Lunchkort Webbtjänst Manual för användning av tjänsten 1.1.2012 1. Inloggning och val av företag... 2 2. Val av företag... 2 3. Val av språk... 3 4. Aktivering och hantering av lunchförmåns beställningar... 4 5. Betalning av lunchförmån... 4 6. Kortinnehavare... 7 7. Betalningsgrupper... 10 8. Lunchkort... 11 9. Företags- och underkonton... 12 10. Rapporter... 13 11. Grunduppgifter... 14 12. Utloggning... 14
1. Inloggning Ingångssidan Inloggningen i webbtjänsten för Lunchkortet sker på adressen https://tyonantaja.lounaskortti.fi Du behöver personliga nätbankskoder för att logga in. Efter identifieringen öppnas antingen första sidan i Lunchkort Webbtjänst eller sidan för val av företag, om du har administratörsbehörighet till uppgifter om flera företag. 2. Val av företag Om du administrerar flera företag i Lunchkort Webbtjänst kommer du efter inloggningen till sidan för val av företag. Välj företag genom att klicka på pilen till höger om namnet. Du kan endast hantera uppgifter om ett företag åt gången. Om du vill byta företag ska du klicka på Byt företag uppe i högra hörnet för att komma till sidan där du kan välja företag. 2
3. Val av språk Fliken Inställningar Som företagsanvändare kan du välja på vilket språk du administrerar Lunchkort Webbtjänst. Om du administrerar flera företag ska du välja språket företagsspecifikt. Gå till Inställningar och välj samtliga företagsanvändare. Klicka på ditt namn, så kan du redigera dina egna uppgifter. På sidan Uppgifter om företagsanvändaren kan du välja mellan språken finska, svenska och engelska. Välj önskat språk i rullgardinsmenyn och klicka på Uppdatera. Du kan också välja språket på samma sätt på sidan Egna uppgifter, som du kommer åt genom att klicka på ditt namn i den övre listen i Lunchkort Webbtjänst. 3
4. Aktivering och hantering av lunchförmånsbeställningar Fliken Aktivering av lunchförmånsbeställningar Kortinnehavarna kan själva beställa lunchförmånen då förmånen erbjuds dem i form av lunchavdrag. Gå till Inställningar och klicka på länken Aktivera beställning av lunchförmån Ställ in gränsvärdena och skriv meddelandet i anslutning till beställning av lunchförmån. Klicka på Uppdatera När en kortinnehavare har beställt lunchförmånen via sin webtjänst, ska företagsanvändaren behandla beställningen i sitt eget användargränssnitt. Du hanterar beställningarna genom att klicka på Beställda lunchförmåner i fältet Betalningar till kortinnehavare. 1. Välj de beställningar som du vill godkänna och klicka på Godkänn valda beställningar. Alternativt kan du avvisa valda beställningar. 2. Efter att du har godkänt de valda beställningarna styr systemet dig till tidsstyring av betalningar. På sidan Godkänn valda beställningar visas totalbeloppet som du håller på att mata in för betalning och du kan välja betalningsdagen. Det förvalda värdet är alltid följande dag. 3. Välj konto från vilka betalningarna ska göras. 4. Lägg till önskat meddelande och klicka på Fortsätt. 5. Systemet ber dig ytterligare att bekräfta tidsstyring av betalningarna. Klicka på Bekräfta när du har kontrollerat uppgifterna. Obs! Om kortinnehavaren eller någon annan företagsanvändare redigerar sin beställning samtidigt som du håller på att godkänna den, får du ett meddelande av systemet och behandlingen av beställningen misslyckas. Systemet för dig tillbaka till sidan Öppna lunchförmånsbeställningar. Fliken Öppna beställningar av lunchförmån 4
5. Betalning av lunchförmån Fliken Kortinnehavare Du kan betala lunchförmånen till kortinnehavarna individuellt, via betalningsgrupper, genom att hämta betalningsuppgifterna från en csv-fil eller genom att använda Beställning av lunchförmån funktionen. Betalningarna görs alltid tidsbestämt, den tidigaste betalningsdagen är följande dag. Betalningarna kan tidsbestämmas till slutet av följande år. Betalningarna kan göras antingen genom att betala värdet på den dagliga lunchförmånen och antalet dagar eller genom att betala den totala summan. När betalningen är gjord kan den returneras inom 7 kalenderdagar. Betalningen returneras alltid kortinnehavarspecifikt med angiven orsak som syns på kortinnehavarens kontoutdrag. Till enskild kortinnehavare Hämta uppgifterna om kortinnehavaren Fyll i betalningsuppgifterna nere på sidan i fältet Betala på kortinnehavarens konto och klicka på Tidsstyr betalningen. 5
