Dnr:485/02.02.01/2014 Kyrkslätts revisionsnämnds UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE 2013 för kommunfullmäktige Kyrkslätts kommun Revisionsnämnden 4.6.2014
Innehåll 1. REVISIONSNÄMNDENS VERKSAMHET 3 1.1 Sammansättning 3 1.2 Revisionsnämnens uppgifter och verksamhet 3 1.3 Bedömning av det av kommunstyrelsen uppgjorda bokslutet 4 2. UTVÄRDERING AV ÅTGÄRDER SOM VIDTAGITS MED ANLEDNING AV UTVÄRDERINGSBERÄTTELSERNA FÖR TIDIGARE ÅR 5 3. UTVÄRDERING AV HUR DE AV FULLMÄKTIGE UPPSTÄLLDA MÅLEN HAR UPPNÅTTS 5 3.1. Utfallet av kommunens totalekonomiska mål 5 3.2 Utvecklingen av kommunens nyckeltal 7 3.3 Strategiska mål 8 3.4 Organens mål för verksamheten och ekonomin 10 3.4.1 Bindande nivå 10 3.4.2 Kommunstyrelsen 10 3.4.3 Vård- och omsorgsnämnden 10 3.4.4 Bildningsnämnden 11 3.4.5 Finska förskoleverksamhets- och utbildningsnämnden 11 3.4.6 Svenska förskoleverksamhets- och utbildningsnämnden 11 3.4.7 Idrottsnämnden 12 3.4.8 Ungdomsnämnden 12 3.4.9 Samhällstekniska nämnden 12 3.4.10 Byggnads- och miljönämnden 12 3.4.11 Nämnden för serviceproduktion 12 3.4.12 Direktionen för Eriksgård 12 3.5 Genomförande av investeringar 14 4. UPPNÅENDE OCH UPPFÖLJNING AV KOMMUNKONCERNENS MÅL 14 5. ÖVRIGA OBSERVATIONER 15 6.1 Ordnande av intern kontroll, koncerntillsyn och riskhantering 15 6.2 Övrigt 16
6.3 Personalen 16 6. SAMMANFATTNING 17 1. REVISIONSNÄMNDENS VERKSAMHET 1.1 Sammansättning Revisionsnämndens ledamöter och deras personliga ersättare under berättelseåret: Ledamöter Ulla Seppälä, ordförande Antti Salonen, vice ordförande (fr.o.m. 7.10.2013) Pia Hautamäki Siv Ahlberg Juha Blomfelt Ramon Dibbets Matti Tanskanen Heli Kauhanen Ersättare Paula Helmiö Lasse Javanainen Oiva Tyni Peggy Weckmann Pekka Rekola Noora Piili Riitta Lassila Kimmo Collander 1.2 Revisionsnämnens uppgifter och verksamhet I 71 i kommunallagen stadgas bl.a. följande om revisionsnämndens uppgifter: "Fullmäktige tillsätter en revisionsnämnd för organisering av granskningen av förvaltningen och ekonomin under de år som motsvarar fullmäktiges mandattid. Nämndens ordförande och vice ordförande ska vara fullmäktigeledamöter. Revisionsnämnden skall bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige skall fatta beslut om samt bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts i kommunen och kommunkoncernen. Revisionsnämnden skall se till att granskningen av kommunen och dess dottersamfund samordnas Om kommunens balansräkning visar underskott som saknar täckning, skall revisionsnämnden bedöma hur balanseringen av ekonomin utfallit under räkenskapsperioden samt den gällande ekonomiplanens och åtgärdsprogrammets tillräcklighet." Revisionsnämnden har för att utföra sin uppgift satt sig in i förvaltningsorganens protokoll, budgeterna för åren 2013 och 2014, ekonomiplanen för åren 2014-2016, bokslutet år 2013 och verksamhetsberättelsen samt revisionens rapporter. Nämnden har hört ledande tjänsteinnehavare och bekantat sig med utvalda tyngdpunktsområden i enlighet med ett program som godkänts separat. Revisionsnämnden har sammanträtt 14 gånger med anledning av bedömningen av år 2013. Den lagstadgade revisionen har utförts av BDO Audiator Oy. OFR Krister Rehn har verkat som ansvarig revisor och som revisionsnämndens sekreterare. Då revisionsnämnden slutfört sitt arbetsprogram delger nämnden kommunfullmäktige följande utvärderingsberättelse:
1.3 Bedömning av det av kommunstyrelsen uppgjorda bokslutet Bokslutet uppgjordes för tredje året i rad både försent och inkorrekt. Man blev alltså igen tvungen att korrigera det och behandla det på nytt i kommunstyrelsen. Revisionsnämnden fordrar att detta inte längre kommer att upprepas. Situationen där bokslutet i en kommun av Kyrkslätts storlek undertecknas i slutet av maj - i praktiken två månader efter att de lagstadgade tidsfristen gått ut - och då fortfarande delvis bristfälligt och motstridigt, är mycket allvarlig. Revisionsnämnden begär en utredning om vilka åtgärder kommunstyrelsen vidtagit