Datum 2013-09-02 VÄRMEKs legala bas VÄRMEK agerar inom lag om upphandling för försörjningssektorn (LUF). LUF:en är något mer flexibel än LOU men omgärdas ändå av strikta regler. Upphandlande enheter/myndigheter kan t.ex. välja mellan upphandlingsförfarandena, vilket medför att förhandlat förfarande alltid är tillgängligt. Dessutom gäller högre tröskelvärden i LUF än i LOU vid upphandling av varor och tjänster. Värt att notera är att LUFen är hårdare i sina krav vad gäller köp från närliggande bolag än vad LOU är. Vilka omfattas av LUF? För försörjningssektorerna är utgångspunkten vilken typ av verksamhet som en upphandlande enhet/myndighet eller annat organ bedriver. Upphandlingspliktiga inom försörjningssektorerna är organisationer som bedriver verksamhet inom områdena vatten-, energi-, transport- och posttjänster. Sådan upphandling regleras i LUF. Upphandlande pliktiga enheter/myndigheter är: upphandlande myndigheter, det vill säga statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa offentligt styrda organ (t.ex. flertalet kommunala bolag och en del statliga bolag), sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ, som bedriver någon av ovan angivna verksamheter, företag, som bedriver verksamhet enligt ovan och som en upphandlande myndighet kan utöva ett bestämmande inflytande över, privata företag som bedriver någon av ovan angivna verksamheter med stöd av en särskild rättighet eller ensamrätt. Alla de organisationer som omfattas av försörjningslagen kallas upphandlande enheter, oavsett om det är fråga om ett privat företag, en kommun eller en myndighet. 1
Generellt för all upphandling De grundläggande principerna för upphandling anges i 1 kap 24 LUF: Principen om icke-diskriminering Principen om likabehandling Principen om transparens Proportionalitetsprincipen Principen om ömsesidigt erkännande VÄRMEK har rutiner för att hantera alla ovanstående principer. För VÄRMEK tillkommer en dimension i principen om transparens och det är att vara helt öppen mot uppdragsgivarna, dvs medlemmarna. Det kan låta uppenbart men eftersom medlemmarna ger VÄRMEK att i deras namn ingå ramavtal är öppenhet i alla förfaranden gentemot medlemmarna centralt. Inköpscentraler VÄRMEK är en inköpscentral. En inköpscentral har specifika legala krav på tranparens och likabehandling för både uppdragsgivare och avtalsmotparter samt ska vara icke vinstdrivande. Den ekonomiska nyttan ska tillfalla medlemmarna. Medlemmarna har valt ekonomisk förening som associationsform. Associationsformen har tydliga krav på transparens och har stadgar som styr uppdraget som föreningen har att förhålla sig till. I en ekonomisk förening har medlemmarna direkt påverkan på, och inflytande över verksamheten genom stadgarna. Stadgarna utgör basen för VÄRMEKs legala grund som upphandlande enhet (inköpscentral) för medlemmarna. Värmeverkens ekonomiska förening VÄRMEK Associationsformen ekonomisk förening medför att VÄRMEK ska se till medlemmarnas ekonomiska intressen. Det framgår i lagen om ekonomiska föreningar. I praktiken betyder det att VÄRMEK måste känna till marknaden, produkterna och tjänsterna för att åstadkomma de bästa och mest fördelaktiga ramavtalen. Associationsformen ger också det som förvaltningsdomstolen (dom 1857-12) anser är krav vid inköpssamverkan, nämligen ett direkt inflytande för medlemmarna i verksamheten och dess utformning. Ytterst manifesteras inflytandet av VÄRMEKs stadgar som endast kan fastställas eller ändras vid årsstämman. Det ger medlemmarna direkt inflytande och därmed ett avropsberättigande för medlemmarna. VÄRMEK är en icke-vinstdrivande verksamhet. Verksamheten ska generera medlemsnytta och formellt är det medlemmarna som äger de resurser som VÄRMEK förfogar över. Årsstämman beslutar hur resurserna ska användas och tillsätter styrelse för kommande verksamhetsår. Avropsberättigade För att få använda inköpscentralens ramavtal måste användaren vara avropsberättigad. En avropsberättigad måste ha lämnat ett uppdrag och ha ett inflytande över verksamheten. Medlemmarna har genom stadgarna lämnat uppdraget till VÄRMEK och medlemmarna har ett direkt inflytande över verksamheten, därför är medlemmarna avropsberättigade på VÄRMEKs samtliga avtal. 2
VÄRMEKs två roller VÄRMEK uppträder formellt i två roller. Praktiskt sammaförs dessa roller till en i relationen till både medlemmarna och leverantörerna. De två rollerna är Inköpscentral Ombud Som inköpscentral faller VÄRMEK under den definition som finns angiven i Lag om offentlig upphandling. Det finns ingen definition i LUF utan LOU styr reglerna kring inköpscentraler. LUF 2 kap 9 a Med inköpscentral avses en upphandlande myndighet som 1. ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för andra upphandlande myndigheter, eller 2. medverkar vid en offentlig upphandling i egenskap av ombud åt flera upphandlande myndigheter. En inköpssamverkan (inköpscentral) kan formaliseras på olika sätt, t.ex. genom civilrättligt bindande samverkansavtal som tecknas mellan de ingående kommunala bolagen eller bilda förbund eller föreningar med samma syfte. Kommuner och kommunala bolag kan bilda gemensamma verksamheter för upphandling och även samverka i enskilda upphandlingar. VÄRMEK är en sådan verksamhet i form av en ekonomisk förening i vilken kommunala bolag har gått samman för att upphandla varor och tjänster. Ombudsrollen ikläder sig VÄRMEK formellt när ramavtal tecknas med leverantörer. Detta för att VÄRMEK agerar inom LUF som skiljer sig från LOU. Det finns en större flexibilitet i LUF. Exempelvis behöver VÄRMEK inte rangordna leverantörer vid avtalstecknandet. VÄRMEK kan, med stöd av LUF, teckna avtal med flera parallella leverantörer som sedan medlemmarna kan välja mellan. Ombudsrollen förutsätter att VÄRMEK kan föra talan för medlemmarna och teckna avtal för medlemmarnas räkning. Därför är det avgörande att det finns ett tydligt uppdrag från medlemmarna till VÄRMEK om att upphandla. VÄRMEK har i sina stadgar, som beslutas av föreningsstämman följande uppdrag: Föreningens ändamål 2 Föreningen har till ändamål att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att för medlemmarnas räkning upphandla teknisk utrustning och tjänster inom försörjningssektorn; verka för förbättrad produktkvalitet och ökad standardisering av produkter samt bedriva annan till detta anknuten verksamhet. VÄRMEK har anammat en princip om frivillighet i utnyttjandet av ramavtalen. Därför skrivs det in i alla ramavtal att valfrihet råder. För att VÄRMEK ska vara transparent mot medlemmarna (uppdragsgivarna) publiceras alla avtal bakom en medlemsinloggning på VÄRMEKs hemsida. För leverantörerna gäller att de kan ta del av allt upphandlingsmaterial i enlighet med lagkraven. 3
Ramavtal Ramavtal är ett centralt begrepp för VÄRMEK. Samtliga upphandlingar VÄRMEK gör resulterar i ett eller flera ramavtal (kallas för VÄRMEK-avtal). Tilldelning av kontrakt inom ramavtal har inte reglerats detaljerat i LUF. En definition ges i LUF av begreppet ramavtal där innebörden anges vara ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande enheter/myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Eftersom VÄRMEK genom sin ombudsroll har tecknat avtal för medlemmarnas räkning är avtalet formellt sett medlemmens eget avtal och avrop kan ske, på samma sätt som om medlemmen själv har gjort upphandlingen. Upphandlande enhet får använda sig av LOU:s bestämmelser om ramavtal med flera leverantörer där förnyad konkurrensutsättning kan ske (RÅ 2012 ref 97). Det betyder att för väl definierade och avgränsade projekt hos medlemmarna kan VÄRMEK efter uppdrag från medlem, ombesörja en förnyad konkurrensutsättning av vissa villkor (vanligtvis priset) inom ramen för det upphandlade ramavtalet. Det är endast medlemmarna som kan avropa (upprätta kontrakt) inom ramavtalet. VÄRMEK får inte själv göra avrop och heller inte lagerhålla eller försälja varor från leverantörerna till medlemmarna. Principiella roller i VÄRMEK-avtalen VÄRMEK är upphandlande inköpscentral enligt ovan. Det betyder att VÄRMEK är upphandlare/avtalsupprättare i affärsöverenskommelsen och leverantören och medlemmen är avtalsparter. För att alla parter ska vara säkra på att rätt avtal har använts och därmed att kraven i LUF är uppfyllda passerar fakturan genom VÄRMEK. Som ombud kan/får VÄRMEK hantera medlemmarnas pengar. VÄRMEK kontrollerar att avtalsgrunden är korrekt när en faktura inkommer. När sedan medlemmen får fakturan från VÄRMEK vet medlemmen och leverantören att rätt avtal har använts. I övrigt är rollerna mellan leverantör och medlem de samma som om medlemmen själv gjort upphandlingen, dvs leveranstider, avtalade garantier, mm hanteras direkt mellan leverantör och medlem, men om medlemmen så önskar kan VÄRMEK ge stöd genom att värna ramavtalet. Avtalsformer VÄRMEK har två typer av avtal. Den vanligaste och viktigaste avtalstypen är den som är upphandlad enligt LUF-kraven och kallas för VÄRMEK-avtal. Medlemmen kan direkt avropa enligt ramavtalen och vara förvissad om att LUF-kraven är uppfyllda. Där utöver har VÄRMEK avtal som är direktupphandlade. Dessa avtal kan medlemmarna avropa enligt men medlemmen måste beakta att de inte är avsedda för avrop över beloppsgränserna. 4
Uppföljning VÄRMEK följer upp sina avtalsområden och de enskilda avtalsleverantörerna i syfte att utveckla och utvärdera upphandlingsprocessen. Ansvariga handläggare sammanställer utvärderingarna som bildar underlag för kommande upphandlingar. Utvärderingarna meddelas även medlemmarna via månadsinformationen. Liknande verksamheter Upphandling genom inköpssamverkan är en vanlig form i Sverige idag. Den som mest liknar VÄRMEKs verksamhet i utformning och medlemmar är HBV (Husbyggnadsvaror). Det finns även andra inköpssamverkansorganisationer som ligger nära VÄRMEK så som olika kommunalförbund och Kommentus (SKI). Inköpssamverkan är ett sätt att nå större ekonomiska och villkorsmässiga fördelar än vad varje enskild enhet annars skulle kunna uppnå. Peter Dahl, VD VÄRMEK 5