Befattningar vid Följande är en sammanfattning av de arbetsbeskrivningar som gäller för tjänstemännen vid Umeå studentkår. Underlaget är till för att förenkla och underlätta för förtroendevalda att veta vad som förväntas och på vilket sätt tjänstemännen är resurser i de förtroendevaldas arbete. Kontaktlista Lars-Göran Bokeskog Kanslichef, ekonomifrågor Tel: 090-786 90 07 Mail: bokeskog@umeastudentkar.se Ulrika Hoffrén Kanslist, medlemsservice Tel: 090-786 90 00 Mail: medlemsavgift@umeastudentkar.se Mail: adressandring@umeastudentkar.se Mail: ovrigafragor@umeastudentkar.se Mail: exchangestudent@umeastudentkar.se, Handläggare Kempe Tel: 090-786 90 03 Mob: Mail: Mail: kempe@umeastudentkar.se Veikko Karjalainen Kamrer, ekonomifrågor Tel: 090-786 90 09 Mail: veikko@umeastudentkar.se Henrik Bjelkstål Informationssekreterare, marknadskoordinator Tel: 070-308 72 11 Mail: henrik.bjelkstal@umeastudentkar.se Tommy Bäckström Kontorsvaktmästare, post och kopiering Tel: 090-786 90 05 Mob: 073-026 01 22 Sidan 1 av 7
Kanslichef (100%) Personalledning - Leda och fördela arbetet för kårens anställda - Ansvara/ medverka i rekryteringar - Företräda arbetsgivaren (kårstyrelsen) i löneförhandlingar och andra avtalsenliga förhandlingar. - Sakkunnig inom det arbetsrättsliga området. Personaladministration - Ansvara för löneadministration, personalförsäkringar och skatter - Ansvara/ samordna rehabiliteringsärenden. - Ansvara /samordna åtgärder beträffande arbetsmiljö- och jämställdhetsfrågor. - Ansvara/ samordna ärende rörande personalvård o personalförmåner. - Ansvara/ samordna personalmöten, personalkonferenser och kompetensutveckling. Ekonomistyrning - I samråd med ordförande upprätta budget. - Ansvara / samordna löpande månadsrapporteringar till presidiet/ styrelsen. - Ansvara för upprättande av bokslut - Ansvara / samordna upprätthållande av attest-och betalningsrutiner - Ansvara för inköp av material för kansliets löpande verksamhet. - Ansvara för arkivering av kårens (ekonomiska) avtal. Utredningar/Övrigt - Samordna utredningar / information ang. ekonomiska och juridiska frågor. - Administration av Kårhusstiftelsen inkl. budget, redovisning och bokslut. - Sekreterare för Kårhusstiftelsen innebärande mötessekreterare och protokollsskrivning. - Ekonomisk administration inkl. budget, redovisning och bokslut avseende stiftelsen JC Kempe Minnes Stipendiefond. - Nyckelansvarig US lokaler Sidan 2 av 7
Kanslist (100%) Medlemsservice/kårexpedition - Hantering av medlemsärenden, besvara telefonförfrågningar och betjäna studenter över disk i enlighet med av kårfullmäktige fastställt reglemente. - Viss försäljningsverksamhet, t-shirts, pins, kårband m.m - Registervård och urvalsbeställningar från US medlemsregister och Ladok. - Handläggning av förfrågningar från universitetets institutioner. - Registrering av betalning av kåravgifter, adm. av återbetalningar/korrigeringar. - Utgöra kontaktperson gentemot dataregisterleverantör avseende system o funktion. - Avstämning av kontantkassa. - Ansvara/ samordna utskick till studerande/ medlemmar. - Ansvara för inkommande utbytesstudenter. - Ansvar för distansrumslista. - Utgöra valvakt av valurna på expeditionen (vid kårval) - Medverka vid uppdatering och utformning av information vid utskick till institutioner och medlemmar. - Ansvara/samordna att hemsidan och medlemsportal uppdateras med aktuell medlemsinformation. - Vid förfrågan vara behjälplig vid utvecklande (innehåll o upplägg) av kårens hemsida. - Arbetsledning av extrapersonal på expeditionen. - Underlag/ utredningar rörande reglemente, kåravgifter o statistik. - Svarar på förfrågningar och gör urval gällande medgivandetjänsten - Att verka för att expen aktivt arbetar med medlemsvärvning. Sidan 3 av 7
(100%) Organisationsstöd - Ansvara för utskick/ distribution av kallelser och handlingar till KS och KF. - Att vara mötessekreterare vid AU, KS samt KF sammanträden. - Att ansvara för och arkivera protokoll från dessa möten. - Handha register över valda ledamöter till nämnder och styrelser. - Ansvara för att förvara lagtexter, handböcker, tidskrifter, remisser/remissvar samt utredningar där har ett intresse. - Att tillsammans med presidiet ansvara för överlämning gentemot tillträdande presidium samt introduktion av förtroendevalda. - Att vid behov medverka vid utbildning till nya presidiet och KS gällande kårens/universitetets organisation och historia samt i nationella utbildningsfrågor. - Utbildning och organisatoriskt stöd gentemot sektioner/ föreningar. ex. mottagningsutbildning. - Att fungera som sekreterare i GUTBEV, STUDSOC och DOKSEK samt att vara sammankallande för den sistnämnda, valnämnden samt ev. sektionsråd. Verksamhetsstöd - Vara presidiet behjälplig vid utarbetande av remissvar och debattartiklar samt utarbeta beslutsunderlag