Kallelse 2 med underlag till ordinarie stämma 2016 för Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 tisdagen den 19:e april kl i Församlingsgården

Transkript

1 Kallelse 2 med underlag till ordinarie stämma 2016 för Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 tisdagen den 19:e april kl i Församlingsgården Styrelsen för Klevbergets samfällighetsförening 1 och 2 bilägger härmed underlag till ordinarie stämman i enlighet med utsänd kallelse i februari 2016 Vi samlas i Stenhamra Församlingsgård, Hermans Palms plan 4A. Samfälligheten står för fika med tilltugg. Bevaka dina intressen, anslut till stämman och gör din röst hörd! Städdag för samfällighet 1 söndagen den 17:e april enligt tidigare utdelad kallelse. Besök hemsidan för Klevbergets samfällighetsförening 1 och Sida 1 av 21

2 Innehållsförteckning sida för beslut enligt DAGORDNING VID STÄMMA 3 VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR SAMMANSÄTTNING AV STYRELSEN OCH ÖVRIGA FÖRTROENDEVALDA 3 ALLMÄNT 4 SAMFÄLLIGHET 1 4 SAMFÄLLIGHET 2 5 RESULTAT- OCH BALANSRÄKNING SAMT RESULTATDISPOSITION 6 4 RESULTATRÄKNING SAMFÄLLIGHET NR 1 FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. BALANSRÄKNING SAMFÄLLIGHET NR 1 7 RESULTATDISPOSITION SAMFÄLLIGHET NR 1 FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT. RESULTATRÄKNING SAMFÄLLIGHET NR 2 9 BALANSRÄKNING SAMFÄLLIGHET NR 2 10 RESULTATDISPOSITION SAMFÄLLIGHET NR 2 12 REVISIONSBERÄTTELSER FÖR REVISIONSBERÄTTELSE SAMFÄLLIGHET NR 1 13 REVISIONSBERÄTTELSE SAMFÄLLIGHET NR 2 13 KORT OCH LÅNGSIKTIG UNDERHÅLLSPLAN 14 6 UNDERHÅLLSPLAN LÅNGSIKTIG UNDERHÅLLS- OCH INVESTERINGSPLAN 15 MOTIONER OCH PROPOSITIONER 16 6 MOTIONER FRÅN MEDLEMMAR 16 STYRELSENS PROPOSITIONER 17 FÖRSLAG TILL ERSÄTTNING 17 7 BUDGETFÖRSLAG SAMFÄLLIGHET 1 17 SAMFÄLLIGHET 2 19 FÖRSLAG TILL UTDEBITERING SAMFÄLLIGHET 1 (HUS NR ) 20 SAMFÄLLIGHET 2 (HUS NR 1 169, DVS ALLA HUS) 20 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL FÖRTROENDEVALDA , 10, 11 STYRELSE 21 REVISORER 21 VALBEREDNING 21 ÖVRIGA FRÅGOR Sida 2 av 21

3 Dagordning vid stämma 1 val av ordförande för stämman 2 val av sekreterare för stämman 3 val av två justeringsmän 4 styrelsens och revisorernas berättelser 5 ansvarsfrihet för styrelsen 6 framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna 7 ersättning till styrelsen och revisorerna 8 styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd*). 9 val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 10 val av revisorer och suppleanter 11 fråga om val av valberedning 12 övriga frågor a) Trädgårdsgruppens skötselplan 13 mötet avslutas av mötesordförande och meddelande om var stämmoprotokollet hålls tillgängligt *) Finns tillgänglig på stämman Verksamhetsberättelse för 2015 Styrelsen för Klevbergets samfälligheter 1 och 2 får för verksamhetsåret 2015 avge följande verksamhetsberättelse. Sammansättning av styrelsen och övriga förtroendevalda Roll Period Förtroendevald Husnr Ordförande: till april Mats Wrangö 115 Ordförande från april Per Johnsson 163 Kassör: till april Helen Leander 69 Kassör: från april Anette Malmqvist 77 Sekreterare: till juni Christian Grundström 61 Ledamot från april Kenneth Bergman 73 Ledamot från april Anders Tiselius 89 Suppleanter: Anders Öberg 123 Suppleanter: Magnus Bennerheim 129 Revisorer: Dan Normark 153 Revisorer: Björn Ejderfelt 117 Valberedning: Henrik Persson 77 Valberedning: Helene Leander 69 Sida 3 av 21

