PROTOKOLL STYRELSEMÖTE Enköping

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSEMÖTE Enköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Fredrik Hansson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes med några undantag. Rapportpunkt 6.4 (Rekrytering kanslipersonal) blev ärendepunkt 5.8. Ärendepunkt 5.9 (Roadracingsektionen) lades till. 2. Val av justerare Ulla Peterson valdes att justera dagens möte.

2 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr godkändes och lades till handlingarna. 4. Resultatrapport Styrelsen tog del av resultatrapporten. Resultatet fortsätter att ligga högt över budgeterat resultat, intäkterna överstiger budget genom ökad licensförsäljning samt ökade bidrag från RF och vi håller kostnaderna inom budget. 5. Ärenden 5.1 Regler för tilldelning av SM (PW) Styrelsen har tidigare bett om ett regelverk för tilldelning av SM. Förarbetet med detta har inneburit att arbetsgruppen tvingats ta ett större grepp och sammanställa ett förslag som beskriver grunden och förutsättningarna för att arrangera SM. Styrelsen diskuterade därför ett förslag som ska utgöra den grenöverskridande basen för att arrangera SM inom Svemo. Under mötet framkom även att det saknas SM-manual för vissa grenar trots att det ska finnas. Sektionerna uppmanas att omgående se över och i förekommande fall sammanställa och publicera en manual. Styrelsen beslutade anta förslaget på kriterier för SM som grund för Svemos verksamhet. Styrelsen beslutade vidare att SM kriterierna ska sändas ut till samtliga sektioner för att få in grenspecifika kommentarer. Grenarnas synpunkter ska vara inne senast 15/ Strategi för försäljning av TA (JG) Svemo har sålt TA-systemet till två andra idrottsförbund. Avsikten har varit att med hjälp av försäljningen hämta tillbaka en del av kapitalet som investerats. Idag finns ett antal övriga intresserade förbund såväl nationellt som internationellt. Ska en försäljning till dessa kunna ske måste både pris och innehåll anpassas. Försäljning av mjukvarusystem är inte förbundets 2

3 kärnverksamhet och kompetens för detta saknas idag. Det finns några alternativ till hur frågan ska lösas och styrelsen diskuterade dessa för att kunna ta ett inriktningsbeslut. Styrelsen beslutade att uppdra åt GS att ta fram och beräkna underlag för tre scenarier: 1. Svemo ska själva driva aktiv försäljning av TA systemet. 2. Svemo ska inte bedriva aktiv försäljning av TA-systemet, men ska i det fall intresse finns hos potentiell köpare själv dedriva försäljning. 3. Accessdata ges uppdraget att bedriva aktiv försäljning av TA systemet. Önskvärt är att beslut ska kunna fattas av styrelsen vid ordinarie möte senast i oktober. 5.3 Tävlingskommittén (ÅK) I samband med SM-tävling Roadracing på Anderstorp Raceway har Tävlingskommittén på flera sätt blivit involverad dels, genom tagna beslut i vädjoärenden, dels genom personligt deltagande (ej officiellt) vid tävlingen och för dessa ageranden fått motta kritik från olika företrädare inom Roadracing. En av kommitténs medlemmar påstås att vid tävlingen ha uppträtt på ett oacceptabelt sätt mot jury och funktionärer. Vid förra styrelsesammanträdet fick Åke Knutsson i uppdrag att utreda sanningshalten i påståendena angående ledamotens uppträdande vid tävlingen. Utredningen kan inte påvisa att ledamoten av Tävlingskommittén uppträtt klandervärt i samband med tävlingen och enligt utredaren saknas grund för de allvarliga påståendena. En intern diskussion med mycket hård ordväxling mellan ledamoten och för tävlingen tillsatt Supervisor har förekommit och handlade om beslut tagit av juryn. Styrelsen beslutade att ärendet ej föranleder någon ytterligare åtgärd från styrelsen. 3

4 5.4 Disciplinära beslut och metoder (ÅK) Vid händelse under senaste tiden har det uppmärksammats att tidigare beslutad ändring ( ) i SPAR kapitel 7, Uppträdande som representant för Svemo, inte skrivits in i SPAR på ett riktigt sätt. Förslaget innebar att stycket om alkohol och droger förändrades samt att ett stycke om brottsligt beteende tillkommit. Styrelsen beslutade uppdra till kansliet att publicera den rätta texten för, SPAR kapitel 7, på hemsidan. 5.5 Nyinstiftat pris till årets funktionär (PW) Att premiera ledare och funktionärer som gör stora ideella insatser är mycket viktigt, trots det glöms det ofta bort. Vid föregående styrelsemöte beslutade styrelsen att avsluta utdelning av Årets funktionär Inge Blanks Minne, men att samtidigt instifta en ny utmärkelse. Styrelsen diskuterade namn och former för detta enligt förslag som inkommit. Styrelsen beslutade instifta en ny utmärkelse för betydande insats att utdelas vid förbundsmötet. Utmärkelsen ska gå till personer eller grupper som genom sitt agerande och engagemang gjort stora insatser för Svemos verksamhet. Styrelsen uppdrog åt Åke Knutsson att formulera statuterna enligt styrelsens diskussion. 4

