SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(33) Plats och tid Örestensrummet, Kommunhuset, Kinna, klockan 08.30 11.10 Beslutande M Tomas Johansson S C Christopher Thorsson Anders Andersson MP S Lo Göthberg Larsson David Berglund Ej tjänstgörande ersättare S Lisa Dahlberg Övriga närvarande Utses att justera Erik Arnell (M), ordförande Marks Bostads AB Lars-Olof Sandberg (MP), ordförande Mark Kraftvärme AB Rolf Wallerdal (S), vice ordförande Mark Kraftvärme AB Bernt Spetz (FP), ordförande Marks Fastighets AB, Göran Andersson (S), vice ordförande Marks Fastighets AB Haleh Lindqvist, verkställande direktör Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Magnus Hjelmgren, verkställande direktör Marks Bostads AB och Marks Fastighets AB Roger Fogelström, revisor Peter Sjöberg, revisor PwC kl. 8.30-9.45, 7-10 Anette Jansson, redovisningsekonom Martin Svenhed, redovisningschef Tomas Persson, ekonomisekreterare Christopher Thorsson Justeringens plats Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare 7-26 Tomas Persson Ordförande Tomas Johansson Justerande Christopher Thorsson
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(33) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags Uppsättande Förvaringsplats för Protokollet Kommunledningskontoret Datum för anslags nedtagande Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(33) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 7 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 8 Föredragning från bolagets och koncernens revisor 9 Lägesrapport konsolideringsplan 10 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Spinnerskan i Mark AB 11 Koncernrapport med förslag till vinstdispositioner 12 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Marks Bostads AB 13 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Mark Kraftvärme AB 14 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Marks Fastighets AB 15 Prövning av de kommunala bolagens verksamhet 16 Val av ombud till bolagsstämmor vid koncernens dotterbolag 17 Instruktioner till ombuden vid dotterbolagens årsstämmor avseende styrdokument 18 Instruktioner till ombuden vid dotterbolagens årsstämmor, övriga instruktioner 19 Arbetsordning för styrelsen 20 VD-instruktion 21 Instruktion för ekonomisk rapportering 22 Budget 2014 fastställd av respektive bolagsstyrelse 23 Anmälningar/information 24 Övriga frågor 25 Nästa sammanträde 26
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(33) 7/2014 Fastställande av dagordning Dagens sammanträde Den inför mötet utskickade dagordningen fastställs med tillägg av punkt avseende Prövning av de kommunala bolagens verksamhet.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(33) 8/2014 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut :s beslut Protokollet från den 30 januari 2014 läggs till handlingarna. Dagens sammanträde Ordföranden informerar att sammanträdesprotokollet från den 30 januari 2014 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se. Ordföranden föreslår att protokollet från den 30 januari 2014 läggs till handlingarna. Styrelsen beslutar enligt förslaget. _
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(33) 9/2014 Föredragning från bolagets och koncernens revisor :s beslut. Styrelsen arbetar vidare med de förslag till konsolidering av Spinnerskankoncernen som revisor Peter Sjöberg redovisat. Ärendet Peter Sjöberg, revisor från P w C, har tillfrågats om att presentera förslag till konsolidering av Spinnerskankoncernen. Dagens sammanträde Peter Sjöberg, revisor från P w C, inleder med att informera att revisionen i dotterbolagen är klar. För revisionen i finns inga noteringar. Den beslutade nyemissionen är registrerad hos Bolagsverket. Peter Sjöberg, revisor från P w C, presenterar förslag till konsolidering av Spinnerskankoncernen. Konsolideringsplanen består av flera delar. För att återställa den ansamlade förlusten i samt kapitalisera dotterbolag, föreslås att återbetalar delar av sitt aktiekapital till Marks kommun som sedan tillskjuter dessa medel till Spinnerskan i Mark AB som fritt eget kapital genom en nyemission. Det innebär att det nyemitterade fria egna kapitalet kan användas till förlusttäckning i samt kapitalisering av dotterbolag. Eftersom räntan på det lån som moderbolaget har i Marks kommun inte är skattemässigt avdragsgillt, föreslås att lånet ska läggas om till externt lån. En kontroll har gjorts av när upplösning av de överavskrivningar som i dag görs i Mark Kraftvärme AB måste ske. En beräkning med förutsättningar hämtade från bolagens aktuella budgetar och givet att Spinnerskans lån läggs om till externt lån, visar att överavskrivningarna behöver upplösas omkring år 2023. Nuvarande koncernbidragsmodell innebär att årligen lämnar ett aktieägartillskott till Marks Bostads AB, vilket ökar posten aktier i dotterbolag i utan att motsvarande värde tillförs Marks Bostads AB. Detta är förenligt med rättvisande redovisning så länge det finns motsvarande övervärde i bostadsbolagets fastigheter. Nedskrivningsprövning av posten aktier i dotterbolag ska genomföras varje år. Likviditeten i kan förbättras genom ytterligare överföring från Marks Bostads AB enligt den s.k. Allvillagens regler.