PROTOKOLL STYRELSEMÖTE Norrköping

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Thomas Avelin Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Gäster Roger Clemensson Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Generalsekreterare Ekonomichef Valberedningen 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes med ett tillägg. Punkt 5.12 Endurosektion lades till. 2. Val av justerare Fredrik Hansson valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 4 godkändes och lades till handlingarna.

2 4. Resultatrapport Ekonomin ser fortsatt bra ut, intäkterna fortsätter att överstiga budget stort på grund av det ökande antalet licenser. Vi har även fått en större donation under året som bidrar till överskottet på intäktssidan. Intäkterna överstiger budget med 2,5 mkr för perioden. På kostnadssidan ser vi inbesparingar, framförallt från sektioner & kommittéer, de centrala projekten samt konsultkostnader. Totalt har vi en inbesparing på 2,4 mkr jämfört med budget. Detta ger oss ett positivt resultat på 17,7 mkr, 5,1 mkr bättre än budget för perioden jan-maj dock vet vi att vi har förväntade kommande kostnader, att intäkterna från donationen ska användas enligt särskild plan samt att andra halvåret är mer kostnadsintensivt än första halvåret. Styrelsen tog del av ekonomirapporten och kunde konstatera att den positiva trenden håller i sig. Även kostnadssidan är under kontroll och styrelsen kan konstatera en inbesparing jämfört med budget för perioden jan-maj. Styrelsen godkände rapporten. 5. Ärenden 5.1 Organisationsutredningen (HL) Vid föregående möte tog styrelsen beslut om det fortsatta hanterandet av organisationsutredningens slutsatser, efter att ha inhämtat synpunkter från Svemos distrikt. Dessa beslut behöver nu planeras, tidsättas samt avgränsas. Dessutom är det styrelsens avsikt att få in synpunkter på förslaget till organisationsstruktur från våra sektioner och kommittéer - i tillägg till de synpunkter styrelsen fått från distrikten. Styrelsen beslutade att följa den bifogade planen för det fortsatta arbetet med organisationsutredningen, och ber kansliet att återkomma till styrelsens septembermöte med planer för hur arbetet ska fortskrida. Det beslutades vidare att ägna tid på Träffpunkten i höst till att diskutera organisationsutredningen med Svemos sektioner och kommittéer och att dessa ska kallas enligt plan. Det betonades att sektionerna och kommittéerna ska få bakgrundsmaterialet i god tid innan mötet. 2

3 5.2 Snöskotersektion (PW) Styrelsen har vid tidigare möte diskuterat hur ledningen av snöskoterverksamheten ska hanteras. Styrelsen ansåg att utvecklingspotentialen för snöskoter är mycket stor framförallt på breddsidan och man är medveten om att den nuvarande sektionen inte har haft de rätta möjligheterna att arbeta med detta. Några möjliga alternativ presenterades och analyserades. Styrelsen beslutade uppdra åt GS att utannonsera en projektledartjänst för utveckling av snöskoterverksamheten. Samverkan med DF/SISU distrikt i något av norrlandsdistrikten ska eftersträvas. Processen med en rekrytering ska påbörjas så snart det är lämpligt med hänsyn tagen till semestertider och praktisk hantering. 5.3 Barn- och ungdomsarbete inom Svemo (JL) Förbundsstyrelsen beslutade tidigare i år att se över förbundets organisation gällande barn- och ungdomsfrågor samt att arbetet med barn- och ungdomsidrott skulle bedrivas i projektform. Nästa steg är att involvera förbundets utbildade barnledare i arbetet för att skapa en ny projektdriven organisation samt ta med deras kunskap och reflektioner i organisationsutredningen. Förbundsstyrelsen beslutade att bjuda in till ett barnledarseminarium 30 september 2017 i Norrköping. Inbjudan skickas till alla med barnledarlicens samt distriktens ordföranden i slutet av juni. Resultatet av det processarbete som genomförs på träffen kommer även att inkluderas i den pågående organisationsutredningen. 5.4 IT-strategi Svemo (JG) IT-ansvarig och IT-rådet har tillsammans tagit fram en IT-strategi som vägledande dokument vid förbundets IT-arbete. Styrelsen beslutade att anta den nya IT-strategi som IT-rådet i samverkan med kansliet tagit fram. Den nya strategin ersätter därmed tidigare beslut och strategier. Strategin ska biläggas protokollet och kommuniceras ut till förbundsledningen. 3