för att säkerställa riktigheten av bokslutet och att man håller sig inom ramarna för den lagstadgade utsatta tiden. Nämnden konstaterar att det funnits betydande brister i bokföringens och ekonomiuppföljningens tillförlitlighet under året. Ännu under hösten innan budgeten för år 2014 gjordes upp, förutspåddes ett underskott på ca 16 miljoner euro (eller t.o.m. mer) för år 2013. Slutresultatet var dock ett underskott på ca 6 milj. euro. Revisionsnämnden anser att resultatstyrningen - i synnerhet med hänvisning till faktorerna ovan - inte fungerat. Nämnden förutsätter att bristerna åtgärdas omedelbart. Enligt kommunallagen är kommunstyrelsen ansvarig för kommunens förvaltning och ekonomi och därigenom också för ordnande av riskhantering, intern kontroll och koncerntillsyn. Kommunstyrelsen ansvarar även för uppgörandet av bokslut och dess riktighet. Kommunstyrelsen ska enligt revisionsnämnden i fortsättningen förhålla sig mer seriöst till dessa ansvarsuppgifter. Med hänvisning till ovanstående är det kommunstyrelsens skyldighet att innan bokslutet undertecknas se till att utkastet till bokslutet baserar sig på adekvata och pålitliga saldobekräftelser. Med hjälp av handlingarna i fråga ska styrelsen försäkra sig om utkastets riktighet innan bokslutet undertecknas samt även skicka handlingarna till revisorerna i god tid. Det har förekommit brister och fördröjningar då handlingarna, som bekräftar bokslutet, sänts till revisorerna, vilket försvårat och försenat revisionsprocessen. I utvärderingsberättelsen redogörs för de övriga utvecklingsbehoven i bokslutet. Revisionsnämnden fäster dessutom uppmärksamhet vid de betydande utvecklingsbehoven inom kommunens interna redovisning och interna kontroll, riskhantering, koncernstyrning och -tillsyn.
2. UTVÄRDERING AV ÅTGÄRDER SOM VIDTAGITS MED ANLEDNING AV UTVÄRDERINGSBERÄTTELSERNA FÖR TIDIGARE ÅR Revisionsnämnden behandlade vid sitt sammanträde 17.12.2013 6 bemötandena till utvärderingsberättelsen och antecknade dem för kännedom. Revisionsnämnden har i sin bedömning år 2013 följt upp genomförandet av observationerna i tidigare års utvärderingsberättelser. Revisionsnämnden påpekar att bemötandena till utvärderingsberättelsen behandlades i ett sent skede. I fortsättningen förutsätter nämnden att man håller sig till överenskomna tidtabeller. Revisionsnämnden har i flera tidigare utvärderingsberättelser fäst uppmärksamhet vid iakttagande av budgeten och uppmanat till effektiverad uppföljning av anslagen. Enligt kommunfullmäktiges beslut är verksamhetsbidraget bindande för fullmäktige. Överskridningarna år 2012 i jämförelse med den ändrade budgeten uppgick till närmare 2,7 milj. euro. Beträffande år 2013 har användningen av de bindande anslagen förvisso varit förenhetligt med den ändrade budgeten. Revisionsnämnden anser att kommunens resultatstyrning misslyckats eftersom det gjordes budgetändringar i driftsekonomin till ett belopp på 8,65 milj. euro. Till övriga delar, som inte nämns skilt i den här utvärderingsberättelsen, anser revisionsnämnden att man vidtagit åtgärder med anledning av utvärderingsberättelsen år 2012. 3. UTVÄRDERING AV HUR DE AV FULLMÄKTIGE UPPSTÄLLDA MÅLEN HAR UPPNÅTTS 3.1.Utfallet av kommunens totalekonomiska mål Som sammanfattning kan konstateras att även om Kyrkslätts kommuns totalekonomiska situation under de senaste åren försämrats avsevärt, stämde det totalekonomiska utfallet år 2013 till sin storlek nästan överens med de ursprungliga målen som uppställdes av fullmäktige. Beträffande uppkomsten av resultat är det skäl att fästa uppmärksamhet vid följande relevanta saker: "Positiva faktorer" Skatteintäkterna överskred budgeten med ca 3,5 milj. euro, av vilka engångsändringen av redovisningsprinciperna uppgick till ca 1,6 milj. euro. Verksamhetsbidraget (driftsekonomins nettokostnader) var 3,3 milj. euro bättre än den ändrade budgeten. Avskrivningarna underskred budgeten med ca 2,2 milj. euro. Ränteutgifterna underskreds med ca 1,0 milj. euro.
