KALLELSE TILL STÄMMA FÖR OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING I VELLINGE

Transkript

1 KALLELSE TILL STÄMMA FÖR OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING I VELLINGE ONSDAGEN DEN 22 mars 2017, KL Framtidskompassen, Vellinge Ingång från Stora Grönegatan Välkomna! Styrelsen för Olsgårdens Samfällighetsförening

2 OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Kallelse till ordinarie stämma Härmed kallas medlemmarna i Olsgårdens samfällighetsförening till stämma onsdagen den 22 mars 2017 kl i Framtidskompassen, Vellinge DAGORDNING 1. Mötets öppnande. 2. Upprop och fastställande av röstlängd för möte. 3. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt. 4. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 5. Val av två justeringsmän/rösträknare. 6. Fastställande av dagordning. 7. Styrelsens berättelse. Styrelsens verksamhetsberättelse för Resultat- och balansräkning med tillhörande kommentarer från kassören för verksamhetsåret Revisorernas berättelse. 9. Ansvarsfrihet för styrelsen. 10. Beslut om fastställande utav Resultat- och balansräkning. 11. Beslut om resultatdisposition

3 12. Framställning från styrelsen eller motioner från medlemmarna. Styrelsen föreslår ändrat antal ledamöter i styrelsen till 3 (tre) samt ändrat antal suppleanter till 1 (en). Ytterligare totalt 3 stycken motioner har inkommit, se bilaga. I. 1a) styrelsens förslag 1b) motion om antal styrelse medlemmar II. motion 2 III. motion Ersättning till styrelsen och revisorerna. Styrelsens förslag i enlighet med budget 2017 är oförändrat arvode för styrelsen att fritt fördela bland dess medlemmar. I övrigt utgår inga ersättningar. 14. Styrelsens förslag till budget och utdebitering. Styrelsens förslag till budget och utdebitering för 2018 uppgår till 565 kr per månad och fastighet vilken erläggs via Autogiro alternativt hela årsbeloppet i förskott senast den 1 januari Val av styrelse Se Valberedningens förslag. 16. Val av styrelsesuppleanter Se Valberedningens förslag. 17. Val av revisorer Se Valberedningens förslag. 18. Val av revisorssuppleant Se Valberedningens förslag. 19. Val av valberedning Se förslag.

4 20. Meddelande av plats där stämmoprotokoll hålls tillgängligt: På vår hemsida Mötet avslutas. Efter mötet finns möjlighet att ställa frågor till styrelsen vilka inte hör till stämman. STYRELSEN Bilagor: 4 st

5

6

7

8

9

10 OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING I VELLINGE Styrelsens svar på revisorerna Revisorerna har granskat samfällighetens handlingar för 2016 och kommit med en del anmärkningar. Revisorerna anser bristerna vara så allvarliga att de valt att rekommendera stämman att inte bevilja ansvarsfrihet för styrelsen Att inte bevilja en styrelse ansvarsfrihet är en mycket ovanlig åtgärd som man brukar ta till om en styrelse misskött sitt uppdrag eller vida överstigit sina befogenheter. Vi i styrelsen anser inte att vi gjort något av detta och vill därför bemöta kritiken från revisorerna. Vi har vid 2 separata tillfällen försökt förklara för revisorerna varför det ser ut som det gör utan att de velat lyssna på oss. Detta slutade med att vår sekreterare lämnade sitt uppdrag med omedelbar verkan i lördags, den 4/3. Revisorerna har i ett antal verifikationer anmärkt på att vi dragit på oss påminnelseavgifter. Orsaken till detta är att vi har problem med posten. Fakturor som inte når mottagaren eller kommit fram för sent har varit ett ökande problem och vi har provat att från i februari ändra adressen till kassören för att se om det hjälper. Vi kommer också anmäla autogiro till de företag som accepterar den betalningsvarianten alternativt styra om till e-faktura om det går. Verifikation 10 Fakturan nådde oss aldrig när vi fick påminnelsen betalades denna och vi beställde en kopia på försäkringsbrevet som får samma utskrifts datum som originalet. Verifikation 21 avtalet finns hos samfälligheten. Ett sådant avtal är ett måste, innebär att vi finns med på ledningskollen.se är vi inte det och någon gräver av vår fiber, vilket hände 2010 så får vi betala hela skadan själv oavsett försäkring. Verifikation 38 Vissa handlingar måste föreningen skicka per post. Därför köptes frimärken på talets postkontor, ICA Kvantum. Dessvärre försvann mappen där kvittona låg under en renovering. När mappen åter dök upp lämnades kvittona in för att reglera handkassan. Verifikation 55 Vi skickade in anmälan om autogiro tämligen direkt efter att vi fått den men det visade sig att vi skrivit en av uppgifterna på fel rad vilket gjorde att Telia kastade anmälan. Detta upptäcktes vid nästa faktura(ett kvartal senare) och vi skickade in en ny anmälan, som godkändes. Upphandlingen av det nya avtalet med Telia avhandlades på förra årsmötet och stämman beslutade att vi skulle fortsätta med Telia. Verifikation 76 se verifikation 55 Verifikation kassören fick fakturan när jag fått den i min brevlåda. Vet inte var den varit i mellan tiden. Olsgårdens Samfällighetsförening c/o Johan Kronberg, Sidensvansgatan 18, Vellinge , Sida 1 av 2