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(33) Nuvarande konsolideringsmodell innebär att koncerninterna skulder och fordringar uppstår vilka inte regleras över tid. Dessa skulder och fordringar har inte ränteaviserats. Skulder och fordringar kommer till stor del att kvittas ut i samband med återbetalning av Mark Kraftvärme AB:s överavskrivningar om förslaget i konsolideringsplanen tillämpas. En alternativ lösning är att skulder och fordringar ränteaviseras och att en amorteringsplan upprättas mellan bolagen. Ordföranden föreslår att styrelsen arbetar vidare med de förslag till konsolidering av Spinnerskankoncernen som revisor Peter Sjöberg redovisat. Roger Fogelström informerar att hans uppdrag som lekmannarevisor är att granska policys, bolagsordning mm. Styrdokument ska beslutas på årsstämmor. Ordföranden föreslår att styrelsen arbetar vidare med de förslag till konsolidering av Spinnerskankoncernen som revisor Peter Sjöberg redovisat. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(33) 10/2014 Lägesrapport konsolideringsplan :s beslut. Arbetet med konsolideringsplan för Spinnerskankoncernen fortsätter. Ärendet Styrelsen i gav vid styrelsemöte 2012-12-05 verkställande direktören i uppdrag att ta fram en plan för koncernens långsiktiga konsolidering. Ett första utkast till en sådan plan, framtagen i samarbete med bolagets revisor, presenterades vid styrelsemötet 2013-12-05. Vid nästkommande styrelsemöte 2014-01-30 fick verkställande direktören i uppdrag att; - Förtydliga konsolideringsplanen - Redogöra för konsekvenserna av omläggning av lån - Skapa en prioritetsordning Styrelsen beslutade också att en lägesrapport i ärendet ska redovisas till styrelsemötet. Dagens sammanträde Redovisningschef Martin Svenhed redogör för ärendet. Konsolideringsplanen består av fyra delar. 1. Omläggning av interna lån till externa lån, ränteberäkning och reglering av interna mellanhavanden samt reversering av överavskrivningar Mark Kraftvärme AB Eftersom räntan på det lån som moderbolaget har i Marks kommun inte är skattemässigt avdragsgillt, ska lånet läggas om till externt lån. Om tar ett externt lån på 170 mnkr kan Marks kommun i sin tur låna ut motsvarande belopp till bolagen, alternativt öka Marks kommuns likvida medel. Enligt ovanstående förslag behöver överavskrivningarna i Mark Kraftvärme AB upplösas omkring år 2023. Om lånet är kvar som internt, med ej avdragsgill ränta, måste överavskrivningarna upplösas tre år tidigare. 2. Värdeöverföring från Marks Bostads AB till moderbolaget Anette Jansson beskriver möjligheterna att göra värdeöverföring från Marks Bostads AB till moderbolaget. Det finns begränsningar när det gäller hur stort belopp som får överföras. Begränsningarna gäller dock inte om överskottet används för åtgärder som främjar integration och social sammanhållning.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(33) Ordföranden menar att Marks Bostads AB i sig själv är bäst lämpad att utföra arbetet och då blir det en omväg att överföra medel till. Frågan är också i Marks Bostads AB:s intresse. Magnus Hjelmgren, Vd i Marks Bostads AB, anser att det redan genomförs projekt. Ordföranden anser att det är en fråga för kommunfullmäktige, det är inte Spinnerskans beslut. 3. Avkastningskrav på bolagen Redovisningschef Martin Svenhed redogör kort för frågan om avkastningskrav på bolagen. Det är kommunstyrelsen som beslutar. 4. Omdisponering av moderbolagets egna kapital från aktiekapital till fritt eget kapital Redovisningschef Martin Svenhed redogör kort för frågan om omdisponering av moderbolagets egna kapital från aktiekapital till fritt eget kapital. Ordföranden föreslår att arbetet med konsolideringsplan för Spinnerskankoncernen fortsätter. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(33) 11/2014 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Spinnerskan i Mark AB :s beslut. Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för fastställs med följande ändringar: - I det utskickade materialet har bundet eget kapital felaktigt redovisats uppgå till 75 000 tkr, korrekt uppgift är att bundet eget kapital i koncernen och i moderbolaget uppgår till 70 100 tkr, vidare uppgår fritt eget kapital i koncernen till 12 978 tkr och fritt eget kapital i moderbolaget till -9 160 tkr. - Under förvaltningsberättelsen, Marks Bostads AB, stycket Händelser under året,..från och med 2015 30 nya lägenheter per år. omformuleras till..från och med 2015, 30 nya lägenheter per år varav 20 i Kinna/Skene/Örby och 10 utanför dessa centralorter. - Under förvaltningsberättelsen, Marks Bostads AB, stycket Miljöpåverkan, Under 2013 var minskningen 2,2 procent vilket gav en minskning från 2006 med 12,0 procent. omformuleras till Fram till och med 2013 har bolaget minskat energiförbrukningen med 12,0 procent. Minskningen under året blev 2,2 procent. Utöver detta har ett antal mindre redaktionella ändringar skett. Årsredovisningen och koncernårsredovisningen för för räkenskapsåret 2013 med den föreslagna dispositionen, som innebär att balanserad förlust, 13 662 134 kronor balanseras i ny räkning, fastställs. Förslag om koncernbidrag till Mark Kraftvärme AB på 16 984 000 kronor samt villkorat aktieägartillskott till Marks Bostads AB på 13 746 000 kronor godkänns. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Tomas Johansson Ordförande Christopher Thorsson Justerande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(33) Ärendet Enligt årsredovisningslagen ska styrelse och verkställande direktör avge årsredovisning. Denna består av balansräkning, resultaträkning, noter samt förvaltningsberättelse för bolaget och i förekommande fall även för koncernen. För större företag ska även kassflödesanalys ingå. I årsredovisningen ges också förslag på hur disponibla vinstmedel eller ansamlad förlust i moderbolaget ska behandlas. Dagens sammanträde Inför mötet hade en årsredovisning för moderbolaget och koncernen skickats ut. Vid möte gick Martin Svenhed igenom moderbolagets resultat- och balansräkning. Martin Svenhed framförde att det bundna egna kapitalet i det utskickade materialet felaktigt har redovisats uppgå till 75 000 tkr, korrekt uppgift är att bundet eget kapital i koncernen och i moderbolaget uppgår till 70 100 tkr, vidare uppgår fritt eget kapital i koncernen till 12 978 tkr och fritt eget kapital i moderbolaget till -9 160 tkr. Ett antal redaktionella ändringar framkom. Under förvaltningsberättelsen, Marks Bostads AB, stycket Händelser under året, från och med 2015 30 nya lägenheter per år. omformuleras till från och med 2015, 30 nya lägenheter per år varav 20 i Kinna/Skene/Örby och 10 utanför dessa centralorter. Under förvaltningsberättelsen, Marks Bostads AB, stycket Miljöpåverkan, Under 2013 var minskningen 2,2 procent vilket gav en minskning från 2006 med 12,0 procent. omformuleras till Fram till och med 2013 har bolaget minskat energiförbrukningen med 12,0 procent. Minskningen under året blev 2,2 procent. Utöver detta har ett antal mindre redaktionella ändringar skett. Ordföranden föreslår att årsredovisning med förslag till vinstdisposition för med ovanstående ändringar godkänns. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(33) 12/2014 Koncernrapport med förslag till vinstdispositioner :s beslut. :s förslag till kommunstyrelsen, med slutligt beslut i kommunfullmäktige Bokslutsdispositioner för bokslutet 2013: Koncernbidrag från Marks Bostads AB till : 17 623 000 kronor. Villkorat aktieägartillskott från till Marks Bostads AB: 13 746 000 kronor. Koncernbidrag från Marks Fastighets AB till : 1 260 000 kr Koncernbidrag från till Mark Kraftvärme AB: 16 984 000 kronor Överavskrivningar i Mark Kraftvärme AB: 17 132 000 kronor. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Tomas Johansson Ordförande Christopher Thorsson Justerande Ärendet I varje årsbokslut för Spinnerskankoncernen ska beslut fattas om bokslutsdispositioner. Liksom tidigare år bygger det nu redovisade förslaget på att utnyttja de skattefördelar som en koncernbildning ger. Detta innebär bland annat att Marks Bostads AB lämnar ett koncernbidrag motsvarande bolagets skattemässiga resultat. Genom aktieägartillskott kompenseras bolaget så att det egna kapitalet blir det samma jämfört med om inga koncernbidrag eller aktieägartillskott hade utgått. För att reducera beskattningsbar inkomst i moderbolaget till noll lämnas koncernbidrag till Mark Kraftvärme. Genom skattemässiga överavskrivningar i Mark Kraftvärme AB blir beskattningsbar inkomst noll även för detta bolag. Dagens sammanträde Det inför mötet utsända förslaget till bokslutsdispositioner redovisades.