Fliken Betalningsgrupper ll betalningsgrupp Hämta uppgifterna om betalningsgruppen. Fyll i uppgifterna i fältet Gör en ny betalning. Du kan betala samma summa till alla som hör till betalningsgruppen eller redigera gruppens betalningar innan de går till betalning. Från csv-fil Du kan betala lunchförmånen genom att hämta betalningsuppgifterna från en csv-fil. Betalning från filen startas på Lunchkort Webbtjänsts förstasida i fältet Betalningar till kortinnehavare. Tjänsten instruerar hur betalningen ska göras steg för steg. I webbtjänsten kan du också läsa en detaljerad instruktion för betalning från fil. Avbrytning av betalning Om betalningen av lunchförmånen måste avbrytas till exempel på grund av längre frånvaro från arbetsplatsen 1. Ska du hämta uppgifterna om den berörda kortinnehavaren. 2. Klicka på Avbryt betalningarna i fältet Kortinnehavarens status uppe till höger på sidan. Betalningen av lunchförmånen avbryts då temporärt, men kortinnehavaren kan använda saldot som redan betalats på kortet på normalt sätt. Obs! Betalningen kan inte avbrytas om det finns framtida tidsbestämda betalningar till kortinnehavaren. I sådana fall kan du antingen återkalla betalningarna eller vänta på betalningsdagen innan du avbryter betalningen. När betalningarna avbrutits syns knappen Ta bort betalningsavbrott i fältet Kortinnehavarens status. Du kan återkalla avbrottet i betalningen genom att klicka på knappen. 6
6. Kortinnehavare Fliken Sök kortinnehavare Sökning av kortinnehavare Du kan hämta kortinnehavare antingen på startsidan eller med sökningen som finns på fliken Kortinnehavare. Du kan söka kortinnehavare med följande sökkriterier: Kortinnehavarens för- eller efternamn, skriv minst två bokstäver i fältet. Kortinnehavarens personbeteckning, skriv hela personbeteckningen i sökfältet. Kortinnehavarens kund-id, skriv hela koden i sökfältet. Kortinnehavarens företagsinterna kod, skriv hela koden i sökfältet. betalgruppens namn. Namnet på företagets konto. Du kan även se alla kortinnehavare samtidigt som du har rätt att administrera. Systemet visar antalet kortinnehavare på fliken Kortinnehavare. 7
Du kan välja hur många kortinnehavare som ska visas samtidigt. Välj antalet kortinnehavare (10, 20, 50, 100, samtliga) i rullgardinsmenyn Visa kortinnehavare. Sökresultatet kan sorteras enligt följande: efternamn förnamn kund-id internt företags-id konto betalningsgrupp status. Fliken Kortinnehavare 8
Sökresultatet inklusive lista visas som förval i alfabetisk ordning enligt efternamnet. Genom att klicka på för- eller efternamnet får du fram kortinnehavarens uppgifter. Om du klickar på kontots namn, kommer du till kontouppgifterna. Genom att klicka på betalningsgruppens namn får du upp betalningsgruppens uppgifter. Uppdatering av uppgifter om kortinnehavare Uppgifterna om kortinnehavare uppdateras i avsnittet Uppgifter om kortinnehavare på sidan för kortinnehavare. Börja uppdateringen genom att klicka på Uppdatera. Du kan uppdatera kortinnehavares grunduppgifter samt företagskonto, underkonto eller betalningsgrupp till vilken kortinnehavaren är ansluten beroende på din användarbehörighet. Du kan också lägga till eller radera kortinnehavare från en betalningsgrupp. Ändrade, raderade eller tillagda uppgifter sparar du genom att klicka på Uppdatera nere till höger på sidan. Om du inte vill spara uppdateringarna ska du klicka på Tillbaka nere till höger. Radering av kortinnehavare När en kortinnehavares arbetsförhållande upphör kan personen raderas från Lunchkort Webbtjänst. Ta fram uppgifterna om kortinnehavaren. Klicka på Ta bort kortinnehavaren. Om det finns framtida tidsstyrda betalningar till kortinnehavaren måste du återkalla dem innan du kan ta bort kortinnehavaren. Om lunchförmånen betalats till ett för stort belopp kan den återbetalas inom 7 dagar från betalningen av förmånen. Därefter måste dessa belopp debiteras från lönen eller på annat sätt. Efter raderingen kan saldot på kortkontot användas i 30 dagar, varefter saldot förfaller. 9
7. Betalningsgrupper Fliken Betalningsgrupper Bildande Användningen av Lunchkort Webbtjänst förutsätter inte att man bildar betalningsgrupper. Du kan ändå bilda betalningsgrupper för att underlätta betalningen av lunchförmånen till liknande grupper. Bildande av en betalningsgrupp Börja med att klicka på Lägg till ny i kolumnen Betalningsgrupper på förstasidan i Lunchkort Webbtjänst. I webbtjänsten kan du också läsa en detaljerad instruktion för betalningsgrupper. Bilda en betalningsgrupp 1. Ange ett namn för betalningsgruppen. 2. Välj konto till vilket betalningsgruppen ansluts. 3. Definiera de förvalda betalningsuppgifterna. 