"Negativa faktorer" Av de budgeterade vinsterna från försäljning av markegendom och markanvändningsersättningarna förverkligades inte knappt 2 milj. euro. Driftsekonomins utfall stämde överens med den ändrade budgeten. Väsentliga enskilda budgetöverskridningar förekom inte på den av fullmäktige fastslagna bindande nivån. Investeringarnas nettobudget var ursprungligen 21 milj. euro och efter ändringarna 21,4 milj. euro. Utfallet var 14,2 milj. euro så investeringarnas utfallsnivå blev låg. Med anledning av det ökade kommunens skuldbörda under året endast med ca 1 milj. euro och är i bokslutet sammanlagt 89,1 milj. euro. Fullmäktige hade budgeterat en nettoändring av lånebeståndet på 11 milj. euro mer, dvs. 12 milj. euro. Revisionsnämnden drar slutsatsen att kommunens ekonomi skötts inexakt under år 2013 även om det skett enligt den ändrade budgeten. Följden är att kommunens ekonomi har försämrats ytterligare. Kyrkslätts kommuns kumulativa överskott i bokslutet för år 2013 är 24,0 milj. euro, så kommunallagens formkrav uppfylls till den delen. Kyrkslätts kommuns behov att balansera ekonomin i praktiken är dock stort. Revisionsnämnden håller med kommundirektören då han i sin översikt konstaterar att det är ytterst viktigt att fortsätta den stränga utgiftsdisciplinen. Nämnden påminner redan i detta skede om följande delar av den av fullmäktige godkända budgeten för år 2014: Resultaträkningens överskott/underskott Förändringar i lånestocken Redovisningsnämnden konstaterar att kommunstyrelsen bör vidta omedelbara åtgärder för att harmonisera den gällande budgeten och ekonomiplanen samt de av fullmäktige godkända strategiska balanseringsprinciperna för ekonomin. Motiveringen är att skuldbördan i enlighet med prognoserna ovan redan år 2015 ordentligt överskrider gränsvärdet i det av fullmäktige godkända balanseringsprogrammet för ekonomin (100 milj. euro).
Revisionsnämnden konstaterar att det objektivt sett var nödvändigt att vidta åtgärder för att balansera ekonomin under år 2013, men att prognoserna, på basis av vilka besluten fattades, senare visat sig vara bristfälliga. I fortsättningen bör tillförlitligheten av kommunens prognoser förbättras betydligt. Som motivering framför nämnden bl.a. att man ännu i oktober förutspådde ett underskott på ca 16 milj. euro, då det slutliga underskottet blev ca 10 milj. euro mindre. 2. 3. 3.1 3.2 Utvecklingen av kommunens nyckeltal BS 2009 BS 2010 BS 2011 BS 2012 BS 2013 HELA LANDET 2012 Skattesats 18,3 19,0 19,0 19,0 19,0 19,24 Skatteintäkter (milj. euro) 140,8 154,6 159,2 159,4 171,1 Statsandelar (milj. euro) 20,0 23,2 25,0 23,7 23,3 Verksamhetsinkomster (milj. euro) 28,5 34,2 35,0 34,5 31,9 Verksamhetsutgifter (milj. euro) 183,3 188,4 195,4 211,1 217,7 Verksamhetsbidrag (milj. euro) -154,8-154,2-160,4-176,6-185,9 Verksamhetsinkomster/verks amhetsutgifter 15,5 18,1 17,9 16,3 14,6 Årsbidrag % av avskrivningarna 39,9 168,4 182,0 36,3 51,1 71 Årsbidrag /invånare 124 594 620 127 183 249 Lånestock 31.12. (milj. euro) 75,8 92,1 84,9 88,1 89,1 Lånebelopp /invånare 2076 2493,0 2281,0 2345,0 2351,0 2261 Relativ skuldsättningsgrad % 54 57 54 57 56 48,3 Överskott /invånare 536 770 1 044 811 634 1224 Självförsörjningsgrad-% 43,2 42,0 45,1 41,8 39,6 62,1 Låneskötselbidrag 1 3,1 2,6 0,6 0,9 Inkomstfinansiering av investeringar % 13 99,1 139,5 33,6 46,9 Invånarantal 36 509 36 942 37 192 37 583 37 913 Kriterier för en krisekonomi Statsrådet har ställt följande kriterier som kännetecken för en krisekonomi: Gränsvärde Utfall Beräkning
1) kommunens årsbidrag utan enligt 13 i lagen om statsandelar till kommunerna (1147/1996) beviljat behovsprövat finansieringsbidrag är negativt; 2) kommunens inkomstskattesats är minst 0,5 procentenheter högre än alla kommuners vägda genomsnittliga inkomstskattesats; 3) kommunens per invånare beräknade lånebelopp överskrider alla kommuners genomsnittliga lånebelopp med minst 50 procent; 4) kommunens balansräkning uppvisar ett ackumulerat underskott; 5) kommunens självförsörjningsgrad är under 50 procent 6) kommunens relativa skuldsättning är minst 50 procent 7) Det kumulativa underskottet är över 1 000 per invånare Årsbidrag + 6,9 milj. euro. Hela landets vägda 19,38 % (år 