Christel Modin - p6cm01 E-post: christel.modin@vasteras.se Kopia till TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) 2013-01-08 Dnr: 2013/46-BaUN-043 Barn- utbildningsförvaltningen Barn- och ungdomsnämndens riktlinjer för kontanthantering Förslag till beslut Barn- och utbildningsförvaltningen godkänner riktlinjer för kontanthantering. Ärendebeskrivning Den nya förvaltningsorganisationen Barn- och utbidlningsförvaltningen har att överta förvaltningen av Västerås skolor, det finns därför behov av att se över och uppdatera vissa riktlinjer. Skickad av: Christel Modin - p6cm01
1 2013-01-17 2013/46-BaUN-043 Christel Modin christel.modin@vasteras.se 021-392686 Barn- och ungdomsnämndens riktlinjer för kontanthantering 1. Inledning Denna rutin gäller hantering av kontanta medel inom Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsområde, exempelvis kiosk-, café- & restaurangförsäljning, friluftsdagar, entréavgifter, intäkter från frisörsalonger mm. Det finns två avtal, dels ett ramavtal med Svensk Bevakningstjänst AB som erbjuder att utföra transporterna, dels ett avtal med Loomis Sverige AB gällande uppräkning och kontoinsättningar. Båda avtalen är tecknade av Västerås Stad. Alla enheter inom Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsområde innefattas av avtalet och har därmed möjlighet beställa dessa tjänster. Privatpersoners inbetalningar (hyror etc) hänvisas till Svensk kassaservice eller bank där insättning kan göras. Förskott/löneutbetalningar till medarbetare hänvisas till Konsult & Service löneservice. Rekommendationer gällande hantering av kontanta medel Kontanta medel skall i möjligaste mån undvikas, detta för att minimera riskerna för inbrott, stöld, rån etc. Intäkter i form av kontanta pengar från t.ex. försäljning, avgifter sammanräknas och redovisas med skriftlig dokumentation av två personer gemensamt. Förvaring av kontanta pengar överstigande 500 SEK görs i säkerhetsskåp med säkerhetsklassning SS3492. Maximalt förvaras 40, 000 SEK i denna typ av säkerhetsskåp. Säkerhetsskåp med ovanstående klassning är konstruerat med ett skydd mot inbrott. Eventuella frågor kan ställas till säkerhetssamordnare Bo Engström tel.nr 39 26 22
2 Rutin för hantering av nycklar alternativt uppgifter om kod upprättas på ett sätt som minimerar risker för mänskliga faktorn och att nycklar/koder hamnar i orätta händer. Hämtning och transport av kontanta pengar utförs endast av värdetransportföretag 2. Att beställa myntpåsar med tillhörande blankett från Loomis Beställning av påsar till mynt och sedlar samt tillhörande specifikation från Loomis görs till Loomis Sverige AB på deras webb-sida. Om det är första gången ni ska beställa påsar och tillhörande blanketter från Loomis så måste ni registrera er som kund och få ett kundnr hos dem först. OBS! Beställning av kundnr behöver alltså bara göras en gång. Därefter gör ni beställning av påsar på internet-adress www.vardetorget.se under Kundsidor. Nedan följer beskrivning av dessa två steg. 2.1 Att registrera sig som kund hos Loomis och få ett kundnr Hämta blankett med dok.namn Kontanthantering_Bilaga 2_Kunduppgifter på Insidan. Alla de uppgifter som ska fyllas i enligt nedan är obligatoriska, vissa uppgifter ska alltid vara detsamma, dessa är ifyllda i förväg med röd text och ska inte tas bort. Fyll i blanketten enligt följande: Företagets namn = fyll i enhetens namn efter den förifyllda texten Västerås stad, Barn- och utbildningsförvaltningen Arbetsnamn = ange ref.kod + ev arbetsplatsnamn Postadress = enhetens leveransadress dit påsarna ska skickas (ej faktureringsadress) Postnummer och Ort = enhetens leveransadress dit påsarna ska skickas (ej faktureringsadress) Kontaktperson = Enhetens kontaktperson Organisationsnr = 212000-2080 (ifylld i förväg) Telefon = Telefonnr till enhetens kontaktperson Telefax = Telefaxnr till enhetens kontaktperson Kontoförande bank/kontor = Västerås Stads bank (kontakta din ekonom eller Konsult & Service Ekonomiservice för information) Clearingnr samt kontonummer = Västerås Stads centrala konto (kontakta din ekonom eller Konsult & Service Ekonomiservice för information). Annat
3 konto än Västerås Stads centrala konto används endast i undantagsfall, om så är fallet måste en fullmakt skrivas och skickas till Loomis. Faktureringsadress = fyll i referenskoden efter texten Att. Skicka blanketten per post till: Loomis Sverige AB Box 902 170 09 Solna När Loomis har registrerat blanketten kommer de att skicka ett startpaket med information om bl a kundnr samt några påsar och specifikationer som start. Kontaktpersoner vid frågor är Marianne Jonsson 021-474 86 02 och Katarina Ericson 021-474 86 06, Loomis i Västerås. 2.2 Att beställa påsar från Loomis via webben (kundnr krävs) Gör beställning av påsar och specifikationer enligt nedan: Gå in på webben på adressen www.vardetorget.se Gå in på Kundsidor och klicka på Beställning av säkerhetspåsar & insättningsspecifikationer och följ de instruktioner som finns där.
