Certifierad Programledare

Certifierad Programledare Välkommen till frukostmöte den 26 februari 2016 Anders Persson Steve Brdarski

Fyra nöjda kullar Diplomerade Programledare har examinerats hittills DPL-1 Mycket inspirerande och entusiastiska lärare. Väcker nyfikenhet och öppnar ögonen! Toppenbra! DPL-2 Jag har inte sett någon motsvarande utbildning som handlar om hur man driver förändring och når effekt - vad som krävs utöver att leda ett stort projekt. DPL-3 Jag är mycket nöjd med utbildningen. Den har innehållit både inspirationsavsnitt och avsnitt för direkt tillämpning. DPL-4 Intressanta att höra om erfarenheter och berättelser från verkligheten. Det skapar mycket frågor och diskussioner som är väldigt givande.

Dagens agenda Varför en kurs i programledning för digitala transformationer? Hur designa digitala transformationsprogram? Planering och organisering av program Styrning och genomförande Ledarskap och förändringskompetens i komplicerade förändringar Kursinnehåll och frågestund

Ingen ände på digitaliseringen genomslaget ökar 1. Automatisering av manuella aktiviteter 2. Integrering och spridning av värdekedjor 3. IT integrerad i produkterna IT inbäddad i aktiviteterna Automatisering av individuella aktiviteter IT inbäddad i värdekedjorna De automatiserade aktiviteterna är ihopkopplade funktionellt, geografiskt och med externa parter IT inbäddad i produkterna Smarta uppkopplade produkter Den tredje vågen av IT-driven konkurrens drivs av IT integrerad i produkterna

De digitala krafterna ritar om företag, organisationer och och samhället Exponentiell Datorer blir bättre och snabbare Moore's lag, datalagring, Kommunikationen sker snabbare Digitalt Replikering kostar inget Varje kopia är en perfekt kopia Distribueras varsomhelst omedelbart Kombinatorisk Förmågan att kombinera olika idéer på olika sätt för att skapa nya saker

Omfattningen av digitaliseringen går på tvärs över organisatoriska gränser Digitaliseringen påverkar flera organisatoriska enheter och är av sådan karaktär att en enskild enhet själv inte klarar av att genomföra transformationen VD Stab Digitaliseringen driver förändringar som går horisontellt i organisationen Linjeorganisationen är optimerad för att leverera på den existerande affärsmodellen och saknar resurser och förmåga att hantera förändringar på tvärs Program ger tydligt fokus, uppföljning och sammanhållning av arbetet som behöver utföras för att genomföra digitaliseringen Försäljning Tillverkning Inköp Lager

4 av 5 områden som upplevs svårast att förändra faller inom kategorin mjuka parametrar 35% 65% ~65% av förändringsinitiativen levererar inte önskat resultat Source: IBM CEO 2008 study, Making Change work Hur väl är organisationer riggade för att hantera omfattningen av digitaliseringen?

För att lyckas med Digital Transformationer behöver organisationer förstärka sina förmågor inom tre områden Genomförandet Lösning Organisationens Acceptans Kompetens och kunskap hos den genomförande Organisationen (Program, Projekt, Linje org.) Nyckelkomponenter Organisering och kompetenser Styrmodell Planering Kvalitén på Lösningen som utvecklas Nyckelkomponenter Ramverk för ritningar Affärsdriven Visions- och målarkitektur Beprövad metod Acceptansen hos den mottagande organisationen Nyckelkomponenter Sponsorsupport Målgruppsanalys Involvering R = (O,L,A) Companies fail or fall short of their potential not because of bad strategies, but because of a failure to implement good ones (The Economists Intelligence unit, 2013, Why good strategies fail)

Behovet av kompetens för digitala transformationer är stort och ökar! Sälja 2/3 av butikerna Hjälpa konkurrenterna igång Byta ut och modernisera IT-infrastrukturen Skapa ett konkurrenskraftigt bolag Swedbank gör omstart efter haverierna ny nätbank ska blidka kunderna Efter flera år av problem tar Swedbank nya tag med sin internetbank. Under tre år introduceras nya tjänster gradvis. Målet är att täcka in alla enheter som kunderna använder. Näringsministern: Digitaliseringen den viktigaste frågan för Sverige Det här är den långsiktigt viktigaste frågan för Sverige det handlar om framtidens tillväxt och framtidens jobb. Vi är inne i den fjärde industriella revolutionen. PUST: Kritiserat IT-system stängs ned Polisens kritiserade rapporteringssystem Pust läggs ner Nordea byter kärnsystem - så ska storbanken undvika att misslyckas med jätteprojektet Nu kastar Nordea ut sitt gamla kärnsystem det som innehåller kunddata, transaktioner och de enklaste låneprodukterna och sparkontona. I stället är det standardisering som gäller när banken byter till ett system från Temenos.

