PROTOKOLL STYRELSEMÖTE Oskarshamn

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE Oskarshamn Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Gäster Roger Clemensson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator Valberedningen 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes. 2. Val av justerare Josefin Lundin valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 5 godkändes och lades till handlingarna. 4. Resultatrapport Styrelsen tog del av ekonomirapporten och kunde konstatera ett plusresultat jämfört med budget. Försäljningen av förarlicenser når inte upp till budget men intäktsbortfallet vägs upp av kostnadsbesparingar jämfört med budget.

2 5. Ärenden 5.1 Ekonomisk diskussion utifrån årets budget (HL/PW/MJ) Ett drygt halvår in i budgetåret kan vi nu se vissa tendenser med ekonomisk påverkan. Den främsta källan till oro är tappet i förarlicenser jämfört med budget och jämfört med föregående år. Samtidigt verkar det som om det finns vissa inbesparingar på några av de större kostnadsposterna. Styrelsen behöver som brukligt föra en diskussion med anledning av det ekonomiska läget för att se om några åtgärder i förhållande till budgeten behöver genomföras. Det bör dock poängteras att förbundet har en stabil ekonomisk situation, och att styrelsen och kansliet löpande har kontroll på förbundets ekonomi. Styrelsen beslutade att det ekonomiska läget inte är tillfredsställande, men beslutade trots detta att inte göra några omedelbara justeringar på kostnadssidan. Styrelsen kommer dock att följa läget löpande så att det ekonomiska läget är under kontroll. 5.2 Åtgärder med anledning av proposition 4 (ÅK/PW) Under arbetet med organisationsutredningen framkom ett flertal förslag på hur man kunde förändra rösträtten vid förbundsmötena. Mera information om detta finns i förbundsmöteshandlingarna. Vid förbundsmötet 14 april 2018 beslutade mötet att uppdra åt Svemo styrelse att analysera detta och ta fram förslag på hur det skulle kunna förändras. Detta arbete ska ske i nära samverkan med distrikten. Styrelsen beslutade bordlägga frågan till nästa styrelsemöte.

3 5.3 Antidopingprogram (PW) Styrelsen tog del av det nya antidopingprogram som sportchefen och idrottsgruppen arbetat fram i samarbete med förbundsläkaren och RF. Styrelsen beslutade anta det föreslagna antidopingprogrammet. 5.4 Licenser inom Norden (HL/PW) I samband med FIM Europé-kongressen i Nantes hölls ett extra insatt nordiskt möte. Huvudfrågan handlade om hur vi i de nordiska länderna hanterar den nya FIM licensen, internt och externt mellan oss. Det visade sig att vi alla har tolkat och/eller implementerat denna licens på olika sätt. Det har under våren/sommaren lett till en hel del frustration hos förare, arrangörer och mellan förbunden. Det är idag oklart huruvida denna licens med åtföljande försäkring kommer att implementeras av FIM eller ej. Helt oaktat detta beslutade det nordiska Management Council att från och med ska vi mellan oss inte begära att förarna, oavsett gren, har denna licens (om det inte gäller EM/VM tävlingar). Vidare beslutades det att vi i samtliga Classic-tävlingar omgående ska informera våra arrangörer att de inte ska begära FIM licens från förare som kommer från våra nordiska grannländer. Styrelsen diskuterade det uppkomna läget och beslutade följa det som diskuterades fram vid det nordiska mötet. 5.5 Roadracing från januari 2019 (TJ/PW) Styrelsen diskuterade alternativ till den temporära, och en gång förlängda, lösningen med inhyrd konsult för drift av verksamheten istället för en sektion. Lösningen har fungerat mycket bra, aktiva och klubbar har varit, och är, mycket positiva till hur verksamheten sköts, framförallt den

