2010-08-17 Ekonomiavdelningen INNEHÅLL 9 UTBETALNINGAR... 3 9.1 Delegation (hantering av sflöden m.m.)... 3 9.2 Attest- och utanordningsinstruktion... 4 9.3 Avstämning och kontroll... 4 9.4 Beställning av varor och tjänster... 4 9.5 Uppgifter avseende Göteborgs universitet... 4 9.6... 4 9.6.1 Allmänt om leverantörsfakturor... 5 9.6.2 Leverantörsreskontra... 5 9.6.3 Olika leverantörskategorier... 5 9.6.3.1 Betalningsvillkor... 6 9.6.4 Elektronisk fakturahantering, EFH... 7 9.6.5 Leverantörsfakturor... 8 9.6.5.1 Ankomstregistrering... 8 9.6.5.2 Attest... 8 9.6.5.3 Attestering via elektronisk fakturahantering, EFH... 8 9.6.5.3.1 Leveransattest... 8 9.6.5.3.2 Kontering... 8 9.6.5.3.3 Belastningsattest... 10 9.6.5.4 Betalningsförslag... 10 9.6.5.5 Godkänna för... 10 9.6.5.6 Godkänna till sig själv... 11 9.6.5.7 Betalningsbekräftelse... 11 9.6.5.8 Kontroll av stora ar... 11 9.6.5.9 Arkivering av leverantörsfakturor... 11 9.6.5.10 Internfaktura från intern leverantör... 12 9.6.6 Betalningar till utlandet... 12 9.6.7 Övriga utar... 13 9.6.7.1 Personligt utlägg... 13 9.6.7.2 Annat (ej rese)... 13 9.6.7.3 Påfyllning av handkassa... 14 9.6.7.4 Redovisning av transfereringar - lämnade bidrag... 14 9.6.8 Utsformer... 14 9.6.8.1 PlusGiro... 14 9.6.8.2 Bank... 15 9.6.8.3 Betalkort... 15 9.6.8.4 Kontant (handkassa)... 16 9.6.8.5 Post, inkommande... 17 9.6.8.6 Förskott... 17 9.6.8.7 Reseräkningar... 18 9.6.9 A-skatt och F-skatt... 18 9.6.9.1 A-skatt... 18 9.6.9.2 F-skatt...18 9.6.9.3 Både A-skattsedel och F-skattsedel... 19 9.6.9.4 Utsalternativ... 19 9.7 öring av bokförda utar... 19 Bilaga 1... 20 Sid 1-37
2010-08-17 Ekonomiavdelningen Bilaga 2 Rutinbeskrivning transfereringar... 22 2.1 Erhållna bidrag från statlig givare s till statlig mottagare... 22 2.2 Bidrag från statlig givare s till icke statlig mottagare... 26 2.3 Transfereringskonton... 36 Sid 2-37
9 UTBETALNINGAR I det följande redogörs inledningsvis för vissa redovisningstermer. För utförligare beskrivning samt för tekniska anvisningar för förfarandet, se kapitel 4 Redovisning respektive manualer/lathundar till ekonomisystemet. 9.1 Delegation (hantering av sflöden m.m.) Det ankommer på fakultetsnämnderna att inom ramen för av styrelse/rektor fastställd beslutsordning upprätta delegationsordning och regler i övrigt för den ekonomiadministrativa hanteringen inom respektive nämndområde. Fakultetsnämnderna har fått i uppdrag av rektor att svara för att hanteringen av ar och att ekonomiadministrationen i övrigt sker på ett ur säkerhetssynpunkt sådant sätt att risk för felaktigheter i hanteringen minimeras. Utgångspunkten för den delegationsordning som fakultetsnämnderna upprättar ska vara att ekonomiskt ansvar ska följas av befogenheter att ta detta ansvar. Delegationsordningen innebär att en och samma person inte kan hantera både registrering av leverantörsfaktura och beställning av skörning (s.k. sbekräftelse) i ekonomisystemet. Prefekten har rätt att godkänna anskaffningsbeslut och attestera fakturor till (s.k. sbekräftelse) avseende institutionens utgifter. När prefekten inte är tillgänglig har ställföreträdande prefekt denna rätt. Om vidaredelegation givits kan annan person än prefekten godkänna beställningar och/eller markera fakturor till i ekonomisystemet. Delegationen kan begränsas till att omfatta beslut understigande visst och/eller avseende vissa ansvar och/eller verksamheter. Den som delegerar beslutanderätt ansvarar för att regelbundet följa upp hur delegationen utnyttjas och ansvarar för delegerade beslut såsom för egna beslut. Observera att delegation inte kan ges till tjänsteman som har behörighet att registrera fakturor i systemet. Delegation från prefekt får inte delegeras vidare. Prefekten är alltid oavsett delegationer ansvarig för hela institutionens ekonomiska situation och interna kontroll. Prefekten eller den som har delegerats ansvar ska granska framtagna sförslag mot de fakturor som är underlag för sförslaget, innan sbekräftelse sker i ekonomisystemet (Se även avsnitt 9.6.5 Leverantörsfakturor). Efter det att sbekräftelse gjorts och en utskrift tagits fram ska bekräftelsen undertecknas. Kontroll ska ske av att sförslaget överensstämmer med sbekräftelsen. Detta dokumenteras genom en signatur av et på sförslaget. Det finns en spärr i det ekonomiadministrativa systemet som innebär att prefekt kan sända till endast under den period som beslutsdelegationen gäller. Ingen anställd får godkänna beställning/anskaffningsbeslut eller attestera faktura, reseräkning eller ett personligt utlägg för utgifter som berör personen själv (exempelvis samtalsräkningar för mobiltelefon, fakturor avseende resor). Närmast överordnad nivå ska fatta sådana beslut. Fakultetsnämndernas beslut rörande den hantering som ska gälla (delegationsordning och regler i övrigt) inom respektive fakultetsnämnds område ska delges ekonomiavdelningen. Sid 3-37
9.2 Attest- och utanordningsinstruktion Samtliga institutioner och avdelningar inom universitetet ska ha en attest- och utanordningsinstruktion. Instruktionen innefattar en förteckning av olika kostnadstyper och vilka personer som har behörighet att beställa, attestera samt ge order om ut (sbekräftelse) och skriva under densamma. Namnteckningsprov ska finnas på blanketten. Varje år ska attest- och utanordningsinstruktionen fyllas i och fattas beslut om i institutionsstyrelse. Den av institutionsstyrelsen fastställda instruktionen ska förvaras på respektive fakultetskansli och emotses insänd (tillsammans med protokollsutdrag) senast under januari månad varje år. Blanketten är att betrakta som ett förslag på hur det kan se ut och bör anpassas till varje enskild institutions verksamhet. Blanketten finns på blanketter.gu.se. 9.3 Avstämning och kontroll Avstämning och kontroll ska göras vad gäller rese, annat, kundfordringar, in- och utar m.m. Dessa avstämningar och kontroller görs dels på institutionsnivå betr. annat, handkassa och kundfordringar och dels på fakultetskansli/ekonomiavdelningen beträffande rese, in- och utar samt övergripande avstämningar av kundfordringar och leverantörsskulder. Redovisning av saldon och specifikation av s.k. öppna poster ska inlämnas i samband med delårsoch årsbokslutet. Se ekonomiavdelningens hemsida under rubriken Uppföljning, för checklista i samband med periodskifte. 