4 5.5 NIU (TA/PW) Svemo har, allt sedan möjligheten öppnades för kommunerna att starta NIU (Nationell Idrotts Utbildning), tackat nej till samarbeten då olika kommuner ställt frågan om samverkan. Motivet har varit att prioritera RIG (Riks-Idrotts-Gymnasiet) i Tibro som nu flyttas till Skövde. Under de snart 10 år som NIU funnits som möjlighet har mycket förändrats i samhället och runt idrottsverksamheterna i stort. Det kan alltså vara dags att åter analysera frågan och ta fram nytt faktaunderlag för ett inriktningsbeslut. Styrelsen beslutade uppdra åt GS att ta fram uppdaterade fakta som kan ligga till grund för ett inriktningsbeslut som Svemo kan arbeta efter. Underlag med förslag till beslut ska presenteras vid styrelsemötet i augusti. 5.6 Övergång till digitala licensbrickor (HL) Styrelsen har tidigare diskuterat möjligheten med digitala licensbrickor. Den tekniska utvecklingen möjliggör denna möjlighet, men det är styrelsens uppfattning att denna möjlighet ska vara valbar för varje licenstagare. Digitala licensbrickor skulle underlätta administrationen, spara kostnader och ge större möjligheter till kommersiella samarbeten. Samtidigt finns det också skäl till varför vissa licenstagare hellre vill behålla den fysiska brickan. Styrelsen beslutade att från licensåret 2018 införa möjligheten till att få licensbrickan digitalt. Det betonas dock att varje licenstagare själv ska kunna välja om de vill ha en digital eller fysisk licensbricka. 4

5 5.7 TV -avtal Speedway (PW) Elitserieföreningen Speedway, ESS, har sänt in en skrivelse med ett förslag till hur mediarättigheterna gällande elitserien i speedway ska hanteras de kommande fem åren. Styrelsen noterade att det sista datum som angivits som svarstid gått ut redan innan styrelsemötet, men diskuterade ändå förslaget. Styrelsen tackade för förslaget men beslutade avvakta med beslut tills ytterligare förslag kommit in från de TV bolag som nu är kontaktade. 5.8 Ansökan VM-kval isracing 2018 (JL) ÖMK Rundbana har genom trackracingsektionen lämnat in en ansökan om att få arrangera VM kval i Isracing Styrelsen beslutade att ansöka hos FIM om att få arrangera VM-kval i isracing FIM Europe General Assembly (HL) I början av juli genomför FIM Europe sitt årliga General Assembly - denna gång i Rom. Styrelsen har att diskutera agendan samt aktuella frågor, och att överlåta åt Svemos representanter att på plats föra Svemos talan. Det bör påpekas att inga val till FIM Europes organ står på agendan denna gång. Styrelsen diskuterade agendan till FIM Europes GA, och beslutade om Svemos ställning i dessa frågor. 5

6 5.10 Avgifter tävlingstillstånd (ÅK) Styrelsen fastställer avgifter för tillstånd att få arrangera tävlingar. Styrelsen har i samråd med Idrottsavdelningen eftersträvat att skapa avgifter i grupper, som ska förenkla administration och förståelse för avgifterna. Dessa avgiftsgrupper ska spegla arbetsinsats och omfattning på tävlingsarrangemangen. Styrelsen fastställde tävlingstillståndsavgifter för tiden De nya avgifterna presenteras i NT, Nationellt Tävlingsreglemente Deltagande sporter SM-veckan sommar 2018 (PW) Senast den 30 juni ska ansökan till SM-veckan sommar 2018 i Helsingborg och Landskrona vara inne. Föreslagna grenar att deltaga är Superenduro och Motocross Sprint. Styrelsen beslutade att föreslagna grenar ska ansökas om Endurosektion (PW) Endurosektionen har inkommit med ett tilläggsäskande om sek för anskaffning av utrustning i form av verktyg och annat som behövs för ISDE. Styrelsen beslutade bifalla endurosektionens tilläggsäskande. 6