4 ökade effektivitet som uppnåtts. Men det finns problem med den nuvarande lösningen som enligt planen ska ändras vid årsskiftet. Styrelsen beslutade uppdra åt Tony Jacobsson, Fredrik Hansson och GS att återkomma med förslag på hur detta ska lösas senast vi styrelsens septembermöte. 5.6 Utbildningsplattform (JG, PW) Kansliet har under en tid arbetet tillsammans med andra idrottsförbund och leverantören Consid för att ta fram en utbildningsplattform där grunden kan användas av samtliga inblandade förbund. Nu står vi inför valet att lägga en faktisk beställning på arbete utifrån offert och information som vi delgivits. Styrelsen uppdrog till kansliet att fortsätta processen med utbildningsplattformen och därmed lägga en beställning enligt offert. 5.7 Utredning snöskoter (PW) Under sommaren genomfördes ett gemensamt möte mellan de olika delarna inom Svemos snöskoterverksamhet, Sinus projektets medarbetare, sektionen, kansliet, TK och styrelsen. En mängd samarbetsfrågor diskuterades och två konkreta områden behöver analyseras och utredas: - Frågan om Svemo ska införa verksamhet inom Watercross, en verksamhet som för närvarande växer i norden. - Frågan om hur Svemos befintliga regelverk kan användas optimalt för att möta de behov som finns för att bredda snöskotersporten och göra den enkel och tillgänglig. Styrelsen beslutade be Åke Fredriksson (TK) att analysera dessa båda frågor, dels vad gäller förväntade effekter, förslag på eventuella ändringar i regelverk samt förslag till regelverk för Watercross specifikt. Styrelsen önskar, om möjligt, få detta material redan till styrelsemötet i september så Svemo har tid att genomföra eventuella ändringar innan säsongen startar.

5 6. Rapporter 6.1 Licensrapport (PW) Styrelsen tog del av licensrapporten. Siffrorna återspeglar tidigare trend. Det största "tappet" återfinns inom klubblicenser motocross, men vi ser samtidigt en mycket glädjande ökning inom andra grenar. Prognosen just nu är att vi stabiliserats på en något lägre nivå än tidigare och att den nivån kommer att finnas kvar i slutet av året. 6.2 Säkerhet (UP) Styrelsen informerades om vad som hänt sedan senaste mötet och även senaste rapporten efter den allvarliga olyckan i Enduro SM i Östersund. Säkerhetsrådet har nästa möte 26 augusti. På det mötet kommer man bl.a. att bestämma vilka huvudområden som rådets medlemmar/sektionerna kommer att arbeta vidare med baserat på bl.a. olycksstatistik. Dagen före kommer man att göra ett studiebesök på Tierp Arena. Svemo har haft en kunskapstest om hjärnskakning på hemsidan och FB Har du hjärnkoll?. Sammanlagt har 257 personer svarat på frågorna och 9 personer har svarat alla rätt på samtliga frågor. Att endast 3,5 % av alla svaren var helt rätt visar på att det finns mycket att jobba med. Att nästan 40% av deltagarna har svarat JA på frågan om de själva har drabbats av hjärnskakning utan att de visste om det visar på att de som har deltagit redan är hög engagerad i ämnet. Det har kommit in 31 mycket bra och tydliga förslag som Säkerhetsrådet kommer att arbeta vidare med. Svemo Krisplan har genomgått en stor revidering och beräknas kunna finaliseras i slutet på augusti. Svemo kommer att ta initiativ till ett internationellt möte om säkerhet där fokus vid mötet kommer att ligga vid motocross. Förhoppningen är att den typen av internationella säkerhetsmöten ska etableras och kunna genomföras även inom andra grenar. Svemo har därför bjudit in FIM Europe att var med och arrangera mötet. Förslaget har mottagits mycket väl av övriga stora nationer i Europa. 6.3 Återrapport tekniska gruppen Tekniska gruppen är sedan förbundsmötet inte en särskilt utsedd arbetsgrupp även om enskilda uppdrag kvarstår. Verksamheten är alltjämt lika viktig som tidigare och budget för verksamheten samt de enskilda teknikernas uppdrag finns kvar som tidigare. I avvaktan på att en samordnare inne på kansliet utses ansvarar sportchefen för den tidigare gruppens gemensamma frågor. När det gäller "allmänna tekniska frågor" ska dessa alltså ställas till sportchefen.