Utbildningen har tre huvudsakliga syften 1. Hur du designar, genomför och leder program för digitala transformationer 2. Hur du bygger en framgångsrik programorganisation 3. Hur du säkerställer att programmet får fäste i organisationen och ger önskat resultat

Första steget är både lätt och svårt sätt ut riktningen! Om du inte vet vart du ska, spelar det ingen roll vilken väg du väljer

En gemensam vision och målbild behöver formuleras för programmet Vilken strategi är det programmet ska stötta, och vad ska Programmet ha uppnått när vi kommit i mål? En gemensam vision och målbild är avgörande för att få rätt momentum i förändringen Det digitala inslaget i strategin förstärker organisationens förmågor inom valda områden Alla program (och projekt) är del av en strategi!

Ett omfattande Program kräver bra ritningsunderlag för att planera, fatta beslut, genomföra och följa upp Ett företag är en komplex organism med många strukturer i samspel och balans Digitala Transformationer behöver bra ritningsunderlag som beskriver kopplingen mellan strategi-, affärsmodells-, organisations-, process-, och ITförändringarna Det man inte kan beskriva kan man inte förändra!

Affärsmodellen som ramverk för att konkretisera förändringen Struktur Kund Alexander Osterwalder

EA ramverk Affärsarkitektur Välj Ramverk för att säkerställa beskrivning av helheten Definition av affärsarkitektur enligt Business Architecture Guilds En ritning över ett företag som ger en gemensam förståelse över organisationen och används till att harmonisera strategiska mål och taktiska behov. Affärsarkitekturramverket detaljeras i termer av Strategi Affärsmodell Processer Tjänster Information Applikationer Integrationer EA-ramverket behövs för att beskriva hierarkiska och horisontella beroenden mellan process, information och Applikationer Affärsarkitekturen säkerställer en förankring av affärsdelarna in i EA-ramverket

Programplanen ska beskriva önskat läge och hur resan ska se ut Realiseringsinitiativ Steg 1 Steg 2 Steg 3

Planering, planering, planering Den amerikanska presidenten Dwight D. Eisenhower (1890 1969) sa i ett tal till National Defense Executive Reserve Conference i Washington DC den 14 november 1957: Plans are worthless, but planning is everything.

Transformationsplaneringen kan brytas ned i olika delar Transitionsplan Beskriver vilka projektinitiativ som skall starta samt ordning och prioritering. Masterplan Huvudplan som styr allt arbete som ska genomföras Releaseplan Datumsatt plan för alla projekts faser och produktionssättningar. Tar hänsyn till samtliga aktiviteter i organisationen. Avvecklingsplan Planering för hur befintliga IT-system fasas ut efter det att de nya IT-stöden tagits i drift. Ekonomisk plan

Programplanen ska beskriva önskat läge och hur resan ska se ut Realiseringsinitiativ Steg 1 Steg 2 Steg 3

Typ av organisationen som programmet verkar i avgör hur programmet ska bemannas och organiseras Nätverksbaserad (Agil) organisationsstruktur Leverantör Harmoniserad processorganisation Partners Kund Kombinerad process & funktionsorganisation Koncept till lansering Ledningsgrupp Prognos till leverans Från kundbehov till konsumtion Ledningsgrupp Stöd Funktionsorganisation med stödjande processfunktion Produktutveckling Produktion Marknadsföring och försäljning Koncept till lansering Prognos till leverans Från kundbehov till konsumtion Ledningsgrupp Funktionsorganisation med i bästa fall informell samordning Produktdesign Produktion/ tillverkning Koncept till lansering Prognos till leverans Från kundbehov till konsumtion Marknadsföring och försäljning Ledningsgrupp Produktdesign Produktion/ tillverkning Marknadsföring och försäljning Samordning

