Projektplan för Lokalisering av Linnéuniversitetet i Kalmar Christel Olsson, Linnéuniversitetet, Björn Strimfors, Kalmar kommun Upprättad 2009-03-25 (ver. D) Revideringsdatum 2010-02-11
1 Inledning... 3 1.1 Allmänt...3 1.2 Förutsättningar... 3 1.3 Revidering... 4 1.4 Kvalitets- och miljörevisioner... 4 2 Projektmålen... 4 3 Kvalitets- och miljöplaner... 7 4 Omfattning... 7 4.1 Extern gränsdragning... 7 4.2 Intern gränsdragning... 7 4.3 Samordning... 7 4.4 Uppföljning... 7 5 Resurser... 8 5.1 Organisation... 8 6 Tider... 9 6.1 Tidplanering... 9 7 Ekonomi... 9 7.1 Budget...9 8 Kommunikation...9 2
1 Inledning 1.1 Allmänt Projektplanen upprättas för processen med utvecklingen av Linnéuniversitet. 1.2 Förutsättningar Vissa grundläggande förutsättningar/utgångspunkter för att etablera och utveckla mer samlade, tillgängliga och integrerade lokaler för Linnéuniversitetet har listats enligt följande. För Linnéuniversitetet skall etableringen; - ge utvecklingskraft och tillväxtmöjligheter - skapa en fysiskt attraktiv miljö för studenter och medarbetare - vara del i att skapa det nya Kalmar - bidra till att stärka attraktionskraften och varumärket Linnéuniversitetet i Kalmar - bidra till hög utbildnings- och forskningskvalitet - leda till ett bättre resursutnyttjande av lokalerna - vara en del av staden och omfatta cirka 50 000 m2 LOA med möjlighet till ytterligare expansion med cirka 10 000 m2 LOA. - kunna ha utgångspunkt i befintliga lokaler i kv Kocken vid gästhamnen - ha ett stadsnära läge - ha ett sjönära läge - ha ett kommunikationsnära läge - vara ekonomiskt möjlig - främja hållbar utveckling genom en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa För Kalmar kommun skall etableringen; - ge utvecklingskraft och tillväxtmöjligheter - ge en injektion för stadsutvecklingen i centrala Kalmar - samordnas med övriga projekt i centrala Kalmar - ge Linnéuniversitetet goda förutsättningar att utvecklas i Kalmar - ha goda förbindelser med Växjö - ge goda förutsättningar att rekrytera och behålla studenter och medarbetare - ge förutsättningar att utveckla forskningsmiljön i Science Park - främja miljö genom fokus på hållbar utveckling - innebära fortsatta tillväxtmöjligheter för Kalmar Hamn AB - bidra till att stärka attraktionskraften och varumärket Kalmar kommun
- integrera Linnéuniversitetets verksamhet och studenter med staden Kalmar - bidra med kompetensförsörjning till kommunens näringsliv och samhällsfunktioner - stärka Kalmars karaktär som attraktiv kommun för ungdomar Projektplanen är preliminär. Planen godkänns i samband med att avsiktsförklaringen (aktivitet 1) undertecknas och är därmed fastställd. 1.3 Revidering Projektplanen kommer löpande att revideras efter beslut i styrgruppen. Vid varje revidering skall denna tydligt framgå och dateras. 1.4 Kvalitets- och miljörevisioner Beslutas om i samband med aktivitet 2. 2 Projektmålen Det långsiktiga och slutliga projektmålet är att Linnéuniversitetet i Kalmar har en lättillgänglig verksamhet med integrerad och mer samlad lokalisering i centrala Kalmar år 2020. Processen för att nå dit är uppdelad i ett antal delmål/aktiviteter. Processen är helt beroende av att relevanta beslut fattas i takt med planens framskridande. I den bifogade tidplanen är därför datum för beslut i den kommunala processen inlagda, liksom datum för möten med Linnéuniversitetets styrelse. De inledande aktiviteterna/delmålen kan tydligt skissas och är enligt följande: Aktivitet 1 En gemensam avsiktsförklaring mellan Kalmar kommun och Högskolan i Kalmar att påbörja projektet skall upprättas. Kalmar kommun påbörjar arbetet med att ta fram förslag på minst 3 olika utvecklingsområden för Linnéuniversitetet i Kalmar. Aktiviteten avslutas 2009-04-15. Aktivitet 2 De minst 3 förslagen om utvecklingsområden skall fortsatt bearbetas och analyseras gemensamt mellan Kalmar kommun och Högskolan i Kalmar. Förslagen skall beslutas under denna aktivitet, senast 2009-05-31, gemensamt mellan Kalmar kommun och Högskolan i Kalmar. Kalmar kommun skall för de föreslagna utvecklingsområdena upprätta övergripande konsekvensanalyser som skall ligga till grund för ett parallellt arkitektuppdrag. Analysen skall ta avstamp i utgångspunkterna/förutsättningarna enligt punkt 3 nedan samt utöver dessa även beakta följande: - Stadsbyggnads-/planmässiga aspekter - Miljöaspekter