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(33) Ordföranden föreslår att koncernrapport och vinstdispositioner godkänns. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(33) 13/2014 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Marks Bostads AB :s beslut. Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets vinst, sammantaget 95 105 301 kronor balanseras i ny räkning samt förslag om koncernbidrag till på 17 623 000 kronor samt årsredovisningen 2013 i övrigt för Marks Bostads AB godkänns. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Tomas Johansson Ordförande Christopher Thorsson Justerande Ärendet Styrelsen och verkställande direktören för Marks Bostads AB har avgett årsredovisning för 2013 med förslag på hur disponibla vinstmedel ska behandlas. Dagens sammanträde Inför mötet hade ett utdrag ur årsredovisning för Marks Bostads AB skickats ut. Vid mötet redovisade verkställande direktören ett sammandrag av verksamheten 2013 för bolaget. Ordföranden föreslår att den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets vinst, sammantaget 95 105 301 kronor balanseras i ny räkning samt förslag om koncernbidrag till Spinnerskan i Mark AB på 17 623 000 kronor samt årsredovisningen 2013 Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15(33) 14/2014 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Mark Kraftvärme AB :s beslut. Den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets förlust, sammantaget + 478 016 kronor balanseras i ny räkning samt årsredovisningen 2013 i övrigt för Mark Kraftvärme AB godkänns. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Tomas Johansson Ordförande Christopher Thorsson Justerande Ärendet Styrelsen och verkställande direktören för Mark Kraftvärme AB har avgett årsredovisning för 2013 med förslag på hur disponibla vinstmedel ska behandlas. Dagens sammanträde Inför mötet hade ett utdrag ur årsredovisning för Mark Kraftvärme AB skickats ut. Vid mötet redovisade verkställande direktören ett sammandrag av verksamheten 2013 för bolaget. Ordförande i moderbolaget ställde frågan till presidiet för Mark Kraftvärme AB hur man i styrelsen ser på det av kommunfullmäktige fastställda avkastningskravet. Presidiet konstaterade att man arbetar för att leva upp till kravet även om de är svårt. Förutsättningarna för att klara kravet framöver har ökat genom ändrade redovisningsprinciper som ger längre avskrivningstider. Ett problem är dock osäkerheten vad avser klimatet. Ordföranden föreslår att den föreslagna vinstdispositionen som innebär att balanserade vinstmedel och årets förlust, sammantaget + 478 016 kronor balanseras i ny räkning samt årsredovisningen 2013 i övrigt för Mark Kraftvärme AB godkänns. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16(33) 15/2014 Årsredovisning med förslag till vinstdisposition för Marks Fastighets AB :s beslut. Den föreslagna vinstdispositionen för Marks Fastighets AB, som innebär att balanserade vinstmedel och årets resultat; sammantaget 2 293 029 kronor, balanseras i ny räkning samt förslag om koncernbidrag till Spinnerskan i Mark AB på 1 260 000 kronor samt årsredovisningen 2013 i övrigt för Marks Fastighets AB godkänns. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Tomas Johansson Ordförande Christopher Thorsson Justerande Ärendet Styrelsen och verkställande direktören för Marks Fastighets AB har avgett årsredovisning för 2013 med förslag på hur disponibla vinstmedel ska behandlas. Dagens sammanträde Magnus Hjelmgren, Vd för Marks Fastighets AB, presenterar årsredovisningen för Marks Fastighets AB 2013. Till underhållsarbetet som har genomförts på fastigheten i Rydal har erhållits ett bidrag på 750 000 kr från Riksantikvarieämbetet, de totala kostnaderna för underhållsarbeten i Rydal har varit ca 1 000 000 kr. I övrigt har nya hyresgäster tillkommit, men också några hyresgäster har avslutat sina hyreskontrakt. Det pågår ett arbete med att utreda möjligheterna att hyra ut ca 100 kontorsplatser i Rydal till Marks kommun. Resultatet före bokslutsdispositioner och skatt blev 1 600 442 kronor, efter dispositioner och skatt 1 249 810 kronor. I resultatet ingår ett driftbidrag till fastigheten i Rydal på 1 000 000 kronor från. Eget kapital har också ökat genom en nyemission på 5 000 000 kronor. I bokslutsdispositionerna lämnar Marks Fastighets AB ett koncernbidrag till Spinnerskan i Mark AB, beloppet uppgår till 1 260 000 kronor.