Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 Sidan 1 av 7 PROTOKOLL ORDINARIE STÄMMA 2013 Protokoll fört vid ordinarie föreningsstämma för Klevbergets samfällighetsföreningar nr 1 och 2, torsdagen den 25 april 2013 kl.19.30 i Stenhamra församlingsgård. Årsstämmans öppnande Ordförande Mats Wrangö öppnade stämman och hälsade alla välkomna. Arton fastighetsägare var representerade. Kallelsen till årsstämman förklarades ha skett i stadgeenlig ordning. 1 Val av ordförande till stämman Mats Wrangö valdes till ordförande av stämman. 2 Val av sekreterare till stämman Catrina S Karlsson valdes till sekreterare för stämman. 3 Val av två justeringsmän Magnus Bennerheim (nr 129) och Ulla Johansson (nr 35) valdes till justeringsmän. 4 Styrelsens och revisorernas berättelser Revisor Dan Normark informerade om förslaget med resultatdispositionen som presenterades på stämman för att få in mer medel i underhållsfonderna. KLEVBERGETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 Resultatdisposition Till årsstämmans förfogande står följande vinstmedel: Från föregående år balanserade vinstmedel 33 934,89 Årets vinst 51 469,40 Totalt 85 404,29
Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 Sidan 2 av 7 Styrelsen föreslår att: Till underhållsfonder avsättes (specificeras/fond) 85 000,00 I ny räkning balanseras 404,29 Totalt 85 404,29 KLEVBERGETS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 2 Resultatdisposition Från föregående år balanserade vinstmedel 74 915,29 Årets vinst 80,38 Totalt 74 995,67 Styrelsen föreslår att: Till underhållsfond avsättes 74 000,00 I ny räkning balanseras 995,67 Totalt 74 995,67 Vinstdispositionen bokförs i nästa års räkenskaper. Stämman godkände styrelsens och revisorernas berättelser för verksamhetsåret 2012. Stämman beslutade att godkänna resultat- och balansräkning för samfällighet 1 och 2. Stämman beslutade att godkänna förslaget om resultatdisposition för samfällighet 1 och samfällighet 2. 5 Ansvarsfrihet för styrelsen Stämman beviljade styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2012. 6 Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna Motioner Inga motioner från medlemmarna inkomna.
Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 Sidan 3 av 7 Underhållsplan 2013 Upprustning av lekparkerna Arbetet med lekplatserna har fortlöpt bra under det gångna året. Det återstår några moment innan arbetet är helt klart bl.a. skall nya sandlåderamar läggas på plats och fyllas med ny baksand. Eventuellt kan man använda det överblivna virket till att göra nya parkbänkar eller bord. Komplettering av dämpsand kommer också att tillkomma på platser med behov. Det har visat sig att gungställningarna är för höga så man måste byta beslag och kedjor på dessa gungor. Eventuellt skall även däcken bytas ut. Nytt gräs kommer att sås på berörda ytor inom kort. Elrevision Elinstallationen i garagen har en del säkerhetsbrister som behöver åtgärdas under verksamhetsåret. Styrelsen upphandlar för att åtgärda de farligaste felen. Trädgårdsgruppen Trädgårdsgruppen har dragit igång sitt arbete som de delat upp i 3 etapper. Etapp 1: Utvärdering! Genomgång av området för att få en bild på hur det ser ut och vad som behöver göras. Etapp 2: Framtida skötsel! Upprensning/Beskäring. Framtagning av förslag på vad som kan göras på bl a städdagarna. Etapp 3: Budgetering! Förslag på nyplanteringar och ta fram en budget för det. Deras arbete startade under 2012 och kommer att fortlöpa under 2013. Tanken är att de kan presentera ett konkret förslag med en budget på den ordinarie stämman 2014. Centralanläggningen Lantmäteriet beslutade i november genom ett nytt anläggningsbeslut att centralanläggningen inte längre ingår i samfällighetens anläggning och därmed förvaltning. Anders Öberg ansvarar för anläggningens avveckling. Redan på städdagen monterades den stora antennen med maströret ned. De fastigheter som har antenner och dosor på sina fasader är bara att plocka ned då de är urkopplade och strömlösa. Anders kommer att gå runt bland fastigheterna och hjälpa de berörda om så önskas. Avloppsnätet Inspektion av avloppsnätet behöver göras genom filmning för att få en status på slitage och åldrandet av våra avloppsrör och brunnar. Detta genomförs så att styrelsen kan göra upp en underhållsplan och budget för kommande åtgärder av avloppsnätet. Information: Ordföranden Mats W har varit i kontakt med andra samhällsföreningar i närområdet då det finns ett önskemål från deras sida att överlämna underhållsansvaret av vatten- och avloppssystemet till kommunen. Styrelsen kommer att undersöka detta vidare, viket kan vara värt ett försök, då det i framtiden kommer at innebära stora underhållskostnader för reparation och byte av Va-systemet.
Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 Sidan 4 av 7 Stämman beslutade att godkänna styrelsens förslag till underhållsplan för verksamhetsåret 2013. 7 Ersättning till styrelsen och revisorerna Stämman godkände förslaget till arvode för styrelsen, revisorer samt valberedning. Arvodesberäkningen är kopplad till prisbasbeloppet som för 2013 är 44.500kr. Sammanträdesarvode: Ordförande, kassör och sekreterare Revisor och valberedning 0,8% möte 8,0% vardera 2,0% vardera Följande arvoden för 2013 (belopp för 2012 inom parentes) Sammanträdesarvode per möte 356 kr ( 352 kr ) Ordförande 3 560 kr ( 3520 kr ) Kassör 3 560 kr ( 3520 kr ) Sekreterare 3 560 kr ( 3520 kr ) Revisorer 890 kr ( 880 kr ) Valberedning 890 kr ( 880 kr ) Arvodeskostnaderna fördelas mellan samfälligheterna efter arbetsinsats. 8 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt fastställande av debiteringslängd Området byggdes 1970 och fram t.o.m. 2004 var föreningsavgiften låg och det hade inte upprätats någon långsiktig underhållsplan eller avsättning till fonder för framtida åtgärder. Under 2005 beslutades därför att höja avgiften rejält för att kunna avsätta medel till fonder. En långsiktig underhållsplan strukturerades upp. Ordf Mats W presenterade ett förslag på en långsiktig underhållsplan och vad kostnaderna för detta skulle innebära för att få igång en diskussion och synpunkter från medlemmarna på stämman. Kostnaderna för den långsiktiga underhållsplanen är baserad på erfarenhet, kostnadsförslag (offerter) och uppskattning. Det framkom då tydligt att samfällighetsavgiften måste höjas än en gång för man skall kunna finansiera de framtida utgifterna. Det finns en hel del som måste åtgärdas inom en snar framtid. Diskussion uppstod kring detta och stämman enades om att höja avgiften med 900 kr per år för samfällighet 1. Stämman beslutade att godkänna styrelsens förslag på den långsiktiga underhållsplanen.
Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 Sidan 5 av 7 Stämman beslutade att utdebiteringen för samfällighet 1 skall ökas med 900 kr från 4 100 kr till 5 000 kr/år med två inbetalningstillfällen på respektive 2 500 kr med förfallodatumen den 31 maj 2013 och den 30 september 2013. Stämman beslutade att utdebiteringen för samfällighet 2 skall vara oförändrad med 2 500 kr med två inbetalningstillfällen på respektive 1 250 kr med förfallodatumen den 31 maj 2013 och den 30 september 2013. Debiteringslängden Debiteringslängden fanns tillgänglig för medlemmarna på stämman. Utdebiterat belopp erläggs genom insättning på föreningens bankgirokonto 5692-9052. Dröjsmålsränta debiteras efter förfallodagen med referensränta + 8 procentenheter (för närvarande totalt 9 %) i enlighet med räntelagen. Påminnelseavgift om 60 kr utgår vid försenad betalning. OBS! Uttaxerade belopp som inte inbetalas efter EN påminnelse kan komma att överlämnas för utmätning ur medlemmens fastighet. 9 Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter Stämman beslutade att godkänna valberedningens förslag till styrelsemedlemmar för 2013 enligt nedan. Ord ledamot (ordf) Mats Wrangö nr 115 Omval 2 år Ord ledamot Anders Tiselius nr 89 1 år kvar Ord ledamot Catrina S Karlsson nr 53 1 år kvar Suppleant Anders Öberg 123 Omval 1 år Suppleant Therese Fredros nr 51 Omval 1 år 10 Val av revisorer Stämman beslutade att godkänna valberedningens förslag till revisorer för 2013 enligt nedan Revisor Dan Normark nr 153 Omval 1 år Revisor Björn Ejderfelt nr 117 Omval 1 år 11 Val av valberedning Stämman beslutade att utse nedanstående att ingå i valberedningen enligt nedan Valberedning Björn Kruse nr 59 Ett år Valberedning Kenneth Bergman nr 73 Ett år
Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 Sidan 6 av 7 12 Övriga frågor Ordf Mats W presenterade tankar och idéer om den långsiktiga underhålsplanen med förvaltningsobjektens innehåll och ekonomiska kalkyler. Det blev då tydligt att samfällighet nr 1:s avgift måste höjas för att täcka fondering för framtida investeringar.. Synpunkter/förslag lades då fram på vad vi i samfällighetens regi göra tillsammans för att skära ner på kostnaderna. Har vi kanske kunskapen och möjligheterna att tillsammans utföra viss del av arbetena för att dra ner på arbetskostnader? Styrelsen kommer under verksamhetsåret ta fram en mer detaljerad långsiktig underhållsplan med aktiviteter och åtgärder för beslut på nästa ordinarie stämma 2014. Stämman beslutade att nedanstående förvaltningsobjekt (och innehåll) skal ligga til grund för samfällighetens fonder: Garage: Garageportar Belysning, uttag och elnät Garagetak Lekplatser: Konstruktion sandlådor Klätterställningar Gungor Dämpsand (gungsand) Parkväg & parkering: Belysningsstolpar/armaturer Elnät Gångvägar Parkeringar Trädgård: Träd, buskar, planteringar Ängar (gräsmattor) Stenbeläggningar Trädgårdsgruppen la fram lite tankar kring deras påbörjade arbete. Diskussion kring vinterns snöröjning/sandning av området uppkom vid flera tillfällen under mötet då det framkom visst missnöje över detta. Styrelsen har som avsikt att ta in offerter från andra entreprenör inför nästa vintersäsong. Fotografier på uppkomna skador på kantsten och gräsmattor vid parkeringen vid Klevbergsvägen 61 och 63 överlämnades till styrelsen. Diskussion uppkom om byte av belysningsstolpar och olika typer av ljuskällor. Diskussion ang framtida möjligheter för elbilar och uttag till dessa.
Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 Sidan 7 av 7 Diskussion ang samfällighetens försäkring hos TryggHansa uppkom. Styrelsen skall under verksamhetsåret se över hur vi är försäkrade, då det var ett antal år sedan detta gjordes. Diskussion ang nyinflyttningar. Styrelsen är igång med at få fram ett uppdaterat välkomstbrev som man kan dela ut till de nyinflyttade. Men det diskuterades även att man kan lägga upp på hemsidan vem som ansvarar för vad etc. Det är viktigt att den som säljer informerar så mycket som möjligt till köparen om vad som gäller i vårt område. Avflyttande fastighetsägare ska anmäla ny fastighetsägare till styrelsen. Diskussion ang parkering uppkom också då många anser att det parkeras lite varstans inne i området, vilket inte är tillåtet. Hemsidan uppdateras regelbundet så gå gärna in och titta på den, www.klevberget.se 13 Mötets avslutande Ordf avslutade stämman. Stenhamra 2013-05-13 Mats Wrangö Mötesordförande Catrina S Karlsson Mötessekreterare Justeras: Justeras: Magnus Bennerheim (129) Ulla Johansson (35)