2013), Kyrkslätt 19,0 % Hela landets beräknade lånebelopp 2 540 (år 2013) euro, i Kyrkslätt 2351 euro/invånare Överskott 24,0 milj. euro. Gränsvärdet uppfylls inte + Gränsvärdet uppfylls inte + Gränsvärdet uppfylls inte + Gränsvärdet uppfylls inte + Självförsörjningsgrad 39,6 % Gränsvärdet uppfylls - Relativ skuldsättningsgrad 56,0 % Gränsvärdet uppfylls - Kumulativt överskott 634 euro/invånare Gränsvärdet uppfylls inte + Enligt den föregående tabellen överskrids fortfarande två av gränsvärdena. Dessas försämrades jämfört med ifjol. Övriga gränsvärden har inte överskridits eftersom nyckeltalen huvudsakligen försämrades i hela landet. Revisionsnämnden konstaterar att skuldbördan i enlighet med den gällande ekonomiplanen budgeterats växa betydligt under de kommande åren. Nämnden påminner att det leder till att självförsörjningsgraden sjunker och den relativa skuldsättningen ökar. Revisionsnämnden varnar om risker i anslutning till detta, vilka även kan leda till att flera gränsvärden uppfylls. Kyrkslätts kommun har tillsvidare ett kumulativt överskott på 24,0 milj. euro i balansräkningen. 3.3 Strategiska mål Kommunfullmäktige tillsatte för år 2013 utgående från kommun- och servicestrategin och tre perspektiv (Kyrkslätt i utveckling i Helsingforsregionen, en balanserad ekonomi och ett servicenät som förnyas) sju bindande mål på kommunnivå. På allmän nivå vill revisionsnämnden fästa uppmärksamhet vid att man systematiskt och med regelbundna intervall bör se till att kommunens strategiska mål och målen i budgeten är i harmoni med varandra och att man i strategin vid behov gör behövliga ändringar med anledning av det. Den gällande kommun- och servicestrategin är från år 2006. Kyrkslätt i utveckling
Målet gällande färdigställandet av utvecklingsbilden förverkligades inte, utan den ska bli klar våren 2014. Revisionsnämnden fäster åter uppmärksamhet vid fördröjningen av uppgörandet av utvecklingsbilden. Målen som uppställts för bostadsproduktionen uppnåddes enligt balansboken, men revisionsnämnden ifrågasätter ändå hur målet uppnåtts i praktiken och begär tilläggsutredningar i frågan. Beträffande affärsutrymmes- och industritomterna var målet 10 tomtöverlåtelser, av vilka inga genomfördes. Revisionsnämnden ber att saken utreds. Med hänvisning till det anser nämnden att måluppställningen beträffande bostadsproduktionen borde utvecklas. Ett servicenät som förnyas Uppgifter för andelen 17-24-åringar utanför utbildning av åldersklassen och för andelen 18 24-åriga arbetslösa av arbetskraften fanns inte tillgängliga för år 2013, så förverkligandet av målen kan inte bedömas. Revisionsnämnden ber att saken utreds. En balanserad ekonomi Kommunfullmäktige uppställde följande gränsvärden enligt programmet för balansering av ekonomin för ekonomin åren 2012 2016: Ökningen i verksamhetsbidrag (skillnaden mellan verksamhetsinkomster och -utgifter) får årligen vara högst 3,2 % på kommunnivå. Utdelningen av verksamhetsbidraget till organen sker genom de av kommunstyrelsen årligen fastställda ramvillkoren för budgeten och ekonomiplanen, inom ramen för balanseringsprogrammet som godkänts av fullmäktige. Årsbidraget är årligen minst lika stort som avskrivningarna. (Årsbidraget fås genom att till verksamhetsbidraget tillägga kommunens skatteintäkter och statsandelar samt finansieringsinkomster och -utgifter. Årsbidraget påvisar den inkomstfinansiering som efter kommunens löpande utgifter kan användas för investeringar, låneamortering och placeringar.) Kommunens lånebestånd överstiger inte 100 milj. euro eller 2 500 euro per invånare under åren 2012 2016 (Med kommunens lånestock avses främmande kapital med ränta i balansen.) Utfall 2013: Målet uppnåddes inte eftersom ökningen i verksamhetsbidrag var 5,2 %, vilket motsvarar 9,3 milj. euro. Utfall 2013: Målet uppnåddes inte eftersom årsbidraget täckte endast 51,4 % av avskrivningarna. Utfall 2013: Kommunens lånestock växte med ca 1,0 milj. euro och var i bokslutet 89,1 milj. euro, vilket motsvarar 2 351 euro per person Lånestocken stämmer tillsvidare överens med balanseringsprogrammet, men har på basis av den gällande ekonomiplanen förutspåtts öka betydligt över gränsvärdet i balanseringsprogrammet.
