008 01 5 Hej, I detta dokument finner du en anpassad modell för projektstyrning. Modellen kan ses som en sammanfattning av de viktigaste moment som ingår i de mer omfattande projektstyrningsmodeller som används ute i industrin. Vår projektmodell passar för mindre omfattande projekt, exempelvis medelstora forskningsprojekt som ingår i universitetskurser. Vi hoppas att vår modell ska hjälpa dig att styra dina forskningsprojekt under din utbildning. I denna anpassade modell är bl.a. moment som riskanalys, intressentanalys, kommunikationsplan och tidsbudget borttagna. I bilaga 1 finns ett exempel på projektdokumentation. Du kan se det som ett förslag på hur dokumentationen skulle kunna se ut om man följde projektmodellen som beskrivs i Bilaga 1 ( Att arbeta i forskningsprojekt ). Naturligtvis kan man utforma rapporten på andra sätt också. Lycka till! Maria och Krister 1
008 01 5 Att arbeta i forskningsprojekt Syftet med att organisera en verksamhet är att uppnå ökad effektivitet. Här beskrivs en anpassad modell för att effektivisera arbetet med ditt (forsknings ) projekt. Arbete inom projekt kan ofta delas in i tre faser. 1) Man inleder med att planera och strukturera det kommande arbetet. ) Därefter utför man det man ska enligt planen. 3) Man avslutar projektet genom att utvärdera, sammanställa relevanta dokument och överlämna resultatet till beställaren. 1. Planering av projekt Uppdrag Här beskrivs det uppdrag som projektet har fått av beställaren i ett skriftligt dokument. Det bästa är att exakt kopiera beställningen. Om ytterligare uppgifter tillkommer läggs dessa till. OBS! Spara den föregående versionen också! Projektet bör dessutom ges ett tydligt namn (om detta inte redan finns). Förstudie Det är lämpligt att tänka över projektet innan man sätter igång med genomförande. Detta minskar osäkerheten runt projektet. Resultatet från förstudien sammanfattas i ett skriftligt dokument. Exempel på frågeställningar som kan vara lämpliga att behandla är: Är problemställningen riktig? Vad är målet/målen med projektet? Vilka är våra resurser (tid, pengar, arbetskraft, etc)? Har vi rätt förutsättningar? Vilka avgränsningar finns? Etc. Organisation Arbetet fördelas inom projektgruppen och projektledare utses. Vem gör vad? Hur utnyttjar vi bäst projektmedlemmarnas färdigheter och möter deras personliga mål? Organisationen sammanfattas i ett skriftligt dokument. Projektledaren har en tydlig roll. Denne samordnar arbetet och gör löpande projektuppföljning mot projektplanen (se nedan). Projektledaren ser också till att resultatet levereras till beställaren inom utsatt tid.
008 01 5 Projektplan En projektplan kan liknas vid byggplanen/ritningen som du har när du skall bygga ett hus. I nästan alla projekt dyker det upp nya intressanta frågeställningar på vägen. När detta händer är det bra att ta fram projektplanen och läsa vad man har skrivit. Lämpligen innehåller projektplanen vilka aktiviteter som ska utföras, vem som ska göra det och när. Projektplanen sammanfattas i ett skriftligt dokument, exempelvis i form av en tabell: Aktivitet Ansvarig Tid 1 Tid Tid 3 Tid 4 Aktivitet 1 N.N. X X Aktivitet P.P. X X X X Aktivitet 3 Ö.Ö. X Ibland finns det tunga skäl att projektplanen måste ändras under arbetets gång. Projektplanens viktigaste uppgifter är att sätta gränser för projektet.. Genomförande av projekt Under genomförandet är det projektledarens uppgift att leda projektgruppen mot målet. Delresultat dokumenteras. Detta görs lämpligen skriftligen i ett laborationsprotokoll som ligger till underlag för den slutliga vetenskapliga/tekniska rapporten. Åtgången tid för olika moment och projektmedlemmar dokumenteras i en tidsdagbok. 3. Avslutning av projekt Utvärdering Både de vetenskapliga/tekniska resultaten och projektgenomförandet ska utvärderas. De vetenskapliga/tekniska resultaten utvärderas som vanligt, d.v.s. felkällor, approximationer, etc. diskuteras. Detta sammanställs i den vetenskapliga/tekniska rapporten. För att underlätta för kommande projekt är det viktigt att också dra lärdomar av genomförda projekt. Projektgenomförandet utvärderas därför separat. Här funderar man över vad som fungerat bra / dåligt i själva processen. Exempel på frågeställningar kan vara: Hur fungerade projektplanen? Hur fungerade arbetsfördelningen? Hur fungerade projektledningen? Vad kan vi förändra till nästa gång? Vad ska vi behålla till nästa gång? Etc. Resultat från denna utvärdering sammanfattas skriftligen i en s.k. självvärdering. 3