4. Lägg till kortinnehavare i betalningsgruppen genom att klicka på Lägg till kortinnehavare i gruppen. Uppdatering av uppgifter Välj den betalningsgrupp vars uppgifter du vill redigera. Klicka på Uppdatera i fältet Uppgifter om betalningsgruppen. Du kan uppdatera betalningsgruppens namn de förvalda värdena på lunchförmånen företags- eller underkontot som betalningsgruppen hör till radera eller lägga till kortinnehavare Du kan också radera en betalningsgrupp om den inte har några framtida tidsbestämda betalningar. Radering OBS! Du kan inte radera en betalningsgrupp om kortinnehavarna i gruppen har framtida tidsbestämda betalningar. Du kan radera en betalningsgrupp på fliken Betalningsgrupper. 1. Välj först den betalningsgrupp som du vill radera. 2. Klicka på Ta bort betalningsgruppen nere till vänster. 3. Bekräfta raderingen på sidan Ta bort betalningsgruppen? 4. Om det finns framtida tidsstyrda betalningar för betalningsgruppen, ber tjänsten dig först återkalla betalningarna. 10
8. Lunchkort Fliken Beställ ett nytt kort Beställning Du kan beställa flera kort på förstasidan i Lunchkort Webbtjänst. 1. Klicka på Beställ och förnya kort. 2. Du får en förteckning över alla de kortinnehavare som inte har giltigt kort eller vars kort måste förnyas. 3. Välj de personer för vilka du vill beställa ett kort och klicka på Beställ till valda. 4. Kontrollera uppgifterna och bekräfta beställningarna. För enskilda kortinnehavare kan du beställa kortet på kortinnehavarens egen sida. 1. Klicka på Beställ ett nytt kort. 2. Kontrollera uppgifterna och bekräfta beställningen genom att klicka på Beställ. Förnyat kort Du får fram en förteckning över de personer vars kort måste förnyas genom att klicka på Beställ och förnya kort på första sidan i Lunchkort Webbtjänst. Välj de personer för vilka du vill beställa ett kort och klicka på Beställ. Förkommet kort Om kortinnehavaren har tappat sitt kort ska Luottokunta meddelas om det tfn 0800 124 00 Saldot på kortkontot överförs till ett nytt kort som du kan beställa enligt anvisningarna ovan. I webbtjänsten finns också en detaljerad beskrivning av beställning av Lunchkort. 11
9. Företags- och underkonton Fliken Konton Saldouppgifter Saldona på företagskontot och underkontona syns på två ställen 1. På förstasidan i Lunchkort Webbtjänst. 2. På fliken Konton. I kolumnen Kontots saldo syns hela kontosaldot, medan kolumnen Disponibelt saldo även beaktar täckningsbokningen för tidsstyrda betalningar till kortinnehavarna. Om framtida tidsstyrda betalningar kommer att betalas ser du summan i den separata kolumnen Reserverat saldo på fliken Konton. Kontoöverföringar Du kan göra kontoöverföringar mellan företagskontot och underkontona enligt det disponibla saldot och din användarbehörighet. Kontoöverföringarna görs på fliken Konton. 1. Välj käll- och målkonto samt summa som ska överföras. 2. Saldona uppdateras omedelbart efter att transaktionen sparats. 12
10. Rapporter Fliken Kontoutdrag Kontoutdrag Du hittar kontoutdragen för företagskontot och eventuella underkonton på fliken Konton. Välj datumintervall för de transaktioner du vill granska. På kontoutdraget visas kontoöverföringar från andra konton samt betalningar till och återbetalningar från kortinnehavare. Huvudanvändarens funktioner Kontoutdrag i csv-format Huvudanvändaren kan överföra kontoutdraget i en csv-fil och spara den i sin terminal. Csv-tabellen som används i hämtningen av betalningsuppgifter kan även redigeras för löneadministrationens behov. En filmall kan laddas ned från Lunchkort Webbtjänst. Faktureringshistorik Huvudanvändaren kan använda faktureringshistoriken till exempel för kontroll av faktureringsgrunden. Faktureringshistoriken finns på fliken Företag. Klicka på Faktureringshistoria. Du kan kontrollera faktureringsuppgifterna antingen i tjänsten eller ladda ner dem som en Excelfil: kryssa för de fakturor du vill kontrollera och klicka på Ladda valda. 13
11. Grunduppgifter Företag Namnet på företaget som administreras syns hela tiden uppe till vänster i tjänsten. De uppgifter som sparats för företaget ser du på fliken Företag. Om du upptäcker fel i företagets uppgifter eller det sker ändringar i dem ska du meddela om det till Lunchkort Kundtjänst lounaskortti@luottokunta.fi tfn (09) 6964 607. Användare Du kommer åt dina egna uppgifter genom att klicka på ditt namn i den övre listen i Lunchkort Webbtjänst. Om dina uppgifter har förändrats ska du meddela Lunchkort Webbtjänsts huvudanvändare om det. 12. Utloggning Du loggar ut ur Lunchkort Webbtjänst genom att klicka på Logga ut uppe till höger. Tjänsten loggar automatiskt ut användaren om tjänsten inte används på 15 minuter. 14