Nettoinvesteringarna (investeringsutgifterna minus finansieringsandelarna) är på årsnivå högst 22,5 milj. euro. Utfall 2013: Målet uppnåddes eftersom nettoinvesteringarna uppgick till 14,2 milj. euro. Åren 2012-2016 förblir överskottet i balansen (räkenskapsperiodens över-/underskott + över-/underskott från tidigare räkenskapsperioder) som förut eller förstärks. Självförsörjningsgraden (hur stor andel det egna kapitalet uppgår till av det totala kapitalet) stiger. Soliditetsgraden uppgick år 2009 till 43,2 % och år 2010 till 42,0 %. (Nyckeltalet anger kommunens soliditet, toleransen för underskott och möjligheterna att klara av förbindelser på lång sikt. I nyckeltalet relateras det egna kapitalet och de därmed jämförbara posterna till balansomslutningen korrigerade med erhållna förskott). Utfall 2013: Överskottet i balansen minskade med ca 6,3 miljoner euro och uppgick till ca 24,0 miljoner euro. Utfall 2013: Målet uppnåddes inte eftersom kommunens självförsörjningsgrad försvagades från 41,8 procent till 39,6 procent. 3.4 Organens mål för verksamheten och ekonomin 3.4.1 Bindande nivå Enligt kommunfullmäktiges beslut är den sammanlagda skillnaden mellan verksamhetsinkomster och -utgifter för varje förtroendeorgans verksamheter, dvs. verksamhetsbidraget samt verksamhetsmålen, bindande för fullmäktige. 3.4.2 Kommunstyrelsen De kommunstyrelsen underställda verksamhetsområdena ordnades inom ramen för det bindande verksamhetsbidraget. Verksamhetsbidraget var 471 331 milj. euro bättre än budgeten. Kommunstyrelsens verksamhetsmål uppnåddes i huvudsak. Revisionsnämnden fäster dock uppmärksamhet vid att svarsprocenten i Kiva-enkäten blev låg, 19 %. Enligt resultatet av enkäten meddelade endast 42-43 % av de 129 cheferna att de fortsatt bearbetningen av resultaten i mätningen av arbetstrivsel år 2012. 3.4.3 Vård- och omsorgsnämnden Hela nämnden Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsbidrags budgetändringar var under året 6,0 milj. euro. Det förverkligade verksamhetsbidraget var 139 172 euro bättre än den ändrade budgeten. Vård- och omsorgsväsendets verksamhetsbidrag ökade år 2013 med ca 5,2 % i jämförelse med året innan. Vård- och omsorgsväsendets egen verksamhets verksamhetsbidrag ökade jämfört med året innan med 3,8 % men ökningen i den specialiserade sjukvårdens verksamhetsbidrag var 7,7 %.
Tidtabellen för utredningarna gällande barnskyddsbehovet och de ansvariga socialarbetarnas besättningsgrad på 100 % var de verksamhetsmål inom socialtjänsterna som inte uppnåddes helt. Familjedagvårdens omfattning överensstämde inte med målen, men revisionsnämnden anser det positivt att totalt nio nya familjevårdare står till förfogande. Av dessa kan sex familjer användas för familjevård via Pride-utbildningen som genomfördes på hösten. Målet, som var att göra upp en aktiveringsplan för alla unga som varit klienter inom utkomststödet i tre månader och som uppfyller aktiveringsvillkoret, förverkligades till 80 %. Målet att stävja ökningen i vuxensocialarbetets verksamhetsbidrag uppfylldes då tillväxten var 3,6 %. Hälsovårdstjänsternas verksamhetsmål uppnåddes i huvudsak. Patienter ska enligt lagen få icke-brådskande vård inom tre månader, inom munhälsovården inom sex månader. Årets genomsnittliga väntetid till läkarmottagning varierade mellan 10 och 20 dagar beroende på verksamhetsställe. Till munhälsovårdens icke-brådskande vård fanns ingen kö i slutet av året, utan man fick en tid inom två veckor. Verksamhetsbidraget för specialiserad sjukvård ökade med 2,4 milj. euro. Revisionsnämnden begär utredning av den specialiserade sjukvårdens budgetering och principer. Hur använder kommunen sina egna/hns bedömningar av kostnader i budgeten och hur avviker de från varandra? På vilka grunder vårdas HNS klienter i HNS och/eller hänvisas till den privata sektorn? För resultatområdet stödtjänster för funktionsförmågans del skulle inte handikapptjänsternas kostnader enligt målsättningen fått stiga över 7,5 % under år 2013 jämfört med året innan utan specialomsorg, men utfallet var 9,2 %. Målen uppnåddes till övriga delar. De centrala delarna av målen, som uppställts för resultatområdet välfärdstjänster för de äldre, uppnåddes. Omfattningen av närståendevården, 4,83 %, var lite mindre än målet på 4,94 %. 3.4.4 Bildningsnämnden Bildningsnämndens verksamhetsbidrags budgetändringar var under året 250 000 milj. euro. Det förverkligade verksamhetsbidraget var 190 057 euro bättre än den ändrade budgeten. Gällande undervisningsväsendets gemensamma verksamheter förverkligades inte målet gällande förbättrad produktivitet för skolskjutsarna, utan produktiviteten försämrades (-4 %) Det fria bildningsarbetets och biblioteksväsendets verksamhetsmål uppnåddes. 3.4.5 Finska förskoleverksamhets- och utbildningsnämnden Finska förskoleverksamhet- och utbildningsnämndens verksamhetsbidrags budgetändringar var under året 1,1 milj. euro. Det förverkligade verksamhetsbidraget var 578 638 euro bättre än den ändrade budgeten.