4 Styrelsen har haft 10 protokollförda sammanträden under verksamhetsårets samt en ordinarie stämma. Allmänt Föreningarnas ekonomi Inga stora oförutsedda utgifter har drabbat samfälligheterna under verksamhetsåret. Samfälligheterna har för tillfället inga tecknade lån. I nuläget finns det likvida medel för att klara av eventuella akuta åtgärder. Utdebiteringen av samfällighetsavgiften har varit knuten till prisbasbelopp för att följa den ekonomiska utvecklingen i samhället. Hemsidan Hemsidan uppdateras löpande med den senaste informationen och händelserna. Hemsidan har varit i drift ett par år och är en lyckad och uppskattad informationskanal för oss boende samt en utmärkt service till mäklare och framtida grannar. Ni kan även kommunicera via e-post med oss i styrelsen på följande adress styrelsen@klevberget.se. För enskilda adresser till förtroendevalda se hemsidan. Trivselregler och information För allas trivsel och nyttjande av samfälldmark dvs. fram och baksida av våra hus finns gemensamma regler. Tänk på att sköta marken så att dina grannar inte störs, håll den städad och skött och säker för barnen att leka på. Uppställning av fordon får endast göras på p-platser utanför garagen. Husvagnar, större båtar, byggupplag får inte ställas upp bland husen. Arkivering Föreningens historiska handlingar finns arkiverade i Lupinsalen. Samfällighet 1 Vägunderhåll Årets vintersäsong har varit snöfattig men desto mer av halkbekämpning som måste sopas upp. Inga asfaltarbeten eller större skador som måste repareras har utförts. Städdagar Städdagarna har haft god uppslutning, även om det alltid kan bli flera armar som krattar, släpar och ser över lekutrustning mm. Tack SMHI för det fina städvädret. Och ett särskilt stort tack till Anders Öberg som förtjänstfullt såg till att fylla både vuxnas och barnens magar med korv och dricka. Då det visat sig vara mycket lyckat med att hyra in containrar på städdagarna har styrelsen valt att fortsätta med detta, till allas glädje. Det har fungerat mycket bra då de fylldes på upp till bredden och missbrukades inte alls. Sida 4 av 21

5 El i garagen och gångvägar Våra uttjänta elinstallationer har äntligen bytts ut och lyser upp vårt område. Många uppskattar att skumrasket försvunnit på p-platsernas och längs med våra gångvägar. Andra känner sig ovana med att det lyser så bra men att det även lyser för mycket. En del elcentraler var i så dåligt skicka att vi beslutade att all den elektriska installationen ovan jord ersattes. Tack till elektrikerna för ert tålamod när bilar, hyllor och annat bråte inte hade röjts ut. Men till sist så blev det färdigt. Framför allt tack till Kenneth Bergman som gjort ett jättearbete med garageupphandlingen och fortlöpande hållit kontakten med entreprenören under arbetet med installationerna. Trädgårdsgruppen Trädgårdsgruppen har under verksamhetsåret träffats kontinuerligt och arbetat fram en skötselplan för våra gröna inventarier. Så i framtiden behöver vi inte beskära fel av okunskap. Samfällighet 2 VA-nätet Inga akuta arbeten har behövts göras under året. Inmätning för delar av nätet har gjorts av Roslagsvatten därav alla färgmarkeringar på brunnslocken. Vi jobbar vidare för att försöka förlänga den antagna livslängden innan vi tvingas gräva upp allt igen. TACK Till er alla andra som hjälpt till och fixat under året, utan era insatser hade förvaltningen kostat mycket mer. Sida 5 av 21

6 Resultat- och balansräkning samt resultatdisposition Sida 6 av 21

7 Sida 7 av 21

8 Sida 8 av 21

9 Vinstdisposition samfällighet nr 1 Till årsstämmans förfogande står följande vinstmedel: Från föregående år balanserade vinstmedel Årets vinst 658,97 Totalt 1077,71 Styrelsen föreslår att: I ny räkning balanseras Totalt Sida 9 av 21

10 Sida 10 av 21

11 Sida 11 av 21

12 Vinstdisposition samfällighet nr 2 Till stämmans förfogande står följande vinstmedel: Från föregående år balanserade vinstmedel 110,10 Årets vinst 26579,47 Totalt ,57 Styrelsen föreslår att: Avsättning till underhållsfond: - Vatten och avlopp 25000,00 I ny räkning balanseras 1689,57 Totalt ,57 Stenhamra 3:e april 2016 Per Johnsson Ordförande Anette Malmqvist Kassör Not: Originaldokument finns hos sekreteraren. Sida 12 av 21