7 6. Rapporter 6.1 Licensrapport (PW) Licensrapporten för maj månad är fortsatt positiv. Totalt ökade antalet licenser med cirka 900 licenser mot maj Säkerhet (UP/PW) Ulla Peterson rapporterade från Säkerhetsprojektet och senaste mötet med Säkerhetsgruppen. Ett första utkast/arbetsdokument är nu framtaget som beskriver hur arbetet med de säkerhetsrelaterade frågorna ska kunna struktureras. Nästa arbetsmöte kommer att hållas på Svemo tisdag 20 juni. Styrelsen tog del av Ulla Petersons rapport angående hjärnskakningsproblematiken. En plan för hur en förare med förmodad hjärnskakning ska kunna återkomma till sporten är nu framtagen och kallas, "Return to Race" - trappa. Diskussion om hur den ska implementeras pågår nu. Säkerhetsgruppen vill också att samtliga Ledare/ TL/ Domare/ supervisors uppmanas att fylla i Tävlingsrapporterna mer noggrant med avseende på incidenter. Inom säkerhetsarbetet pågår en diskussion om hur skaderapportering, tillfälligt indragning av licens och läkarintyg ska hanteras i framtiden. Det är av högsta vikt att frågan löses och den har därför prioritet i arbetet, det ska dock sägas att den är mycket komplex och svår att lösa på kort sikt. Styrelsen diskuterade ingående säkerhetsproblematiken, och tydliggjorde det arbete som ska utföras samt vilken återrapportering som styrelsen förväntar sig. 6.3 Sektioners och kommitéers projekt (PW) De sektionsprojekt som styrelsen anslagit medel för är nu samtliga i gång i stort sett helt enligt planerna. Erfarenheterna så här långt är mycket positiva. Kontaktpersonerna i styrelsen kompletterade muntligt efter sina kontakter med sektionerna. 6.4 Trialsektionen (TA/PW) Verksamheten fortsätter att ledas från kansliet med hjälp av olika engagerade ledare men utan sektion. Verksamheten fungerar men beslutsmandat och ansvarsfördelning behöver göras om då den nuvarande arbetsmodellen inte fungerar i längden. Arbete med att hitta rätt presoner för att sätta ihop en sektion pågår nu. Thomas Avelin återkommer till VU då namnen är klara och VU kommer då att ta beslut i frågan. 7

8 6.5 RF/Svenska Spel (PW) Svemo har, liksom övriga idrottsförbund som inte har sponsormedel från Svenska Spel, erbjudits möjlighet att genom ett samlande avtal mellan RF och Svenska Spel få ta del av ett ekonomiskt bidrag inom satsningen "Framåt för Svensk idrott" i utbyte mot ett antal marknadsföringsinsatser för Svenska Spel. Det ekonomiska bidraget som erbjudits står inte i rimlig proportion till de åtaganden Svemo skulle åta sig. Svemo har därför tackat nej till att delta i satsningen. 6.6 Rapport RIM (JL, ÅK, TA, PW) De från styrelsen som deltog i RIM (Riksidrottsmötet) kompletterade sina skriftliga rapporter. 6.7 Rapport Svemo Play (PW) I skrivande stund har två omgångar i Allsvenskan körts via Svemo Play. Antalet tittare har inte varit överdrivet stort, men synpunkter som kommit in har varit positiva. Det är naturligtvis "inkörningsproblem", upplägg, teknik och annat som behöver justeras innan vi vill börja marknadsföra det ordentligt. Det löper på som planerat denna testsäsong. 6.8 RIG (TA/PW) Arbetet med att bygga upp nytt RIG i Skövde börjar nu ta form och ge resultat. Planerna på byggnation av den nya motocrossbanan och endurospåret finns nu formulerade och tillståndsansökningar pågår. Den skriftliga rapporten kompletterades muntligt av GS vid mötet. 6.9 Hall of Fame (HL) I likhet med många andra förbund har Svemo varit undermåliga på att ta hand om och hylla våra historiska mästare och profiler som på olika sätt bidragit till Svemos utveckling. Styrelsen bör därför diskutera hur förbundet på olika sätt kan skapa en brygga mellan tidigare generationers förare och profiler och dagens verksamhet. Exempel på aktiviteter kan vara årliga träffar, ett Svemo Hall of Fame, artiklar och reportage i diverse kanaler, m m. Det är önskvärt att styrelsen under året tar fram en lösning för detta Ny utmärkelse (ÅK) Styrelsen har tidigare diskuterat möjligheten att införa en ny utmärkelse inom Svemo. Efter att ha vägt för- och nackdelar mot varandra samt jämfört med de möjligheter som redan finns inom nuvarande sytem har styrelsen kommit fram till att det nu inte är aktuellt att ta fram någon ytterligare utmärkelse. Därmed avslutas frågan tills vidare. 8

9 6.11 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikts- och kontaktpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa styrelsemöte är i Uppsala den 27/ Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Per Westling Håkan Leeman Godkänt via mail Justerare Fredrik Hansson Godkänt via mail