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17(33) Ordföranden föreslår att den föreslagna vinstdispositionen, som innebär att balanserade vinstmedel och årets resultat; sammantaget 2 293 029 kronor, balanseras i ny räkning samt förslag om koncernbidrag till Spinnerskan i Mark AB på 1 260 000 kronor samt årsredovisningen 2013 i övrigt för Marks Fastighets AB godkänns. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 18(33) 16/2014 Prövning av de kommunala bolagens verksamhet :s beslut. De verksamheter som Mark Kraftvärme AB, Marks Fastighets AB och Spinnerskan i Mark AB har bedrivit under 2013 bedöms ha varit förenliga med det fastställda kommunala ändamålet för respektive bolag och har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Styrelsen för Marks Bostads AB rapporterar genom styrelseprotokoll från 18 mars direkt till kommunstyrelsen sin bedömning om verksamheten i bolaget under 2013 varit förenlig med det kommunala ändamålet och har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Tomas Johansson Ordförande Christopher Thorsson Justerande Ärendet Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen i årliga beslut för varje kommunalt bolag pröva om den verksamhet som bolaget bedrivit under föregående kalenderår varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Styrelsen i beslutade 2012-12-05, 37, att: Styrelserna för bolagen i Spinnerskankoncernen ska i protokollfört beslut i samband med fastställande av årsredovisningen rapportera om verksamheten i bolaget under föregående kalenderår varit förenlig med det kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Dagens sammanträde Styrelserna i Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB har prövat frågan och gjort bedömningen att den verksamhet som respektive bolag bedrivit under kalenderår 2013 varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslut fattades för Mark Kraftvärme AB 2014-02-13, 4, och för Marks Fastighets AB 2014-02-20, 22. Styrelsen i Marks Bostads AB ska behandla frågan vid styrelsemöte 2014-03-18. Styrelsen i finner att moderbolagets verksamhet under 2013 varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 19(33) Vad avser verksamheterna i Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB har styrelsen i moderbolaget under året skaffat sig information angående bolagens verksamhet och finner inget skäl att värdera frågan på annat sätt än vad bolagsstyrelserna själva gjort. Vad avser verksamheten i Marks Bostads AB bör bolaget genom styrelseprotokoll från 18 mars rapportera direkt till kommunstyrelsen. Ordföranden föreslår att de verksamheter som Mark Kraftvärme AB, Marks Fastighets AB och har bedrivit under 2013 bedöms ha varit förenliga med det fastställda kommunala ändamålet för respektive bolag och har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Ordföranden föreslår att styrelsen för Marks Bostads AB rapporterar genom styrelseprotokoll från 18 mars direkt till kommunstyrelsen sin bedömning om verksamheten i bolaget under 2013 har varit förenlig med det kommunala ändamålet och har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Styrelsen beslutar enligt förslagen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 20(33) 17/2014 Val av ombud till bolagsstämmor vid koncernens dotterbolag :s beslut. Kommunfullmäktiges val av ombud 2011-03-24, 42-44, vid bolagsstämmorna vid koncernens dotterbolag fastställs. Val av ombud gäller för tiden 2014-03-07 2015-03-07 enligt följande. Bolag Ombud Ersättare Marks Bostads AB Leif Sternfeldt (C) Gunnar Nilsson (S) Sjöby Västerväg 12 Näsgatan 12 519 30 Horred 511 56 Kinna Marks Fastighets AB Leif Sternfeldt (C) Gunnar Nilsson (S) Sjöby Västerväg 12 Näsgatan 12 519 30 Horred 511 56 Kinna Mark Kraftvärme AB Håkan Bergeld (KD) Gunnar Nilsson (S) Mosvägen 10 Näsgatan 12 511 92 Örby 511 56 Kinna Ärendet Kommunfullmäktige har 2011-03-24, 42-44, givit direktiv till styrelsen för Spinnerskan i Mark AB avseende val av ombud till dotterbolagens bolagsstämmor. Kommunfullmäktiges val av ombud avser hela mandatperioden 2011-2014. Enligt 7 kap. 3 aktiebolagslagen kan ombud till bolagsstämma endast utses för ett år. Styrelsens val av ombud måste därför göras varje år. Dagens sammanträde Ordföranden redogör för ärendet. Ordföranden föreslår att kommunfullmäktiges val av ombud 2011-03-24, 42-44, vid bolagsstämmorna vid koncernens dotterbolag fastställs. Val av ombud gäller för tiden 2014-03-07 2015-03-07 enligt följande. Bolag Ombud Ersättare Marks Bostads AB Leif Sternfeldt (C) Gunnar Nilsson (S) Sjöby Västerväg 12 Näsgatan 12 519 30 Horred 511 56 Kinna Marks Fastighets AB Leif Sternfeldt (C) Gunnar Nilsson (S) Sjöby Västerväg 12 Näsgatan 12 519 30 Horred 511 56 Kinna Mark Kraftvärme AB Håkan Bergeld (KD) Gunnar Nilsson (S) Mosvägen 10 Näsgatan 12 511 92 Örby 511 56 Kinna Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 21(33) 18/2014 Instruktioner till ombuden vid dotterbolagens årsstämmor avseende styrdokument :s beslut. Instruktion till ombuden vid bolagsstämmorna för Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB att fastställa följande dokument godkänns. Beslutsdatum i Kf Paragraf Avser 2013-03-21 30 Bredbandsstrategi 2013-03-21 31 Revidering av IT-policy 2013-04-25 48 Arbetsgivarpolicy 2013-06-19 96 Policy för IT-säkerhet 2013-09-26 114 Riktlinjer för god ekonomisk hushållning samt resultatutjämningsreserv 2013-11-21 164 Säkerhetspolicy Ärendet Kommunfullmäktige har 2012-04-26 fastställt gemensamt ägardirektiv för bolagen i Spinnerskankoncernen. Enligt detta ska styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, och som gäller generellt för kommunkoncernen, fastställas av bolagsstämman och tillämpas av bolagen. Det är ägaren, det vill säga, som genom sin styrelse ger instruktion till ombuden vid bolagen stämmor. Dagens sammanträde En genomgång har gjorts av styrdokument som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen beslutat om under 2013. Under förslag till beslut redovisas en lista över dessa med hänvisning till beslutsparagraf. Ordföranden föreslår att instruktion till ombuden vid bolagsstämmorna för Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB att fastställa följande dokument godkänns.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 22(33) Beslutsdatum i Kf Paragraf Avser 2013-03-21 30 Bredbandsstrategi 2013-03-21 31 Revidering av IT-policy 2013-04-25 48 Arbetsgivarpolicy 2013-06-19 96 Policy för IT-säkerhet 2013-09-26 114 Riktlinjer för god ekonomisk hushållning samt resultatutjämningsreserv 2013-11-21 164 Säkerhetspolicy Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 23(33) 19/2014 Instruktion till ombuden vid dotterbolagens årsstämmor, övriga instruktioner :s beslut. Instruktioner till ombuden vid årsstämmorna för 2014 för Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB, övriga instruktioner, beslutas enligt följande. Vad avser fastställelse av bolagens resultat- och balans-räkningar samt dispositioner av vinst eller förlust: Protokollet från styrelsemöte i ska gälla som instruktion. Vad avser ansvarsfrihet för styrelsemedlemmar och verkställande direktörer: På tillstyrkan av auktoriserade revisorn beviljas ansvarsfrihet för bolagens styrelseledamöter och verkställande direktörer för 2013. Vad avser val av auktoriserad revisor och revisorsuppleant: PwC (tidigare Öhrlings PricewaterhouseCoopers) utses till revisorer i kommunkoncernens bolag vid valda revisorers sammanträde 2011-02-15, 5. Som ordinarie revisor utses Peter Sjöberg som ordinarier revisor och Tomas Johansson som suppleant. Ersättning till dessa utgår enligt räkning. Arvoden till styrelsen och lekmannarevisorerna ska utgå i enlighet med reglementet med bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun (arvodesreglementet). Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Marks Bostads AB omfattar 30 % respektive 15 % av årsarbetstiden. Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Marks Fastighets AB omfattar 5 % respektive 2,5 % av årsarbetstiden. Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Mark Kraftvärme AB omfattar 20 % respektive 10 % av årsarbetstiden. Arvode till lekmannarevisorerna utgår avseende 2014 för 40 timmar för Marks Bostads AB, 12 timmar för Marks Fastighets AB och 20 timmar för Mark Kraftvärme AB. Ovanstående instruktioner till ombuden gäller under förutsättning att kommunfullmäktige genom instruktioner eller direktiv till moderbolaget inte fattar beslut som avviker från instruktionerna. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Tomas Johansson Ordförande Christopher Thorsson Justerande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 24(33) Ärendet Enligt bolagsordningarna för de dotterbolag som ingår i Spinnerskan koncernen ska följande beslut tas på årsstämmorna; - Fastställelse av resultat- och balansräkningen - Dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen - Ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören - Fastställande av arvoden åt styrelsen och lekmannarevisorer - Val av auktoriserad revisor och revisorsersättare Detta sker genom att ägarens ombud vid årsstämman fattar beslut enligt av ägaren givna instruktioner. Vad avser fastställelse av bolagens resultat- och balansräkningar samt dispositioner av vinst eller förlust kommer detta att behandlas av styrelsemötet i den 5 mars 2014. Protokollet från detta möte gäller