9.4 Beställning av varor och tjänster Göteborgs universitet är en så kallad upphandlande myndighet och lyder därmed under lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Lagen bygger på EG-direktivet 2004/18/EG, vilket utgör en grund för att förverkliga den inre marknaden. Syftet med upphandlingsreglerna är att uppnå en fungerande konkurrens och därmed förmånligare inköpsvillkor och därigenom hushålla med offentliga medel. Inköpsverksamheten inom universitetet är decentraliserad. Detta ställer stora krav på ett tydligt regelverk och enhetliga rutiner. Dessa återfinns i kapitlet om inköp i ekonomihandboken, vars syfte är att tydligt beskriva regelverk och rutiner för inköp vid universitetet. Observera att det för att kunna beställa varor eller tjänster behövs ett beställar-id. 9.5 Uppgifter avseende Göteborgs universitet Uppgifter såsom organisationsnummer, VAT-nr, post- och bankgiro m.m. för Göteborgs universitet återfinns på ekonomiavdelningens hemsida under rubriken Ekonomifakta. 9.6 görs till följd av beställning och leverans av varor/tjänster. Betalning av lön, arvoden och reseersättning sker via lönesystemet och behandlas inte här. Sid 4-37
9.6.1 Allmänt om leverantörsfakturor Fakturor utställda på annan fysisk eller juridisk person än Göteborgs universitet är inte en affärstransaktion mellan universitetet och leverantör. Fakturaadressen ska vara rätt angiven på fakturan. Om den inte är det ska leverantören kontaktas och fakturaadressen ändras. Göteborgs universitet har en gemensam fakturaadress för hela universitetet. Leverantörer till Göteborgs universitet ska sända sina fakturor direkt till det av universitetet anlitade skanningsföretaget. Göteborgs universitets gemensamma fakturaadress finns på ekonomiavdelningens hemsida under rubriken Ekonomifakta. Skanningsföretaget arkiverar alla leverantörsfakturor och övriga utsunderlag för universitetets räkning. Vid inköp ska den som beställer vara/tjänst alltid uppge ett korrekt beställar-id. Tilldelning av beställar-id beslutas av prefekt. Leverantören ska uppmanas att ange beställar-id på fakturan, gärna i fältet Er referens. Vid beställningar bör också betonas att institutionens namn ska anges på fakturan, för att underlätta eventuell eftersökning av rätt mottagare. Om en faktura, som det är uppenbart att universitetet ska betala, är utställd till någon annan än universitetet kan universitetet i undantagsfall betala fakturan. I första hand bör man dock först undersöka om det är möjligt för leverantören att ställa om fakturan till Göteborgs universitet. Universitetet kan också ta emot fakturor i elektronisk form, s.k. e-faktura. Formatet ska vara Svefaktura. Leverantörer som vill skicka e-faktura ska kontakta Jeanette Arnesson på ekonomiavdelningen, tel. 031-786 4307; Jeanette.Arnesson@gu.se. 9.6.2 Leverantörsreskontra I ekonomisystemet finns så kallade reskontrafunktioner som stöd för hantering av ärenden som genomgår flera stadier. Leverantörsreskontran är en sådan reskontra. Den visar leverantörsfakturans väg från ankomstregistrering till skörning och ut. 9.6.3 Olika leverantörskategorier I leverantörsreskontran skiljer vi på fem olika kategorier av leverantörer. Svenska leverantörer, statliga Samtliga statliga myndigheter ingår i koncernen statens redovisning. Universitetet lämnar månadsvisa uppgifter till den s.k. statsredovisningen. Liksom i andra former av koncernredovisning ska fordringar och skulder inom koncernen ej räknas in bland övriga externa fordringar och skulder. Det krävs även inom staten att fordringar och skulder mellan de i koncernen ingående myndigheterna ska kunna specificeras och stämmas av mellan myndigheterna per bokslutsdatum. På grund av detta skiljer vi på statlig och icke-statliga leverantör. Universitetet tar således ur ekonomisystemets leverantörsreskontra fram utestående skulder gentemot andra statliga myndigheter. Det är därför nödvändigt att det i vårt ekonomisystem finns leverantörsidentiteter upplagda för statliga myndigheter och att dessa identiteter verkligen används. Om identiteten "tillfällig leverantör" har använts vid till statliga myndigheter finns det ingen praktisk möjlighet att identifiera skulder gentemot andra myndigheter. Sid 5-37
En förteckning över statliga myndigheter, kallat myndighetsregistret, finns på Ekonomistyrningsverkets hemsida, se www.esv.se. Svenska leverantörer, icke-statliga Om en leverantör inte är upptagen i myndighetsregistret är det en icke-statlig leverantör. Universitetet har som policy, grundad på lagen om offentlig upphandling, att av alla sina svenska leverantörer begära F-skattebevis. Det gäller även om fakturan enbart avser varor. Kravet grundas alltså inte på en skattefråga, utan på att - som skatteförvaltningen uttrycker det - företaget (leverantören) fått körkort som företag. Skatteförvaltningen gör bl.a. periodvisa kontroller mot inte bara sina egna register utan också mot kronofogden om förutsättning finns för F-skattebevis (för mer information om F-skatt: se kapitlet Skatteregler). Interna leverantörer Vid affärer inom universitetet genereras internfakturor från interna leverantörer. Dessa fakturor måste särskiljas då de enbart är bokföringstransaktioner inom organisationen och inte leder till några externa ar. Utländska leverantörer Även utländska leverantörer särskiljs som en egen leverantörskategori i redovisningen. Ut till enskilda personer Avser utar till studenter, anställda m.fl., dock ej avseende lön, arvoden och reseersättningar. 9.6.3.1 Betalningsvillkor Redan i samband med beställning av en vara/tjänst ska överenskommelse träffas om leveransvillkoren, bl.a., om sfrister. Enligt praxis gäller 30 dagar som svillkor. Vid skanning/tolkning av universitetets leverantörsfakturor, registreras det faktura- och förfallodatum som leverantören angivit på fakturan. Sid 6-37