6 6.4 Återrapport proposition 3, distriktsindelning (TA/PW) Styrelsen har, efter beslut av förbundsmötet, tidigare diskuterat hur arbetet med detta ska läggas upp. Då liknande processer pågår i några andra förbund kan det vara klokt att som första steg ta kontakt med dessa och ta del av deras erfarenheter när det gäller både process och mål. Under semestertiden har det varit svårt att få in denna information. Styrelsen beslutade bordlägga frågan i avvaktan på att underlag från övriga förbund inhämtats. 6.5 Rapport från FIM Europe General Assembly (HL/PW) Den 30 juni hade FIM Europe sin årliga General Assembly - denna gång i Nantes i Frankrike. Förvånansvärt få stridsfrågor denna gång, men vår motion om att ändra stadgarna för att stärka de kvinnliga utövarna vållade lite uppståndelse. Valen var ganska okontroversiella, och Wolfgang Srb (Österrike) omvaldes som ordförande. I övrigt hänvisas till GS rapport, som bifogas. 6.6 Rapport från MotoGP i Brno (HL) Ordföranden har besökt Tjeckiens MotoGP i Brno - inbjuden av det tjeckiska förbundet. Resan var givande med tanke på att vi nu har bra koll på den kommande FIM-kongressen och de två kandidaterna till president-posten. Dessutom en konkret diskussion med tjeckerna om framtida samarbete och ett embryo till ett samarbete med spansk roadracing. 6.7 Rapport GP Speedway Hallstavik (JL) Tävlingen genomfördes på HZ Bygg Arena i centrala Hallstavik, arrangör var Rospiggarna SK. Arenan har senaste halvåret genomgått stora förändringar. En helt ny depå har byggts, flera läktare och VIP-del med servering har tillkommit. Att GP blivit möjligt är tack vare klubbens stora engagemang och driv. Förarna och teamen var väldigt nöjda och banan höll bra. Under själva tävlingen var det ytterst få avåkningar och inga skador. Ett mycket gott betyg till bana och förare som körde tufft men inte ojuste. Tävlingen var rakt igenom spännande och bjöd på många snygga omkörningar och tuffa heat. Extra roligt var att Andreas Jonsson fick ett wildcard och kunde därför köra GP på sin hemmabana, publiken var helvilda och Andreas slutade på en tionde plats. En annan förare som också hade publikens stöd var Fredrik Lindgren, han körde otroligt bra tävlingen igenom och det blev extra varmt i svemo-hjärtat när vår svenska förare klev upp på pallen!

7 6.8 Sektionsfrågor (MX, Enduro, Snöskoter) (respektive kontaktperson) Styrelsen diskuterade diverse övergripande frågor och diskussioner som under sommaren uppkommit inom några av grenarna. Inom motocross finns en diskussion som handlar om deltagande i Coupe de l Avenir för barn under tolv år. Här följer Svemo de RF rekommendationer som finns vilket innebär att barn får vara med och tävla utomlands först det år de fyller tolv år. Det finns inom motocrossverksamheten mycket liten acceptans hos framförallt föräldrar för denna regel. Inom snöskoter har det funnits en intern oförståelse och motstånd mellan den traditionella sektionsverksamheten och det nya SINUS projektet. Dessa två delar av snöskoterverksamheten måste "kopplas ihop" på ett mycket starkare sätt inför kommande säsong. En vilja för samverkan kommer att kunna ge betydligt bättre resultat för all verksamhet inom grenen, vilket gynnar förare och klubbar. Inom Enduro har organisatörerna av klassikerna, GGN, Ränneslätt och Stångebro skrivit ett gemensamt brev till styrelsen där man påpekar de brister man upplever i, framförallt det administrativa samarbetet mellan organisatörerna och Svemo sektion, kansli och styrelse. Ett bättre och tydligare samarbete i de här verksamheterna skulle även det gynna alla inblandade parter. 6.9 Information om nästa styrelsemöte (PW/AW) Styrelsen har som mål att under året besöka minst två tävlingar. Styrelsens möte i september kommer hållas i samband med Endurance VM i Frankrike. Anna Wilhelmsson informerade styrelsen om praktiska detaljer inför mötet Reaktioner från sektionerna angående ny budgetprocess (samtliga) Styrelsen diskuterade de reaktioner som styrelsemedlemmarna fått vid arbetet med den nya budgetprocessen. Orsak till, och förståelse för, den nya processen finns, men ovana och osäkerhet kring hur man ska göra har präglat några av diskussionerna vilket försvårat arbetet med framförallt en verksamhetsplan för de fokusområden styrelsen pekat ut. Lärdomar kan dras och förändringar kommer att genomföras så processerna blir enklare i framtiden. Styrelsen gav också GS och kansliet i uppdrag att snarast ställa samman och skicka ut en mall för sektionerna och kommittéernas verksamhetsplaner, som kan underlätta arbetet med planen och den budget som ska kopplas till denna Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikts- och kontaktpersonsområden.

8 7. Nästa möte Nästa möte är i Toulon, Frankrike lördagen den 15 september Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail Justerare Josefin Lundin Godkänt via mail