Produktionsmålen för den finska barndagvården uppnåddes. Målen gällande personalen uppnåddes med undantag av målen som gällde personalens behörighet och omsättning. Av det finska skolväsendets produktivitetsmål förbättrades produktiviteten inom förskoleundervisningen med +1 % medan produktiviteten inom den grundläggande utbildningen försvagades -7 % och produktiviteten inom gymnasieutbildningen förbättrades +7 %. De övriga verksamhetsmålen uppnåddes med undantag av att 97 % av barnen i förskoleålder deltog i förskoleundervisningen (mål: 100 %). 3.4.6 Svenska förskoleverksamhets- och utbildningsnämnden Nämndens verksamhetsbidrag utföll som ca 459 067 euro bättre än budgeten. Produktivitetsmålen för den svenska barndagvården uppnåddes. Målen gällande personalens behörighet och frånvaro uppnåddes inte. Produktiviteten inom det svenska skolväsendets grundläggande utbildning förbättrades +1 %. Förskoleundervisningens och gymnasieutbildningens produktivitetsmål uppnåddes inte (-13 %). De övriga verksamhetsmålen förverkligades enligt målsättningen. Enligt revisionsnämnden borde mätarna för målen i balansboken granskas på ett enhetligt sätt. Som exempel är finska och svenska förskoleverksamhets- och utbildningsnämndernas effektivering av genomströmningen inom gymnasieutbildningen. 3.4.7 Idrottsnämnden Idrottsnämndens verksamhetsbidrags budgetändringar var under året 140 000 euro. Verksamhetsbidraget var 9 370 milj. euro bättre än den ändrade budgeten. Beträffande verksamhetsmålen blev simhallens 163 343 besökare lite under målsättningen (170 000). 3.4.8 Ungdomsnämnden Ungdomsnämndens verksamhetsbidrag utföll 39 269 euro bättre än budgeten och de centrala delarna av verksamhetsmålen förverkligades. 3.4.9 Samhällstekniska nämnden Samhällstekniska nämndens verksamhetsbidrag förverkligades 123 352 euro bättre än den ändrade budgeten, även om nämndens verksamhetsbidrag minskades med 394 213 euro. Beträffande Utvecklings- och gemensamma tjänster var målet att sälja 50 egnahemstomter år 2013. 8 st. egnahemstomter såldes och 9 st. arrenderades. Revisionsnämnden ber att detta utreds. Beträffande kollektivtrafiken har inte utfallet av målet gällande subventionsgraden för kommunens kollektivtrafik antecknats i balansboken. Graden får vara högst 50 %. Revisionsnämnden ber att subventioneringsgraden utreds.
3.4.10 Byggnads- och miljönämnden Byggnads- och miljönämndens verksamhetsbidrag var 28 819 milj. euro bättre än budgeten. Av verksamhetsmålen har den elektroniska tjänsten Lupapiste tagits ibruk i kommunen, men utan integrering med det operativa bakgrundssystemet. Revisionsnämnden begär en utredning om den fortsatta utvecklingen av saken. 3.4.11 Nämnden för serviceproduktion Nämnden för serviceproduktion beviljades ett tilläggsanslag på 1,55 milj. euro. Det förverkligade verksamhetsbidraget var 1,07 milj. euro bättre än den ändrade budgeten. Av förvaltningstjänsternas verksamhetsmål var medeltalet av kundbetjäningsenkäten 3,28, så målet på 3,5 nåddes inte helt. Beträffande de tekniska produktionstjänsterna avvek användningen av undervisningsutrymmen och daghemsutrymmen lite från målnivån. De övriga målen för verksamheten förverkligades med undantag av städningens enhetspris 2,29 euro m2/månad då målet var 2,01 euro. Brand- och räddningsväsendets och kosthållsenhetens verksamhetsmål förverkligades. Revisionsnämnden konstaterar att vattenförsörjningsverkets uträkningar bör gås igenom och till behövliga delar korrigeras innan man kan använda dem som grund för beslutsfattandet. Revisionsnämnden vill ha en utredning och fordrar åtgärder för att korrigera saken. 3.4.12 Direktionen för Eriksgård Direktionen för Eriksgårds verksamhetsbidrag var 217 821 euro bättre än budgeten. Av verksamhetsmålen förverkligades inte målen gällande målning av byggnader. Beträffande renoveringen av Eriksgårds jord- och skogsbrukslägenhets byggnader, som var målsättningen, genomfördes i stället en utredning om reparationsbehoven.
3.5 Genomförande av investeringar Av utgifterna i den ändrade investeringsdelen förverkligades 67,9 % dvs. 15,0 milj. euro och av nettoutgifterna 66,5 % dvs. 14,2 milj. euro. Inom investeringarna förekom inga betydande utgiftsöverskridningar på budgetens bindande nivå. Hur investeringarna i detalj genomförts på den bindande nivån för fullmäktige framgår ur bokslutet, men ingen verbal analys av utfallet ingår, vilket fordras i fortsättningen. Revisionsnämnden anser att man i fortsättningen också bör se till att man tydligt redogör för utfallet av budgetens investeringsdel i enlighet med bokföringsnämndens kommunsektions bindande anvisningar så att den av kommunfullmäktige godkända kostnadsberäkningen för investeringsobjekten och utfallet i förhållande till den, framgår ur utfallsjämförelsen. 4. UPPNÅENDE OCH UPPFÖLJNING AV KOMMUNKONCERNENS MÅL Kommunen har för tillfället tre dottersamfund, av vilka det största är Kyrkslätts Hyresbostäder Ab. För dessa borde man i fortsättningen ställa upp mål enligt kommunallagen i moderkommunens budget, samt under året - enligt anvisningarna - systematiskt följa med utvecklingen av dottersamfundens ekonomi och verksamhet. För närvarande är kommunens borgenansvar enligt bokslutet 0,8 milj. euro för koncernsamfundens del. Kyrkslätts Hyresbostäder nådde nästan sina mål. Bostädernas användningsgrad blev mindre än en procentenhet från målet (98 %) för utfallet var 97,13 %. Kreditförlusterna (0,6 %) var större än målet (0,5 %). Revisionsnämnden konstaterar att det beror på kommunens egna åtgärder att målet gällande beläggningsgraden inte uppnåtts. På basis av analysen i kommunens bokslut blir det oklart för revisionsnämnden om underhållet av dottersamfundens byggnadsbestånd ordnats så att värdet bevaras. Nämnden anser att mål, som avses i kommunallagen, inte uppställts för de andra koncernsamfunden för år 2013 i moderkommunens budget. Utredningarna i ärendet, som revisionsnämnden fått, har inte varit tillfredsställande. Nämnden konstaterar att uppställningen och uppföljningen av koncernmålen bör förbättras i fortsättningen. Man har fäst uppmärksamhet vid saken redan i samband med uppgörandet av budgeten år 2014 så utvecklingen verkar gå i rätt riktning. Kiinteistö Oy Masalanovi är inte längre kommunens dottersamfund. Man hade dock inte uppställt som mål i den av fullmäktige godkända budgeten att avstå från dottersamfundet. Kommunstyrelsen har inte heller reagerat på det under uppgörandet av bokslutet. Bolaget inkluderades felaktigt i kommunens koncernbokslut som ett dottersamfund. Det här var en orsak till att bokslutet behandlades på nytt i kommunstyrelsen 26.5.2014, nästan två månader efter tidsfristen som förutsätts i kommunallagen.