9.6.4 Elektronisk fakturahantering, EFH Elektronisk fakturahantering innebär den inom organisationen interna hanteringen av en leverantörsfaktura i ett elektroniskt flöde. Elektronisk fakturahantering kräver ett IT-stöd, på universitetet använder vi AGRESSO:s system för attestering av leverantörsfakturor. EFH förutsätter e- fakturor eller skanning och tolkning av pappersfakturor till ett elektroniskt format. Universitetet tar emot både skannade och tolkade pappersfakturor samt e-fakturor. Bilden visar en pappersfakturas väg i det elektroniska flödet. Skanning Pappersfaktura Arkivering av original Tolkning/ verifiering av den skannade fakturan Identifikation Tolkning Verifiering Fakturan konteras och attesteras i workflow. Styrs via ett beställar-id. Workflow Elektronisk arkivering Dokumentarkiv Informationsutbyte EFH/AGRESSO Betalning AGRESSO Processen börjar med att fakturan ankommer till det av universitetet anlitade skanningsföretaget. Skanningsföretaget skannar och tolkar fakturorna. Hos dem sker också den fysiska arkiveringen av universitetets leverantörsfakturor. Via fil från skanningsföretaget läses fakturorna in i universitetets ekonomisystem. En e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. Universitetet tar emot e- fakturor via en s.k. fakturaväxel. Både skannade pappersfakturor och e-fakturor ankomstregistreras i samband med inläsningen i ekonomisystemet. Därefter vidtar den elektroniska attestprocessen. Efter fullgjord attestkedja, bokförs fakturorna maskinellt och är därefter redo för ut. Sid 7-37
9.6.5 Leverantörsfakturor Om fakturan avser anläggning/inventarie, se även kapitel 11, Anläggningstillgångar. 9.6.5.1 Ankomstregistrering Alla leverantörsfakturor ankomstregistreras maskinellt i samband med att de skannade leverantörsfakturorna/e-fakturorna läses in i ekonomisystemet. 9.6.5.2 Attest Attest innebär ett bestyrkande av sakförhållandet. Den person, som med sin sakkunskap har erforderliga kontrollmöjligheter, utför attestering. Fakturagranskning, kontering resp. attest kan utföras av samma person eller olika personer. Fakturan ska innehålla (eller ha bifogat) alla nödvändiga upplysningar för att en korrekt ut ska ske samt för revisionens kontroll. Exempelvis måste fakturor avseende representationskostnader (blommor, mat, restaurang etc.) innehålla uppgift om i vilket sammanhang representationen har skett samt namn och befattning på dem som deltagit. Dessutom ska namn på den organisation/företag gästerna företräder anges. Om det på fakturan hänvisas till underlag/följesedel, och det inte framgår på fakturan vad den avser, ska dessa underlag bifogas. Mobiltelefonräkning och ersättning för telesamtal från privatabonnemang (personligt utlägg) ska vara försedda med samtalsspecifikationer. I fråga om mobiltelefonsamtal måste överenskommelse ha träffats om hur privatsamtal ska regleras, t ex genom löneavdrag eller genom att en kundfaktura upprättas. (Om universitetet betalar även privatsamtalen utgör det en skattepliktig förmån, vilken ska rapporteras i lönesystemet). Notering om inlämnad reseräkning bör göras på fakturor avseende resor. I de fall reseräkning ej inlämnats, ska fakturan kompletteras med uppgift om resenär och förrättningens ändamål. Universitetets medel får inte användas för avgifter för felparkering. Parkeringsböter är en privat förseelse även om böterna erhålles i samband med tjänsteärende. Medel får inte heller användas för ersättning av dricks i samband med restaurangnotor och taxiresor. Ersättning för dricks lämnas normalt inte för länder där dricksen (alt. serveringsavgiften) ingår i priset, vilket det gör i bl.a. Sverige. 9.6.5.3 Attestering via elektronisk fakturahantering, EFH Det elektroniska attestflödet består av tre steg; leveransattest, kontering och belastningsattest. 9.6.5.3.1 Leveransattest Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Fakturan styrs till den person vars beställar-id står på fakturan. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan är felfri och att korrekt pris har tillämpats. 9.6.5.3.2 Kontering Kontering sker enligt kodplan, i huvudsak kontoklasserna 4-6 och med koder för ansvarställe, verksamhet och motpart samt eventuell kontering i det fria fältet. Redan vid beställning av en vara/tjänst ska finansieringsfrågan vara löst och därmed är också koderna för ansvarsställe och verksamhet givna. Sid 8-37
Leveransattest och kontering kan utföras av samma person, om personen med sin sakkunskap har den erforderliga kontrollmöjligheten. I konteringssteget förses fakturan med hela eller delar av fakturans kontering. Det är också i detta steg som fakturagranskningen genomförs. Fakturagranskningen innebär kontroll av att: Fakturan är utställd på Göteborgs universitet och i förekommande fall institution Det är den mottagande institutionen som ska betala Det är en originalfaktura (om ut görs med fakturakopia som underlag, ska notering göras om varför detta sker) Uppgift om F-skatt finns (gäller inte fakturor från statliga myndigheter) Organisationsnummer finns Fakturan specificerar vad som inköpts eller att följesedel bifogats Fakturaet är rätt beräknat Faktureringsavgift inte debiterats alt. bankgiro finns angivet Ovanstående regler gäller även personligt utlägg som i efterhand regleras av universitetet mot räkning. Om någon uppgift saknas skickas en begäran till leverantören om komplettering av fakturan. Blankett för ändamålet finns på blanketter.gu.se. Vid avtal med leverantör av vara eller tjänst bör beställaren/inköpsansvarig alltid se till att avtala bort faktureringsavgift. Om inte avtal har träffats om borttagande av faktureringsavgift kan leverantören ta ut sådan avgift. Vad gäller de centralt upphandlade avtalen debiteras ej faktureringsavgifter. Det som i ekonomisystemet registrerats i fältet för fakturanummer, OCR-nummer och som meddelande, skrivs ut på utshandlingen till leverantören. Även remittid anges på en. Falska fakturor och oseriösa erbjudanden Var uppmärksam på eventuella falska fakturor och oseriösa erbjudanden som skickas till universitetet. Organisationen Svensk handel har en förteckning över företag som de enligt vissa kriterier betraktar som oseriösa. På www.svenskhandel.se kan man se vilka de listade företagen är. Här kan man också läsa om hur man bör gå tillväga för att bestrida eventuella felaktiga krav. Kreditfaktura från svensk leverantör När en kreditfaktura från en svensk leverantör registreras i ekonomisystemet krediteras institutionen enligt kreditnotans kontering och med kreditnotans exkl. eventuell. moms. Debiteringen görs mot aktuellt leverantörsskuldkonto. Sedan sker en successiv avräkning på t, vilket resulterar i redovisningstransaktioner mot leverantörsskuldkonto när någon institution vid universitetet registrerar en debetfaktura från den aktuella leverantören. Med andra ord kvittas aktuell kreditfaktura mot den eller de fakturor som ska betalas (gäller hela universitetet) och leverantören får nettosumman av dessa. På uten anges sedan de olika fakturanummer som en härrör från. Om kreditnotan ej har kunnat avräknas fullt ut inom 1 år från det den registrerats, sker en maskinell bokföring = debitering av restet på den institution där kreditfakturan registrerats. Konteringssträngen för denna transaktion sätts till ansvaret för den institution där Sid 9-37
