokollet. 5.5 Touring och andra SMC aktiviteter (PW) SMC är nu officiellt en medlemsklubb i Svemo. Det innebär att vårt samarbete förstärks, medlemsantalet ökar kraftigt och att nya verksamhetsformer kan utvecklas. Styrelsen diskuterade övergripande de nya förutsättningar och möjligheter som nu öppnas då Sveriges två stora motorcykelorganisationer ökar sin samverkan genom medlemsskap. För att på bästa sätt förbereda Svemo för dessa möjligheter behöver förutsättningarna och möjligheterna utredas. Styrelsen beslutade uppdra åt Fredrik Hansson och GS att sätta samman en arbetsgrupp, tillsammans med två personer från SMC, som får till uppgift att samla in fakta och återkomma till styrelsen med förslag till hur den nya situationen ska hanteras. 4
5.6 Skrivelse till styrelsen - barnledare (TA/JL) Barnidrott har hanterats på olika sätt inom förbundet. Under lång tid var det stort fokus på tävlandet och starka argument för att barn måste få tävla även i tidig ålder. Detta ledde till att Guldhjälmskonceptet startades med syfte att barn skulle få köra motorcykel under kontrollerade klubbformer och av utbildade klubbledare, utan press eller krav på resultat. Samtidigt beslutade styrelsen att regelverket skulle hanteras av MX-sektionen och ingå i Specialreglementet (SR) för motocross. Nu varnar MX-sektionen för att det blivit för enkelt att bli förare i motocross. En ung förare kan enligt uppgift i stort sett "få" licensen över dagen hos vissa klubbar. För att bromsa den här utvecklingen har MX-sektionen efter dialog med distriktsföreträdare haft ambitionen att införa en examination på klubbnivå där examinatorn inte får vara från den egna klubben för att en förare ska ha rätt att tävla i Guldhjälmskonceptet enligt SR. Barnkommittén är enligt uppgift till styrelsen emot detta och menar att det skall vara enkelt för våra utövare att utöva våra sporter. Att införa ytterligare en examinationsfunktion underlättar inte. BK önskar därför att det skall vara som det är där idag: barnledare med tillhörande utbildning/utbildningsmaterial skall hanteras av BK. MX har i samtal med Thomas A meddelat att BK kan hantera barnledare med tillhörande utbildning. Alltså är våra sektioner överens i grunden. Barnkommittén belyser i sitt brev till styrelsen vissa svagheter i den process vi har idag inom förbundet för hur vi utbildar våra barnledare på klubbnivå. Styrelsen beslutade att processen gällande utbildning av barnledare samt regler för utfärdande av Guldhjälmslicens fortsatt tillsvidare hanteras av Barnkommittén. Regelverk för tävlande med Guldhjälmslicens hanteras fortsatt tillsvidare av Motocross-sektionen. 5
5.7 Kumla MSK (PW/JL) Kumla MSK/Indianerna har under en tid samlat på sig skulder som man inte lyckats lösa. Skulderna uppgår till flera miljoner och utgörs i huvudsak av skulder till förare. Klubben har dessutom en mindre skuld till förbundet och skulder till andra fordringsägare. Klubben har nu begärt att får försöka genomföra en rekonstruktion för att försöka lösa problemet och att de under den tid rekonstruktionen pågår kunna ha möjlighet att fortsätta bedriva verksamhet. Styrelsen diskuterade frågan och det preliminära besked klubben fått av Sektionen. Styrelsen ställer sig positiv till att låta klubben försöka genomföra rekonstruktion. Då huvuddelen av skulderna är till förare är det slutligen dessa som måste fatta beslut om man vill tillåta klubben att genomföra en rekonstruktion. Tillsvidare beviljas klubben möjlighet att deltaga i verksamheten då de befinner sig i rekonstruktion. Skulle klubben försättas i konkurs ska det befintliga regelverket följas. 6. Rapporter 6.1 Licensrapport (PW) I mitten av januari sändes en sammanfattning av resultatet i licens- och försäkringsfrågan för år 2016 ut till förbundsledning, distrikt och klubbar. Ett på många sätt mycket glädjande resultat som framförallt givit en tydligare bild för omvärlden över hur stor vår sport faktiskt är jämfört med många andra idrotter. Det enda problemet som kom fram vid analysen är att det fortfarande finns en hel del klubbar och förare som inte följer våra gemensamma regler med personlig licens för alla som kör på banan. Det skapar naturligtvis problem och ökade kostnader för alla andra och försätter framförallt den egna klubben och förare utan licens i en mycket riskabel juridisk position om någon olycka inträffar. Det är idag lite för tidigt att säga något säkert om hur många som kommer att ha tagit ut licens i slutet av januari. Antalet ser ut att följa förra årets resultat med någon minskning på vissa ställen. En exakt rapport kommer att lämnas vid kommande styrelsemöte. 6