5. Revisionsnämnden förutsätter att kommunstyrelsen vidtar vederbörliga åtgärder för att förbättra koncernens styrning och kontroll samt riskhanteringen och informationsförmedlingen.
ÖVRIGA OBSERVATIONER 6. 5.1 Ordnande av intern kontroll, koncerntillsyn och riskhantering Intern kontroll Enligt bokföringsnämndens kommunsektions allmänna anvisningar ska kommunstyrelsen i utvärderingsberättelsen redogöra för hur den interna kontrollen och anknytande riskhantering har ordnats i kommunen. Har det observerats brister i tillsynen under räkenskapsperioden och hur ska den interna kontrollen utvecklas under den gällande ekonomiplanperioden. Motsvarande redogörelse ska också föreläggas för koncerntillsynens del. Verksamhetsberättelsen omfattar kommunens lednings utlåtande om förverkligandet av den interna kontrollen och koncerntillsynen. Revisionsnämnden anser att utredningarna i fråga är adekvata och konstaterar ytterligare att styrningen av den interna kontrollen och riskhanteringen förnyats under året, men att det trots det konstaterats rikligt med brister i det praktiska genomförandet. Exempel: Bokföringens tillförlitlighet Resultatstyrningens funktionalitet Balansbokens försening och partiella motstridighet Kommunens interna informationsgång Informationsförmedlings- och övervakningsrutinerna, övervakning av serviceavtalet m.m. som hänför sig till den utlokaliserade bokföringen. Brister i den interna tillsynen Revisionsnämnden anser att ska man i kommunen överlag särskilt se till att förankra den förnyade interna kontrollen och styrningen av riskhanteringen i praktiken så att punkterna i anvisningarna blir åtgärder i praktiken. Dessa åtgärder omfattar bl.a. regelbunden rapportering till kommunstyrelsen om den interna kontrollens och riskhanteringens åtgärder på sektornivå. Nämnden påminner att kommunstyrelsen är ansvarig för ordnandet av intern kontroll och riskhantering i kommunen och för deras funktionalitet och vederbörlighet. Kommunstyrelsen har sålunda ett mycket centralt tillsynsansvar. Kommunstyrelsen ska ytterligare enligt revisionsnämnden börja bereda uppgörandet av en klar finansierings- och placeringsstrategi för kommunen. Klara linjedragningar behövs också i egendomsförvaltningspolitiken. Också i koncernens tillsyn och styrning har det under året framkommit bl.a. följande tydliga brister och dröjsmål, som nämnden fäster uppmärksamhet vid: Kommunstyrelsens roll i koncernens tillsyn har inte enligt revisionsnämndens mening i praktiken till alla delar motsvarat normen. Uppställning av koncernens strategiska mål och övervakning av förverkligandet.
Dröjsmålen inom KVA:s process för val av hyresgäster har enligt uppgifter som revisionsnämnden fått i praktiken påverkat KVA:s beläggningsgrad och ekonomi negativt. KVA:s och de övriga koncernsamfundens ägarstyrning har både under räkenskapsåret och långsiktigt varit bristfällig. Det har funnits brister i koncernens interna informationsförmedling. 5.2 Övrigt Revisionsnämnden anser att man i också fortsättningen ska fästa uppmärksamhet vid skapandet av prestationer och mätare då budgeten upprättas, så att de så väl som möjligt beskriver utfallet av de kvantitativa och kvalitativa målen för servicen. Enligt revisionsnämnden ska sektorerna fästa särskild uppmärksamhet vid att nyckelmålen och mätarna beskriver sektorns kärnfunktioner. Dessutom behövs betydligt mer noggrannhet i beräkningsgrunderna för anslagsförslagen. 5.3 Personalen Personalberättelsen har inte funnits revisionsnämnden tillhanda i tillräckligt god tid. Revisionsnämnden förutsätter att personalberättelsen står till förfogande för utvärdering tillsammans med bokslutet årligen senast 31.3. Nämnden betonar att det vore bra att i personalberättelsen lyfta fram målen och mätarna som uppställts av fullmäktige samt utfallet i förhållande till dem. Enligt uppgifterna i bokslutsboken är det svårt att bedöma konsekvenserna av t.ex. sjukfrånvarodagar även om de minskat något. Man har inte heller fört omfattande utvecklingssamtal. Därmed är det oklart om kommunens personalresurser används optimalt.