kreditfakturan registrerades, konto 5791 samt verksamhet 10. De som bokförs på detta sätt kräver någon slags åtgärd av berörd institution Alt. 1) Först bör man undersöka om kreditnotan reglerats på något sätt, exempelvis genom att leverantören betalat in et till universitetet. Om in skett - till någon annan konteringssträng än den ovan nämnda - ska en korrigering göras. Alt. 2) Om det kan konstateras att fordran (helt eller med rest) kvarstår, ska man ställa ut en kundfaktura som sänds till leverantören. Kontera med konto 5791 och verksamhet 10 för att nollställa den bokförda debiteringen enligt ovan. Hänsyn till moms tas ej då den ursprungliga momskonteringen på leverantörsfakturan ej påverkats. Kreditfaktura från utländsk leverantör En kreditfaktura från en utländsk leverantör får endast skickas till skanningsföretaget för inläsning, om den åtföljs av en debetfaktura från samma leverantör, och debetfakturans överstiger eller går jämnt upp med kreditfakturans. I annat fall ska ut av det krediterade et begäras från den utländska leverantören. Detta beror på att sbevakning motsvarande den som görs för svenska kreditfakturor inte kan göras för utländska kreditfakturor. 9.6.5.3.3 Belastningsattest Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen för universitetets verksamhet. 9.6.5.4 Betalningsförslag För att ut av externa leverantörsfakturor ska kunna ske måste först ett sförslag beställas ur ekonomisystemet. Betalningsförslaget ska beställas på det ansvarsställenummer som finns registrerat på konteringsraden avseende leverantörsskuld på fakturan. I normala fall är det samma ansvarsställe som ingår i det på fakturan angivna beställar-id. Separata sförslag behöver beställas för svenska respektive utländska fakturor. På sföreslagen kommer de fakturor med som är färdigattesterade och bokförda. Betalningsförslaget överlämnas till prefekten, eller till den som erhållit delegation (delegat), för granskning och godkännande. Efter det att en s.k. sbekräftelse gjorts i ekonomisystemet och en utskrift av bekräftelsen skett, undertecknas den av prefekt/delegat. 9.6.5.5 Godkänna för Alla ar ska godkännas innan ut kan ske. Personer med behörighet att i systemet markera och på utskriften underteckna sbekräftelsen är genom sin egen kontroll av fakturorna ytterst ansvariga för att: Uten sker till rätt mottagare Uten sker med rätt Uten sker i rätt tid Utgiften är ändamålsenlig för verksamheten Betalning sker i överensstämmelse med gällande beslut Den är ekonomiskt försvarbar Fakturagranskning skett Leverans- och belastningsattest skett Sid 10-37
Det finns tillgängliga medel för en Den är riktigt konterad Ett godkännande innebär således att fakturagranskning och attestförfarande har genomförts utan anmärkning samt att ska ske. Godkännandet sker genom att i systemet göra en s.k. sbekräftelse och därefter skriva namnteckning på sista sidan. Övriga sidor i sbekräftelsen ska signeras. Observera att det är viktigt att avstämning sker av att summan att utbetala på sförslaget överensstämmer med summan på sbekräftelsen. Utförd kontroll dokumenteras genom en signatur av et på sförslaget. I och med att de tre första punkterna granskas uppfylls kraven på kontroll enligt föreskrifterna till 5 Förordning (1994:14) om statliga myndigheters ar och medelsförvaltning. 9.6.5.6 Godkänna till sig själv Prefekten har rätt att godkänna. Man kan dock inte godkänna ut till sig själv. Det ankommer på dekanus att teckna utsgodkännande till prefekten. Detta sker vid sidan av prefektens godkännande. 9.6.5.7 Betalningsbekräftelse När sförslaget är granskat och godkänt, ska det i ekonomisystemet markeras för. Det görs genom att prefekten gör en s.k. sbekräftelse och skriver under densamma. Se även kapitel 9.1 Delegation. 9.6.5.8 Kontroll av stora ar För stora utar ska en extra kontroll av att görs till rätt mottagare, med rätt och vid rätt tidpunkt, genomföras. Med stora ar avses utar på 100 000 kr eller mer (oavsett svensk eller utländsk leverantör). Kontrollen ska göras av fakultetskansli eller motsvarande. Lista genereras dagligen i ekonomisystemet och sänds via e-post till mottagare på fakultetskansli. En faktura kommer med på listan så länge som den är i stadiet från ankomstregistrering till och med i sbekräftelse. Kontrollmomentet innefattar: Granskning av rätt mottagare sker genom kontroll av att leverantören är känd, dvs. finns i universitetets leverantörsreskontra. I de fall det rör sig om s.k. tillfälliga leverantörer, dvs. leverantören är inte registrerad, kontaktas respektive. institution. Kontroll av rätt sker genom att i leverantörsreskontran granska att et är rimligt i förhållande till vad som normalt betalas ut till leverantören. Att sker vid rätt tidpunkt kontrolleras mot registrerat förfallodatum. Fakturabilderna nås via ekonomisystemets dokumentarkiv. Efter godkänd kontroll undertecknas listan av den som utfört kontrollen och listan sätts in i för ändamålet avsedd pärm. 9.6.5.9 Arkivering av leverantörsfakturor Arkivering av leverantörsfakturor och övriga underlag för ut (t.ex. blanketter för personligt utlägg), arkiveras hos det av GU anlitade skanningsföretaget. Kvitton och andra underlag som tillhör leverantörsfakturan, ska arkiveras i ordnad form på institution. Betalningsförslag och -bekräftelser arkiveras på respektive institution. Anvisningar om arkiveringen finns i kapitel 4 Redovisning, avsnitt 4.6 Arkivering. Sid 11-37