som instruktion till ombuden vid årsstämmorna. Detta under förutsättning av att kommunfullmäktige genom instruktioner eller direktiv till moderbolaget inte fattar beslut som avviker från instruktionerna. Vad avser beslut om ansvarsfrihet föreslås att ansvarsfrihet beviljas under förutsättning att auktoriserad revisor tillstyrker detta. Vad gäller arvode till bolagsstyrelserna anges i punkt 2 i det gemensamma ägardirektivet för bolagen i Spinnerskankoncernen, att arvode ska ges enligt de bestämmelser som gäller för kommunens förtroendevalda, dvs. enligt reglementet med bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun (arvodesreglementet). Årsstämman ska sedan i enlighet med bolagsordningen fastställa arvoden för styrelsen och lekmannarevisorerna. I arvodesreglementet finns för ordföranden och vice ordföranden i respektive nämnd angett hur mycket uppdraget omfattar i procent av årsarbetstiden om 2 000 timmar och utifrån detta bestäms årsarvodet. Motsvarande princip tillämpas sedan tidigare för uppdragen som ordförande och vice ordförande i dotterbolagen i Spinnerskan-koncernen. Nedanstående förslag innebär oförändrade procentsatser: Marks Bostads AB Ordföranden 30 % Vice ordföranden 15 % Marks Fastighets AB Ordföranden 5 % Vice ordföranden 2,5 % Mark Kraftvärme AB Ordföranden 20 % Vice ordföranden 10 %
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 25(33) Lekmannarevisorerna i bolagen har arvode utifrån visst antal timmar och det har per år satts till 40 timmar för Marks Bostads AB, 12 timmar för Marks Fastighets AB och 20 timmar för Mark Kraftvärme AB. Detta bör vara fortsatt oförändrat och utgå i enlighet med reglementet med bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun (arvodesreglementet). Vad avser val av auktoriserad revisor och revisorsuppleant utsågs PwC (tidigare Öhrlings PricewaterhouseCoopers) till sakkunnigt biträde och därmed också till revisor i kommunkoncernens bolag vid valda revisorers sammanträde 2011-02-15, 5. I samråd med valda revisorer har PwC därefter föreslagit Peter Sjöberg som ordinarie revisor och Tomas Johansson som suppleant. Ersättning till dessa utgår enligt räkning. Dagens sammanträde Redovisningschef Martin Svenhed redogör för frågan. Ordföranden föreslår att styrelsen i ger följande instruktioner till ombuden vid årsstämmorna för 2014 för Marks Bostads AB, Mark Kraftvärme AB och Marks Fastighets AB. Vad avser fastställelse av bolagens resultat- och balans-räkningar samt dispositioner av vinst eller förlust: Protokollet från styrelsemöte i ska gälla som instruktion. Vad avser ansvarsfrihet för styrelsemedlemmar och verkställande direktörer: På tillstyrkan av auktoriserade revisorn beviljas ansvarsfrihet för bolagens styrelseledamöter och verkställande direktörer för 2013. Vad avser val av auktoriserad revisor och revisorsuppleant: PwC (tidigare Öhrlings PricewaterhouseCoopers) utses till revisorer i kommunkoncernens bolag vid valda revisorers sammanträde 2011-02-15, 5. Som ordinarie revisor utses Peter Sjöberg som ordinarier revisor och Tomas Johansson som suppleant. Ersättning till dessa utgår enligt räkning. Arvoden till styrelsen och lekmannarevisorerna ska utgå i enlighet med reglementet med bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda i Marks kommun (arvodesreglementet). Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Marks Bostads AB omfattar 30 % respektive 15 % av årsarbetstiden. Uppdragen som ordförande respektive vice ordförande i Marks Fastighets AB omfattar 5 % respektive 2,5 % av årsarbetstiden. Uppdragen som
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 26(33) ordförande respektive vice ordförande i Mark Kraftvärme AB omfattar 20 % respektive 10 % av årsarbetstiden. Arvode till lekmannarevisorerna utgår avseende 2014 för 40 timmar för Marks Bostads AB, 12 timmar för Marks Fastighets AB och 20 timmar för Mark Kraftvärme AB. Ovanstående instruktioner till ombuden gäller under förutsättning att kommunfullmäktige genom instruktioner eller direktiv till moderbolaget inte fattar beslut som avviker från instruktionerna. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 27(33) 20/2014 Arbetsordning för styrelsen :s beslut. Förslag till arbetsordning för styrelsen godkänns. Ärendet Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen i ett aktiebolag varje år fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt eget arbete. Styrelsen för har vid styrelsemöte 2013-03-06 fastställt arbetsordning för styrelsen. Det under 2013 fastställda dokumentet har granskats och bedömningen är att det inte finns något behov av revidering. Dokument där endast datum har ändrats bifogas för fastställande vid dagens styrelsemöte. Ordföranden föreslår att förslag till arbetsordning för styrelsen godkänns. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 28(33) 21/2014 VD-instruktion :s beslut. Förslag till VD-instruktion godkänns. Ärendet Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen i ett aktiebolag varje år fastställa en skriftlig instruktion för verkställande direktören. Styrelsen för har vid styrelsemöte 2013-03-06 fastställt VDinstruktion. Det under 2013 fastställda dokumentet har granskats och bedömningen är att det inte finns något behov av revidering. Dokument där endast datum har ändrats bifogas för fastställande vid dagens styrelsemöte. Ordföranden föreslår att förslag till VD-instruktion godkänns. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 29(33) 22/2014 Instruktion för ekonomisk rapportering :s beslut. Förslag till instruktion för ekonomisk rapportering godkänns. Ärendet Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen i ett aktiebolag varje år fastställa en skriftlig instruktion för ekonomisk rapportering. Styrelsen för har vid styrelsemöte 2013-03-06 fastställt instruktion för ekonomisk rapportering. Det under 2013 fastställda dokumentet har granskats och bedömningen är att det inte finns något behov av revidering. Dokument där endast datum har ändrats bifogas för fastställande vid dagens styrelsemöte. Ordföranden föreslår att förslaget till instruktion för ekonomisk rapportering godkänns. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 30(33) 23/2014 Budget 2014 fastställd av respektive bolagsstyrelse :s beslut. Budget 2014 fastställd av respektive bolagsstyrelse godkänns. Ärendet I budgetprocessen hade bolagen tidigare två budgetar; en framtagen i kommunens budgetprocess som fastställs av kommunfullmäktige i november och en som tas fram senare under året av bolagen. Att använda två budgetar gav en otydlighet i den koncernuppföljning som rapporterades till moderbolaget. Styrelsen i beslutade 2012-12-05 att föreslå att vid budgetuppföljning för bolagen i Spinnerskankoncernen görs budgetjämförelsen mot den budget som bolagsstyrelserna fastställer i slutet av året före budgetåret eller i början av budgetåret. Budgeten ska godkännas av kommunfullmäktige som en reviderad budget. Budgeten ersätter i all uppföljningsrapportering för bolagen och kommunkoncernen den budget som fastställts av kommunfullmäktige i november. Kommunfullmäktige beslutade 2013-06-19, 92, att budgeten för bolagen fastställs enligt styrelsens i förslag. Dagens sammanträde Sammanställning av bolagens budgetar har gjorts utifrån respektive bolagsstyrelses beslutade budgetar i slutet av 2013. Koncernposter och bokslutsdispositioner har beräknats utifrån dessa budgetar och känt utfall för 2013. Frågan om avkastningskravet diskuteras. Lo Göthberg-Larsson anser att avkastningskravet borde sänkas. Ordföranden menar att frågan är under behandling. Det är kommunfullmäktige som beslutar, eventuellt blir det en förändring av avkastningskravet för 2015. Redovisningschef Martin Svenhed redogör i sammanhanget för vilka effekter som nya bestämmelser i Lagen om offentlig upphandling medför. Om avtal ska kunna tecknas mellan en kommun och ett kommunalt bolag utan föregående upphandling, krävs att bolaget uppfyller vissa kriterier. En konsekvens är att t ex budget ska beslutas på bolagsstämma, på det viset får Marks kommun ett inflytande. Det innebär att det krävs en extra stämma vid slutet av året där budgeten godkänns. Ordföranden föreslår att budget 2014 fastställd av respektive bolagsstyrelse godkänns. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 31(33) 24/2014 Anmälningar/information Dagens sammanträde Ordföranden informerar att möten med berörda presidier har inletts angående organiseringen av fastighetsförvaltningen i Marks kommun. Det blir en politisk diskussion; lämnar förslag, kommunfullmäktige beslutar.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 32(33) 25/2014 Övriga frågor :s beslut. En presentation om produktion av solenergi görs vid nästa möte. Dagens sammanträde Lars-Olof Sandberg tar upp frågan om produktion av solenergi och önskar göra en presentation i ämnet. Ordföranden föreslår att presentation om produktion av solenergi görs vid nästa möte. Ordföranden föreslår att presentation om produktion av solenergi görs vid nästa möte. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 33(33) 26/2014 Nästa sammanträde Nästa sammanträde är den 14 maj 2014, kl. 08.30-12.00 ca. Lokalen är Örestensrummet, Kommunhuset, Kinna.