13 Revisionsberättelser för 2015 Revisionsberättelse samfällighet nr 1 Revisionsberättelsen har inte blivit tillgänglig innan tryck av årsmöteshandlingar och kommer därför läggas upp på hemsidan tillsammans med årsmöteshandlingarna innan årsstämman. Lösa exemplar av revisionsberättelsen kommer finnas vid stämman. Not: Originaldokument finns hos kassören Revisionsberättelse samfällighet nr 2 Revisionsberättelsen har inte blivit tillgänglig innan tryck av årsmöteshandlingar och kommer därför läggas upp på hemsidan tillsammans med årsmöteshandlingarna innan årsstämman. Lösa exemplar av revisionsberättelsen kommer finnas vid stämman. Not: Originaldokument finns hos kassören Sida 13 av 21

14 Kort och långsiktig underhållsplan Underhållsplan 2016 Samfällighet nr 1 Hamling av pilar och borttagning av lönn Skötsel av park enligt trädgårdsgruppens förslag Översyn av vindskivor, armaturstolpar och takplåtar Måla, olja sköta lekutrustningen så den inte förstörs i förtid Måla p-platsrutor Samfällighet nr 2 Ta fram långsiktig strategi för framtida ventil och rörbyten. Slutföra inventeringen av rörnätet Sida 14 av 21

15 Långsiktig underhålls- och förnyelseplan (Ursprungligen beslutad vid årsmötet år Därefter årligen reviderad.) Samfällighet nr 1 Samfällighet nr 2 Sida 15 av 21

16 Klevbergets Samfällighet nr 1 & Motioner och propositioner Motioner från medlemmar Styrelsen har beslutat att bifalla inkommen motion om borttagning av indexregleringen avseende samfällighetsavgiften och på arvoden till styrelsemedlemmar. Sida 16 av 21

17 Styrelsens propositioner Ändring av stadgarna Styrelsen föreslår att bägge samfälligheternas stadgar ändras så att årsmöte hålles i mars månad istället för april. Det ger den nya styrelsen bättre möjligheter att upphandla och påbörja arbeten innan sommarsemestrarna. Nu sitter den gamla styrelsen på fyra månaders övertid. Förslag till ersättning Förslag till arvoden för styrelse, revisorer och valberedning för Sammanträdesarvode per möte kr Ordförande kr Kassör kr Sekreterare kr Ledamöter kr Suppleanter kr Revisorer kr Valberedning kr Arvodeskostnaderna fördelas mellan samfälligheterna efter arbetsinsats. Budgetförslag 2016 Samfällighet 1 Konto benämning Budgeterat 3011 Medlemsavgifter kr kr (69*6700) 6631 Elreparationer kr kr 6641 Övriga reparationer kr kr (Diverse garagefix) 7411 Styrelse + revisorarvode kr kr 7421 Sociala avgifter kr -6500kr 7731 Elförbrukning kr kr 7751 Vägunderhåll kr kr 7761 Lek & plantering kr kr (2*2 cont.+haml. blomlåd) Sida 17 av 21

18 7771 Försäkringskostnader kr kr 7791 Övriga kostnader kr kr 7921 Avskrivning garageportar kr 8022 Ränteintäkter kr 1000kr 8812 Avsättning UH-fond kr kr Beräknat resultat 0 kr 460kr Kommentarer till budget 2016 för samfällighet nr 1 Medlemsavgifter (3011) Medlemsavgifter tas in för att täcka den löpande förvaltningens kostnader samt för att fondera medel för framtida underhåll och förnyelse. 69 fastigheter á kr ger intäkter på totalt kr. El-reparationer (6631) Löpande underhåll och reparationer på elinstallationer. Övriga reparationer (6641) Översyn av takplåt och vindskivor. Styrelse & revisor arvoden (7411) Arvode för styrelse, revisor och valberedning beräknas till kr. Sociala avgifter (7421) Sociala avgifter för styrelse-, revisor- och valberedningsarvode. Elförbrukning (7731) Elförbrukning för park- och garagebelysning samt uttag i garage. Vägunderhåll (7751) Underhåll av vägarna inklusive plogning, sandning och sopning. Lek & Plantering (7761) Inköp av materiel och plantor för allmän trivsel inom området. Underhåll/förbättring av lekplatsutrustning för den allmänna säkerheten. Inkluderar containerkostnader för städdagar. Försäkringar (7771) Anläggningsförsäkring innehåller: Egendoms-, ansvars- och rättskyddsförsäkring. Sida 18 av 21