008 01 5 Överlämning När projektet är genomfört och resultatet infört ska det överlämnas till beställaren i enlighet med vad som sades i specifikationen av uppdraget. Vetenskaplig/teknisk rapport inlämnas. Vidare inlämnas en kortfattad rapport om projektarbetet. I denna ska ingå följande (som också beskrivits ovan): Uppdragsspecifikation Resultat från förstudie Organisationsplan Projektplan Tidsdagbok Självvärdering 4. Några goda råd för projektarbetet I allt projektarbete går dokumentation som en röd tråd. Det är viktigt att skaffa sig goda rutiner när det gäller dokumentation. Exempel på goda rutiner som vi vill föra fram är: Alla dokument skall ha sidhuvud (eller sidfot) med uppgifter om var dokumentet hör hemma, vilken som utfärdat det, datum samt sidnumrering och antal sidor. Använd kalkylblad (ex.vis EXCEL) eller andra beräkningsprogram när du dokumenterar mätresultat och projektdata exempelvis tidsredovisning som skall processas. Håll ordning på dokumenten. Gör klart vilka dokument som skall sparas, vilka som är originaldokument och hur de skall sparas under studietiden. 4
008 01 5 Bilaga 1 Exempel på projektdokumentation: Utveckling av förenklad modell för projektstyrning Uppdragsspecifikation I den nya utbildningsplanen för Teknisk fysik, som gäller fr.o.m. 001 07 01, framgår att studenterna i sin examen ska ha kurser inom projektledning och projektarbete. För att kunna ge studenterna möjlighet att uppfylla detta examenskrav måste kurser ny och vidareutvecklas. Avancerade projektarbeten måste ingå i kurserna och dessa projekt ska styras enligt en dokumenterad projektmetodik. En modell för projektstyrning av medelstora forskningsrelaterade projekt ska tas fram. Vidare ska dokumentmallar och projektexempel utarbetas. Beställare av projektet är programrådet för Teknisk fysik. Uppdragstagare är Maria Hamrin och. Arbetet ska vara klart 008 01 8. Resultat från förstudie En inventering av lämpliga kurser på programmet som redan i nuläget innehåller bra projektmoment gjordes. Två kurser visade sig direkt vara relevanta för användande av en förenklad projektmodell. Dessa är: Beröringsfria mätmetoder och Tillämpad digital signalbehandling. Projekten inom dessa kurser kommer att fungera som typexempel på medelstora forskningsrelaterade projekt som nämnts i beställningen. Enligt förstudien ska dokumentmallar och projektexempel utarbetas. Projektgruppen finner att projektexempel och dokumentmall kan sammanfattas i samma dokument. Personer med erfarenhet inom projektstyrning kontaktades för bakgrundsinformation och insamling av material. Väldigt lite material inom styrning av forskningsprojekt hittades. Lämplig generell litteratur inom området är: Projektledning, Bo Tonnquist, Bonnier, 005. Organisationsplan Maria är projektledare och ansvarar för inläsning av material och framtagande av utkast förenklad modell för projektstyrning. Krister agerar bollplank (aj!). 5
008 01 5 Exempeldokument arbetas fram gemensamt. Projektplan Maria och Krister planerar att ägna 10 timmar var åt arbetet inom projektet. Tidpunkt Aktiviteter Kommentar/förklaring Mån 08011 Förstudie påbörjas (MH+KW) Brainstorm (MH+KW) Tis 0801 Litteraturstudie (MH) Ons 08013 Utkast på projektmodell (MH) Respons på utkast (KW+lärare+studenter) Projektmöte 1 (MH+KW) Övriga projektmöten bokas in allt eftersom denna vecka. Mötet hålls kl 15. Tor 08014 Modellförbättring (MH) Exempeldokument påbörjas (MH+KW) Fre 08015 Exempeldokument skrivs (MH+KW) Respons (KW) Slutrapport påbörjas (MH) Lör 08016 Exempeldokumenten slutförs (MH+KW) Rapportarbete (MH) Sön 08017 Rapport färdigställs (MH) Överlämning (MH) Tidsdagbok () Tidpunkt Aktiviteter Total tid (timmar) Mån 08011 Förstudie påbörjas, 1 tim Brainstorm, 1 tim Tis 0801 Ons 08013 Respons på utkast, 1 tim Projektmöte 1, 1 tim Tor 08014 Exempeldokument påbörjas, 1 tim 1 Fre 08015 Exempeldokument skrivs, 1 tim Respons, 1 tim Lör 08016 Exempeldokumenten slutförs, 1 tim 1 Sön 08017 Summa: 8 6
008 01 5 Tidsdagbok () Tidpunkt Aktiviteter Total tid (timmar) Mån 08011 Förstudie påbörjas, 1 tim Brainstorm, 1 tim Tis 0801 Litteraturstudie, 1 tim 1 Ons 08013 Utkast på projektmodell, 1 tim Projektmöte 1, 1 tim Tor 08014 Modellförbättring, 1 tim Exempeldokument påbörjas, 1 tim Fre 08015 Exempeldokument skrivs, 1 tim Slutrapport påbörjas, 1 tim Lör 08016 Exempeldokumenten slutförs, 1 tim Rapportarbete, 1 tim Sön 08017 Rapport färdigställs, 1 tim Överlämning, 1 tim Summa: 13 Självvärdering Förundersökningen kunde ha tilldelats fler timmar och gjorts mer omfattande. Den bristfälliga undersökningen gjorde det svårt att följa projektplanen, men problemen var inte så stora så att vi inte kunde möta deadline. Litteraturstudien skulle ha effektiviserats genom att fördelas mellan projektmedlemmarna. Tidsdagböckerna visar att vi inte lyckades planera tidsåtgången i förväg för projektmedlemmarna. Den totala tidsåtgången skattades emellertid bra. Vår teknik att boka in möten allt eftersom fungerade bra. Arbetsuppdelningen fungerade också bra. Lärdomar från självvärderingen att använda i kommande projekt Att vara grundligare med förstudiearbetet. 7