5 5.6 EM ansökan 2017 Dragracing (JG) Rod N Kustom Racing Club ansöker om att arrangera en deltävling i EM Dragracing Svemo styrelse godkände ansökan från Rod N Kustom Racing Club gällande en deltävling i EM Dragracing EM ansökan 2017 Enduro (ÅK) FMCK Skövde ansöker om EM i Enduro Styrelsen beslutade godkänna ansökan om EM i Enduro Rekrytering kanslipersonal (PW) En rekryteringsprocess har startats för att tillsätta den kommunikatörstjänst som idag är vakant sedan april. Tjänsten är delvis omarbetad och inkluderar även annat än enbart kommunikationsarbete. Målsättningen med denna tjänst är att så snart som möjligt ha en person på plats. Ytterligare en process har startats för att öka kompetensen inom IT området på kansliet. Även denna tjänst har ett bredare innehåll än enbart IT kompetens. Tillsättning av denna tjänst är avhängigt styrelsens inriktningsbeslut i IT/TA området. Styrelsen beslutade uppdra åt GS att utöver att fylla den vakanta tjänsten inom kommunikation även rekrytera ytterligare en person med inriktning mot IT. 5

6 5.9 Roadracingsektionen Roadracingsektionen har vid sitt möte 14 juni 2016 beslutat avsäga sig sitt uppdrag med omedelbar verkan. Styrelsen beslutade acceptera Roadracingsektionens beslut om att avgå. Styrelsen uppdrar samtidigt till GS att snarast återkomma med förslag på fortsatt drift av verksamheten till VU förstärkt med Kontaktperson Roadracing, som med detta får styrelsens uppdrag att fatta beslut i frågan. 6. Rapporter 6.1 Internationella förarförsäkringar (PW) Enligt tidigare styrelsebeslut har nu en licens/försäkring för internationella gästförare tagits fram. I skrivande stund ligger de på tryckeriet och levereras v 24. I början av vecka 25 kommer information om hur de kan beställas och användas av klubbarna att gå ut via hemsida och klubbutskick. Mycket kort kommer denna "International Guest License" att kunna säljas av klubbarna enligt "block modellen" vi använder för ProvaPå-försäkringen. Försäkringen är en tredjemans försäkring/ansvarsförsäkring för förare som tränar och nöjesåker på Svenska banor och kommer från annat land. (Undantag de nordiska länderna om föraren har egen licens i hemlandet). Licensen kommer att kosta 600 kr och vara giltig under 30 dagar. Klubben behåller 300 av de 600 kronorna. Klubben beställer sitt första "block" av Svemo utan kostnad och betalar sedan 3000 kronor för varje nästkommande block. Detta för att klubben skall slippa en initial kostnad vid första köpet. Licensen kommer enbart att gälla under Funktionen av denna licens samt det nya licenssystemet i sin helhet kommer som tidigare påpekats att analyseras under hösten så att eventuella korrigeringar kan göras inför

7 6.2 Utestående budgetar - Isracing/Speedway Budgetar för Isracing/Speedway fanns inte tillgängliga vid mötet. VU förstärkt med Kontaktperson Track Racing kommer därför att granska dessa så fort de inkommit. 6.3 Kommunikation - kartläggning (JL) Med förändrade behov från rörelsen och omvärlden behöver förbundet se över sin kommunikation gentemot medlemmar respektive media/samarbetspartners. Detta är också något som framkommit i den pågående organisationsutredningen samt en SWOT-analys av förbundets kommunikation. Bland annat finns ett behov av närvaro i sociala medier, samt en uppdaterad hemsida för att möta rörelsens önskemål. Styrelsen diskuterade det tillgängliga materialet ingående. 6.4 Motocrossgymnasiet Skövde (PW) Arbetet med den planerade flytten av Motocrossgymnasiet från Tibro till Skövde väcker en del oro vad gäller tidsaspekten. Det finns i skrivande stund inte någon plats utsedd där motocrossbanan och endurospåret ska läggas, och man har från kommunens sida angivit att man inte hinner "ta i frågan" förrän efter sommaren. Att anlägga en ny motocrossbana tar tid särskilt som ambitionsnivån på banbygget ska vara högt. Svemo har kommit överens med AMA (USA) att deras bästa banbyggare ska komma över till Sverige och vara behjälpliga med att rita och bygga banan. Detta bör ske senast i månadsskiftet september/oktober om banan ska kunna vara färdig för användning till sommaren Vi håller fortsatt tät kontakt med ledningen för motocrossgymnasiet för att följa utvecklingen. 6.5 Rapport "Säkerhet" (UP) Styrelsen tog del av Ulla Petersons sammanställning, identifiering av arbetsområden och förslag på aktiviteter inom Svemo säkerhetsarbete. Styrelsen diskuterade ingående säkerhetsarbetet inom Svemo samt de förslag till aktiviteter som Ulla Peterson förberett. 7