6. SAMMANFATTNING Det totalekonomiska utfallet stämde överens med fullmäktiges ändrade mål även om kommunens ekonomi försvagades betydligt under året. Kyrkslätts kommuns resultat för räkenskapsperioden år 2013 var ett underskott på 6,5 milj. euro (år 2012 ett underskott på 8,3 milj. euro). Den ursprungliga budgeten hade ett underskott på 5,3 milj. euro. Budgetändringar som påverkar resultaträkningen gjordes under året till ett belopp av ca 8,65 milj. euro, så det budgeterade underskottet i den ändrade budgeten var nästan 14 milj. euro då det förverkligade underskottet till slut var 6,5 milj. euro. Av balansräkningens kumulativa överskott återstår bara 24,0 milj. euro. Kommunens underskottstrend bör brytas så att man säkerställer att man hålls inom det av fullmäktige godkända programmet för återställande av den ekonomiska balansen och undviker att uppfylla Statsrådets kriterier för kriskommuner. Kommunens nyckeltal har försämrats ytterligare under år 2013. Investeringarnas nettobudget var ursprungligen 21 milj. euro och efter ändringarna 21,4 milj. euro. Utfallet var 14,2 milj. euro så investeringarnas utfallsnivå blev låg (66,5 %). Med anledning av det ökade kommunens skuldbörda under året med ca 1 milj. euro jämfört med budgeterade 12 milj. euro. Enligt kommunallagen ska bokslutet göras upp före utgången av mars året efter räkenskapsperioden. Kommunstyrelsen har undertecknat bokslutet 26.5.2014. Kvaliteten på bokslutet lämnar övrigt att önska. Här behövs en klar förbättring. Man har upptäckt brister i ordnandet av kommunens och koncernens interna tillsyn, bl.a. i kommunens interna informationsförmedling, förvaltningen och övervakningen av avtal, praxis gällande granskning och godkännande av fakturor samt i resultatstyrningens funktionalitet. Man bör fästa särskild uppmärksamhet vid kontinuerlig utveckling av den interna kontrollen, koncerntillsynen, riskhanteringen och resultatstyrningen. Revisionsnämnden fordrar att åtgärder vidtas i brådskande ordning för att förbättra detta. Uppmärksamhet bör i synnerhet fästas vid att förankra den förnyade interna kontrollen och styrningen av riskhanteringen till konkreta åtgärder i praktiken i enlighet med anvisningarna. Moderkommunen ska under hela året ha en heltäckande bild av koncernens struktur, funktioner och ekonomi. Den ska också bidra till att styra koncernen till fördelaktiga lösningar. Enligt revisionsnämnden har det under år 2013 funnits betydande brister till den delen. Revisionsnämnden anser att verksamhetsmålen uppnåddes i huvudsak. Man bör fästa ständig uppmärksamhet vid måluppställningen så att de uppställda målen beskriver verksamheternas nyckelmål på ett så enhetligt sätt som möjligt. Man ska fästa särskild uppmärksamhet vid att systematiskt uppdatera de strategiska målen så att strategin i alla situationer motsvarar den rådande verksamhetsmiljön så bra som möjligt.
Utvecklingssamtalen är ett centralt redskap för bedömningen av ledning och prestationer. Man har inte heller fört utvecklingssamtal på ett heltäckande sätt i kommunen. Om inget annat separat påstås i den här utvärderingsberättelsen, anser revisionsnämnden att man vidtagit åtgärder med anledning av anmärkningarna i utvärderingsberättelsen år 2012, om än med dröjsmål. Nämnden föreslår att fullmäktige begär bemötanden till anmärkningarna i utvärderingsberättelsen av styrelsen och förvaltningarna. Dessutom begärs sektorvisa ställningstaganden till följande: Bokslutets, ekonomiuppföljningens och resultatstyrningens tillförlitlighet, funktionalitet och korrekta tidpunkt, så att fullmäktiges mål för balansering av ekonomin uppnås Utvecklingsbehoven inom den interna kontrollen och riskhanteringen samt koncernstyrningen och tillsynen Utvecklingen av budgetering och måluppställning bl.a. med beaktande av följande synvinklar: Beaktande av principen om budgetens fullständighet Målen för verksamheten och mätarna beskriver verksamhetsområdenas kärnfunktioner; även deras styrande verkan Strategisk dimension; de strategiska målen och målen i budgeten ska vara i harmoni med varandra Optimal användning av personalresurserna Bemötandena ska föreläggas fullmäktige för behandling före utgången av september, före behandlingen av det kommande årets budget. Kyrkslätt den 4 juni 2014 Ulla Seppälä, ordförande Antti Salonen, vice ordförande Oiva Tyni Noora Piili Siv Ahlberg Matti Tanskanen Heli Kauhanen Juha Blomfelt