PROTOKOLL STYRELSEMÖTE NR

Transkript

1 1 (7) PROTOKOLL STYRELSEMÖTE NR ( ) Norrköping Deltagare SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Olle Bergman Jörgen Hafström Dag Hjalmarsson Tony Jacobsson Carl-Erik Sörman Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomi Chef GS Koordinator 1 MÖTETS ÖPPNANDE SAMT GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN Mötets ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes med tre tillägg och två ändringar. Tillägg: 5.8 Representant bolagsstämma SPAB 5.9 Kommunikationsplan 5.10 Miljö Ändringar: 6.3 ändrades till: Föreningsnamn 6.7 ändrades till: Brev till styrelsen 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Carl-Erik Sörman valdes att justera dagens protokoll.

2 2 (7) 3 FÖREGÅENDE PROTOKOLL GS Per Westling redogjorde för handläggning av beslut tagna vid tidigare möte. Styrelseprotokoll nr godkändes och lades till handlingarna. 4 RESULTATRAPPORT Ekonomichef Martin Jarl gick igenom resultatrapporten och styrelsen diskuterade särskilt intäktssidan kopplat till tävlingstillstånd och licenser. På kostnadssidan var TA-posten föremål för diskussion. Styrelsen beslutade att en åtgärdsplan för ekonomiska konsekvenser gällande TA måste tas fram. Styrelsen ålägger kansliet att ta fram en åtgärdsplan samt olika handlingsalternativ. Ekonomichef Martin Jarl redogjorde också för eventuell omfördelning av några poster i budgeten som kan göras för att tillgodose revisorernas önskan. Omfördelningen kommer inte ha någon påverkan på Svemos nettobudget. Styrelsen beslutade att genomföra de omfördelningar som Martin Jarl föreslog. 5 ÄRENDEN 5.1 Ansvarsområden (HL) ( Id: 425 ) Styrelsen fortsatte diskussionen om byte av ansvarsområden från förra styrelsemötet. Man beslutade att Dag Hjalmarsson tar följande ansvarsområden; fastighet och säkerhet rundbana. Tony Jacobsson släpper ansvarsområde fastighet och får utökat ansvar gällande TA. 5.2 Ungdomsrepresentant styrelsen (HL) ( Id: 426 ) Styrelsen diskuterade lämpliga namn på ungdomsrepresentanter i styrelsen. Styrelsen beslutade att en uppdragsbeskrivning ska tas fram och sedan ska de olika förslagen på representanter kontaktas. Styrelsen uppdrog åt GS Per Westling att ta fram uppdragsbeskrivning samt kontakta personerna ifråga.

3 3 (7) 5.3 Valberedningens förslag till kommittéer (PW/HL) ( Id: 427 ) Styrelsen beslutade följande namn till kommittéer och nämnder: Barn- och ungdomskommitté: Beslut tas vid nästa styrelsemöte Miljökommitté: Olle Bergman, sammankallande, 1 år kvar Kjell Ericsson, 1 år kvar Bernt Johansson, 2 år Teknisk kommitté: Roger Johansson, 2 år Kenneth Lodnert, 2 år Pär Evensson, 2 år Patrik Löfdahl, 2 år Henrik Rintelä, 2 år Avvaktar med att utse sammankallande. Tävlingskommitté: Anders Lindén, sammankallande, 1 år kvar Jan-Erik Sällqvist, 2 år Per Lennerman, 1 år kvar Björn Andersson, 2 år Utbildningskommitté: Thomas Avelin, sammankallande, 1 år kvar Jörgen Hafström, 2 år Mikael Karlsson, 1 år Disciplin- och besvärsnämnd: Beslut tas vid nästa styrelsemöte 5.4 Skrivelse från SSI gällande dispens från 1-årsregeln (PW) ( Id: 428 ) Styrelsen beslutar att följa SSI s rekommendation. Styrelsen beslutar även att be 3.1-gruppen utreda om regeln ska finnas kvar generellt.

4 4 (7) 5.5 Kalendrar/SR (PW) ( Id: 429 ) GS Per Westling beskrev problemet med att få in regeländringar i tid och vad det får för konsekvenser. Styrelsen diskuterade problemet med att flera kalendrar ännu inte finns i tryck. Styrelsen är överens om att detta är en helt otillfredsställande situation och uppdrog åt idrottsgruppen att begära in tidsplaner för detta av samtliga sektioner. Idrottsgruppen ska meddela styrelsen när tidsplanerna inkommit samt redovisa dessa. 5.6 Ansökan om arrangörsbidrag för EM-final i Trial (PW) ( Id: 430 ) Styrelsen beslutade att stödja EM-finalen i Trial enligt tidigare använd modell det vill säga, hälften av beloppet är ett riskkapital som går tillbaka till Svemo vid vinst och andra hälften av beloppet är sponsring i form av reklammöjligheter för Svemo. Det uppdrogs åt GS att kontakta klubben och ta fram avtal samt förhandla om beloppets storlek. 5.7 Idrottslyftet (JH) ( Id: 431 ) Jörgen Hafström redogjorde för hur arbetet ska läggas upp. Styrelsen beslutade tillsätta den föreslagna gruppen. Styrelsen poängterade vikten av att arbetet genomförs enligt RF s modell. Kansliet ska vara behjälpliga i arbetet. 5.8 Representant bolagsstämma SPAB (HL) ( Id: 432 ) Styrelsen beslutade utse Håkan Leeman att företräda Svemo vid SPAB s bolagsstämma. 5.9 Kommunikationsplan (PW) ( Id: 433 ) Styrelsen beslutade anta ny kommunikationsplan enligt förslag Miljö (OB) ( Id: 434 ) Olle Bergman redogjorde för planerat möte gemensamt med Bilsportsförbundet och efterfrågar i samband med det mera pengar till miljökommittén för genomförande av mötet. Styrelsen beslutade att inga mer likvida medel skjuts till innan det bringats klarhet i hur samarbetet mellan Svemo och Bilsportsförbundet ska se ut gällande miljöarbete. Styrelsen uppdrog åt GS Per Westling att klargöra hur samarbetet ska se ut. Punkten justerades omedelbart.

