STATUSRAPPORT 3 ESA Titel: Statusrapport 3 Projekt: ESA- Entreprenörskap Skola Arbetsliv Idnr: Siffor Beställare: Kommunförbundet västernorrland/skolcheferna i länet Version: 1.0 Skriven av: Malin Heimer Datum: 2012-09-14 Godkänd av: Malin Heimer Datum: 2012-09-14 Projektwebbplats: www.praktikplatsen.se DOKUMENTNAMN: ESA STATUSRAPPORT 3.DOC ÄNDRAT : 2012-09-14 14:34
Statusrapport 3 ESA 1(7) Innehållsförteckning TEXT... 2 FÖRÄNDRINGSHISTORIK... 2 RELATERADE DOKUMENT... 2 1 STATUSLÄGE... 3 2 HÄNDELSER SEDAN FÖRRA RAPPORTEN... 3 3 FÖRVÄNTAT RESULTAT... 4 4 UPPFÖLJNING AV PROJEKTPLAN... 4 4.1 UPPFÖLJNING RESURSER... 4 4.2 UPPFÖLJNING KOSTNADER... 5 5 RISKANALYS... 6 6 ÅTGÄRDER... 6 6.1 ÅTGÄRDER SOM SKA VIDTAS INOM PROJEKTET... 6 6.2 ÅTGÄRDER SOM SKA VIDTAS AV BESTÄLLARE ELLER STYRGRUPP... 6 7 ÖVRIGT... 6
Statusrapport 3 ESA 2(7) Projektstatus: Fortfarande saknas lokala projektorganisationer med tydlig koppling till ansvarig verksamhetschef i 4 av 6 kommuner. Projektet bedrivs inte på alla nivåer ute i kommunerna (operativ, taktisk och strategisk) Röd Gul Bedömningen nu är att vi inte kommer att nå projektmål 1, projektmål 2, projektmål 3 och projektmål 7. Projektmål 4 och projektmål 5 är båda av karaktärerna aktiviteter som stödjer utvecklingsarbetet. Bedömningen är att dessa rent praktiskt kan fortsätta genomföras men om de inte kopplas till de övriga projektmålen leder de inte till någon långsiktig hållbar förbättring. Grön Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare 1.0 2012-09-14 Fastställt dokument Malin Heimer Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans 1.1 2011-11-14 Projektdirektiv Styrgruppen ESA 1.1 2012-01-30 Projektplan Styrgruppen ESA 1 2012-03-01 ESA Statusrapport 2 Process beskrivningar 2012-06-30 Uppdrag PRAO respektive Uppdrag APL Beställaren ESA
Statusrapport 3 ESA 3(7) 1 Statusläge - Projektet har under första halvåret av 2012 arbetat med att visualisera praktik som en lärandeprocess enligt projektmål 1. I slutet av juni levererades två processbeskrivningar Uppdrag APL och Uppdrag PRAO. Dessa processbeskrivningar är ett resultat av det utvecklingsarbete som pågått inom ramen för ESA-projektet och alla samverkande kommuner har bidragit aktivt till innehållet. Enligt ESA:s projektplan är det viktigt att rektorer och verksamhetsansvariga tar sitt ansvar för att PRAO- och APL- processerna implementeras i den ordinarie verksamheten redan nu läsåret 2012/2013. Hur man jobbar med detta ska framgå av de lokala aktivitetsplanerna. - Projektets måluppfyllelse är starkt beroende av styrning och ledning. (Projektplanen punkt 4 och 6) Vid flera tillfällen har projektledaren påpekat att alla deltagande kommuner måste ta fram en lokal projektarbetsgrupp som kopplas till en chef med verksamhetsansvar. Endast Kramfors och Sundsvall har beskrivit sin lokala projektorganisation med ansvarig verksamhetschef som huvudansvarig för kommunens ESA-arbete. Härnösand, Ånge, Sollefteå och Örnsköldsvik har inte redovisat någon lokal projektorganisation som är kopplad till ansvarig verksamhetschef. - Av projektdirektiven framgår att projektets syfte är att organisera en långsiktigt hållbar regional plattform för kontakter mellan utbildning och arbetsliv Enligt projektplanen är det nu under andra halvan av 2012 som en behovsanalys ska inledas för att vi under första kvartalet av 2013 vidare ska kunna utarbeta en organisationsskiss för en sådan regional plattform. - Projektets resurser är beroende av att varje samverkande kommun bidrar med offentlig medfinansiering. Vid avstämning 2012-08-31 är den totala summan redovisad medfinansiering mindre än vad som angivits i budgeten för projektet. - Antalet elever och praktikplatser som finns registrerade i www.praktikplatsen.se enl. projektmål 2 fortsätter att öka. 2 Händelser sedan förra rapporten - Beskrivning av lärprocesserna för praktik har presenterats specifikt för varje målgrupp enl. milstolpe 1 i projektplanen - Den regionala projektgruppen deltog i maj vid en användarträff för utveckling av funktioner och metoder användningen av programvaran praktikplatsen.se. - Elevernas aktuella praktikplatser fortsätter att registreras fortlöpande i www.praktikplatsen.se. Fortfarande är det stor variation mellan kommunerna gällande överblicken över samtliga elevers placeringar