19 Övriga kostnader (7791) I de övriga kostnaderna återfinns bl.a. kostnader för: bank, kopiering, kontorskostnader, hyra av församlingsgården och medlemsförteckning. Avskrivning garageportar (7921) Nyinvesteringar i garageportar som gjordes 2008 medför avskrivningar på ca kr. Ränteintäkter (8021) Ränteintäkter på bankmedel. Räntorna är dock för närvarande rekordlåga. Avsättning fonderingar (8891) För att kunna göra nödvändiga investeringar i framtiden avsätts medel till en underhållsfond.. Samfällighet 2 Förslag till budget II an 2016 Konto benämning Budgeterat Medlemsavgifter kr kr (85*2500) 7412 Styrelse+revisor arvode kr kr 7422 Sociala avgifter kr -6500kr 7712 VA kostnader kr kr 7772 Försäkringskostnader kr kr 7792 Övriga kostnader kr kr 8022 Ränteintäkter kr 4000kr 8812 Avsättning UH-fond kr kr Beräknat resultat 0 kr 406kr Kommentarer till budget 2016 för samfällighet nr 2 Medlemsavgifter tas in för att täcka den löpande förvaltningens kostnader samt för att fondera medel för framtida underhåll och förnyelse. 85 fastigheter á kr ger intäkter på totalt kr. Sida 19 av 21

20 Styrelse & revisor arvoden (7412) Arvode för styrelse, revisor och valberedning till kr. Sociala avgifter (7422) Sociala avgifter för styrelse-, revisor- och valberedningsarvoden. VA-kostnader (7712) Underhåll och reparationer av anläggningen. Försäkringar (konto 7772) Anläggningsförsäkring innehåller: Egendoms-, ansvars- och rättskyddsförsäkring. Övriga kostnader (konto 7792) I de övriga kostnaderna återfinns bl.a. kostnader för: bank, kopiering, hyra av församlingsgården och medlemsförteckning. Ränteintäkter (8022) Ränteintäkter på bankmedel. Räntorna är dock för närvarande rekordlåga. Avsättning underhållsfond (8812) För att kunna göra nödvändiga investeringar i framtiden avsätts medel till en underhållsfond. Förslag till utdebitering 2016 Samfällighet 1 (hus nr ) Utdebiteringen föreslås höjd från6 674 kronor till Detta medför en utdebitering på totalt kronor per fastighet. Beloppet skall av envar av fastighetsägarna till 1:195 till 1:263 inbetalas vid två tillfällen med kronor vardera senast den respektive till bankgiro Medlemsavgift som ej inkommit i tid kan lämnas till kronofogdemyndigheten för utmätning. Dröjsmålsränta debiteras med referensränta + 8 procentenheter. Påminnelseavgift tillkommer med 60 kr. Lagstadgade avgifter tillkommer. Samfällighet 2 (hus nr 1 169, dvs alla hus) Utdebiteringen föreslås sänkt från till Detta medför en utdebitering på totalt kronor per fastighet. Beloppet skall av envar av fastighetsägarna till 1:179 till 1:263 inbetalas vid två tillfällen med kronor vardera senast den respektive till bankgiro Medlemsavgift som ej inkommit i tid kan lämnas till kronofogdemyndigheten för utmätning. Dröjsmålsränta debiteras med referensränta + 8 procentenheter. Påminnelseavgift tillkommer med 60 kr. Lagstadgade avgifter tillkommer. Sida 20 av 21

21 Valberedningens förslag till förtroendevalda 2016 Styrelse Ledamot (ordf.) Per Johnsson år kvar Ledamot Anette Malmqvist 77 Omval 2 år Ledamot Anders Tiselius 61 1 år kvar Ledamot Kenneth Bergman 73 1 år kvar Ledamot Magnus Greger Lifwergren 113 Nyval 2 år Suppleant: Anders Öberg 123 Omval 2 år Suppleant: Vakant Revisorer Revisor: Dan Normark 153 Omval 1 år Revisor: Björn Ejderfelt 117 Omval 1 år Valberedning 2 representanter väljs på stämman 1 år Övriga frågor a) Trädgårdsgruppens skötselplan med presentation av sitt arbete och värvning att nya representanter till olika områdena. b) c) Sida 21 av 21