till AU och KS. - Bevaka frågor som behandlas och handläggs av UMU:s styrelse och ledning, samt vara stöd för våra representanter i universitetets styrelser och nämnder. - Tillsammans med presidiet ansvara för initiering och genomförande av utredningar och projekt. - Medverka i arbetet med verksamhetsplan och prioriteringar. - Att utforma och till viss del skriva verksamhetsberättelsen. (sept/okt) Kempenämnden SJCKMS Övrigt - Att registrera och arkivera inkommande ansökningar. - Att administrera utskick, nämndens mötesverksamhet, såsom kallelser, lokalbokning, luncher samt protokoll avseende AU och styrelse. - Att besvara frågor och inkommande brev angående fonden. - Utskick av besked till samtliga sökande. - Att utforma marknadsföringsmaterial. - Att tillsammans med Marknadskoordinator och Infoansvarig utveckla medie- och kommunikationsstrategier. - Att tillsammans med valnämnden utforma relevant marknadsföringsmaterial. - Att utarbeta underlag gällande samordning inom US, ex. gemensamma system inom hela kårstrukturen. Sidan 4 av 7
Informationssekreterare (80%) Organisationsstöd - I samråd med presidiet utveckla medie- och kommunikationsstrategier. - Utveckla och komma med förslag på nya informationskanaler. - Ansvara för utredningar och framtagande av underlag för US informationsverksamhet. - Att handha US grafiska profil och vid behov göra ändringar i denna. - Att tillsammans med presidiet ansvara för överlämning gentemot tillträdande presidium samt introduktion av US informationsverksamhet för förtroendevalda. - I samråd med presidiet och övrig personal utveckla US organisation för medlemsvärvning. - Planera och genomföra utbildningar i marknadsföring och medlemsvärvning för förtroendevalda. Verksamhetsstöd - Vara presidiet och förtroendevalda behjälplig vid planering av informationsinsatser och framtagande av grafiska produktioner. - Ansvara för layout och uppdatering av US webbplatser/digitala informationslösningar samt administration av e-post adresser. - Ansvara för layout och utskick av E-kårren/nyhetsbrev samt kontinuerlig utveckling/uppdatering av densamma. - Ansvara för layout och marknadsföring för Headhunt. - Ansvara för schemaläggning av informationsinsatser som kräver bemanning. - Genomföra US informationsverksamhet enligt gällande kommunikationsplan. - Samordna bokning, schemaläggning och layout av US dörrpratare och anslagstavlor. - Stödja kårsektioner och kårföreningar i deras informationsverksamhet. Marknadskoordinator (20%) Externa relationer - Ombesörja kontinuerlig kontakt mellan externa företag och US, samt aktivt bedriva försäljning mot presumtiva samarbetspartners ex. partnerdagar. - Ansvara för annonsförsäljning/sponsring för US arrangemang för samarbetspartners. - Att för varje termin ta fram halvårsplaner över vilka försäljningsinsatser, gentemot vilka företag och erbjudanden som ska göras, för att kunna nå det ekonomiska målet att denna del av tjänsten (f.n. 20%) ska vara självfinansierad. Samt göra uppföljning av dessa planer. - Efter godkännande, för US räkning kunna sälja insatser när det gäller grafisk produktion/layout till närstående delar av kåren ex. headhunt, radion, vertex, kårval samt layout/administration av Campuskortet. - I samråd med US presidie utveckla nya medlemsförmåner med externa parter. - Vid behov stödja kårsektioner och kårföreningar i deras samarbeten med externa parter. Sidan 5 av 7
Kamrer (100%) Kontohantering - Kontering och registrering av fakturor - Kund och Leverantörsreskontra (uppföljningssystem, bevaka in- och utbetalningar, påminnelseutskick och inkassohantering) - Daglig bokföring avseende - Administration av akutlånefonden (utbetalningar, bokföring och krav) - Likviditetskontroll och likviditetskalkyler - Månadsvis avstämning av balansräkningen konton. - Biträda kanslichef och ordförande med bl.a. information om kontohistorik - Uppdatera budget/tilläggsbudget i ekonomiprogram (XOR). - Fördelning av porto/fotokopior/telefonkostnader. - Att ta fram underlag för samt sammanställa månadsrapporter - Tillsammans med kanslichef utarbeta kvartalsrapporter och bokslut Sidan 6 av 7
Kontorsvaktmästare (50%) - Posthämtning/ sortering dagligen (även lokalpost) - Frankering av post, vilken lämnas för posttransport senast 11,30 - Fylla i frankeringslistor och se till att förbrukat belopp finns inbetalt - Daglig och veckovis avstämning av frankeringsmaskin - Skyltning av VK och VF samt NV i samhällsvetarhuset. - Leverans av papper och material till expedition och kopieringsrum. - Ansvara för pappersåtervinning från kontorsrum/ exp/ personalrum/ kopieringsrum. - Tillse att det är ordning och reda i korridoren. - Fylla på papper, byte av toner och annan lättare service på US kopiator / studentkopiatorer. - Tömning av återvinningslådor i personalrummet. Sidan 7 av 7