Statusrapport 3 ESA 4(7) 3 Förväntat resultat till nästa styrgruppsmöte - Uppdatering av projektplanen med anledning av att de lokala projektarbetena inte är igång enligt ursprunglig målsättning. - Att samtliga kommuner redovisat lokala projektarbetsgrupper med tillhörande lokala aktivitetsplaner och också kvitterat att utvecklingsarbetet följer planen. - Att enl. projektplanen ta fram en strategisk plan för arbetet med projektmål 2 - etablering och implementering av en gemensam plattform/hemvist som är hållbar efter projektets slut. 4 Uppföljning av projektplan - Fokus på implementering av praktikprocesserna som levererades i slutet av juni ska nu implementeras på skolorna. Detta tydliggörs också i tidplanen. - Den planerade erfarenhetsutbytesträffen 17/10 för samtliga kommuners grundskolors rektorer och praktikansvariga tas bort. Ny träff planeras in under vårterminen. - Erfarenhetsutbytesträffen under perioden okt-nov för samtliga kommuner som använder sig av www.praktikplatsen.se tas bort ur projektplanen. - Erbjudande om grundläggande handledarutbildningar revideras till minst 1 gång under hösten i varje kommun. - Erfarenhetsutbytesträff under höstterminen för samtliga yrkesprogram i respektive kommun tas bort. Ny träff planeras in under vårterminen av de lokala projektarbetsgrupperna. - Fortlöpande registrering av elevernas aktuella praktikplatser i www.praktikplatsen.se fortsätter enligt plan. - Behovsanalys av en gemensam regional plattform för kontakter mellan kommun- och näringsliv (projektmål 2) inleds i oktober istället för i juli. Förseningen kan komma att påverka den fortsatta tidplanen för implementeringen av projektmålet under 2013. 4.1 Uppföljning resurser - Fortfarande är den totala redovisade medfinansieringen lägre än vad som budgeterats i projektplanen. Det innebär att vi inte kommer att kunna rekvirera alla pengar som är avsatta för ändamålet hos LST. - Fortsättningsvis för 2012 och 2013 måste varje kommun ta ett större ansvar för att rutinerna kring tidredovisningen fungerar som de ska. De ska skickas in regelbundet -
Statusrapport 3 ESA 5(7) varje månad till Sundsvalls kommun. Nu släpar redovisningarna efter vilket gör det svårt att följa upp dem kontinuerligt, kommun för kommun. I slutändan är det den totala offentliga medfinansieringen för alla medverkande kommuner som räknas. - Hittills redovisade resurser totalt i projektet i form av offentlig medfinansiering sept 2011- augusti 2012 är: 1 827 092 kronor. Budgeterat för samma period hittills var: 2 550 000 kronor - 71 % av totalt budgeterad offentlig medfinansiering har uppnåtts hittills. Att jämföras med 36,4 % vid tidpunkten för förra statusrapporten. 4.2 Uppföljning kostnader - Redovisade fasta kostnader (egen personal, hyra praktikplatsen.se) ryms inom planerad budget. - Övriga kostnader har varit lägre än budgeterat. Det är en medveten handling av projektledaren att hålla nere ambitionsnivån för planerade projektaktiviteter så länge som redovisad offentlig medfinansiering inte är i balans med vad som är budgeterat. Dessutom är dessa aktiviteter inom projektmål 5 och 6 ( t ex seminarier, work shops etc. inom området ESA) inte genomförbara förrän kommunerna har organiserat sitt lokala ESA-arbete. I förlängningen om detta inte åtgärdas så kommer det att minska förutsättningarna till måluppfyllelsen enligt projektplanen. - Hittills redovisade kostnader totalt i projektet sept 2011-augusti 2012 är: 1 189 285 kronor. För 2011: 244 568 kronor För 2012: 944 717 kronor Budgeterat ekonomiskt bidrag från länsstyrelsen enligt ansökan och beslut är: För 2011: 494 000 (ej nyttjade bidrag är överflyttade till 2012 års budget) För 2012: 1702 000 För 2013: 1702 000 Länsstyrelsen betalar ut rekvirerade pengar för fasta kostnader enligt beviljad ansökan enligt det lägsta beloppet utifrån följande alternativa beräkningar: Alt 1: 100 % av de upparbetade fasta kostnaderna Alt 2: 36 % av totalen: upparbetade fasta kostnader + offentlig medfinansiering
Statusrapport 3 ESA 6(7) 5 Riskanalys Risk ID Benämning Noteringar/åtgärder R01 Beställarens direktiv saknar koppling till respektive kommuns verksamheter och verksamhetschefernas uppdrag. Varje kommun måste ta fram en tidplan och arbetsorganisation utifrån det kommunala perspektivet i projektet. Enligt punkt 4 och 6 i projektplanen. Projektledaren finns tillgänglig för att hjälpa till men varje kommun måste själva driva processen. R02 Resurstilldelningen är fortfarande lägre än vad som var budgeterat och täcker inte faktiska kostnaderna i projektet. Kommunerna måste skicka in tidrapporter regelbundet enligt länsstyrelsens mall för offentlig medfinansiering. 6 Åtgärder 6.1 Åtgärder som ska vidtas inom projektet - Revidera projektplanen utifrån den nya situationen 6.2 Åtgärder som ska vidtas av beställare eller styrgrupp - Säkerställa att ESA-projektet bedrivs i varje kommun enligt projektorganisation och tidplan som finns beskriven i projektplanen.. - Kommunicera ESA-projektet på alla nivåer (strategisk, taktisk och operativ nivå) sina respektive kommuner enligt den kommunikationsplan som finns - Ta fram direktiv för hur behovsanalys av projektmål 2 ska inledas/genomföras. 7 Övrigt - Datum för nästa styrguppsmöte