- Försörjningstekniska aspekter (VA, fjärrvärme m.m.) - Geotekniska aspekter - Arkeologiska aspekter, risker/hinder - Expansionsmöjligheter - Ägarförhållanden på föreslagna områden - Infrastruktur Högskolan i Kalmar skall upprätta ett översiktligt program för den tänkta verksamheten i de nya lokalerna. Detta program skall också ligga till grund för det parallella arkitektuppdraget. Aktiviteten omfattar även att besluta om det parallella arkitektuppdraget. Frågorna att ta ställning till är: - Hur upphandlingen skall ske? - Hur många skall bjudas in? - Vilken ersättning skall utgå? - Skall uppdelning på områden ske? - Hur detaljerade skall redovisningarna vara? - Vilka redovisningar skall minst framgå? Gemensamt skall parterna upprätta en kommunikationsplan. Aktiviteten avslutas när det parallella arkitektuppdraget påbörjas, 2009-07-01. Aktivitet 3 Det parallella arkitektuppdraget genomförs för att få olika förslag på hur man plan- och gestaltningsmässigt kan lösa lokalfrågan. Aktiviteten omfattar också att utvärdera och gallra bland förslagen samt en gemensam viljeinriktning för den fortsatta processen. Aktiviteten avslutas preliminärt 2009-12-14. Aktivitet 4 Fördjupad platsanalys Fortsatt utredningsarbete med Ölandskajen som huvudområde och Elevatorkajen alternativt Malmen som kompletterande område. Bearbetning av aktuella områden så att Kalmar kommuns planprocess kan påbörjas. Arbetet skall ske gemensamt. Här sker en slutlig genomgång av alla förutsättningar för etablering. Analys av förutsättningar i tillämpliga delar på respektive utsedda platser avseende: Ekonomi Stadsmässigt Infrastruktur Miljö inklusive farligt gods väg Kulturhistoria Grundundersökning
Hamnens verksamhet Övriga konsekvenser Förslag till lokalisering och översiktligt ramprogram fastställs gemensamt av Linnéuniversitetet och Kalmar kommun. Aktiviteten planeras att starta i januari 2010 och slutföras 31 maj 2010 Aktivitet 5 Planprocessen som skall mynna i ett detaljplanearbete. Processen kan påbörjas under aktivitet 4, 2010-05-31 och beräknas pågå under hela 2010 och delar av 2011. Aktiviteten avslutas preliminärt 2011-08-31. Aktivitet 6 Aktivitet 7 Arkitektuppdrag Arkitektuppdrag upprättas på en eller flera platser när de ekonomiska förutsättningarna är klarlagda samt stadsbyggnadsfrågor mm är utredda. Uppdragsformen beslutas som parallella uppdrag, arkitekttävling eller liknande. Arbete med programuppdragen beräknas kunna påbörjas 2010-05-01. Själva arkitektuppdraget bör kunna ske 2010-10-01 till 2011-01-31 och därefter en utvärderingsprocess som kan vara klar 2011-05-01. Linnéuniversitetets undersöknings-, analys- och beslutsprocess i övrigt. Den totala projektplanen innehåller sedan en mängd större och mindre aktiviteter som alla skall leda till målet om en tillgänglig och lokalmässigt mer samlad verksamhet år 2020. Dessa ytterligare aktiviteter listas ännu inte utan kommer att preciseras närmare i takt med planens framskridande. Som bilaga finns dock en övergripande tidplan. Tidplanen har upprättats med målet att; - påbörjande av etapp 1 sker fjärde kvartalet 2011 - första färdigställande/inflyttning sker 2013-08-01
3 Kvalitets- och miljöplaner 4 Omfattning 4.1 Extern gränsdragning Projektet avser endast etablering av lokaler för Linnéuniversitetet. Projekt som uppstår på grund av omflyttning av befintliga externa verksamheter omfattas inte av denna projektplan, inte heller ingår ombyggnader/anpassningar av befintliga byggnader som lämnas. 4.2 Intern gränsdragning Är fastställt enligt styrgruppsmöte. 4.3 Samordning Denna projektplan skall utvecklas och samordnas med planer och policyer som Linnéuniversitetet i Kalmar och Kalmar kommun har framtagna. Det kan avse planer för arbetsmiljö, riskhantering, inköp, ekonomi, m.fl. 4.4 Uppföljning Uppföljning av planen sker kontinuerligt inom lednings- respektive styrgruppen för projektet.