Utgå från tre perspektiv vid design av programorganisationen 1 2 3 Organisationen ur ett kulturellt perspektiv Organisationen som ett politiskt system Organisationen som strategisk design

Projektgemensamma funktioner Samordning diskussionsunderlag Programledning Programstyrning Programkontor Styrgrupp Styrgrupp Koord Projledning Projekt Projekt Projekt. Projekt Projekt Koord Krav Koord Appl Samord Integr Koord Säkerhet Koord Miljöer Koord SIT Koord AT Förvaltn. förber

Programledning handlar om att styra projekt mot en strategisk målbild i en struktur med flera projekt eller underprogram Projektdimensionen Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Programdimensionen Styr mot den strategiska målbilden Projekten initieras av programmet och styr mot egna målbilder som ett led i att nå den strategiska målbilden

Organisation program- och projektstyrning Programstyrning Göra rätt saker! Säkerställa att rätt initiativ och projekt bedrivs Tydlig koppling strategiska mål initiativ eller projekt Tydlig prioritering/rangordning mellan olika initiativ och projekt Beslutsfora har god kontroll och översikt över Företagets initiativ och projekt Göra saker på rätt sätt! Projektstyrning Scope-hantering inom projektet Stödja initiativ och projekt i projektmetodik och förändringsprocess Effektiv uppföljning och avvikelsehantering Utmana och stödja projekten med fortlöpande projektrevision i syfte att nå leveransåtaganden Ekonomisk styrning, uppföljning och effektanalys av portföljen/projekten

PEJL Inventera befintliga processer, beslutsforum och verktyg PPS PROPS

Stödprocesser Programmets styrmodell ska säkerställa kvaliteten i genomförandet av programmets uppgift Strukturen medger agila metoder Programmets styrmodell Värdera nytta med förändring Analysera förändring Specificera förändring Genomföra förändring verksamhet Genomföra förändring IT Förstärka förändring Projektstyrning Ekonomisk styrning och uppföljning Arkitekturstyrning Leverantörsstyrning Förvaltningsstyrning Programmets styrmodell måste innefatta även programmets stödprocesser

33 Effektiv styrning är nödvändig i större och komplicerade program

Styr- och ansvarsmodell säkerställer kvalitén i besluts-punkterna Referensgrupp Styrgrupp Programledning Programkontor Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 Projekt 5 Projekt 6 Programmets styrmodell Värdera nytta med förändring Analysera förändring Specificera förändring Genomföra förändring verksamhet Genomföra förändring IT Förstärka förändring Projektledning G0 G1 G2 G3 G4 G5 Initiating Planning Executing Closing Programledning Programkontor Program Office Program Control Shared service Göra saker på rätt sätt OCH göra rätt saker

Planeringen säkerställer Programmets åtagande Har en programledning med representanter från alla delar av verksamheten, stark programledare med stöd från styrelse/koncernledning Har en genuin samverkan mellan affärsverksamhet och IT genom att arbeta med processer/affärsarkitektur Etablerar en gemensam förändringsprocess som motsvarar kraven utifrån affärskraven på tidkostnad-kvalitet

För att lyckas med en Digital Transformation behöver organisationer förstärka sina förmågor inom tre områden Genomförandet Lösning Organisationens Acceptans Kompetens och kunskap hos den genomförande Organisationen (Program, Projekt, Linje org.) Nyckelkomponenter Organisering och kompetenser Styrmodell Planering Kvalitén på Lösningen som utvecklas Nyckelkomponenter Ramverk för ritningar Affärsdriven Visions- och målarkitektur Beprövad metod Acceptansen hos den mottagande organisationen Nyckelkomponenter Sponsors support Målgruppsanalys Involvering R = (O,L,A) Companies fail or fall short of their potential not because of bad strategies, but because of a failure to implement good ones (The Economists Intelligence unit, 2013, Why good strategies fail)

Aktivt och synligt stöd från sponsorer är den viktigaste framgångsfaktorn vid förändringar Organisationer är inte riggade för att hantera omfattningen av digitaliseringen

Hanteringen av projekt och program är en till stora delar en ledarskaps- och strukturfråga. Chefer behöver ge anställda förutsättningar att göra ett bra jobb, tid och tydliga prioriteringa 40

Ledarskap är förmågan att få andra att av egen vilja nå överenskomna mål.