9.6.5.10 Internfaktura från intern leverantör Internfakturor registreras i ekonomisystemet av internleverantören och ställs till ett visst ansvarsställe. Samma villkor som vid externa leverantörsfakturor gäller avseende attest. Betalningsvillkor bestäms av leverantören. Om inget annat anges gäller 30 dagar från fakturadatum. Samma villkor som vid kontering av externfakturor gäller. I samband med bokslutstillfällena (tertial-, delårs- och årsbokslut) ska internfakturor ställas ut i så god till att beställaren hinner göra kontering och slutattest innan avslut av resultaträkningen sker. Beakta särskilda datumuppgifter som gäller för att få med internfakturor på rätt räkenskapsperiod, se aktuell tidplan för bokslut. I enlighet med bokföringsförordningen ska bruttoredovisning tillämpas. Detta gäller även för internfakturering. Vid t.ex. utbyte av lärarpersonal mellan institutioner får således inte s.k. kvittning äga rum. Varje institution ska brutto, snarast möjligt, var för sig internfakturera för sin utlåning av den egna personalen. 9.6.6 Betalningar till utlandet Observera att tullfrihetsfrågor ska vara ordnade vid inköpstillfället. Se vidare rubriken Upphandling på ekonomiavdelningens hemsida. Vid granskning av utländska fakturor ska, förutom de punkter som anges i 9.6.5.3.2, kontrolleras att: Fakturan är utställd i överenskommen valuta. VAT-nummer finns på fakturor från EU-länder. Tullavgifter inte tas upp på fakturor från EU-länder (endast fakturor från tredje land [ej EUland] kan innehålla tullavgifter och sakna VAT-nr m.m.). I de fall en ej avser ersättning enligt vanlig leverantörsfaktura ska underlag bifogas som styrker en, exempelvis beslut eller kontrakt. Använd blanketten Utsblankett vid avsaknad av extern faktura, när underlagen skickas till skanningsföretaget. Blanketten finns på blanketter.gu.se. Betalningar till utlandet kan beroende på utssätt ta olika lång tid. Den tid som åtgår från det att sren avsänder en till dess denna når mottagaren kan uppgå till allt från några dagar till ett par veckor beroende på mottagarland och det ssätt som leverantören anvisat. Konferensavgifter till utlandet Förskotts av konferensavgifter till utlandet sker normalt via EFH-rutinen alternativt med GUupphandlat betalkort med personligt sansvar eller med inköpskort. Används betalkort med personligt sansvar eller vid kontant begär konferensdeltagaren ersättning för personligt utlägg i efterhand. I undantagsfall kan ett s.k. annat utbetalas till konferensdeltagaren via ekonomisystemet. Därefter kan konferensdeltagaren själv betala konferensavgiften via bank. VAT Se kapitel 12 Skatteregler. Sid 12-37
Tullfakturor/posttullsedlar Observera att endast moms eller införselmoms får konteras på kontot för ingående moms. Eventuella avgifter såsom tullavgift, administrationsavgift, postavgift o.d. ska debiteras ett kostnadskonto på institutionen. 9.6.7 Övriga utar 9.6.7.1 Personligt utlägg Personliga utlägg inom tjänsten ska i möjligaste mån undvikas. I första hand ska eftersträvas att leverantören skickar en faktura till universitetet. Om det inte är möjligt, bör ske via av universitetet tillhandahållet betal-/inköpskort. Hantering av personliga utlägg medför omfattande administration och försvårar uppföljningen av universitetets totala inköp. I de fall personliga utlägg inte kan undvikas, ska aktuell version av blanketten Räkning för personligt utlägg användas. Blanketten finns på blanketter.gu.se. OBS! Blanketten bör fyllas i på skärmen, ej för hand. Skanningsföretaget tar ut extra avgift för manuellt ifyllda underlag. Blanketten fylls i och originalkvitton bifogas. En kortfattad beskrivning av syftet med utlägget ska anges på blanketten. På blanketten anges om insättning ska ske till plusgirokonto alt. personkonto i Nordea (=personnummer), bankkonto eller bankgiro. Om uppgift om konto saknas skriver t ut ett utskort till angiven postadress. Normalt tas en avgift för inlösen av ett utskort. Tänk på att anmäla uppgift om ändrat mottagarkonto till ekonomiavdelningen. Att endast ange nytt konto på blanketten för personligt utlägg räcker inte. Personligt utlägg får inte tillämpas för ersättning som avser skattepliktig löneförmån (traktamenten, ersättning för arbete etc.). Blanketten tillsammans med övriga underlag sänds till skanningsföretaget för behandling och arkivering. 9.6.7.2 Annat (ej rese) Annat ska endast tas ut i undantagsfall. Istället ska universitetets inköpskort användas (se avsnitt 9.6.8.3 Betalkort). Annat får inte tillämpas för ersättning som avser skattepliktig löneförmån (traktamenten, ersättning för arbete etc.). Vid behov av s.k. annat (ej rese för tjänsteresa) för t.ex. post, av kostnader för studenter i samband med exkursion, kan man göra enligt följande Uttag Ut görs av institutionen via ekonomisystemet till den person som rekvirerat et och som därmed är ansvarig för et. Som underlag för uten ska blanketten Rekvisition/ ut av annat användas. Blanketten finns på blanketter.gu.se. Konto 1573 är förtryckt. Övriga fält anges enligt institutionens önskemål. På blanketten anges om insättning ska ske till bankkonto, bankgiro, plusgirokonto alt. personkonto i Nordea (=personnummer). Observera att ut i bankkonto endast kan ske om personen finns upplagd som leverantör i leverantörsregistret. Om uppgift om konto saknas skriver t ut ett utskort till uppgiven postadress. Sid 13-37
Redovisning Redovisning ska göras med hjälp av blanketten Redovisning av annat. Blanketten finns på blanketter.gu.se. Originalkvitton ska bifogas. Registrering av redovisningen görs igenom en omföring i ekonomisystemet. Separat rutinbeskrivning för detta finns som bilaga i detta kapitel samt på baksidan av blanketten Rekvisition/ut av annat. Avstämning och specifikation Se kapitel 6 Bokslut, avsnitt 6.4 Åtgärder på institutionsnivå. Ansvariga handläggare: Gunilla Annerstedt, ekonomiavdelningen, tel. 031-786 5410; Gunilla.Annerstedt@gu.se 9.6.7.3 Påfyllning av handkassa Redovisning av - och därmed även påfyllning - av handkassa görs via EFH-rutinen. Som underlag för uten ska blankett Redovisning av handkassa användas. Blanketten finns på blanketter.gu.se. Se även avsnittet Utsformer i detta kapitel, punkten 9.6.8.4 Kontant (handkassa). 