4 Faktura på kostnader för påsarna och specifikationsblanketterna kommer till den faktureringsadress som ni angivit då ni registrerat er hos Loomis, dvs den adress som är kopplat till kundnumret. Kostnad tillkommer för påsar, insättning på bank och att Loomis Sverige AB räknar kontanterna. Finns det fler än tio mynt, vilket är vanligt, så tillkommer en avgift på 3,5 % av inlämnat belopp. Kontanterna ska vara räknade och specifikationen ifylld innan hämtning av kontanter sker. 3. Att beställa transporter För att få Svensk Bevakningstjänsts transporter så måste de få en kontaktperson och tel.nr samt adress dit hämtningen ska ske. Ring Svensk Bevakningstjänst tel.nr 073-973 85 50 senast tre dagar innan hämtning och be att få en transport. Lämna följande uppgifter: - Namn + telenr till en kontaktperson de kan ringa till, ifall de behöver göra detta - Till vilken adress de ska åka till - Tid för hämtning - Enhetens namn & ref.kod så de vet vem de ska skicka fakturan till - En kod för ev avbeställning av hämtning ska överenskommas med Sv.bevakningstjänst - Pengar ska vara räknade och blanketter ifyllda innan hämtning, se beskrivning nedan. Mynten ska alltid överlämnas i påsar beställda av Loomis. Om de skulle efterfråga ett avtalnummer eller dylikt så finns det i VIP under fliken avtal. De har en speciell rutin kring denna hantering där ett kundnr finns. Kostnad per transport är 250kr/st exkl moms. 4. Rutin/flödesbeskrivning Ansvarig För att säkerställa de kontanta medel som finns inom Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsområde så ska två ansvariga personer utses för varje ställe som har kontanta medel, varav en är huvudansvarig. Enhetschef är alltid huvudansvarig för sin enhets ekonomi, men har möjlighet att delegera av praktiska skäl. Den huvudansvarige ansvarar för att nedan beskrivna rutin och rekommendationer implementeras och följs och att kontrollera att verksamhetens alla inkomna kontanter också redovisas och sätts in på Västerås stads bankkonto.
5 Förvaring Huvudansvarig på enheten ansvarar för att kontanter är förvarade på ett betryggande sätt. De två utsedda personerna på enheten ansvarar för skåpets nyckel, kodlås eller dylikt och att ingen obehörig har tillgång till skåpets innehåll. En nyckelrutin ska finnas där det framgår vem som har öppnat skåpet och när. Häri ligger också ansvaret att kontrollera att verksamhetens inkomna kontanter stämmer överens med de som förvaras i skåpet. För övrigt gäller de rekommendationer som finns beskrivet i inledningen. Processbeskrivning Resp enhet Original Transp.företag (Sv.Bevakn.tjänst) Depå (Loomis) Bank Faktura trsp.kostnad Faktura insättningskostnad Insättning av kontanter Loomisblankett Kopia Underlag till bokföring Resp enhet Trsp-kostnad Insättn-kostnad Konsult & Service Underlag till bokföring Intäkter från verksamheten Reversal Bokföring Hämtning av värdetransportföretag Steg 1 Enhetens personal * Huvudansvarig person på enheten ansvarar för att påsar och blanketter från Loomis Sverige AB är beställda och att de uppgifter som är angivna under punkt 3 ovan Att beställa transporter lämnas till Sv. Bevakningstjänst och att den angivna kontaktpersonen också finns anträffbar & på plats vid hämtning. * Den andra utsedda personen räknar kontanterna innan hämtning ska ske * Fyller i reversal med förvaltning, enhetens namn & ref.kod, belopp/påse +, kontering & signatur av behörig beslutsattestant. (se sep blankett Reversal ). Annan rutin finns för Restauranger.
6 * Fyller i separat blankett enligt instruktioner från Loomis och stoppar den + pengar i en specifik påse. Ref.kod till lev.faktura gällande trsp.-& insättningskostnad ska anges som vanligt. * Kopia på den separata blanketten till Loomis + original-reversalen skickas till Konsult & Service, Lena Videll för bokföring. Undantag gäller för de enheter som har angivit ett annat bankkonto än VS Stads centrala konto, dessa enheter skickar underlagen till sin ekonom. * Huvudansvarig person på enheten kontrollerar & bekräftar att de kontanter som inkommit till verksamheten motsvarar de redovisade beloppen på reversalen och blanketten till Loomis och att dessa stämmer med de kontanter som stoppas i påsen. Det är viktigt att två personer i förening är inblandade i redovisningen av kontanterna. * Legitimation ska avkrävas innan överlämnande av kontanter till Svensk Bevakningstjänst AB. Steg 2 Sv Bevakningstjänst AB * Ger ett kvitto till enhetens personal där det framgår vem som lämnar och tar emot kontanterna samt datum, klockslag och påsens kontrollnummer. * Transporterar påsen till Loomis. * Erhåller ett kvitto på att påsen med pengarna har lämnats och mottagits av Loomis. Insättning och bokföring Steg 1 Loomis Sverige AB * Räknar pengarna och meddelar om dessa misstämmer med blanketterna. * Sätter in pengarna på Västerås Stads angivna bankkonto eller eventuellt annat angivet bankkonto till Loomis. Steg 2 - Bokföring Konsult & Service (eller ekonom på Ekonomienheten) * Bokför kontanterna på rätt enhet enligt ref.kod då dessa kommit in på kontot. Konteras enligt reversalens kontering som inkommit från enheten. Varje enskilt insatt belopp per ställe och tillfälle motsvarar ett underlag för bokföring.
Enhetens personal * Bokför transportkostnaden och kostnad för kontantinsättning då faktura från Sv Bevakningstjänst respektive Loomis har kommit. 7