5 5 (7) 6 RAPPORTER 6.1 Sektionernas budgetering (MJ) ( Id: 493 ) Ekonomichef Martin Jarl redogjorde för de två olika modeller av budgetmallar som han tagit fram. Den ena mallen var den som tidigare använts den andra var förslag på ny modell. Styrelsen diskuterade kring de två modellerna och enades om att ta lite från båda. Martin Jarl uppdras att ta fram ett nytt förslag till nästa styrelsemöte. Styrelsen diskuterade även koordinatorernas roll i det ekonomiska arbetet och hur uppföljningen, som efterfrågats av revisorerna ska kunna förbättras gruppen (ÅK) ( Id: 494 ) Åke Knutsson rapporterade från arbetet med 3.1-gruppen. Arbetsgruppen har nu genomfört sitt fjärde möte. Man fortsätter arbeta med de tre fokusområden som tidigare beslutats: öka enkelheten, öka flexibiliteten, reducera kostnaderna. Att göra verksamheten enklare medför också i vissa falla att avsteg från nuvarande regler kanske måste ske. Detta innebär sannolikt att gruppen i framtiden vill ha ett nära samarbete med bl a Säkerhetsgruppen och Miljökommittén. Arbetsgruppen kommer även eventuellt att träffa koordinatorer och licensavdelningen för att mera ingående diskutera och komma fram till förslag på åtgärder som går att genomföra inom förbundets verksamhetsområden. Gruppen är fortsatt intresserad av att få in förslag för fortsatta arbetet och hoppas på allas hjälp, inte minst distrikt/sektioner. 6.3 Föreningsnamn (ÅK) ( Id: 495 ) Styrelsen diskuterade ansökan från en nybildad klubb. Styrelsen beslutade be klubben tänka över namnet ytterligare en gång då det inte uppfyller RF s krav på ett föreningsnamn och pekar på de regler för klubbnamn som finns inom RF.

6 6 (7) 6.4 Barnkommitté (JH) ( Id: 496 ) Jörgen Hafström redgjorde för arbetet med uppdragsbeskrivningen. Jörgen skall fortsätta med arbetet kring uppdragsbeskrivningen samt bemanning av Barn- och Ungdomskommittén. Punkten ska tas upp för beslut vid nästa styrelsemöte. 6.5 Spark Plug (TJ/PW) ( Id: 497 ) GS Per Westling redogjorde för arbetet med rekrytering av "säljare" inom SPAB. Arbetet pågår och en möjlig lösning finns kommande vecka. 6.6 SSI (PW) ( Id: 498 ) Håkan Leeman informerade om dagsläget inom SSI. 6.7 Brev till styrelsen (HL) ( Id: 499 ) Två brev hade inkommit till styrelsen. Det ena handlade om TA inskickat av Andreas Svensson och det andra gällde dispenshantering inskickat av Mats Ljunggren. Styrelsen diskuterade båda breven och beslutade i det ena fallet att skicka brevet vidare till ansvariga för TA och i det andra fallet att återremitera till sektionen och uppmana dem att ta beslut efter att noggrant övervägt om dispens inte kan lämnas, samt meddela berörda om beslut och orsakerna till det. Punkten justerades omedelbart. 6.8 TA (PW) ( Id: 500 ) Analys av dagsläget inom TA ska skickas till Tony Jacobsson som har ansvarsområde IT/TA. 6.9 Information UK (JH/PW) ( Id: 501 ) Jörgen Hafström informerade om arbetet med ett utvärderingsdokument som utbildare/föreläsare ska kunna använda om de önskar Träffpunkten (PW) ( Id: 502 ) GS Per Westling redogjorde för planeringen inför Träffpunkten som skulle hållas dagen efter styrelsemötet.

7 7 (7) 6.11 Svemo mailadresser (AA) ( Id: 503 ) Styrelsen diskuterade mailadresser för adjungerade i sektioner och komittéer. Styrelsen beslutade att den policy som redan finns gäller. Beslutet justerades omedelbart Gemensam adm-/ekonomitjänst (PW) ( Id: 504 ) GS Per Westling rapporterade från möte med Arbetsförmedlingen gällande eventuell administration-/ekonomistjänst Rapport VM isracing (DH) ( Id: 505 ) Dag Hjalmarsson rapporterade från isracing VM i Uppsala. Tävlingen genomfördes på ett bra sätt, det var bra väder och bra is men bansäkerheten hade en del brister. Förhållandevis ganska få personer i publiken, ca st Fadderrapportering (samtliga) ( Id: 506 ) Samtliga rapporterade från samtal med sina respektive sektioner och distrikt. 7 NÄSTA MÖTE Nästa styrelsemöte är den 18/ i Norrköping. 8 AVSLUTNING Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Justerare Carl-Erik Sörman Godkänt via Håkan Leeman Godkänt via