5 Resurser 5.1 Organisation För genomförandet skall en styrgrupp utses som har ansvaret för att redovisa och beakta föreslagna planer och att projektet håller budget. Arbetet skall regelbundet stämmas av i KSAU och Kommunstyrelsen 2 gånger per år samt i styrelsen för Linnéuniversitetet. Styrgruppen skall också utgöra ett stöd för projektgruppens arbete. Styrgruppens medlemmar kan komma att ändras i takt med projektets framskridande. Styrgruppen består från 2010-01-01 av: Stephen Hwang Rektor Linnéuniversitetet Johan Persson Kommunstyr. ordf. Kalmar kommun Alf Jönsson Enligt uppdrag Linnéuniversitetet Malin Petersson Kommunstyr v. ordf. Kalmar kommun Annika Åkerblom Universitetsdirektör Linnéuniversitetet Roland Karlsson Kommunchef Kalmar kommun Charlie Bjurström Ordförande Studentkåren Ledningsgruppen består fr o m 2010-01-01 av Christel Olsson Fastighetschef Linnéuniversitet Björn Strimfors Planeringschef Kalmar kommun Louise Nyström Delprojektledare Bildanden Per Harrtoft Projektledare Utklippan Affärsutveckling För varje aktivitet/delmål skall även utses en projektgrupp som skall vara ansvarig för genomförandet. I varje projektgrupp skall en projektledare utses. Projektgruppens medlemmar kan komma att ändras i takt med projektets framskridande. Projektledarens ansvar och befogenheter är genomgångna och beslutade enligt följande; - ansvarar att projektet kostnadsstyrs mot angivna ramar - leder projektet i överensstämmelse med kvalitets- och miljömål samt författningar - planerar, leder och fördelar arbetet för att uppnå projektmålen - administrerar, dokumenterar och förvarar dokumentationen - har befogenhet att fatta beslut i tekniska och ekonomiska frågor - har behörighet att upphandla underkonsulter - har behörighet att hämta, ta emot och lämna direktiv - upprättar och följer upp tidplaner Projektgruppens ledningsgrupp har också ansvaret att följa upp, föreslå revideringar och underhålla denna projektplan.
6 Tider 6.1 Tidplanering Två separat upprättade tidplaner ligger som bilagor till denna projektplan. Dels en som omfattar hela det stora projektmålet med en lokalmässigt tillgänglig, mer samlad och integrerad verksamhet år 2020, och dels en som avser aktiviteterna 1 6. Tidplan för aktiviteterna 4-6 är redovisad i egen tidplan fr o m 2010-01-01 Tidplanerna kommer på samma sätt som projektplanen att revideras i takt med nya beslut och med projektets framskridande. 7 Ekonomi 7.1 Budget Kostnader för förstudie/konsekvensanalyser och planprogramarbete bekostas av Kalmar kommun. Detaljplanarbete bekostas av Kalmar kommun för senare debitering till fastighetsägare. Kostnader för parallella uppdrag inklusive program under aktivitet 3 bekostas gemensamt av Högskolan i Kalmar och Kalmar kommun. Kostnad för projektledare delas lika mellan Linnéuniversitetet och Kalmar kommun. Varje part bär sina egna kostnader. Överenskommelser om kostnadsreglering mellan parterna i övrigt ska ske före projektstart. 8 Kommunikation En gemensam kommunikationsplan har upprättats. Målet är att arbeta med en så öppen process som möjligt.