9.6.7.4 Redovisning av transfereringar - lämnade bidrag En transferering är ett som överförs till en mottagare utan att vara förenat med krav på motprestation (i form av ett ekonomiskt värde för universitetet). Transfereringar, där givare eller mottagare är statlig, redovisas i den externa resultaträkningen under ett särskilt avsnitt, skilt från verksamhetens intäkter och kostnader. Om varken givare eller mottagare är statlig är en redovisning över balansräkningen tillräcklig. I transfereringsavsnittet redovisas dels kostnaden för de lämnade bidragen dels finansieringen av bidraget. Redovisningen anger alltså varifrån finansieringen kommer, samt till vem överföringen sker. Konton i kontoklass 7 används. Lämnade bidrag ska alltid motbokas mot finansieringskategori: statsbudgeten, statliga myndigheter eller övriga givare. Förutom uppdelning på mottagarkategori ska i vissa fall göras en uppdelning på bidrag för konsumtion och bidrag för investering. Kostnader för att administrera transfereringar ( bidrag) redovisas som driftskostnad och bör finansieras av bidragsgivaren. Huvudregeln är att erhållna och lämnade statliga bidrag ska redovisas i kontoklass 7 när motparten är en statlig myndighet för att få en rättvisande motpartsredovisning. I bilaga 2 beskrivs hur redovisningen ska ske i ett antal olika fall där bidrag mottas och lämnas. Observera att hanteringen i de allra flesta fall sköts av respektive fakultetskansli. 9.6.8 Utsformer Universitetets ar inom landet sköts av PlusGirot. För ar till utlandet utnyttjas SEB SISU. Statliga myndigheter har skilda konton för utar respektive inar. Detta beror på att koncernen staten ska ha bruttoredovisning på likvidflödena. 9.6.8.1 PlusGiro Gireringar till mottagare som har PlusGiro-konto eller bankgirokonto sker via girering hos PlusGirot och i första hand till smottagarens PlusGirokonto. Girering till bankgirokonto kan också förekomma men enbart om smottagaren saknar PlusGiro-konto. Sid 14-37
Ut på utskort Om någon smottagare saknar PlusGiro-konto/personkonto i Nordea (=personnummer), bankgirokonto och bankkonto skriver PlusGirot ut ett utskort till postadressen. Detta utssätt kostar pengar och är osäkrare. Institutionen bör försöka infordra uppgift om PlusGirokonto alt. bankgirokonto om sådant finns. Ut på utskort får ej ske om smottagaren har PlusGiro- eller bankgirokonto. Utskort används av säkerhetsskäl inte heller för utar överstigande 10 000 kronor. Normalt tas en avgift för inlösen av ett utskort. Hos Nordeas bankkontor är exempelvis avgiften f.n. 35 kr. PlusGiro-anvisning För brådskande sutar som inte kunnat förutses tillämpas en särskild rutin med PlusGiro-anvisning. Denna typ av PlusGiro-anvisning framställs av universitetets kassa. PlusGiroanvisning kan sedan lösas in på Nordeas bankkontor. För att en PlusGiro-anvisning ska kunna framställas krävs ett av institutionen upprättat och av prefekten undertecknat underlag för et. Rekvisition av rese ska alltid lämnas till fakultetskansliet. Förskottstagaren måste personligen kvittera ut PlusGiro-anvisningen i universitetets kassa. Observera att vissa fakultetsområden fastställt föreskrifter för under vilka former utkvittering av PlusGiro-anvisning får ske. Ansvarig handläggare: Tommy Wallhult, ekonomiavdelningen, tel. 031-786 1084; Tommy.Wallhult@gu.se I fråga om löneutar hänvisas till respektive lönehandläggare. 9.6.8.2 Bank via bank tillämpas vid universitetet för ar till utlandet samt för normala löneutar. Genom att universitetet anlitar affärsbank, SEB SISU, som sre vid ar till utlandet ska i första hand ske till smottagarens (leverantörens) bankkonto. Detta är den i särklass bästa och effektivaste svägen för alla parter. Den institution som beställer vara eller tjänst från utlandet bör därför så långt som möjligt försäkra sig om att leverantören på sin faktura anger sin bank och ett bankkonto till vilket en kan aviseras. Även uppgift om smottagarens IBAN och BIC (Swift) behövs Ansvarig handläggare: Tommy Wallhult, ekonomiavdelningen, tel. 031-786 1084; Tommy.Wallhult@gu.se 9.6.8.3 Betalkort Det finns två typer av kort vid Göteborgs universitet: betalkort med personligt sansvar och inköpskort där universitetet har sansvaret. Erhållande av korten förutsätter att mottagaren är anställd vid universitetet. Betalkort med personligt sansvar Kort med personligt sansvar används för att minimera behovet av rese och möjliggör ar i samband med tjänsteresor m.m. För ytterligare information, se resegruppens hemsida Betalkort. Sid 15-37
Inköpskort där universitetet har sansvar Betalning med inköpskort förordas bl.a. för att minska arbetet med personliga utlägg och s k småfakturor. Användningsområden för kortet är exempelvis av mindre inköp och köp via Internet. Kortet ska användas enligt universitetets inköps- och upphandlingspolicy, se www.styrdokument.adm.gu.se/ekonomi. Inköpskortet ska inte användas vid resor, då ska betalkort med personligt sansvar användas. Göteborgs universitets inköpskort är generellt spärrat för användning på nattklubb, för spel samt för kontantuttag. Inköpskortet kan även spärras för andra branscher och utlandsköp, se Blanketter för purchasing på blanketter.gu.se. Inköpskortet har en köpgräns per 30 dagar och/eller per köptillfälle. Valbar köpgräns är varje 1000-tal upp till 10 000 kr. Vid särskilda behov kan sgränsen höjas till max 50 000 kr. Skriftlig motivering krävs. Inköpskortet är personligt men universitetet har sansvar. Samtliga inköp faktureras till och betalas av universitetet. Institution kan välja att få en faktura per kort eller en faktura med alla på enheten förekommande kort. Tänk dock på att det endast bör finnas ett beställar-id per faktura. Fakturan sänds av kortföretaget till universitetets skanningsföretag. Alla underlag till fakturan med specificerad moms ska bifogas fakturan i AGRESSO. Beskrivning av hur dokument bifogas framgår av manual för elektronisk fakturahantering, avsnitt 7.2 och 10.4. Kvittona ska fästas på A4-ark och attesteras av kortinnehavaren. En kortfattad beskrivning av syftet med inköpet ska finnas. Dokumentet arkiveras på institutionen. I de fall originalkvitton saknas kan kortinnehavaren bli personligen sansvarig. Inköpskortet får enbart användas i tjänsten. Kontantuttag är inte tillåtna. Kortet får inte lånas ut eftersom kortinnehavaren ensam ansvarar för kortet och för redovisningen av de fakturerade en. Då inköpskortet inte används ska det förvaras på betryggande sätt så att obehöriga inte kan komma åt det. Koden får aldrig förvaras på ett sådant sätt att kort och kod kan kopplas samman. Förlorat