8 6.6 Licensrapport (PW) Antalet förarlicenser är alltjämt högt jämfört med samma tidpunkt året innan. En stor del utgörs av den nya Klubblicensen men generellt sett har det skett en allmän ökning både av förare och av så gott som alla andra typer av licenser. Vår bedömning är att detta beror dels på det nya licenssystemet men också på att det finns ett ökat intresse för sporten. Sett ur ett internationellt perspektiv förefaller både verksamheten och förarantalet i Sverige växa betydligt mer än övriga länder för tillfället. Det "tapp" av licenser och förare som började "plana ut" 2014 och sedan vände svagt uppåt 2015 förefaller ha varit ett verkligt trendbrott som inte ännu syns i övriga länder. Det bör också noteras att den största verksamhetstillväxten nu sker i första hand bland nöjes- och träningsåkarna. Tillväxten återspeglas därför inte på ett riktigt sätt i antalet tävlingar och tävlingsdeltagare. Beträffande funktionärslicenser är trenden den motsatta. Antalet har minskat kraftigt de senaste åren och problemet måste bli föremål för analys och åtgärder. 6.7 FIM Försäkringsmöte (PW) FIM hade bjudit in samtliga generalsekreterare till huvudkontoret i Geneve den 15 juni. Svemo närvarade med GS, som ingår i arbetsgruppen. De närvarande länderna fick information om hur det nya försäkringssystemet kan fungera, systemet är bra men FIMs bild av hastigheten vid införandet är alltför optimistisk. Möjligheter och svårigheter kring detta och FIMs nya förslag till licenssystem diskuterades. I grunden är de bägge förslagen mycket bra och om de kan införas på ett genomtänkt sätt kommer våra förare att ha ett betydligt bättre försäkringsskydd när de kör utanför Sverige, samtidigt som hanteringen av de internationella licenserna (FIM samt FIM Europe-licenser) samordnas och förenklas avsevärt. Arbetet med detta har tagit många år och har i grunden drivits av Svemos generalsekreterare Per Westling. Styrelsen uttryckte därför sin stora uppskattning över de arbetsinsatser som gjorts av GS. 8

9 6.8 Tävlingssystem mellan Nordiska länder (PW) Ett möte mellan DMU (Danmark) och Svemo genomfördes på Arlanda fredagen den 27 maj, där Svemo ordförande, GS samt Roadracingsektion medverkade. Avsikten var primärt att diskutera följderna när ett nordiskt land genomför verksamhet i ett annat nordiskt land. Möjligheter, nackdelar och konsekvenser. Efter diskussionen var Svemo och DMU överens om att man inom NMC (Nordiska samarbetet) ska formulera ett regelverk för hur detta ska regleras för att fungera på ett tillfredställande sätt. Svemo gavs uppdraget att formulera ett utkast till detta och sända det till övriga länder så att beslut kan tas vid kommande nordiska möte i Finland i oktober/november. 6.9 Norska förbundet 100 år (HL) Under 2016 firar det norska motorsportförbundet (NMF) 100-årsjubileum. Inbjudningar har gått ut, och förbundet kommer att firas med en mottagning i Oslo Statshus den 5 augusti och en fest i Oslo den 6 augusti. Svemo kommer att representeras av ordförande och generalsekreterare IT - kartläggning (JG) Genom våra nya avtal för IT och TA verkar vi ha fått nya utmaningar inom förbundet. Det finns ett behov av tydliga inriktningsbeslut för hur vi ska arbeta med våra olika IT-frågor. Genom ett aktivt IT-råd har vi möjlighet att ge organisationen detta. Vid styrelsens diskussion kring Jonas Gustafssons rapport beslutade man att tillsammans med Jonas ska Thomas Avelin ingår i ett kommande IT-råd. Thomas får därmed ytterligare ett fokusområde. Istället förs fokusområde Idrottslyftet som Thoms har idag, över till Fredrik Hansson. Styrelsen diskuterade organiseringen av IT inom Svemo ingående, med betoning på inbesparingar och kunskapslyft som en anställd IT-koordinator skulle kunna tillföra. 9

10 6.11 Organisationsutredningen Organisationsutredningen är nu inne i den fas där Distrikten ska analysera sin egen verksamhet och funktion inom Svemo. Detta kommer att ske genom ett antal möten på distriktsnivå under augusti, med svaren på den nu aktuella enkäten som grund. Distriktsanalysen är det första steget av fyra. Därefter ska samma sak göras för sektioner, kansli och förbundsmöte Rapporter från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikt- och kontaktpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa möte är i Uddevalla den 4/ Avslutning Mötet avslutas. Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail Justerare Ulla Peterson Godkänt via mail