6.2 Organisationsutredningen (HL/PW) Sedan föregående styrelsemöte har samtliga arbetsmöten genomförts. Generellt sett ligger fortfarande hela arbetet helt enligt tidsplanen. Ledningsgruppen för organisationsutredningen kommer vid kommande styrelsemöte att redovisa ett första förslag till förändrad organisation, med avsikt att styrelsen skall diskutera detta. Ledningsgruppen för organisationsutredningen kommer dessutom att sätta ihop en presentation med en sammanfattning av de svar som intervjuer, workshops, enkäter och liknande lämnat. Denna presentation kommer också att innehålla förslag till vissa organisationsförändringar, som styrelsen kommer att berätta om vid respektive Distriktårsmöte. Avsikten är att få reaktioner från medlemmar, klubbar och distrikt på en modernare organisation. 6.3 Motioner till Riksidrottsmötet RIM (HL) Riksidrottsmötet kommer att genomföras i maj 2017, och motionstiden för förbund och klubbar gick ut vid årsskiftet. Styrelsen har tagit del av de motioner som inkommit. Styrelsen skall diskutera dessa motioner vid kommande möten, för att Svemos ställning till motionerna skall vara tydlig innan RIM. Motionerna finns att läsa på www.svenskidrott.se 6.4 Medlemsansökningar till (HL) Till Riksidrottsmötet har det inkommit medlemsansökningar från inte mindre än 9 förbund: Svenska Bridgeförbundet Svenska Cheerleadingförbundet Svenska E-sportförbundet Friskis & Svettis Riks Svenska Islandshästförbundet Svenska Kroppskulturförbundet Svenska Lacrosseförbundet Svenska Padelförbundet Svenska Surfförbundet Styrelsen diskuterade vilka förbund (om några) som Svemo anser bör godtas som medlemsförbund i RF. 7
6.5 Sektioners och kommittéers projekt (PW) Det grunddokument som styrelsen godkände för hur redovisning och drift av projekten ska genomföras gick ut till förbundsledningen 21 december 2016. Några projekt är påbörjade men i de allra flesta fall saknas respons från sektioner och kommittéer. Med tanke på jul o nyårshelger så har tiden varit för kort för de flesta att ta hantera frågan. Många projekt har dock redan påbörjats, men en påminnelse kommer att gå ut till dom som inte svarat. Kort muntlig rapport om dagsläget lämnades vid mötet. 6.6 Säkerhetsarbetet (UP) Ulla Peterson redogjorde för vad som har hänt inom Säkerhetsprojektet sedan senaste styrelsemötet i december. Noteras kan att sökande efter Projektledare fortlöper. Utsedda Säkerhetskontaktpersoner från Sektionerna kommer att träffas på MC-mässan i Älvsjö lördagen den 28 januari. Planeringen för ett "Stormöte Säkerhet" för speciellt inbjudna har påbörjats. 6.7 Inför distriktens årsmöten (PW) Styrelsen har som mål att vara representerade på samtliga distriktsårsmöten., och diskuterade därför vilken gemensam information man vill ta med ut till mötena. Ämnesområdena bör vara begränsade för att hålla ner tiden, därför kommer en gemensam information om följande områden att sammanställas: Organisationsutredningen är givetvis prioritet ett. Information om Säkerhetsarbetet, Licens/ekonomi samt SMC medlemskapet ska också finnas med i underlaget. 6.8 MC mässan (PW) Svemo kommer att vara på plats i en något större omfattning än vanligt. Samtliga grenar kommer att finnas representerade med sina motorcyklar. Personer från såväl kansli som sektioner kommer att finnas på plats och en hel del nytt informationsmaterial har producerats. Den enda sport som saknas på plats är snöskoter. Kompletterande muntlig information gavs av GS. 8
6.9 Lägesrapport RIG (TA/PW) Styrelsen kan konstatera att arbetet med att flytta vårt RIG i Motocross från Fågelviksgymansiet i Tibro till Gymnasium Skövde har fått kraftiga förseningar. Svemo kan tyvärr inte se att Skövde Kommun har haft de framsteg man kan förvänta sig. Detta föranledde att GS författade ett brev till Skövde Kommun om allvaret i förseningen och att förbundet inte kan acceptera en försämring av RIG verksamheten i Skövde. Detta har fått till följd att vi kan se vissa framsteg från Skövde Kommun på hur man kommer att hantera läsåret 2017 2018 och framöver. Svemo har påpekat vid flera tillfällen att det är och förblir en ett års lösning. Från och med läsåret 2018 2019 ska ingen RIG verksamhet förekomma i Tibro Kommun. Styrelsen tackar för rapporten och ber samtidigt kansliet att följa ärendet noggrant och återkomma med kontinuerliga rapporter. 6.10 Rapport från Motorfederationernas årliga möte (HL/PW) Håkan Leeman rapporterade från Motorfederationernas årliga möte. Mötet hölls traditionsenligt tisdagen efter Idrottsgalan, den 17 januari. 6.11 IT/TA (JG/PW) IT rådet avser att ta fram en strategi för förbundets samlade IT och TA frågor för de kommande tre åren. I och med den nyrekrytering Svemo har gjort, eventuell utveckling av TA rättigheter, RFs förändringar i IdrottOnline förändras förbundets förutsättningar och Svemo behöver därför ta fram en en målbild och en tydlig strategi för huvudinriktningen i den framtida hanteringen. IT rådet i samarbete med personalen planerar att presentera strategin för styrelsen i samband med styrelsemötet 18 mars. Underlag för beslut kan ligga på styrelsens bord 18 juni. Jonas kompletterade den skriftliga rapporten muntligt. 6.12 Personal (PW) Svemo är just nu inne i en rekryteringsprocess. Vi söker en person som i samarbete med UK kan ta helhetsansvar för utbildningsverksamheten, utveckling av web-utbildningar, utbildningsmaterial, nya tränarutbildningar och att var delaktig i framtagandet av en ny strategi för utbildningsverksamheten. Många har sökt tjänsten och intervjuer kommer att påbörjas vecka 4. Rapporten kompletterades muntligt av GS. 9
6.13 Rapport från styelsens kontaktpersoner Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distirkt- och kontaktpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa möte är i Norrköping den 18/3 2017. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2017-01-26 Justerare Thomas Avelin Godkänt via mail 2017-01-26 10