inköpskort ska omgående spärras genom att ringa Eurocard på tel. 08-14 67 67. Då anställning upphör ska kortet utan särskild anmodan klippas och insändas till respektive institution som vidarebefordrar kortet till kortföretaget för avslut. Vid längre sjukskrivning eller tjänstledighet ska kortet återlämnas till prefekt. Det åligger prefekten att tillse att denna hantering fungerar. Missbrukas inköpskortet dras det in och kortinnehavaren kan bli personligen sansvarig. Prefekt beslutar efter genomförd behovsanalys vilka anställda som ska ha inköpskort, vilka begränsningar som ska gälla avseende köpgräns och branscher samt undertecknar ansökan. Ansvarsförbindelse ska upprättas för varje kort i samband med ansökan. Ansökan skickas via respektive fakultetskansli till Ekonomiavdelningen, Tommy Wallhult för underskrift av behörig firmatecknare. Blanketter för ansökan, begränsningar och ansvarsförbindelse finns på blanketter.gu.se. Ansvarig handläggare: Tommy Wallhult, ekonomiavdelningen, tel. 031-786 1084; Tommy.Wallhult@gu.se. 9.6.8.4 Kontant (handkassa) Från 2006-01-01 beviljas inga nya handkassor. Befintliga handkassor ska avslutas och ersättas med inköpskort men under en övergångsperiod gäller följande: Sid 16-37
Handkassan får endast användas för utar. Kontanta inar får inte tillföras handkassan. Se kapitel 8 Inar, avsnitt 8.2 Insvägar. Handkassan ska användas restriktivt och endast för småutgifter, post o.d. Handkassan får ej användas för ut av arvoden eller andra skattepliktiga ersättningar - ej heller för rese. Sådana utar görs via lönesystemet. För att minska stöldrisken ska handkassan förvaras på ett betryggande sätt. Handkassans storlek kan utläsas på konto 1568, verksamhet 71 och motsvarar det som uttagits som handkassa och som institutionen har ansvar för. Kontot ska ej användas av institutionen. Bokföring på detta konto sker endast vid uttag, utökning eller minskning av handkassan eller då handkassan ska upphöra samt vid saldoöverföring. Redovisning av - och därmed även påfyllning - av handkassa görs via EFH-rutinen. Som underlag för uten ska blanketten Redovisning av handkassa användas. Blanketten finns på blanketter.gu.se. Det redovisade et (Att utbetala enligt blanketten) utbetalas via utskort till den person och adress som registreras i ekonomisystemet. (På blanketten anges om insättning ska ske till bankkonto, bankgiro, PlusGiro-konto alt. personkonto i Nordea (= personnummer). Om uppgift om konto saknas skriver PlusGirot ut ett utskort till uppgiven postadress.) Normalt tas en avgift för inlösen av ett utskort. Hos Nordeas bankkontor är exempelvis avgiften f.n. 35 kr. Kvittot för denna avgift tas med vid kommande redovisning av handkassan. Inventering av handkassan ska dokumenteras två gånger per år, dels 06-30, dels 12-31. Se kapitel 6 Bokslut. När handkassan ska avslutas görs en slutredovisning. Blanketten finns på blanketter.gu.se. Denna tillgår så att de kvitton som finns i handkassan redovisas på det sätt som beskrivits ovan via ekonomisystemet (se avsnitt Övriga utar, punkt 9.6.7.3 Påfyllning av handkassa). När den handkasseansvarige erhållit ut för de redovisade kvittona ska en kontant insättning på universitetets inplusgiro 1 56 27-3 på hela det ursprungligen utkvitterade handkasseet göras. På talongen ska anges att insättningen avser slutredovisning av handkassa, det ansvar handkassan bokförts på (konto 1568), samt namn på den handkasseansvarige. Vid stöld av handkassa ska alltid polisanmälan göras. Av polisanmälan ska alltid framgå det stulna ets storlek. I anslutning till polisanmälan ska inventeringsprotokoll upprättas. Protokollet insänds tillsammans med kopia av polisanmälan till fakultetskansliet. Den uppkomna förlusten kostnadsföres på institutionen av fakultetskansliet. Blanketten för Redovisning/påfyllning av handkassa används. Blanketten finns på blanketter.gu.se. Polisanmälan i original ska bifogas blanketten/verifikationen. Det angivna et utbetalas via utskort till den person och adress, som registreras i ekonomisystemet och kan då betraktas som en påfyllning av handkassan orsakad av den uppkomna förlusten. Ansvarig handläggare: Jeanette Arnesson, ekonomiavdelningen, tel. 031-786 4307; Jeanette.Arnesson@gu.se 9.6.8.5 Post, inkommande För av post kan personligt utlägg (se avsnitt Övriga utar, punkt 9.6.7.1 Personligt utlägg) eller i förekommande fall handkassa användas. 9.6.8.6 Förskott I fråga om rese kontaktas respektive fakultetskansli. Sid 17-37
I fråga om s.k. annat ; se avsnitt Övriga utar, punkten 9.6.7.2. Annat. 9.6.8.7 Reseräkningar Reseräkningar utbetalas via lönesystemet. Blankett finns på blanketter.gu.se. 9.6.9 A-skatt och F-skatt Det finns två slags skatteformer för preliminär skatt, F-skatt och A-skatt. Skatteformen är avgörande för hur preliminär skatt och sociala avgifter (LOP) ska betalas på ersättning för arbete. Den som tilldelas F-skatt får en F-skattsedel och betalar själv sin preliminära skatt och sina sociala avgifter. För den som har A-skatt ska normalt utbetalare, dvs. universitetet, av ersättning för arbete göra skatteavdrag och (för fysiska personer) betala arbetsgivaravgifter. Mer information avseende A- och F-skatt finns att hämta på Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se. 9.6.9.1 A-skatt Vid ut av ersättning för arbete gäller följande huvudregler : Om mottagaren är en fysisk person med A-skattsedel är det arbetsgivaren som gör skatteavdrag och betalar arbetsgivaravgifter Om mottagaren är juridisk person (AB, HB, KB) med A-skatt gör arbetsgivaren/utbetalaren skatteavdrag med 30 % - arbetsgivaravgifter ska dock aldrig betalas för juridiska personer. Om skattsedel saknas gäller samma regler som om personen haft A-skatt. 9.6.9.2 F-skatt F:et i F-skattsedel står för Företagare. Alla som har F-skatt får i början på varje år dels en ny F- skattsedel, dels ett registreringsbevis med F-skattebevis direkt från skattemyndigheten. Den som anlitar en person med F-skattsedel är varken skyldig att dra skatt eller betala arbetsgivaravgifter (LOP) på ersättningen för arbetet. Kontrolluppgift ska inte heller lämnas. Den som har F-skattsedel betalar själv sin preliminära skatt och eventuella avgifter. Betalningsmottagaren kan visa att han har F-skatt till exempel genom att: Ange på en anbudshandling, avtal, faktura eller avtal att han har F-skattsedel. Visa F-skattebeviset, en kopia bör tas på F-skattebeviset för att kunna styrka att det åberopats. Upplysning om F-skatt lämnas också av skattemyndigheten. Upplysning erhålls inom 60 minuter via den egna faxen om man slår tel. 020-56 70 00, direktval 8102 och följer vidare instruktioner. F-skattsedeln återkallas när innehavaren begär det, slutar bedriva näringsverksamhet liksom för den som inte lämnar självdeklaration, inte redovisar eller betalar sina skatter och avgifter, har näringsförbud eller är i konkurs. Saknas uppgift om F-skatt förutsätts att A-skatt ska gälla. Universitetet har som policy, grundad på lagen om offentlig upphandling, att av alla sina leverantörer begära F-skattebevis, även om fakturan enbart avser varor. Sid 18-37