11 OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING I VELLINGE Verifikation 91 Styrelsen trodde att vi kunde köpa en skrivare till föreningen men när vi blev upplysta om att den i så fall skulle förmånsbeskattas brukaren så köpte vår sekreterare skrivaren i stället. Problemet var att kassören hunnit ersätta den som köpt skrivaren i första skedet. Så insättningen är en återbetalning. Föreningen har ingen skrivare där av endast en anteckning. Föreningen har sedan starten hyrt in oss i Herrestorpskolan. I somras blev vår utrustning plötsligt i vägen för ombyggnadsprojektet. Lösningen blev det Gröna skåpet som uppfyller Telias krav på brand och inbrottsskydd. Detta har vi berättat för revisorerna ett par gånger. Styrelsemedlemmarnas telefonnummer och adresser enligt nedan: Namn Tel hem Mobil nr Johan Kronberg sjunoll@gmail.com Jan Åkewall Akewall.jan@telia.com Mikael Andersson mikael.andersson6161@gmail.com Magnus Linder Magnuslinder333@gmail.com Suppleanters telefonnummer och adresser enligt nedan: Namn Tel hem Mobil nr Per Kronvall Per.kronvall@telia.com Fredrik Modig Fredrik.modig@telia.com Olsgårdens Samfällighetsförening c/o Johan Kronberg, Sidensvansgatan 18, Vellinge , Sida 2 av 2

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32 OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING I VELLINGE Styrelsens svar på 3 motioner Styrelsen har mottagit 3 motioner inför årsstämman den 22 mars Nedan är styrelsens svar på dessa motioner; 1. Hemsidans stadgar stämmer ej till 100% vad gäller syftet med föreningen, med det som är registrerat på Lantmäteriet, dock är andemeningen densamma. Ändringen utav syftet är inte synliggjord trots registrering vilken gjordes efter stämman redan Enligt tidigare sekreterare Kjell-Åke Holmgren så har handlingarna skickats in för registrering. Vi kommer leta i arkivet efter kvittens och om det behövs registrera ånyo. Styrelsen anser därmed motionen besvarad. 2. Motionen överensstämmer med styrelsens förslag till stämman att ändra lydelsen 3 i stadgarna. Styrelsen vill dock gå lite längre genom att ändra till 3 ordinarie ledamöter samt 1 suppleant. Styrelsen yrkar på bifall av sitt eget förslag och att motionen därmed ska anses besvarad. Observera dock att om motionen bifalles så kommer denna inte att gälla förrän nästa stämma efter det att stadgeändringen blivit registrerad och genomförd på Lantmäteriet. 3 Inbrottssäkring utav gröna kopplingsskåpet. Skåpet uppfyller Telias krav på inbrottsskydd. Styrelsen hämtar nyckeln till i skåpet så snart montörerna är klara med sitt arbete. Vi menar på att skåpet har ett fullgott skydd och föreslår stämman att avslå motionen. Styrelsemedlemmarnas telefonnummer och adresser enligt nedan: Namn Tel hem Mobil nr Johan Kronberg sjunoll@gmail.com Jan Åkewall Akewall.jan@telia.com Mikael Andersson mikael.andersson6161@gmail.com Magnus Linder Magnuslinder333@gmail.com Martin Jönsson martin@marjo.se Suppleanters telefonnummer och adresser enligt nedan: Namn Tel hem Mobil nr Per Kronvall Per.kronvall@telia.com Fredrik Modig Fredrik.modig@telia.com Olsgårdens Samfällighetsförening c/o Johan Kronberg, Sidensvansgatan 18, Vellinge , Sida 1 av 2

33

34 Olsgårdens Samfällighet kontaktlista Tabell 1 Funktion Namn Adress Tel: Mobil E-post Förslag Ordförande Johan Kronberg S sjunoll@gmail.com Vald till 2018 Sekreterare Martin Jönsson S martin@marjo.se Avflyttad/ Avgår Kassör Jan Åkewall R akewall.jan@telia.com Nyval, 1 År Ledamot Mikael Andersson T mikael.andersson61@gmail.com Vald till 2018 Ledamot Magnus Linder N magnuslinder333@gmail.com Vald till 2018 Suppleant Per Kronvall N per.kronvall@telia.com,nyval Ordinarie 1 år Suppleant Fredrik Modig N fredrik.modig@telia.com Omval 1 år Revisor Jan-Eric Månsson R jan-eric.mansson@telia.com Ej Omval Revisor Anders Bark T anders.43.bark@telia.com Nyval 1 år Suppleant Rev. Roland Olsson T rolande.olsson2telia.com Nyval till ordinarie. 1 år Suppleant Vakant Valberedning Bertil Bengtsson,Sammank. N bertil.ben@telia.com Ej till förfogande Valberedning Kjell-Åke Holmgren R kjellake.holmgren43@gmail.com Till Förfogande Valberedning Stämmoordförn ade Stämmosekrete rare Justerare- Rösträknare 2st Vakant Bengt Carlsson N Nyval Nyval Nyval 1