Emotionell reaktion Medarbetarna genomgår olika faser genom den iterativa förändringsprocessen. Som ledare måste man förstå och kunna hantera detta Förnekelse Flykt Pröva idéer Mot ny stabilitet Chock Passivitet Rädsla Nya idéer Ilska Acceptans Tid Depression Förståelse

Annan vy av samma nätverk Företagens informella nätverk döljer det informella ledarskapet Susan Manuel Stuart Tanya Charles Nancy Donna Kathy Sharon Carol Fred Wynn Harold Bob Wynn Carol Harold Charles Nancy Tanya Stuart Källa: Jennie C. M. Björk, PhD (2011), Analyzing and realizing collective ideation in firms, Chalmers Sharon Bob Manuel Donna Kathy Susan Fred De informella ledarna är nyckelpersoner och har en maktposition i organisationen

Rätt budskap behöver komma från rätt person Medarbetare vill ha information om bakgrunden till förändringen från högsta ledningen Information om hur jag som individ påverkas ska komma från den närmaste chefen CEO/President Executive manager Senior manager Department head The employee's supervisor Project team member Project team leader CM team member CM team leader Other Personal messages Business messages 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Percent of respondents Prosci. From Prosci s 2009 Best Practices in Change Management report Avsändaren har betydelse vid all kommunikation! 44

Förändringsstrategin och riskprofilen resulterar i handlingsorienterade planer som läggs till Programplaneringen Riskprofilen definierar ambitionsnivån på din förändringsstrategi Förändringsstrategin lägger grunden för dina åtgärdsplaner riskprofil innehåller guidelines på approach för att skräddarsy aktiviteterna efter ditt behov Organizational attributes Resistant Medium High Change Characteristics Small Change Characteristics Large Low Medium Organizational Attributes Ready 45

Resultatet av en förändring är en funktion av kompetensen hos den genomförande organisationen (O), lösningens kvalitet (L), och acceptansen hos den mottagande organisationen (A) R = (O,L,A) 46

Utbildningen har tre huvudsakliga syften 1. Hur du designar, genomför och leder program för digitala transformationer 2. Hur du bygger en framgångsrik programorganisation 3. Hur du säkerställer att programmet får fäste i organisationen och ger önskat resultat

Programledarens kompetenser

Kursens målsättning är att ge praktiska verktyg för hur man designar, strukturerar, organiserar och styr större program Efter genomgången utbildning HAR DU: Efter genomgången utbildning KAN DU: Kunskap om ett ramverk och metod för att bygga effektiva program Kunskap om verktyg för programmets olika delmoment och faser Kunskap om organisation och styrning av program Kunskap om programkommunikation och förändringsledning Förståelse för det politiska spelet i företag Analysera, designa och beskriva omfattningen och genomförandet för ett program ur flera perspektiv Utforma en tydlig programstrategi med behov, nytta och effekt Utforma en programorganisation med tillhörande gemensamma stödfunktioner Definiera en samordnad planering för genomförandet och styrning av ett program Navigera i en organisation under förändring

Dag 2 Dag 1 Schema för de åtta dagarna 7 8 april DESIGN 28 29 april PLANERA & ORGANISERA 12 13 maj STYRA & GENOMFÖRA 13 14 juni LEDARSKAP & FÖRÄNDRING Introduktion till kursen Komplexa program, vad är det och vad krävs? Programstrategi Gruppövning Ritningar och ritningsunderlag Transformationsplanering Gruppövning Styrmodeller Styra och genomföra komplexa transformations-program Gruppövning Formella och informella nätverk Grunder i förändringsledning Gruppövning Design av strukturer och genomförandet Business case värdering och precisering Sammanfattning och hemuppgift Design av programorganisation Digitaliseringens påverkan på Organisationer Mätning och uppföljning Agilt, Outsourcing och Arkitekturstyrning Förändringskommunikation Att leda digitala transformationer praktiska erfarenheter Presentation av hemuppgift Examination

Källa: Google Pictu

Anders Persson, anders.persson@prv.se Steve Brdarski, steve.brdarski@csc.com KONTAKT

FRÅGOR?

TACK FÖR OSS!