9.6.9.3 Både A-skattsedel och F-skattsedel Fysiska personer som har inkomst både av näringsverksamhet och anställning kan ha F-skatt och A- skatt samtidigt. Detta framgår då av F-skattebeviset. Personer som kan få både F- och A-skatt bedriver näringsverksamhet parallellt med sin anställning. Den som har både F- och A-skatt måste meddela uppdragsgivaren/utbetalaren skriftligt, i en anbudshandling, avtal, faktura eller därmed jämförlig handling, när han använder F-skattsedeln. Gör han inte det gäller A-skattsedeln. 9.6.9.4 Utsalternativ För universitetet innebär reglerna i huvudsak att en faktura som innehåller krav på ersättning för arbete, betalas enligt något av följande alternativ: Alternativ 1: Genom attestering av fakturan i den elektroniska fakturahanteringen, och därefter via sförslag och -bekräftelse. En förutsättning är att uppgift om att smottagaren innehar F-skattsedel eller om F-skattebevis lämnas (inkl. skattsedelnummer), finns på fakturan. Alternativ 2: Ut via lönesystemet, om mottagaren har A-skattsedel eller, om uppgift saknas om skattsedel, genom att institutionen till sin lönerapportör sänder fakturan som bilaga till en arvodesräkning. I detta fall dras 30 % preliminär skatt och LOP debiteras. Alternativ 3: Ut via ekonomisystemet, om mottagaren är en juridisk person med A- skattsedel. Kontakta i detta fall ekonomifunktionen vid fakultetskansliet ang. inleverans av skatt samt utfärdande av kontrolluppgift. Skatteavdrag med 30 % preliminär skatt görs och påförs organisationsnumret. Ingen LOP eller särskild löneskatt debiteras. 9.7 öring av bokförda utar Om en ut blivit felkonterad, ska rättelse göras med s.k. omföring. öringen innebär endast att man rättar ett fel. Man omför alltså en ursprunglig händelse eller en summa av händelser som har samma kontering. Motpart ska registreras vid korrigering. Motpart är den leverantör som den ursprungliga fakturan är registrerad på. För att hitta rätt motpart titta på den ursprungliga transaktionen i redovisningen. Motpartsbegreppet är uppbyggt av L + leverantörsidentitet för svenska leverantörer samt av K + för kunder. För lönetransaktioner är motparten LÖN (med versaler). öring tilldelas ett verifikationsnummer. De förs däremot inte upp på sförslag eller sjournal. Det är inte tillåtet att via omföring flytta kostnader (exempelvis lönekostnader) från en verksamhet till en annan, såvida inte omföringen speglar verkligheten, dvs. anger var kostnaden faktiskt uppstått. Detta är självklart viktigt för att vi ska få en rättvisande redovisning men även med mot bakgrund av regeringens krav om resultatredovisning per verksamhetsgren och form av finansiering (exempelvis grundutbildningen verksamhet 10 och forskarutbildning/forskning verksamhet 20). Sid 19-37
BILAGA 1 Rutinbeskrivning av redovisning av annat KONTO 1573 Alt. A Alt. B Alt. C REDOVISAT BELOPP OCH REDOVISAT BELOPP UTTAGET BELOPP LIKA STÖRRE ÄN UTTAGET REDOVISAT BELOPP MINDRE ÄN UTTAGET BELOPP BELOPP Exempel: Exempel: Exempel: Uttag 5 000 Uttag 5 000 Uttag 5 000 Kvitton inlämnas på 5 000 Kvitton inlämnas på 6 000 Kvitton inlämnas på 4 700 varav moms 1 000 varav moms 1 200 varav moms 940 Institution debiteras 4 000 Institution debiteras 4 800 Institution debiteras 3 760 Belopp att betala 1 000 Belopp att fakturera 300 Åtgärder: Åtgärder: Åtgärder: Fyll i redovisningsunderlaget blankett Redovisning av annat. Fyll i redovisningsunderlaget blankett Redovisning av annat. Fyll i redovisningsunderlaget blankett Redovisning av annat. 1) Registrera i omf-rutinen: 1) Registrera i omf-rutinen: 1) Registrera i omf-rutinen: Motpart: 90 Motpart: 90 Motpart: 90 Anledning: Ex. Svensson redov fsk ÅÅMMDD Anledning: Ex. Svensson redov fsk ÅÅMMDD Anledning: Ex. Svensson redov fsk ÅÅMMDD 1a) Debet (- tecken) 1a) Debet (- tecken) 1a) Debet (- tecken) Moms: Moms: Moms: Konto: 1 543 Konto: 1 543 Konto: 1 543 Belopp: 1 000 Belopp: 1 200 Belopp: 940 Institution kontering Institution kontering Institution kontering K K K A A A V V V F F F Belopp inst. kontering: 4 000 Belopp inst. kontering: 4 800 Belopp inst. kontering: 3 760 1b) Kredit (utan tecken) 1b) Kredit (utan tecken) 1b) Kredit (utan tecken) K 1 573 K 1 573 K 1 573 A (samma som vid uttag) A (samma som vid uttag) A (samma som vid uttag) V (samma som vid uttag) V (samma som vid uttag) V (samma som vid uttag) F (samma som vid uttag) F (samma som vid uttag) F (samma som vid uttag) Belopp: 5 000 Belopp: 6 000, dvs. summa kvitton 2) Betala ut överskjutande till stagaren som Personligt utlägg. Belopp: 4 700, dvs. summa kvitton 2) Registrera kundfaktura ställd till stagaren. K 1 573 K 1 573 A (samma som vid uttag) A (samma som vid uttag) V (samma som vid uttag) V (samma som vid uttag) F (samma som vid uttag) F (samma som vid uttag) Sid 20-37
Belopp: 1 000 Belopp: 300 Ingen moms här, klart vid 1a. Ingen moms här, klart vid 1a. Lämna gärna med förifyllt inskort, där det maskinella ver.numret anges. Sid 21-37
BILAGA 2 RUTINBESKRIVNING TRANSFERERINGAR 2.1 Erhållna bidrag från statlig givare s till statlig mottagare Göteborgs universitet får medel från exempelvis Vetenskapsrådet för förmedling till Lunds universitet. 1a. Om bidrag erhålls och s under samma år, bokförs enligt nedan: K, D D/K Konto Ansvar Verksamhet Belopp Motpart Finansiär D, (automat- konteras).. 7351 Erh. medel fr st givare för fin av bidr 7711 Bidrag till st mynd vid reg av vid reg av (automatkonteras) Betalningsmottagarens leverans-id. vid reg av Sid 22-37